Digitech SA, fondée en 1993 à Lausanne, offre des solutions de gestion électronique de documents, avec une présence en Suisse, France, Roumanie et Afrique et une équipe de 80 personnes. L'entreprise se spécialise dans la numérisation, l'optimisation des processus, et la gestion de projets, offrant des améliorations significatives des coûts et de l'efficacité pour ses clients. Les solutions incluent des services de cloud, des plateformes modulaires, et répondent à des exigences légales d'archivage tout en réduisant l'utilisation de papier.

1. Présentation
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2. A propos de Digitech SA
● 1993 Création de Digitech à Lausanne;
● Présence en Suisse, en France, en Roumanie et en Afrique;
● 80 collaborateurs sur l’ensemble des sites;
● 15 collaborateurs en Suisse Romande;
● Expertise dans le conseil, la réalisation et la conduite de projets d’envergure;
● Expertise:
● Gestion électronique de documents et optimisation des processus
documentaires;
● Numérisation, dématérialisation des documents;
● Gestion de projets, analyse métier, développements sur-mesure;
● Agilité permettant de traiter des projets de toutes tailles.
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3. Gestion électronique des documents
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4. Afin d’éviter
GED = Gestion électronique des documents
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5. Pourquoi la gestion électronique de documents et AIRS
● Temps perdu à la recherche;
● Suivi (savoir qui a fait quoi sur les documents);
● Temps de traitement des documents (circulation et exigence des délais de
traitements);
● Uniformisation des processus;
● Difficulté de partage de documents;
● Classement non structuré (mails, courriers, rapports, documents
bureautiques);
● Problème de sécurité;
● Pérennité du document;
● Compliance, risk Management;
● Problème de pertes de documents;
● Manque de place (croissance de documents);
● Duplication de documents.
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6. Principe complet de AIRS
Documents papier
Documents électroniques
Diffusion des documents
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7. Processus AIRS
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8. Processus - Acquisition
● Les opérations d’acquisition regroupent les actions d’insertion de documents.
§ Documents papier:
§ Numérisation;
§ Documents électroniques:
§ AIRS Office avec transformation de format;
§ AIRS Desktop avec transformation de format;
§ Traitements:
§ OCR;
§ LAD/RAD;
§ Analyse sémantique;
§ Traitement des factures fournisseurs;
§ Importation dans AIRS
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9. Processus - Gestion
§ Sécurité et droits d’accès:
§ Gestion des permissions en fonction de l’utilisateur;
§ Identification par OTP;
§ Plan de classement:
§ Définition de plans de classement sur-mesure;
§ Gestion des alertes:
§ Mettre des rappels et des durées de vie à des documents;
§ Versions:
§ Conserver toutes les versions;
§ Traçabilité:
§ Tracer toutes les actions dans le système;
§ Statistiques
§ Définir les rapports de la base documentaire.
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10. Processus - Diffusion
● Les opérations de diffusion englobent toutes les actions de consultation et de
traitement utilisateur.
§ Recherche et consultation:
§ Consulter en temps réel l’information;
§ Recherche par mot clé;
§ Recherche Fulltext;
§ Gestion des favoris et suivi de dossier;
§ Workflows (ou flux de travail):
§ Déclencher automatiquement ou manuellement un processus de
validation du document;
§ Distribution et réponse à des documents;
§ Gestion de ces boîtes aux lettres.
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11. Processus - Archivage
● Valeur probante (Archivage légal) – Loi Suisse – Directives Européennes
§ L’organisation peut se libérer de ses archives physiques sur papier en
mettant en place un processus et un système d’archivage conforme;
§ Les livres et pièces comptables - Art. 957 al. 4 CO;
§ Tous les documents de l’entreprise, sauf le bilan et le compte
d’exploitation, peuvent être archivés sous forme électronique
(Ordonnance - OLICO);
§ Procédé garantissant l’intégrité (signature électronique conforme);
§ Respect de la durée de conservation;
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12. Les gains économiques
● Coûts de classement, dans la plupart des cas, 50% de gain;
● Coûts de recherche divisés par trois, voire cinq;
● Coûts de diffusion réduits de 80 à 90%;
● Gain en efficacité de travail de 20 à 30%;
● Suppression du papier et des espaces de stockage;
Sources : groupe ooPartners solutions
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13. Les autres gains
● Amélioration de l’image – Outils modernes;
● Un temps de réponse immédiat – réponses aux clients;
● Un accès en déplacement sur tous les terminaux existants;
● Possibilité d’ouvrir la plateforme à des partenaires et des clients;
● Diminution du papier;
● Diminution du transport;
Sources : groupe ooPartners solutions
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14. Les différentes offres
● AIRS Capture;
● AIRS Capture Facture;
● Doc.Capture;
● AIRS Express, AIRS Small Business, AIRS Enterprise Edition, AIRS Cloud;
● AIRS ArcLeg, Clx.Box;
● AIRS Office, AIRS Desktop, AIRS Convert;
● AIRS Connect;
● AIRS OTP;
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15. Quelques éléments de AIRS Cloud
● Pas besoin d’un serveur en interne, pas besoin de maintenance matériel;
● Restez concentrés sur votre cœur de métier;
● Déléguez vos problèmes et vos besoins informatiques;
● Passez d’une logique produits à la garantie de services délivrés;
● Bénéficiez d’une performance accrue grâce à des infrastructures de pointes;
● Gagnez en sécurité;
● Assurez une automatisation complète de vos sauvegardes;
● Bénéficiez de la garantie d’un budget contrôlé, sans aucune surprise
possible.
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16. Nos Références
● Cantons et Etats;
● Villes et communes;
● Hospitalier et médical;
● Banques, finances et conseils;
● Immobilier et construction;
● Horlogerie et industrie;
● Distribution et agroalimentaire;
● Télécommunications;
● Fédérations et organismes nationaux et internationaux.
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17. Les retours d’expériences
● La solution AIRS Cloud a été mise en place deux jours après la commande;
● Avec AIRS Cloud, nous n’avons pas du investir de l’argent;
● L’approche mise en place et l’affinage permettent une utilisation immédiate;
● La solution est riche fonctionnellement mais reste simple et efficace;
● J’ai créé des comptes clients sécurisés afin de ne plus devoir leur envoyer de
courriers papier et je trace les échanges tout en les archivant de manière
conforme à la loi;
● J’ai diminué l’utilisation du papier dans mon entreprise depuis que j’utilise
AIRS Cloud;
● Notre entreprise peut se concentrer sur son métier depuis que nous utilisons
AIRS, plus de temps perdu à diffuser, classer et rechercher les documents;
● L’offre modulaire nous permet d’évoluer en fonction des besoins;
● La solution permet une utilisation depuis mon ordinateur, mais aussi depuis
ma tablette et mon Smartphone;
● La solution AIRS Cloud nous permet de plus nous soucier de l’infrastructure;
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18. Questions ?
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19. Démonstration
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20. Digitech SA
Frédéric Matthey
Chemin du Rionzi 54
1052 Le Mont-sur-Lausanne
info@digitech-sa.ch
http://www.digitech-sa.ch
0041 21 635 12 51
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