Le document présente l'expérience d'un prototype de numérisation du dossier patient dans un établissement de santé, soulignant le besoin grandissant de dématérialisation face à la saturation des locaux et à la dilution de l'information. Il décrit la méthodologie, les acteurs impliqués, ainsi que les outils utilisés, tout en fournissant un bilan sur les constatations, points perfectibles et forces du projet. L'initiative vise à faciliter l'accès à l'information, à tester les solutions dans un cadre règlementaire défini, et à améliorer la productivité des professionnels impliqués.

1. NUMERISATION DU
DOSSIER PATIENT
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L’expérience d’un POC
Journée d’étude de la section des Archivistes des établissements de Santé (AES) de l’AAF - Vendredi 5 octobre 2018 (AD33, Bordeaux)

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Numérisation du DP :
l’expérience d’un POC
I. CONTEXTE :
A. Besoin de l’établissement de santé
B. Accompagnement du SILPC
C. Cadre règlementaire
II. ORGANISATION DU POC :
A. Méthodologie
B. Acteurs
C. Outils
III. BILAN :
A. Constats
B. Points perfectibles ou de vigilance
C. Points forts

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A. BESOIN DE L’ETABLISSEMENT :
Présentation de l’établissement :
• Centre hospitalier – établissement public
• Plateau technique et d’hospitalisation publique de référence sur son territoire
• 538 lits et places
• DPU depuis 2004
• DPI depuis début 2018
Problématiques :
• Saturation des locaux
• Dilution de l’information entre DPI et dossier papier
Objectifs :
• Reprise de l’existant (4kml pour environ 120.000 DPU)
• Numériser pour détruire
• Fédérer l’information et en faciliter l’accès

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B. ACCOMPAGNEMENT DU SILPC :
Projets de dématérialisation déjà en cours dans établissement (PESV2)
Mise à disposition de la plateforme Dém@’TIC santé
Proposition du POC – Atelier de numérisation de test des DP, avec pour objectifs :
• Tester avec un coût limité avant de s’engager sur un projet complet
• Vérifier la faisabilité du projet de numérisation des DP pour l’établissement
• Mesurer la capacité de production de l’atelier :
▸ Appréhender le coût et la durée du projet complet
▸ Définir le périmètre de numérisation (reprise ou cours de l’eau)
• Evaluer les effets de la numérisation sur les professionnels :
▸ Médicaux et non-médicaux
▸ En termes de recherche et de visualisation

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C. CADRE REGLEMENTAIRE :
Modernisation du système de santé (loi 2016)
Valeur probante de l’écrit numérique (loi 31 mars 2000)
Numérisation et copie fidèle (ordonnance n°2017-29 ; NF Z42-026)

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A. METHODOLOGIE :
Audit métier et analyse documentaire avec l’archiviste :
• Plan de classement du DP
• Typologies documentaires
Définition du périmètre de numérisation : DP des futures consultations
Durée du POC : 2 semaines (10 jours ouvrés consécutifs)
Mode projet :
• Devis
• COPIL
• Réunion de cadrage
• Points d’étape
• Réunion de clôture

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B. ACTEURS :
Etablissement de santé :
• 3 assistantes médicales (1 au scanner, 2x1 par PC structuration-typage)
• 1 archiviste (manutention des DP)
SILPC : 1 chef de projet pour la conduite globale du POC
Assistance à maîtrise d’ouvrage : 1 AMO
C. OUTILS :
Matériel :
• 2 scanners différents
• 2 PC pour structuration-typage des documents
Logiciel de numérisation : 2 licences pour le logiciel de numérisation

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A. CONSTATS :
Résultats
Consultation et recherche professionnel non-médical
Consultation et recherche professionnel médical (ligne de vie du patient)
DOSSIERS PATIENTS
DP numérisés 26
Feuillets numérisés (DPU + délestage) + de 6000
Documents générés 2474
TEMPS
Toilettage des dossiers avant numérisation 20 min / DP
Temps de numérisation Rapide
Typage DPU 52 min / DP
Typage délestage 45 min / DP

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B. POINTS PERFECTIBLES OU DE VIGILANCE :
Moyens techniques :
• Tailles d’écran plus grandes pour le confort de travail
• PC assez performants (récupération doc et export)
Moyens humains :
• 2 AMA par PC pendant le test (au lieu d’1 par PC comme prévu)
• AMA pas à temps plein (au lieu du 100% prévu)
• Expertise métier médical nécessaire (préparation dossier et typage)
• Place de l’archiviste (gestion du projet? montée en compétence?)
DP numérique à organiser précisément dès le début du projet :
• Plan de classement mouvant durant le test
• Typologies documentaires très, voire trop, affinées durant le test

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C. POINTS FORTS :
Moyens techniques :
• Scanners et cadence de numérisation
• Interfaces de typage (logiciel et plateforme)
Motivation des acteurs :
• Prise en main rapide des outils
• Hausse de la productivité en fin de POC
Meilleure appropriation du projet :
• Révision du périmètre des DP à numériser : file active
• Augmentation du nombre d’acteurs nécessaires
• Implication de tous les professionnels (non-médicaux et médicaux)

11. Merci de votre attention
SILPCMOD:QUA-MOD-0002-0005
Cécile TAULEIGNE
GIP SILPC – Pôle dématique
Chef de projet – archiviste (OTA/ATA)
cecile.tauleigne@silpc.fr
05 55 43 02 73