Du papier au numérique : coexistence, enjeux et perspectives Journée de la section des archivistes des établissements de santé Archives départementales de la Gironde Bordeaux, 5 octobre 2018

1. NUMERISATION DU
DOSSIER PATIENT
-
L’expérience d’un POC
Journée d’étude de la section des Archivistes des établissements de Santé (AES) de l’AAF - Vendredi 5 octobre 2018 (AD33, Bordeaux)

2. 2
Numérisation du DP :
l’expérience d’un POC
I. CONTEXTE :
A. Besoin de l’établissement de santé
B. Accompagnement du SILPC
C. Cadre règlementaire
II. ORGANISATION DU POC :
A. Méthodologie
B. Acteurs
C. Outils
III. BILAN :
A. Constats
B. Points perfectibles ou de vigilance
C. Points forts

3. 3
A. BESOIN DE L’ETABLISSEMENT :
Présentation de l’établissement :
• Centre hospitalier – établissement public
• Plateau technique et d’hospitalisation publique de référence sur son territoire
• 538 lits et places
• DPU depuis 2004
• DPI depuis début 2018
Problématiques :
• Saturation des locaux
• Dilution de l’information entre DPI et dossier papier
Objectifs :
• Reprise de l’existant (4kml pour environ 120.000 DPU)
• Numériser pour détruire
• Fédérer l’information et en faciliter l’accès

4. 4
B. ACCOMPAGNEMENT DU SILPC :
Projets de dématérialisation déjà en cours dans établissement (PESV2)
Mise à disposition de la plateforme Dém@’TIC santé
Proposition du POC – Atelier de numérisation de test des DP, avec pour objectifs :
• Tester avec un coût limité avant de s’engager sur un projet complet
• Vérifier la faisabilité du projet de numérisation des DP pour l’établissement
• Mesurer la capacité de production de l’atelier :
▸ Appréhender le coût et la durée du projet complet
▸ Définir le périmètre de numérisation (reprise ou cours de l’eau)
• Evaluer les effets de la numérisation sur les professionnels :
▸ Médicaux et non-médicaux
▸ En termes de recherche et de visualisation

5. 5
C. CADRE REGLEMENTAIRE :
Modernisation du système de santé (loi 2016)
Valeur probante de l’écrit numérique (loi 31 mars 2000)
Numérisation et copie fidèle (ordonnance n°2017-29 ; NF Z42-026)

6. 6
A. METHODOLOGIE :
Audit métier et analyse documentaire avec l’archiviste :
• Plan de classement du DP
• Typologies documentaires
Définition du périmètre de numérisation : DP des futures consultations
Durée du POC : 2 semaines (10 jours ouvrés consécutifs)
Mode projet :
• Devis
• COPIL
• Réunion de cadrage
• Points d’étape
• Réunion de clôture

7. 7
B. ACTEURS :
Etablissement de santé :
• 3 assistantes médicales (1 au scanner, 2x1 par PC structuration-typage)
• 1 archiviste (manutention des DP)
SILPC : 1 chef de projet pour la conduite globale du POC
Assistance à maîtrise d’ouvrage : 1 AMO
C. OUTILS :
Matériel :
• 2 scanners différents
• 2 PC pour structuration-typage des documents
Logiciel de numérisation : 2 licences pour le logiciel de numérisation

8. 8
A. CONSTATS :
Résultats
Consultation et recherche professionnel non-médical
Consultation et recherche professionnel médical (ligne de vie du patient)
DOSSIERS PATIENTS
DP numérisés 26
Feuillets numérisés (DPU + délestage) + de 6000
Documents générés 2474
TEMPS
Toilettage des dossiers avant numérisation 20 min / DP
Temps de numérisation Rapide
Typage DPU 52 min / DP
Typage délestage 45 min / DP

9. 9
B. POINTS PERFECTIBLES OU DE VIGILANCE :
Moyens techniques :
• Tailles d’écran plus grandes pour le confort de travail
• PC assez performants (récupération doc et export)
Moyens humains :
• 2 AMA par PC pendant le test (au lieu d’1 par PC comme prévu)
• AMA pas à temps plein (au lieu du 100% prévu)
• Expertise métier médical nécessaire (préparation dossier et typage)
• Place de l’archiviste (gestion du projet? montée en compétence?)
DP numérique à organiser précisément dès le début du projet :
• Plan de classement mouvant durant le test
• Typologies documentaires très, voire trop, affinées durant le test

10. 10
C. POINTS FORTS :
Moyens techniques :
• Scanners et cadence de numérisation
• Interfaces de typage (logiciel et plateforme)
Motivation des acteurs :
• Prise en main rapide des outils
• Hausse de la productivité en fin de POC
Meilleure appropriation du projet :
• Révision du périmètre des DP à numériser : file active
• Augmentation du nombre d’acteurs nécessaires
• Implication de tous les professionnels (non-médicaux et médicaux)

11. Merci de votre attention
SILPCMOD:QUA-MOD-0002-0005
Cécile TAULEIGNE
GIP SILPC – Pôle dématique
Chef de projet – archiviste (OTA/ATA)
cecile.tauleigne@silpc.fr
05 55 43 02 73