Le document traite de la mise en œuvre de la collecte d’archives numériques dans un contexte de dématérialisation, en mettant en évidence le rôle central des archivistes aux côtés d'autres acteurs comme les services numériques. Il identifie les étapes clés du processus de collecte, les enjeux de simplification et d'interopérabilité, ainsi que l'importance du programme Vitam dans la facilitation de la collecte. Enfin, il souligne la nécessité de constituer des équipes projet et de prévoir un budget pour réussir ces initiatives.

1. La collecte en mode projet,
une épreuve ?
RASAD 2024
Marion VILLE, experte fonctionnelle
Polina GRIGORIEVA, cheffe de projet

2. Dans un contexte de dématérialisation des
processus administratifs, les archivistes
travaillent aux côtés de nouveaux acteurs tels
que les services numériques, les éditeurs de
logiciels, les intégrateurs, etc.
Quels sont les différentes étapes pour la mise
en œuvre de la collecte d’archives ainsi que
l’illustration de ces réflexions via les travaux
menés au sein du Programme Vitam ?
Quel est exactement le rôle de l’archiviste
dans la mise en œuvre de ce type de
versements ?

3. Mais qu’est-ce…
• Des archives numériques sont soumises pour
archivage
• Une analyse fine est réalisée par l’archiviste
• Si les archives ont vocation à être archivées, le
projet démarre
• Une stratégie d’archivage doit être élaborée
• Une solution d’archivage doit exister pour
accueillir les archives numériques
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• un projet en soi dans le projet d’usage d’un SAE
• une équipe projet doit être constituée (binôme
archivistes et numériques indispensable)
• un planning pour des actions pilotées et suivies
• des acteurs divers doivent être mobilisés, dont
les éditeurs et les services producteurs
• un budget à prévoir (ex : coût d’un
développement)
Au lieu de voir la collecte comme une
épreuve à surmonter, envisageons-la comme
une expérience qui a fait ses preuves.
…qu’un projet de collecte ?
…que la collecte d’archives pour
versement dans un SAE ?

4. Récapitulons les constats et enjeux
Constats
Une collecte complexe des données :
• Non sécurisée (support amovible)
• Demandant de multiples interventions
(supports informatiques) :
❑ processus chronophage et complexe
❑ perte de la relation avec le producteur
dans le contexte numérique
Des SAE en production qui contiennent peu de
données à ce jour.
Des serveurs des administrations et des
systèmes d’information contenant des données
ayant vocation à être conservées dans des SAE.
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Enjeux
• Simplifier la collecte
• Faciliter l’interopérabilité

5. Et l’archiviste dans tout ça ?
Faciliter les aspects techniques et se recentrer sur les aspects fonctionnels
5
Retrait de
service ou
procédure
de reprise
de données
Utilisation
Mise en
fonction
Réalisation
Cadrage
Initialisation
Processus de connexion d’un flux applicatif

6. 6
VITAM
Module de collecte
Services producteurs
ReSIP ReSIP
Archifiltre Archifiltre
Connecteur
Outils de
traitement
SIP
archives

7. 7
Versement par flux Versement manuel
APP Collecte
SI de l’utilisateur
Arborescences
bureautiques
Autres types de
documents
Module de collecte
Module de Vitam Core
assurant la conservation
pérenne des archives
Espace de stockage
Base
Mongo
Espace de stockage
Base
Mongo
VITAM
SIP
Données +
Fichiers
Données +
Fichiers
SIP SIP

8. 8

9. Fonctionnements possibles en création
9

10. Aujourd’hui et demain…
…le Programme Vitam, en lien avec les
utilisateurs de Vitam et de Vitam accessible en
service, œuvre à la facilitation de la collecte.
L’archiviste demeure au cœur des projets de
collecte.
Les métiers du numérique, les éditeurs de
logiciels et les services producteurs deviennent
des acteurs clés des projets de collecte.
Avec le Module de collecte ou l’APP Collecte, le
Programme Vitam redonne la main aux services
producteurs et aux services versants.
10

11. MERCI !

12. Programme Vitam
47 rue de la Chapelle, 75018 Paris – France
Tél. : +33 (0)1 86 69 60 03
www.programmevitam.fr
https://twitter.com/@ProgVitam
https://www.linkedin.com/grps/Programme-Vitam

13. Annexe - Fonctionnalités du module de
collecte (Vitam V.7)
13
Configurer des versements
Définir un projet de versement et un rattachement automatisé :
• à une position dans l’arborescence
• par la définition de clés/valeurs
(Pré-)Verser les archives
Collecter depuis l’extérieur un ensemble d’archives, caractérisées par des métadonnées et des fichiers numériques, et constituer :
• des (pré-)versements (ou transactions) automatisés émanant d’un système d’information externe
• des (pré-)versements (ou transactions) manuels et unitaires
• constitués par exemple d’arborescences bureautiques ou de messageries
• réalisés depuis des interfaces, notamment celles de l’APP « Collecte et préparation des versements » du front-office Vitam UI
Consulter les (pré-)versements
Consulter :
• la liste des projets de versement et des (pré-)versements (ou transactions) en attente
• un projet de versement en particulier, c’est-à-dire sa description, les informations contextuelles et la position de rattachement dans le
tenant de destination
• le contenu d’un (pré-)versement (ou transaction), c’est-à-dire la liste des archives associées, une unité archivistique en particulier et, le
cas échéant, l’objet numérique associé
Traiter les archives
Procéder à des traitements archivistiques tels que :
• définition de métadonnées contextuelles
• identification de format
• calcul d’empreintes
• calcul du poids de l’objet numérique
• mise à jour de métadonnées descriptives et de gestion
• gestion de statuts (ex. réouverture d’un (pré-)versement en erreur)
• suppression de projets et de (pré-)versements
Transférer les archives
• Générer un SIP conforme au Standard d’échanges de données pour l’archivage (SEDA) et le transférer dans le système d’archivage
électronique pour conservation.
• Suppression automatisée d’un (pré-)versement

14. 14
Annexe - Différentiel APP Collecte / Back
Module de collecte (Vitam V.7)
APP Collecte Back Module de collecte
Configurer des versements
Crée N projets de versement :
• Pour des versements manuels
• Pour des versements de flux automatisés
Crée N projets de versement :
• Pour des versements manuels
• Pour des versements de flux automatisés
(Pré-)Verser les archives
Crée automatiquement 1 transaction associée (mode lot ou
unitaire) pour 1 projet de versement manuel préalablement
créé
• Crée N transactions associées avec ses archives (mode lot ou
unitaire)
• Ajouts a posteriori possibles d’archives (mode unitaire)
Consulter les (pré-versements)
• Liste les projets de versement
• Recherche dans les projets de versement
• Affichage du détail d’un projet de versement
• Liste les transactions associées à un projet
• Liste les archives d’une transaction
• Recherche simple / avancée / arborescence dans les
archives d’une transaction
• Affichage du détail d’une unité (métadonnées descriptives
et de gestion, métadonnées techniques)
• Téléchargement de l’objet numérique
• Liste les projets de versement
• Recherche dans les projets de versement
• Affichage du détail d’un projet de versement
• Liste les transactions associées à un projet
• Affichage du détail d’une transaction
• Liste les archives d’une transaction
• Recherche simple / avancée / arborescence dans les archives d’une
transaction
• Affichage du détail d’une unité (métadonnées descriptives et de
gestion, métadonnées techniques)
• Téléchargement de l’objet numérique
Traiter les archives
• Définition et mise à jour de métadonnées contextuelles
• Identification de format
• Calcul d’empreintes
• Calcul du poids de l’objet numérique
• Mise à jour de métadonnées descriptives et de gestion
• Gestion de statuts (ex. Réouverture ou abandon d’un pré-
versement)
• Définition et mise à jour de métadonnées contextuelles
• Identification de format
• Calcul d’empreintes
• Calcul du poids de l’objet numérique
• Mise à jour de métadonnées descriptives et de gestion
• Gestion de statuts (ex. Réouverture ou abandon d’un (pré-
)versement))
• Suppression unitaire d’un (pré-)versement et d’un projet de
versement
Transférer les archives
• Générer un SIP
• Suppression automatique
• Générer un SIP
• Suppression automatique