Le document présente la norme NFZ 42-026 sur la numérisation fidèle des documents papier et définit ses spécifications, notamment en matière de fiabilité et d'intégrité des copies. Il établit les objectifs et le public visé, ainsi que les conditions et procédures nécessaires pour garantir la conformité des prestations de numérisation. En outre, il décrit les cas d'usage, les principes clés et les modalités de contrôle des processus de numérisation.

1. La normeNFZ 42-026
Définitionetspécificationsdesprestations
denumérisationfidèlededocumentssur
supportpapieretcontrôledeces
prestations
Journée de la section des archivistes des établissements de santé
Vendredi 5 octobre 2018
Archives départementales de la Gironde
119/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018

2. 1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux
219/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
1.1. LE RÉGIME PROBATOIRE DE LA COPIE (1/2)
4
Art. 1379
➢ La copie fiable a la même force probante que
l’original
➢ La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge
➢ Présomption simple de fiabilité : respect des
exigences :
« Est présumée fiable jusqu'à preuve du contraire
toute copie résultant d'une reproduction à
l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et
dont l'intégrité est garantie dans le temps (...) »
➢ Si l’original subsiste, sa présentation peut
toujours être exigée

3. 1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux
319/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
1.2. LE RÉGIME PROBATOIRE DE LA COPIE : DÉCRET DU 5 DÉCEMBRE 2016
(2/2)
4
les conditions entourant
l’intégrité de la copie
(horodatage qualifié,
cachet électronique
qualifié ou signature
électronique qualifié)
Les conditions de
sécurité du
procédé
Les informations
relatives à la copie,
son contexte, et son
identification
Les modalités de
conservation des
copies et des
documentations
COPIE FIABLE =
FIDELITE +
INTEGRITE

4. 1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux
419/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
2.1. LES OBJECTIFS
Définir
les principaux cas
d’usage
1
Spécifier les exigences de
processus et des procédés
applicables à ces cas
d’usages
2
Un organisme
pourra s’assurer
elle-même de la
conformité de sa
numérisation ou la
confier à des
prestataires, tels
que les tiers
archiveurs.
3

5. Préciser les
opérations de
contrôle
qualitatif et
quantitatif
4
Préciser les éléments
de preuve à
communiquer au
système de
destination des copies
5
Justifier
l’élimination
éventuelle des
originaux
papier…
6
2.1. LES OBJECTIFS
1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux

6. 619/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
2.2. LE PUBLIC VISÉ
Le public
AUX DONNEURS
D’ORDRES QUI
SOUHAITENT LA
METTRE EN
ŒUVRE EN
INTERNE
AUX OPÉRATEURS
DE
NUMÉRISATION
1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux

7. 719/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
2.3. LES ATTENTES
CERTIFICATION
Cette norme aura pour vocation de
servir de référentiel pour une
certification à venir (NF 544).
DOCUMENTATION
Nécessite une documentation sur
les process…
1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux

8. 819/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
3.1. LE PÉRIMÈTRE
Justificatifs
justificatifs divers
collationnés à des fins
règlementaires ou de
procédures internes
administratifs et
commerciaux
Elle traite des documents d’activité (selon la
norme ISO 30300:2011, tels que les
documents de bureau sur support papier ) :
scientifiques et
techniques
1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux
Les plans
et cartes
Les photographies
sur support papier
les chèques payables
(répondant au format
du chèque payable tel
que décrit dans la
norme NF K 11-
111:1998)
La
documentation
juridique

9. 919/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
3.2. LES EXCLUSIONS
MicroformesDocuments
patrimoniaux
Films photographiques
et cinématographiques
radiographies
médicales
1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux
Bandes magnétiques
(son et vidéogramme)

10. 1019/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
3.3. LES CAS D’USAGE
Numérisation de stock (S) Numérisation de flux (F)
Moyens
Centralisés
(C)
CU CS
Numérisation centralisée de stock
Exemple : reprise d’une collection de
dossiers ancienne
CU CF
Numérisation centralisée de flux
Exemple : numérisation centralisée du
courrier entrant
Moyens
Décentralisés
(D)
CU DS
Numérisation décentralisée de stock
Exemple : dématérialisation à la
demande effectuée par un service
d’archives pour un service métier
CU DF
Numérisation décentralisée de flux
Exemple : numérisation au guichet
d’accueil d’usagers ou de clients
particuliers
1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux

11. 1119/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
3.4. LES PRINCIPES CLÉS : ACTEURS
1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux
Le donneur d’ordre (DO) L’opérateur (Op)

12. 1219/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
3.4. LES PRINCIPES CLÉS : LES GAMMES
Game 1 copie fidèle attestée
la numérisation fidèle attestée permettant de produire
une attestation de numérisation
Gamme 2 copie fidèle
La numérisation fidèle consistant à fournir les
métadonnées techniques relatives à l'intégrité du
système de destination.
1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux

13. 1319/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
3.4. LES PRINCIPES CLÉS : DOCUMENTATION À FOURNIR
Quelques exemples :
➢ Convention de numérisation
➢ Offre de service
➢ Attestation numérique
➢ Registre des numérisations soumis à une contrainte de conformité pour chaque flux
L’identification du client L’identification du flux Le cas d’usage)
➢ Dossier décrivant la politique et les moyens de sécurité des systèmes de mise en œuvre
➢ Dossier de description du système de numérisation (
➢ Méthodologie formalisée et les résultats obtenus lors des tests visant à vérifier les
capacités de l’outil de production
➢ Procès-verbal de la chaîne de numérisation visant à décrire le lot de qualification).
➢ Bordereau d’enlèvement ou de livraison
➢ Bordereau de remise détaillé
➢ Rapport de contrôle avec l’identification des éventuelles anomalies
➢ Bordereau de livraison
➢ les procédures de reprise sur un livrable numérique livré au client.
➢ une attestation de numérisation…
1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux

14. 1419/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
3.5. LES PRINCIPES CLÉS : CONVENTION DE NUMÉRISATION-CdN (1/2)
Les modalités
de description
documentaire
Le cas d’usage ;
la gamme
Le Calendrier des
opérations (cas
d’usage CU CS)
Les profils de
numérisations
Le
processus
mis en
œuvre
1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux

15. 19/10/2018
3.5 LES PRINCIPES CLÉS : CONVENTION DE NUMÉRISATION-CdN (2/2)
1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux
Qualification des
livrables
numériques
La destination des supports
papier
Les niveaux de contrôle
exigés
Les niveaux de
service demandés
15
…

16. 1
19/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
3.6. LES PRINCIPES CLÉS : PROCESSUS DE NUMÉRISATION
1.Transfert des
documents à
numériser
2. Contrôle de
réception
3. Préparation 4. Numérisation
5.Traitements post-
numérisation
6. Opération de
production des
métadonnées
7. Composition des
livrables numériques 8. Contrôles finaux
9. Livraison par l'OP
des livrables
numériques au DO
10. Contrôle des
livrables par le DO
11.Traitement des
documents d'origine
après numérisation
12. Elimination des
fichiers numériques
1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux
1 Prévenir ou
identifier une perte
de document
2. Garantir
l’exhaustivité de la
production
4. Prévenir toute
perte d’information
3. Limiter le risque de
perte d’intégrité
8. Assurer la fidélité :
contrôle quantitatif
et qualitatif
6. Produire des
métadonnées
permettant l’exploitation
des livrables
7. Assurer un format
d’échange de livrables
numériques (OP/DO)
permettent une intégration
des documents et MD
5. Assurer la qualité
du livrable
numérique
12. Suppression de tous
les objets copies
numériques produits et
autres éléments précisées
dans la CdN
10.Vérifier la fidélité
11. Actions validées par le
DO sur les documents
d’origines : restitution,
archivage, destruction
9. Eviter toute perte de
ou corruption des
livrables pendant le
transfert

17. TECHNIQUE
Quels proceeds, solutions seront mis en place :
SAE, coffer-fort… ?
ORGANISATIONNEL
Quels processus ? Sont-ils documentés ? Des délais
sont-ils prévus ? …
4.1. QUELLES PISTES DE RÉFLEXION :
1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux
HUMAIN
Qui participera, au projet ? Qui interviendra sur la
chaîne de numérisation ? Qui sont les personnes qui
adhèront ? Ou pas ?
JURIDIQUE
Une analyse de risques est-elle prevue ? Des risques
sont-ils identifies ?

18. Merci pour votre attention
Sabeha OUKSILI,
Consultante en dématérialisation & archivage électronique
Tél : + 33 (0)6 80 56 98 76
E-mail : sabeha.ouksili@xdemat.fr
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