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Présentation genève 20130617
Le document traite de l'intégration des standards de description du Conseil international des archives dans le processus décisionnel du Conseil d'État valaisan, soulignant l'importance de la qualité des données et métadonnées pour les archives électroniques. Il examine la mise en œuvre d'un système de gestion des documents et d'archivage électronique, ainsi que la création d'une 'metadata map' pour structurer ces informations. Enfin, le texte souligne la nécessité de développer des schémas XML adaptés pour ces standards afin de garantir une gestion efficace des archives.
Présentation genève 20130617
- 1. Vers une intégrationcomplète des standards de description du Conseil international des Archives ? Réflexions autour du processus décisionnel du Conseil d’Etat valaisan Alain Dubois, Tobias Wildi Forum des archivistes genevois – 17 juin 2013
- 2. Introduction • hypothèse dedépart La qualité des archives électroniques dépend de la qualité des données et des métadonnées que l’on peut extraire des systèmes de gestion de l’information • un principe : le concept de gestion continue des documents BD Élimination VersementRéception Création Lettre Email Fax Utilisation Destruction confidentielle et écologique Conservation définitive aux Archives Conservation temporaire dans les locaux Échéance de la durée de conservation dans les locaux
- 3. Introduction • domaine durecords management • publication d’un Guide de gestion des documents • dématérialisation progressive des processus d’activités • processus décisionnel du Conseil d’Etat (2011) • dossiers soumis à la signature des chefs de département (2013) • mise en place d’un système de records management électronique • Chancellerie d’Etat (2012-2013) • Service parlementaire (2012-2013) • Service de la culture (2013) • Service de l’agriculture (2013)
- 4. Introduction • domaine del’archivage électronique • mise en place d’une plate-forme de pérennisation et d’archivage conforme aux standards internationaux (ouverte en mai 2011) • projets réalisés • collections numériques et numérisées du Service de la culture • publications officielles des autorités cantonales et communales • projets en cours • processus décisionnel du Conseil d’Etat • dossiers des ouvrages d’art exécutés • pièces justificatives du registre foncier
- 5. Introduction • système depréparation et de conduite des séances du Conseil d’Etat valaisan • objectifs • améliorer l’accès aux dossiers et aux documents • améliorer la rapidité et la fluidité du processus • garantir la traçabilité du processus • améliorer la gestion des dossiers • garantir la conservation à long terme des dossiers
- 6. Introduction d'un processus décrit… …àun processus informatisé
- 7. Introduction • déroulement duprojet (2010-2011) • suivi du projet assuré par une direction opérationnelle • mise en production en avril 2011 • 250 utilisateurs • 150 dossiers traités par semaine en moyenne
- 8. Introduction un système derecords management une plate-forme d’archivage un standard d’échange
- 9. La Metadata Map • la Metadata Map est issue de la combinaison d’un modèle de données emprunté au modèle de référence OAIS …
- 10. 10 information de représentation objetde données information de pérennisation information de description formats de fichiers Pronom Premis Data Dictionary EAD EAC proto-EAF METS • … et des normes et standards existants • décrit dans le «Matterhorn METS Profile» information d’empaquetage
- 12. La Metadata Map– information de description • exemple de case (système de records management électronique) Comment ? Quoi ? Quoi ? Qui ?
- 13. La Metadata Map– information de description • le processus décisionnel du Conseil d’Etat peut se décliner en trois questions … • Qui ? Service émetteur, secrétariat de département, chef de département, Chancellerie d’Etat, Conseil d’Etat • Quoi ? Un dossier progressivement constitué tout au long du processus • Comment ? Préparation du dossier, validations internes et préavis, décision, diffusion. Selon le type de dossier, le processus est plus ou moins variable
- 14. La Metadata Map– information de description • … auxquelles répondent trois standards de description du Conseil international des Archives • Qui? è ISAAR (CPF) è EAC • Quoi? è ISAD(G) è EAD • Comment? è ISDF è proto-EAF
- 15. La Metadata Map– réflexions liées au proto-EAF • structure qui se base sur l’EAD et l'EAC comme ils existent aujourd'hui • exemple d’encodage à partir du processus décisionnel du Conseil d’Etat
- 16. • processus décisionneldu Conseil d’Etat décrit en proto-EAF La Metadata Map – réflexions liées au proto-EAF
- 17. • L'encodage enEAF se structure selon les différentes zones de l'ISDF: • Control («Function description identifier») • Identity («Type», «Authorised form(s) of name») • Context («Dates», «Description», «Legislation») • Relationships («Identifier of the related function», «Relation category») • Description hiérarchisée et récursive (comme l'EAD) à Mandat, fonction, processus à Etape, sous-fonction à Activité La Metadata Map – réflexions liées au proto-EAF
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- 23. • Evaluation desdonnées et des métadonnées (grille d’analyse) • Quoi ? – contenu (dossiers et fichiers) – métadonnées descriptives (case, dossiers et fichiers) • Qui ? – groupes d’utilisateurs (rôles) – droits d’accès (durée de protection) • Comment ? – éléments du processus nécessaires à la compréhension du dossier La Metadata Map – cas pratique
- 24. Exemple de SIPcomplet encodé en XML (fichier METS) – sur la base du Matterhorn METS Profile Métadonnées descriptives En-tête Métadonnées de préservation Fichiers Carte de structure La Metadata Map – cas pratique
- 25. Quoi ? – Informationde description encodée en EAD (dossiers et fichiers) La Metadata Map – cas pratique
- 26. Quoi ? Qui? Comment ? – Information de pérennisation encodée en Premis Section «Objet» Section «Evénement» Section «Agent» Section «Droits» La Metadata Map – cas pratique
- 27. Quoi ? – identificationdes objets dans la section « Objet » La Metadata Map – cas pratique
- 28. Qui ? – identificationdes acteurs du processus (rôles) dans la section « Agent » La Metadata Map – cas pratique
- 29. Qui ? – identificationdes droits des acteurs du processus sur les objets dans la section « Rights » Quel acteur a quels droits sur quel objet ? La Metadata Map – cas pratique
- 30. Qui ? – identificationdes acteurs du processus (rôles) dans la section « Agent » ? La Metadata Map – cas pratique
- 31. • ISAAR (CPF)est-il adapté à la description des archives électroniques ? • description des collectivités – Conseil d’Etat – Département – Service émetteur – Service central • description des acteurs d’un processus d’activité La Metadata Map – cas pratique
- 32. Comment ? – identificationdes étapes-clés du processus dans la section « Event » La Metadata Map – cas pratique
- 33. Comment ? – identificationdes étapes-clés du processus dans la section « Event » La Metadata Map – cas pratique Is part of
- 34. La Metadata Map: vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives ? • ces standards permettent de modéliser les métadonnées autour des 3 questions suivantes: Qui constitue le dossier ? Comment le constitue-t-il ? Que produit-il ? • le Matterhorn METS Profile permet d’encoder les éléments de la Metadata Map dans différents schémas XML – Qui ? EAC et Premis Agent et Premis Rights – Quoi ? EAD et Premis Object – Comment ? EAF et Premis Events • il n’y a pour l’heure pas de schéma XML unique pour ces standards • l’EAF doit désormais être développé en fonction de la nouvelle version de l'EAD Conclusion
- 35. Alain Dubois Archiviste paléographe Ruedes Vergers 7 1950 Sion +41 27 606 46 17 alain.dubois@admin.vs.ch Tobias Wildi Im Langacker 16 5405 Baden-Dättwill +41 56 470 03 37 t.wildi@docuteam.ch