Travail effectué lors du projet d'intervention de la dernière session des Techniques de la documentation du Collège Lionel-Groulx.

1. Présentation par Maude Nadeau et Maude Thivierge
Étudiantes des Techniques de la documentation du Collège Lionel-Groulx

2.  Non respect du cycle de vie des documents
 Non respect des lois en vigueurs pour la conservation des documents
 Difficulté de se procurer les informations entre les campus
 Conservation sur un seul support éphémère
 Manque d’espace

3.  Entrer sommairement les informations importantes des
dossiers dans Constellio
 Création d’un procédurier
 Création d’un tableau quotidien des avancements

4. ÉTAPE 1
ACCUEIL
 Rencontre avec les gens du milieu
 S’assurer de leurs besoins et de notre
compréhension de ceux-ci
 Lecture pour approfondir notre connaissance
du milieu et de ses services

5. ÉTAPE 2 :
FAMILIARIS
ATION
AVEC LE
LOGICIEL
 Connexion à son compte
 Configuration du compte
 Exploration du logiciel

6. ÉTAPE 3
ÉLABORAT
ION DU
PLAN DE
TRAVAIL
 Identification de l’ensemble des tâches à
effectuer pour intégrer les dossiers dans
Constellio
 Répartition des tâches entre les membres de
l’équipe
 Validation par le milieu

7. ÉTAPE 4
CHOIX
DES
MÉTADON
NÉES À
ENTRER
 Noter les métadonnées qui sont importantes
pour le cycle de vie
 Vérification avec les Ressources humaines des
données qu’ils aimeraient avoir
 Ouverture de quelques dossiers pour noter les
informations qui ressortent le plus et qui sont
faciles à trouver
 Rencontre d’équipe pour exposer nos choix et
les valider
 Configuration des métadonnées dans
Constellio

8. ÉTAPE 5
CHOIX
D’UNE
MÉTHODE
DE
TRAVAIL
 Essais de différentes techniques de travail
 Pour aller chercher les dossiers
 Pour l’aménagement de nos postes de travail
 Pour l’ordre de la saisie des boîtes
 Pour la saisie elle-même

9. ÉTAPE 6
CRÉATION
D’UN
TABLEAU
DE SUIVI
QUOTIDIE
N
 Création d’un tableau pour faire le suivi de nos
avancement ainsi que pour noter toutes les étapes et les
tâches faites lors du projet
 Décider du nombre de colonnes
 Décider de la mise en page

10. TABLEAU
QUOTIDI
EN

11. ÉTAPE 7
ENTRÉE
DES
DONNÉES
 Entrée des données, un dossier à la fois en
suivant la procédure pour une entrée uniforme
 Nom
 Numéro d’employé
 NAS
 Date d’embauche
 Date de départ
 Date de naissance
 Date de décès (si applicable)
 Date d’ouverture
 Date de fermeture

12. ÉTAPE 8
CRÉATION
D’UN
PROCÉDU
RIER
 Rédaction d’un introduction pour mettre en
contexte
 Rédaction de chaque étape, bien détaillée
 Captures d’écran correspondante aux étapes
 Pointer les éléments dans les captures d’écran
 Rédaction de cas particuliers

13. ÉTAPES
DU
PROCÉD
URIER

14. ÉTAPE 9
FINALISAT
ION
 Entrer dans le tableau quotidien le dernier
dossier fait
 Insérer dans les rayons un moyen de repérage
pour voir rapidement où nous en sommes

15. ÉTAPE 10
VALIDATIO
N DES
OUTILS
 Remettre le procédurier et le tableau
 Rencontre avec le responsable
 Expliquer notre processus et nos
recommandations pour les stagiaires à venir

16.  À partir du graphique, ont
peut voir que l’étape
d’entrée des données doit
vraiment être celle qui
prend le plus de place, le
reste n’est que soutient à
la tâche principale.
Étape 1
Étape 2 Étape 3
Étape 4
Étape 5
Étape 6
Étape 7
Étape 8
Étape 9
Étape 10
Répartition des tâches
Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Étape 5 Étape 6 Étape 7 Étape 8 Étape 9 Étape 10

17.  Entrée de 2420 dossiers
dans Constellio
 Création d’un
procédurier adapté
 Préparation d’un
tableau récapitulatif

18.  Calendrier-Conservation-INRS.pdf. (s. d.). Consulté le 4 mai à l’adresse
http://www.sagd.inrs.ca/wp-content/uploads/2017/12/Calendrier-Conservation-INRS.pdf
 Constellio EIM - solution Open Source. (s. d.). Consulté 7 mai 2018, à l’adresse
https://constellio.com/
 Darche, J. (s. d.). Service des archives et de la gestion documentaire. Consulté 7 mai 2018, à
l’adresse http://www.sagd.inrs.ca/un-tout-nouveau-site-pour-le-service-des-archives-et-de-la-
gestion-documentaire/
 Emprunt de documents et de dossiers : bonnes pratiques. (2018, janvier 23). Consulté 7 mai
2018, à l’adresse http://www.sagd.inrs.ca/emprunt-de-documents-et-de-dossiers-bonnes-
pratiques/
 Glossaire de la gestion documentaire. (2017, août 31). Consulté 7 mai 2018, à l’adresse
http://www.sagd.inrs.ca/trucs-et-astuces/glossaire-de-la-gestion-documentaire/
 INRS. (2016, janvier 25). Accueil | INRS. Consulté 7 mai 2018, à l’adresse http://www.inrs.ca/
 PL-2017-Plan-classification-INRS.pdf. (s. d.). Consulté à l’adresse http://www.sagd.inrs.ca/wp-
content/uploads/2017/12/PL-2017-Plan-classification-INRS.pdf

19. Nous voudrions remercier l’équipe du service des
archives de l’INRS pour nous avoir accueillie et
nous avoir fait confiance avec le projet
