Le document présente un guide sur la mise en place d'une veille informationnelle, en décrivant les étapes de définition de la stratégie, de mise en place des outils, d'assurance de la veille et d'évaluation. Il souligne l'importance de structurer les tâches et de définir les rôles au sein d'une équipe, tout en intégrant des outils de gestion comme Gantt Project. Les informations sont rassemblées pour optimiser la recherche, la collecte, l'analyse et la diffusion d'informations pertinentes au sein d'une organisation.

1. La veille (collaborative)
comme projet
Canopé, Saint-Denis (974), 28 avril 2015
C. Filleul
claire.filleul@ac-reunion.fr

2. 1. Définir la stratégie
1.1. Définir le besoin
1.2. Lister les tâches, établir les responsabilités
1.3. Évaluer la durée et l’ordre des tâches, prendre en
compte la disponibilité des ressources
2. Mettre en place les outils
3. Assurer la veille
4. Évaluer
Plan

3. La veille est un projet comme un autre
“La veille est un processus régulier de recherche, de collecte, de stockage,
d’analyse et de sélection pertinente d’informations récentes et utiles pour une
fonction donnée au sein d’une organisation.” (Bernard, Eric)
Elle s’inscrit dans un cycle projet :
Cycle projet d’une veille informationnelle
On retrouve la
Roue de Deming
Plan : préparer, planifier
Do :développer, réaliser
Check : contrôler,
vérifier
Act : ajuster, (ré)agir

4. 1. Définir une stratégie
Les étapes :
définir le besoin
(mettre en
évidence le but
à atteindre)
lister les tâches
(WBS)
établir les
responsabilités
(OBS)
évaluer la
durée et l’ordre
des tâches
prendre en
compte la
disponibilité
des ressources

5. 1.1. Définir le besoin...
… pour ne pas se jeter sur une réponse.
2 outils :

6. La bête à cornes
A qui sert le produit à réaliser, sur quoi agit-il : de quoi a-t-on besoin ?
futur produit
Sur quoi agit-il ?
A qui rend-t-il
service ?
dans quel but ? [verbe + référence aux
deux cornes]

7. futur produit
connaissances
profs-docs
Mettre à jour les connaissances des
professeur(e)s-documentalistes
Un exemple de bête à corne

8. futur
produit
La pieuvre
Quel est l’environnement du produit ?
veilleurs
thèmes
de
veille
sources
outils
de
veille
élèves
systèmes
d'exploitation
méthodes
push/pull
Vous pouvez aussi utiliser la
méthode
“c’est cucul, c’est occupé”
(CQQCOQP).
L’important est de bien
envisager tout ce qui peut
influencer la réalisation du
futur produit.
Les relations entre les
différents éléments
(fonctions) s'écrivent :
“verbe à l'infinitif +
complément”
Elle sont plus ou moins
importantes, à vous de
voir celles qui vous
semblent essentielles.
lecteurs

9. Votre besoin est défini, vous pensez que la veille informationnelle y répond.
Deux questions se posent :
1. Y a-t-il un produit existant qui peut répondre ?
2. Avez-vous les ressources nécessaires (matériel, temps, personnes…) pour
créer un nouveau produit ?

10. Si aucun produit existant ne peut répondre à votre besoin
et que vous avez les ressources nécessaires à la création
d’un nouveau produit, l’étape suivante va consister à lister
les tâches nécessaires à la réalisation de votre projet
(WBS) puis, si vous travaillez en équipe, vous affecterez
des personnes avec des rôles différents à chacune de ces
tâches (OBS).
WBS : Work Breakdown Structure (structure de découpage du projet)
OBS : Organizational Breakdown Structure (structure organisationnelle du projet)
1.2. Lister les tâches, établir les responsabilités
Affectation des tâches :
La méthode RACI
Réalisateur(s)
Autorité (une seule personne)
Consulté(s)
Informé(s)

11. Choix (des)
de l’outil(s)
de diffusion
R :
A :
C :
I :
Choix des
sources
R :
A :
C :
I :
Choix des
critères
d’évaluation
R :
A :
C :
I :
Constitution
de l’équipe
de veilleurs
R :
A :
C :
I :
Choix des
thèmes
R :
A :
C :
I :
Elaboration
des
procédures
R :
A :
C :
I :
Choix (des)
l’outil de
collecte
R :
A :
C :
I :
Un exemple d’OBS :
Cette liste est incomplète, à vous de la continuer…

12. 1.3. Evaluer la durée et l’ordre des tâches, prendre en compte la
disponibilité des ressources
Le logiciel Gantt project est
un peu difficile à prendre en
main mais permet une
planification des tâches et
une gestion des ressources
humaines très efficaces.
Un exemple de diagramme de Gantt avec Gantt project

13. 2. Mettre en place les outils
★ Pour chaque outil validé (collecte, diffusion, stockage) :
créer les comptes
s’entraîner à l’utilisation
★ Informer vos lecteurs potentiels (objectifs, date de démarrage) : créez le
buz
IcônecréépardetheNounproject

14. 3. Assurer la veille
Collecter
Pull
Push
Analyser
(commenter
pour ajouter
de la valeur à
l’info ?)
Diffuser
Stocker

15. … pour réajuster, grâce aux critères que vous aurez définis lors de la planification (nombre
de pages lues, temps passé sur les pages, nombre de re-tweet, nombre d’abonnés…)
Voilà, vous êtes prêts à (re-)commencer !
4. Évaluer…
IcônecrééparSpencerHarrisondetheNounProject

16. Sito
Bernard, Eric. Support de formation « Veille informationnelle » IED Dakar, 18-20 mars 2014 . [en ligne].
[Consulté le 07/04/2015]. Disponible sur
http://www.iedafrique.org/IMG/pdf/Manuel_de_Formation_veille_IED.pdf
Bachelet, Eric. Gestion de projet. [en ligne]. [Consulté le 07/04/2015]. Disponible sur
http://gestiondeprojet.pm/planification-projet/
Filleul, Claire. Pearltrees “Veille : infos et outils” . [en ligne]. [Consulté le 07/04/2015]. Disponible sur
http://www.pearltrees.com/clairefilleul/veille-infos-outils/id13962781
Frossard, Fabrice. Veille : une méthode simple pour une veille quotidienne. [en ligne]. [Consulté le
07/04/2015]. Disponible sur
http://fr.slideshare.net/FabsanII/veille-une-mthode-simple-pour-ne-rien-rater
Ganttproject. [en ligne]. [Consulté le 07/04/2015]. [Consulté le 07/04/2015]. Disponible sur
http://www.ganttproject.biz/download.php