Cet article est rédigé dans le cadre du cours Projet d’intervention en milieu documentaire du programme d’étude Techniques de la documentation au Cégep Lionel-Groulx. Document rédigé par Jade Mongeau et Gabriel Rioux remis à Isabelle Roy.

1. Comment
inventorier et
traiter les
documents d’un
centre de
documentation
pour préparer
l’implantation
d’un logiciel de
GID en 20 jours?
Par Jade Mongeau et Gabriel
Rioux
Étudiants en Techniques de la
documentation
17 mai 2017
1

2. Les besoins du milieu
Une seule arborescence normalisée
Une convention de nommage des
documents
Une convention de nommage des plans
Un inventaire des documents numériques
et papier
Préparer les documents pour le transfert
dans Constellio
17 mai 20172

3. Les solutions
Inventaire de l’existant : dossiers, plans,
types de documents
Proposition d’un modèle d’arborescence
pour la documentation du SIE
Proposition d’une convention de
nommage pour les plans
Proposition de métadonnées pour les
types de documents fréquents
17 mai 20173

4. Étape 1: Formalités et début du
projet
 Accueil, rencontre avec nos superviseurs,
prise de photos pour les cartes d’accès et
prise en main de nos postes informatiques.
(Demi-journée)
 Répertorier tous les emplacements contenant
des documents numériques du SIE, puisque
ceux-ci étaient vraiment une priorité. (Demi-
journée)
Jour 1
4

5. Étape 2 : Inventorier les dossiers
 Faire l’inventaire des dossiers numériques dans
Excel en utilisant l’outil de capture Snap2HTML
afin de copier dans un fichier Excel
l’arborescence existante déployée. (avec
différents champs tels que description,
emplacement, statut, date, etc.)
 Réunion de travail au jour 5.
17 mai 20175
Jours 2 à 9

6. Exemple de capture Snap2HTML
17 mai 20176

7. Étape 3 : Analyse de l’inventaire
 Analyser l’inventaire afin de repérer les
doublons et les types de documents qui
reviennent fréquemment en vue de créer les
sous-séries, profils de métadonnées et les
conventions de nommage.
 Réunion de travail au jour 10.
17 mai 2017
Jours 10 et 11
7

8. Étape 4 : Création de
l’arborescence
 Proposer une arborescence de classement
selon les types de documents (plans,
équipements scientifiques ou non, autres)
sous les sous-séries dans le plan de
classification réalisé par le service des
archives. Faire approuver et apporter les
corrections nécessaires.
17 mai 2017
Jours 12 et 13
8

9. Par exemple
17 mai 20179

10. Étape 5 : Plan de classification
 Créer des titres abrégés pour chaque série du
plan de classification. Faire approuver et
apporter les modifications nécessaires.
 Créer un aide-mémoire résumant les séries
du plan de classification pour les employés du
SIE. (voir prochaine diapo)
17 mai 2017
Jour 14
10

11. 17 mai 201711

12. Étape 6 : Mise en place du plan
de classification
 Créer une
arborescence de
dossiers dans Windows
selon le plan de
classification avec titres
abrégés dans le but de
classer les documents
plus tard.
 Réunion de travail
17 mai 201712
Jour 15

13. Étape 7 : Métadonnées
 Établir un profil de métadonnées selon les
types de documents fréquents afin d’en
faciliter le repérage. Faire approuver et
corriger.
17 mai 2017
Jour 16
13

14. Par exemple
Plans
 Titre du plan
 Édifice
 Expertise
 Étage
 Année
 Projet (No)
 Architecte/Créateur du plan/Firme
17 mai 201714

15. Étape 8 : Inventaire des
documents papier
 Faire l’inventaire des documents papiers dans
un fichier Excel en répertoriant le titre,
l’année, l’auteur, l’emplacement, etc.
17 mai 2017
Jours 17 à 20
15

16. Étape 9 : Bilan et rencontre finale
 Faire le bilan du projet et le remettre aux
superviseurs lors de la rencontre finale.
 Expliquer nos réalisations et leur remettre les
outils sur lesquels nous avons travaillé pour
qu’ils puissent continuer le projet.
17 mai 2017
Jour 20
16

17. Bilan
 Dossiers des emplacements V, S et W du serveur SIE
inventoriés.
 Arborescences de classement pour les documents du
SIE proposées (Équipement scientifique, non
scientifique, plans, autres documents).
 Arborescences de dossiers créées dans Windows pour
le plan de classification avec titres abrégés et pour les
équipements scientifiques.
 Profils de métadonnées suggérés pour les 12 types de
documents fréquents.
 Inventaire des documents papiers commencé mais non
terminé en raison de la masse importante.
17 mai 201717

18. Nos recommandations
Pour le SIE et le service des archives
 Traiter les documents avec l’OCR pour permettre la
recherche plein texte.
 Uniformiser les titres des documents.
 Uniformiser le classement selon la nouvelle
arborescence.
 Effectuer le classement de tous les documents dans la
nouvelle arborescence proposée et ensuite éliminer les
doublons qui paraissent lorsque les documents seront
tous classés au bon endroit avec des titres uniformes.
17 mai 201718

19. Nos recommandations
Pour le SIE et le service des archives (suite)
 Faire un élagage des dossiers numériques (notamment les dossiers
d’employés partis à la retraite).
 Combiner le W et Documentation Senergy dans le S pour éliminer
les doublons.
 Fermer le W une fois qu’il sera combiné au dossier Documentation
Senergy et aviser les usagers que le W se trouve maintenant dans le
S.
 Comparer les plans dans les différents lecteurs réseaux afin
d’identifier les doublons.
 Rapatrier les plans du V pour les mettre dans le S afin que tous les
documents du SIE se trouvent dans un seul répertoire numérique.
17 mai 201719

20. Nos recommandations
Pour les documents papier :
 Faire l’élagage parmi les manuels papier :
certains pourraient être élagués puisque les
équipements concernés ne sont plus à
l’Institut Armand-Frappier.
17 mai 201720

21. Nos recommandations
Pour les ressources humaines :
 Offrir un soutien accru au personnel en place
dans la mise en œuvre de la gestion des
documents du Service des immeubles et des
équipements.
 Créer un procédurier expliquant le classement
pour les nouveaux documents et le distribuer
aux employés du SIE.
17 mai 201721

22. Pour aller plus loin…
 Boutou, O. (2009). Gestion documentaire. La Plaine Saint-Denis:
AFNOR.
 Line , B. (2001). Guide en gestion documentaire. [Sainte-Marie]:
Régie régionale de la santé et des services sociaux Chaudière-
Appalaches.
 Roberge , M. (2004). L'essentiel de la gestion documentaire :
système intégré de gestion des documents analogiques et des
documents numériques. Québec: Éditions Gestar.
 Roberge , M. (2011). Le schéma de classification hiérarchique
des documents administratifs. [Québec]: M. Roberge.
 Sylvain, F. (2002). Gestion documentaire : guide
d'accompagnement. [Montréal]: CDÉACF.
17 mai 201722

23. Remerciements
 Nous remercions chaleureusement l’équipe
du service des archives et de la gestion
documentaire de l’Institut Armand-Frappier
ainsi que la technicienne du centre de
documentation du SIE de nous avoir accueillis
pendant 20 jours pour effectuer notre projet
d’intervention!
 Merci également à vous d’avoir pris le temps
de visionner notre présentation!
17 mai 201723