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Comment
inventorier et
traiter les
documents d’un
centre de
documentation
pour préparer
l’implantation
d’un logiciel de
GID en 20 jours?
Par Jade Mongeau et Gabriel
Rioux
Étudiants en Techniques de la
documentation
17 mai 2017
1
Les besoins du milieu
Une seule arborescence normalisée
Une convention de nommage des
documents
Une convention de nommage des plans
Un inventaire des documents numériques
et papier
Préparer les documents pour le transfert
dans Constellio
17 mai 20172
Les solutions
Inventaire de l’existant : dossiers, plans,
types de documents
Proposition d’un modèle d’arborescence
pour la documentation du SIE
Proposition d’une convention de
nommage pour les plans
Proposition de métadonnées pour les
types de documents fréquents
17 mai 20173
Étape 1: Formalités et début du
projet
 Accueil, rencontre avec nos superviseurs,
prise de photos pour les cartes d’accès et
prise en main de nos postes informatiques.
(Demi-journée)
 Répertorier tous les emplacements contenant
des documents numériques du SIE, puisque
ceux-ci étaient vraiment une priorité. (Demi-
journée)
Jour 1
4
Étape 2 : Inventorier les dossiers
 Faire l’inventaire des dossiers numériques dans
Excel en utilisant l’outil de capture Snap2HTML
afin de copier dans un fichier Excel
l’arborescence existante déployée. (avec
différents champs tels que description,
emplacement, statut, date, etc.)
 Réunion de travail au jour 5.
17 mai 20175
Jours 2 à 9
Exemple de capture Snap2HTML
17 mai 20176
Étape 3 : Analyse de l’inventaire
 Analyser l’inventaire afin de repérer les
doublons et les types de documents qui
reviennent fréquemment en vue de créer les
sous-séries, profils de métadonnées et les
conventions de nommage.
 Réunion de travail au jour 10.
17 mai 2017
Jours 10 et 11
7
Étape 4 : Création de
l’arborescence
 Proposer une arborescence de classement
selon les types de documents (plans,
équipements scientifiques ou non, autres)
sous les sous-séries dans le plan de
classification réalisé par le service des
archives. Faire approuver et apporter les
corrections nécessaires.
17 mai 2017
Jours 12 et 13
8
Par exemple
17 mai 20179
Étape 5 : Plan de classification
 Créer des titres abrégés pour chaque série du
plan de classification. Faire approuver et
apporter les modifications nécessaires.
 Créer un aide-mémoire résumant les séries
du plan de classification pour les employés du
SIE. (voir prochaine diapo)
17 mai 2017
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Étape 6 : Mise en place du plan
de classification
 Créer une
arborescence de
dossiers dans Windows
selon le plan de
classification avec titres
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plus tard.
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Jour 15
Étape 7 : Métadonnées
 Établir un profil de métadonnées selon les
types de documents fréquents afin d’en
faciliter le repérage. Faire approuver et
corriger.
17 mai 2017
Jour 16
13
Par exemple
Plans
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Étape 8 : Inventaire des
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17 mai 2017
Jours 17 à 20
15
Étape 9 : Bilan et rencontre finale
 Faire le bilan du projet et le remettre aux
superviseurs lors de la rencontre finale.
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qu’ils puissent continuer le projet.
17 mai 2017
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16
Bilan
 Dossiers des emplacements V, S et W du serveur SIE
inventoriés.
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terminé en raison de la masse importante.
17 mai 201717
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Pour le SIE et le service des archives (suite)
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documents du SIE se trouvent dans un seul répertoire numérique.
17 mai 201719
Nos recommandations
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17 mai 201720
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Pour les ressources humaines :
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17 mai 201721
Pour aller plus loin…
 Boutou, O. (2009). Gestion documentaire. La Plaine Saint-Denis:
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 Line , B. (2001). Guide en gestion documentaire. [Sainte-Marie]:
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 Roberge , M. (2004). L'essentiel de la gestion documentaire :
système intégré de gestion des documents analogiques et des
documents numériques. Québec: Éditions Gestar.
 Roberge , M. (2011). Le schéma de classification hiérarchique
des documents administratifs. [Québec]: M. Roberge.
 Sylvain, F. (2002). Gestion documentaire : guide
d'accompagnement. [Montréal]: CDÉACF.
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Remerciements
 Nous remercions chaleureusement l’équipe
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documentaire de l’Institut Armand-Frappier
ainsi que la technicienne du centre de
documentation du SIE de nous avoir accueillis
pendant 20 jours pour effectuer notre projet
d’intervention!
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de visionner notre présentation!
17 mai 201723

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Comment inventorier et traiter les documents d’un centre de documentation pour préparer l’implantation d’un logiciel de GID en 20 jours?

  • 1. Comment inventorier et traiter les documents d’un centre de documentation pour préparer l’implantation d’un logiciel de GID en 20 jours? Par Jade Mongeau et Gabriel Rioux Étudiants en Techniques de la documentation 17 mai 2017 1
  • 2. Les besoins du milieu Une seule arborescence normalisée Une convention de nommage des documents Une convention de nommage des plans Un inventaire des documents numériques et papier Préparer les documents pour le transfert dans Constellio 17 mai 20172
  • 3. Les solutions Inventaire de l’existant : dossiers, plans, types de documents Proposition d’un modèle d’arborescence pour la documentation du SIE Proposition d’une convention de nommage pour les plans Proposition de métadonnées pour les types de documents fréquents 17 mai 20173
  • 4. Étape 1: Formalités et début du projet  Accueil, rencontre avec nos superviseurs, prise de photos pour les cartes d’accès et prise en main de nos postes informatiques. (Demi-journée)  Répertorier tous les emplacements contenant des documents numériques du SIE, puisque ceux-ci étaient vraiment une priorité. (Demi- journée) Jour 1 4
  • 5. Étape 2 : Inventorier les dossiers  Faire l’inventaire des dossiers numériques dans Excel en utilisant l’outil de capture Snap2HTML afin de copier dans un fichier Excel l’arborescence existante déployée. (avec différents champs tels que description, emplacement, statut, date, etc.)  Réunion de travail au jour 5. 17 mai 20175 Jours 2 à 9
  • 6. Exemple de capture Snap2HTML 17 mai 20176
  • 7. Étape 3 : Analyse de l’inventaire  Analyser l’inventaire afin de repérer les doublons et les types de documents qui reviennent fréquemment en vue de créer les sous-séries, profils de métadonnées et les conventions de nommage.  Réunion de travail au jour 10. 17 mai 2017 Jours 10 et 11 7
  • 8. Étape 4 : Création de l’arborescence  Proposer une arborescence de classement selon les types de documents (plans, équipements scientifiques ou non, autres) sous les sous-séries dans le plan de classification réalisé par le service des archives. Faire approuver et apporter les corrections nécessaires. 17 mai 2017 Jours 12 et 13 8
  • 10. Étape 5 : Plan de classification  Créer des titres abrégés pour chaque série du plan de classification. Faire approuver et apporter les modifications nécessaires.  Créer un aide-mémoire résumant les séries du plan de classification pour les employés du SIE. (voir prochaine diapo) 17 mai 2017 Jour 14 10
  • 12. Étape 6 : Mise en place du plan de classification  Créer une arborescence de dossiers dans Windows selon le plan de classification avec titres abrégés dans le but de classer les documents plus tard.  Réunion de travail 17 mai 201712 Jour 15
  • 13. Étape 7 : Métadonnées  Établir un profil de métadonnées selon les types de documents fréquents afin d’en faciliter le repérage. Faire approuver et corriger. 17 mai 2017 Jour 16 13
  • 14. Par exemple Plans  Titre du plan  Édifice  Expertise  Étage  Année  Projet (No)  Architecte/Créateur du plan/Firme 17 mai 201714
  • 15. Étape 8 : Inventaire des documents papier  Faire l’inventaire des documents papiers dans un fichier Excel en répertoriant le titre, l’année, l’auteur, l’emplacement, etc. 17 mai 2017 Jours 17 à 20 15
  • 16. Étape 9 : Bilan et rencontre finale  Faire le bilan du projet et le remettre aux superviseurs lors de la rencontre finale.  Expliquer nos réalisations et leur remettre les outils sur lesquels nous avons travaillé pour qu’ils puissent continuer le projet. 17 mai 2017 Jour 20 16
  • 17. Bilan  Dossiers des emplacements V, S et W du serveur SIE inventoriés.  Arborescences de classement pour les documents du SIE proposées (Équipement scientifique, non scientifique, plans, autres documents).  Arborescences de dossiers créées dans Windows pour le plan de classification avec titres abrégés et pour les équipements scientifiques.  Profils de métadonnées suggérés pour les 12 types de documents fréquents.  Inventaire des documents papiers commencé mais non terminé en raison de la masse importante. 17 mai 201717
  • 18. Nos recommandations Pour le SIE et le service des archives  Traiter les documents avec l’OCR pour permettre la recherche plein texte.  Uniformiser les titres des documents.  Uniformiser le classement selon la nouvelle arborescence.  Effectuer le classement de tous les documents dans la nouvelle arborescence proposée et ensuite éliminer les doublons qui paraissent lorsque les documents seront tous classés au bon endroit avec des titres uniformes. 17 mai 201718
  • 19. Nos recommandations Pour le SIE et le service des archives (suite)  Faire un élagage des dossiers numériques (notamment les dossiers d’employés partis à la retraite).  Combiner le W et Documentation Senergy dans le S pour éliminer les doublons.  Fermer le W une fois qu’il sera combiné au dossier Documentation Senergy et aviser les usagers que le W se trouve maintenant dans le S.  Comparer les plans dans les différents lecteurs réseaux afin d’identifier les doublons.  Rapatrier les plans du V pour les mettre dans le S afin que tous les documents du SIE se trouvent dans un seul répertoire numérique. 17 mai 201719
  • 20. Nos recommandations Pour les documents papier :  Faire l’élagage parmi les manuels papier : certains pourraient être élagués puisque les équipements concernés ne sont plus à l’Institut Armand-Frappier. 17 mai 201720
  • 21. Nos recommandations Pour les ressources humaines :  Offrir un soutien accru au personnel en place dans la mise en œuvre de la gestion des documents du Service des immeubles et des équipements.  Créer un procédurier expliquant le classement pour les nouveaux documents et le distribuer aux employés du SIE. 17 mai 201721
  • 22. Pour aller plus loin…  Boutou, O. (2009). Gestion documentaire. La Plaine Saint-Denis: AFNOR.  Line , B. (2001). Guide en gestion documentaire. [Sainte-Marie]: Régie régionale de la santé et des services sociaux Chaudière- Appalaches.  Roberge , M. (2004). L'essentiel de la gestion documentaire : système intégré de gestion des documents analogiques et des documents numériques. Québec: Éditions Gestar.  Roberge , M. (2011). Le schéma de classification hiérarchique des documents administratifs. [Québec]: M. Roberge.  Sylvain, F. (2002). Gestion documentaire : guide d'accompagnement. [Montréal]: CDÉACF. 17 mai 201722
  • 23. Remerciements  Nous remercions chaleureusement l’équipe du service des archives et de la gestion documentaire de l’Institut Armand-Frappier ainsi que la technicienne du centre de documentation du SIE de nous avoir accueillis pendant 20 jours pour effectuer notre projet d’intervention!  Merci également à vous d’avoir pris le temps de visionner notre présentation! 17 mai 201723