SP2013 - Centraliser vos modèles de documents

1
2016
SharePoint 2013
Centraliser les modèles de documents
Retours d’expériences

2
01—
A propos
05—
Procédure
06—
Maintenance
07—
Remarques
02—
Contexte
03—
Types de contenu
08—
Conclusion
04—
Finalités

3
Ran MELLUL
Senior Architect & Practice Manager
15+ Expériences
 Chef de projets
 Formateur
 Développeur
8+ SharePoint
 Architecte
 Formateur
 Business Analyst
Derniers projets
 Gestionnaire de tâches
 Gouvernance des applications
 Migration SP2010 vers SP2013
 Audit de la taxonomie sur un Intranet
Domaines :
Projets à venir
 Etude de faisabilité :
• Espaces collaboratifs
• Evolutions des applis spécifiques
 Workflows avec K2 blackpearl

1. A propos
Depuis maintenant quelques années j'accompagne les entreprises dans la
mise en place de solutions collaboratives SharePoint.
Mes missions sont très variées et peuvent couvrir les domaines suivants :
 Gouvernance
 Architecture
 Conception
 Développement
 Coaching
 Formation
J’ai (enfin!) décidé de faire partager mes expériences sur des cas concrets
issus de mes projets.
Cet article est donc basé sur ces retours d’expériences, il est destiné aux
utilisateurs avancés ayant déjà quelques connaissances sur les types de
contenu.
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2. Contexte
 Cet article est inspiré d’un projet Intranet documentaire réalisé sous
SharePoint Foundation 2013.
 Nous nous concentrerons sur les types de contenu basés sur des
modèles de documents afin que ceux-ci soient centralisés et
redistribués aux autres espaces (sous sites).
 Les points abordés seront :
 Types de contenu
 Héritage
 Modèles de documents
 Procédure de mise en place
 Maintenance et mise à jour
 Ce portail est composé d’une seule collection de sites avec des sous
sites représentant l’organigramme de l’entreprise (SI, RH, Qualité, etc)
 Tous les types de contenu sont stockés dans le site racine de la
collection de sites car la version Foundation ne permet pas d’utiliser un
hub et les métadonnées gérées.5

2. Contexte
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Structure globale

3. Types de contenu
 En guise d’introduction, lors de mes ateliers de définition, je me permets
de faire un gros raccourci en disant qu’un type de contenu documentaire
est : Document + Propriétés = Type de Contenu
7
Késako ?

3. Types de contenu
 J’utilise très rarement le type de contenu Document, je demande à mes
clients :
Au minimum quelles sont les propriétés qui caractérisent un document ?
 Chez ce client il s’agissait des colonnes Secteur et Nature pour savoir qui
est le propriétaire (RH, SI, etc) et quel est son type (document technique,
compte rendu, formation, …).
 Ainsi nous pourrons ajouter d’autres propriétés afin d’enrichir le type de
document de base, par exemple une sous catégorie (cf slide suivante).
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Héritage

3. Types de contenu
 Tous les types de documents héritent de [Nom_Client] Document
9
Héritage

3. Types de contenu
 L’inventaire de tous les types de documents est la partie la plus
complexe, j’utilise le canevas Excel suivant :
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Inventaire

4. Finalités
 Le but est de disposer d’un espace pour centraliser tous les modèles afin
que ceux-ci puissent être mis à jour par des utilisateurs métier et qu’ils
soient tous mis à disposition des sous sites qui utilisent ces modèles
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Modèles
Direction SI Qualité …

5. Procédure
 Pour des raisons de confidentialité je ne peux pas mettre les
informations du client, j’utiliserai donc Altran Document comme type de
base et tous les types de documents hériteront de celui-ci.
 A partir du site racine de la collection de sites :
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Créer le type de contenu Altran Document

5. Procédure
 Créer le type de contenu Altran Document qui hérite de Document
14

5. Procédure
 Ajouter les colonnes de site Secteur et Nature
15

5. Procédure
 Ajouter les colonnes de sites Secteur et Nature
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5. Procédure
 Le type de contenu est prêt et les colonnes sont obligatoires
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5. Procédure
 Pour créer les autres types de contenu qui héritent de Altran Document,
par exemple SI Document Projet qui utilise un modèle Word :
 Procéder la même manière que précédemment mais en choissant cette
fois-ci Altran Document comme parent
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Créer le type de contenu SI Document Projet

5. Procédure
 Vous constatez que ce type de document hérite de Altran Document et
que toutes les colonnes ont été reprises
 A présent il faut ajouter notre modèle de projet : SI_Projet.docx
19

5. Procédure
 Voici comment se présente ce modèle
20

5. Procédure
 Le but de cet article est de centraliser les modèles dans une bibliothèque
dédiée, nous allons donc utiliser celle du site racine Documents et
télécharger notre modèle SI_Projet.docx
 Et récupérer son url relative :
/sites/intranet/Documents%20partages/SI_Projet.docx
21

5. Procédure
 Pour ajouter ce modèle dans notre type de document SI Document Projet
22

5. Procédure
 Pour utiliser ce type de contenu dans un sous site, par exemple SI, il faut
l’ajouter et créer un nouveau document projet
23

5. Procédure
24

5. Procédure
 Vous remarquez que les propriétés doivent toutes être saisies à chaque
fois : Secteur et Nature
25

5. Procédure
 Pour pré remplir les colonnes avec Secteur=SI et Nature=Document
technique, il suffit d’aller dans notre bibliothèque de modèles et
appliquer le type SI Document Projet sur le modèle SI_Projet puis remplir
les champs depuis ses propriétés
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5. Procédure
 A présent, les champs sont pré remplis si vous créez un nouveau
document
27

5. Procédure
 Procédez ainsi pour créer tous les autres types de contenu et pré remplir
les colonnes afin que les utilisateurs n’aient pas à les sélectionner à
chaque fois
 Utilisez les fonctionnalités de regroupements pour catégoriser les
modèles
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Créer les autres types de contenus

6. Maintenance
 Pour mettre à jour un modèle (logo, texte, etc), il suffit de l’éditer puis
enregistrer les modifications depuis la bibliothèque des modèles. Elles
seront répercutées immédiatement dans les sous sites qui les utilisent.
 Par exemple, pour le modèle SI Projet
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Mettre à jour les modèles

6. Maintenance
 Supprimez tout l’en tête et enregistrez les modifications
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6. Maintenance
 Vous constatez que la mise à jour a bien été répercutée sur les sous
sites
31

6. Maintenance
 Imaginons que vous souhaitiez ajouter une colonne Mot clé de type
texte sur tous vos types de documents et le plus rapidement possible
 Dans ce cas, comme nous avons utilisé l’héritage, il suffit de créer cette
colonne de site à la racine du portail puis l’ajouter au type de contenu
Altran Document
 Pour rappel, voici les types de contenu actuellement utilisés
32
Ajouter une nouvelle colonne Mot clé à tous les types de contenu

6. Maintenance
 Dont la représentation graphique est la suivante :
33

6. Maintenance
 Nous allons donc simplement ajouter notre colonne sur le type de base
Altran Document et immédiatement les autres types de documents
hériteront de cette colonne
34

6. Maintenance
 Pour ce faire, depuis Altran Document, ajoutez la colonne texte Mot clé
35

6. Maintenance
 A présent tous vos types de contenu disposent de cette colonne
36

6. Maintenance
 Imaginons maintenant que tous les secteurs (SI, RH, …) aient besoin de
catégoriser davantage leurs documents. Par exemple, le SI a besoin
d’une colonne supplémentaire avec Analyse, Spécification, Conception,
etc. Le RH avec Paie, Recrutement, Collaborateur, etc.
 Comment faire avec notre taxonomie en place ?
37
Evolutions

6. Maintenance
 Solution 1 : Créer une colonne de site Catégorie pour chaque secteur
puis l’ajouter sur tous nos types de contenu (SI Document Projet, RH
Feuille Absence, etc.). C’est une solution viable si vous n’avez pas
beaucoup de types de contenu mais si vous disposez de plusieurs
dizaines de modèles, cela deviendra assez fastidieux à mettre en place.
38
Evolutions

6. Maintenance
 Solution 2 : Ajouter un niveau intermédiaire au niveau de l’héritage pour
chaque secteur. Ainsi, SI Document Projet héritera de SI Document (et
plus de Altran Document) puis nous pourrons ajouter la catégorie SI afin
qu’elle hérite sur tous les types de contenu SI.
 Cette solution est plus pérenne et demandera moins de tâches de
maintenance, c’est justement celle-ci que j’ai mis en place chez ce client
et que je propose très souvent.
 Toutefois, il faut penser à la mettre en place très en amont du projet
avant d’avoir commencé à créer vos types de contenu.
 La slide suivante illustre cette solution.
39
Evolutions

6. Remarques
 Pour rappel, cette solution a été mise en place pour une version
Foundation, si vous disposez d’une version serveur Standard ou
Entreprise :
 Stockez vos types de contenu dans une collection de sites dédiée,
souvent appelée le Hub, vous pourrez les publier afin que qu’ils
soient disponibles dans les autres collections de sites
 Utilisez au maximum des colonnes de types métadonnées gérées via
le groupe de termes (termstore), vous pourrez ainsi déprécier des
termes, déplacer, etc. et elles seront mieux indexées par le moteur de
recherche
 En conclusion, je ne saurai que vous conseiller d’exploiter et tirer
avantage des types de contenu avec héritage, ainsi vous gagnerez du
temps dans vos tâches de maintenance et de mise à jour.
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Métadonnées gérées et Hub

7. Conclusion
D’autres articles, basés sur ce même modèle, viendront prochainement…et
orientés administrateurs, développeurs ou utilisateurs.
Pour ma part, j’ai pris beaucoup de plaisir à faire partager ces retours
d’expériences en espérant que cet article sera apprécié, autant dans son
format que dans son contenu.
Des questions, suggestions d’articles, un projet ? Contactez-moi !
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Ran MELLUL
Senior Architect & Practice Manager SharePoint
Altran Suisse
Mob. : +41 78 636 64 20
ran.mellul@altran.com
http://www.altran.ch

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