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aMS 2021 - De bonnes pratiques pour rendre SharePoint plus ludique
- 1. 1 aMS Strasbourg 14/10/2021 De bonnes pratiques pour rendre SharePoint plus ludique Laurent SITTLER Fiona FRUHINSHOLZ
- 2. ◦ MERCI A NOS SPONSORS ! 2
- 3. Qui sommes-nous ? 3 Fiona FRUHINSHOLZ Consultante Microsoft 365 & Adoption Fiona Fruhinsholz | LinkedIn @FionaFruh Laurent SITTLER Consultant/Architecte Microsoft 365 Laurent Sittler | LinkedIn @laul0_68 LsOnline
- 5. Accès et gestion des membres Collaborer Planifier Sécuriser Partager
- 6. Listes vs Bibliothèques de documents Listes - Éléments - Métadonnées - Pièces jointes Bibliothèques - Documents - Métadonnées - Stockage
- 7. Colonne vs Type de contenu Colonne • Métadonnée • Plusieurs types de métadonnées • Nom unique • Scope site / global • Nom interne / Nom visuel Type de contenu • Constitué de colonnes • Hérite d’un autre type de contenu • ID • Scope site / global
- 9. Comment construire mon URL dans SharePoint ? https://monentreprise.sharepoint.com/sites/mon-site / SitePages / ma-page.aspx Nom de domaine Nouvelle collection de site Liste ou bibliothèque Page, document, …
- 10. Comment construire mon URL dans SharePoint ? Bonnes pratiques • Utiliser des préfixes ou des suffixes (int-…, ext-…, project-…) • Utiliser des acronymes / slug (RH = Ressources Humaines, SI = Systèmes d’Informations, …) • Éviter les caractères spéciaux ou accentués Attention à la longueur de vos URL ! https://monentreprise.sharepoint.com/sites/mon-site / SitePages / ma-page.aspx
- 11. Chemin d’accès géré / Managed Path • On-Premises ◦ Configuration admin • Online – seulement ◦ teams ◦ sites • Configuration par défaut • Gouvernance https://monentreprise.sharepoint.com/teams/int-communication https://monentreprise.sharepoint.com/sites/int-communication
- 12. Pourquoi utiliser un Hub ? • Cohérence visuelle & navigation • Amélioration de la recherche • Meilleure visibilité des contenus connexes Intranet Hub IT Comm Achats Hub RH Entreti ens Recrut ement
- 13. Parent Hub Hub RH Entreti ens Recrut ement Intranet Hub IT Comm Achats Hub Juridique • Amélioration de la recherche pour les sites associés • Meilleure visibilité des contenus connexes En cours de déploiement
- 14. Quel type de site choisir ? Les questions à se poser : • Quel est l’objectif de mon site ? • Quelle est l’audience ? • Qui peut publier du contenu ? • Quels sont les impacts ? • Qu’elles sont les règles métiers à appliquer ?
- 15. Un groupe SharePoint qu’est-ce que c’est ? • Contrôle les accès d’un ensemble d’utilisateur • Groupes par défaut prennent le nom du site dont ils dépendent Attention – renommage de site
- 16. Utiliser les modèles de sites • Fournir des thèmes, listes ou dispositions réutilisables facilement • Réutiliser facilement les modèles fournis sur SharePoint look book (microsoft.com) • Créer ses propres modèles
- 17. Et si on parlait limites & chiffres clés ? • 10 000 groupes par site • 5 000 utilisateurs / groupe • 5 000 groupes pour un utilisateur • 250 Go par fichier • 250 Mo par pièce jointe • 100 Go au total • 30 000 fichiers maximum • 100 000 éléments • 15 Go / Fichier • 2 000 par organisation • 1 association par site à un hub • 50 000 • 1 personnel et 9 professionnels • 250 Go / fichier • 30 000 000 fichiers / liste-bibl • 300 000 fichiers / liste-lib • 5 000 • 5 000
- 19. Comment bien structurer son contenu ? Avantages • Apparaissent dans la recherche • Autorisations spécifiques • Synchronisation OneDrive • Navigation intuitive pour les utilisateurs Inconvénients • Pas de filtre sur le dossier • Imbrication possible = URL trop longue • Organisation figée • Si changement de dossier, changement d’URL • Risque de doublons Les dossiers
- 20. Comment bien structurer son contenu ? Avantages • Filtre et regroupement facile • Pas d’imbrication de dossiers = URL réduite • La modification des métadonnées ne modifie pas l’URL • Plus flexible • Contrôle des valeurs • Permettent d’affiner la recherche Inconvénients • Affichage dans le navigateur uniquement • Long à renseigner • Pas d’autorisation spécifique sur une métadonnées • Configuration nécessaire en amont Les métadonnées
- 21. Comment bien structurer son contenu ? Avantages • Permet d’appliquer les métadonnées à tous les documents automatiquement • Autorisation spécifique au niveau de l’ensemble de documents • Synchronisation OneDrive • Vue spécifique Inconvénients • Configuration nécessaire en amont • Pas intuitif pour un utilisateur final Les ensembles de documents
- 22. Pages SharePoint • Visualiser le contenu des sites • Actualités, base de connaissance, communication, etc. • Meilleure expérience utilisateur • Multilingue • Création de modèles de pages
- 23. 23 Recherche
- 24. Recherche • Centre de recherche ◦ Recherche par défaut ◦ MDV / PnP Search ou autre solution • Schéma de recherche ◦ Configuration globale (Tenant) ◦ Configuration par site
- 26. Automatisation • Workflow Manager (SharePoint Designer) - Déprécié ◦ Power Automate ◦ Logic Apps • Formulaires (infopath) ◦ Power Apps ◦ Forms ◦ Web Part • Renforcer les règles de gouvernance (ex: site factory) • Modèles de sites / PnP template (site factory)
Notes de l'éditeur
- Équipe vs Groupe Office 365 vs Groupe de sécurité vs Site SharePoint FF: Teams: Collaboration – conversations - partage Groupes Office 365: Planner, Outlook | Calendar | Group Mail => dynamique possible LS: Groupe de sécurité: AAD dynamique possible SharePoint (avec ou sans groupe Office 365)
- FF: Lib: synchronization avec OneDrive, plusieurs lib / sites, etc. Lists: plusieurs par site, gestion de données plates (comme excel), calendrier LS: Lib: 50,000 items, block file extensions Lists: back office, data, configuration, etc.
- FF: Colonne Métadonnées: choix, ligne de texte, date, etc. CT Héritage: document > document projet | document facturation, etc LS: Colonne Internal name CT Pas d’internal name
- Fiona : quand vous souhaitez créer un site SharePoint, vous vous posez sans doute un tas de questions : Comment vais-je nommer mon site afin que cela soit parlant pour mes utilisateurs Quelles sont les contraintes auxquelles je peux me confronter Quel type de site choisir ? Pourquoi l’un plutôt que l’autre ? Comment avoir une navigation et un thème unifié ?
- Fiona Nom de domaine (https://monentreprise.sharepoint.com) URL du tenant et de la collection de sites par défaut Applicable à tous les sites Permanent et non modifiable https://monentreprise.sharepoint.com/sites/mon-site Suffixe = nouvelle site coll custo
- Longueur d’url chemin de fichier/page inclus doit être inf à 400 car Éviter les caractères spéciaux et caractères accentués Slug et construction Préfixe ou suffixe (ex: int-…, ext-…, project-…, etc.) Slug ou acronyme (ex: Ressources Humaine = rh, Systèmes d’information = si, nouveautés SharePoint = sharepoint-news, etc.) Slug = identifiant texte unique d’une publication
- Laurent
- Rappels sous-sites !! À l’époque beaucoup d’etp utilisaient les sous-sites pour gérer les autorisations spécifiques au niveau des contenus Utilisation de la structure hiérarchique des sous-sites Problème de ce fonctionnement : pas de flexibilité en cas de changement Les sites hub SharePoint permettent de connecter et d’organiser un ensemble de sites en fonction de certains attributs organisationnels, comme un service, une région, un secteur d’activité Hub ou agrégateur de contenu créé une relation entre plusieurs sites SharePoint et permet Amélioration recherche et navigation Cohérence visuelle et de navigation Amélioration de la visibilité des contenus connexes (actualités, événements, …) Propagation des autorisations d’un hub sur l’ensemble des sites associés (pour les visiteurs) Lorsqu’un utilisateur associe son site à un hub, il n’y a aucun impact sur les autorisations du site ni sur celle du hub
- Objectif principal : Communiquer site de communication Collaborer site d’équipe Autorisations Quelques personnes sont autorisées à publier du contenu comm Tous les membres doivent pouvoir publier équipe Gouvernance Définie par l’entreprise communication Définie par l’équipe équipe Site d’équipe associé à un groupe M365 Teams Planner Boite mail, …
- Permet de contrôler les accès donnés à un ensemble d’utilisateurs plutôt qu’à une multitude d’utilisateurs individuels Peuvent contenir des utilisateurs individuels, des groupes de sécurité Groupes créés automatiquement à la création d’un site Prennent par défaut le nom du site dans lequel ils ont été créés Chaque modèle de site est associé à un ensemble de groupes par défaut
- Un modèle de site permet de fournir des listes, des thèmes, des dispositions ou des actions personnalisées réutilisables afin que les utilisateurs puissent créer rapidement de nouveaux sites avec les fonctionnalités définies en amont Possibilité de créer ses propres modèles qui seront ensuite poussés par script Réutiliser les modèles de sites disponibles sur SharePoint look book (microsoft.com) Installation rapide depuis le site
- Groupes SP 10 000 groupes par site max 5000 utilisateurs par groupe Un utilisateur peut appartenir à 5000 groupes max Fichiers 250 Go max par fichier 250 Mo pour un fichier joint à un élément de liste Copie / déplacement de fichiers Taille totale 100 Go Pas plus de 30 000 fichiers Chaque fichier doit être inférieur à 15 Go Hub Site 2000 max par organisation Le chemin dd’accès commence à partir du managed path (length) OneDrive limit: Restrictions and limitations in OneDrive and SharePoint (microsoft.com) SharePoint limits: SharePoint limits - Service Descriptions | Microsoft Docs
- Fiona : Dans SharePoint il existe 5 possibilités pour organiser son contenu La première consiste en l’absence de structure, le contenu sera trouvable par la recherche et le tri par défaut des documents. Les autres consisteront en l’utilisation de dossiers, de métadonnées et d’ensemble de documents ou par la combinaison de dossiers et de métadonnées. Quelle est la meilleure solution ? J’ai envie de dire que tout depend des besoins et de l’usage Laurent : Columns internal name Reuse existing site column
- Taxonomy cross-sites / site, MUI (langue principale du site) Métaonnées autres (choices, etc.) => par site
- Dossier Templates (site en) ou Modèles (site FR) Une page ne peut pas être copiée dans le dossier template pour “devenir un modèle” Une page créée à partir d’un modèle n’est pas mise à jour si le modèle est modifié après coups Un modèle n’est pas un gabarit de page (les zones, le contenu… tout peut être supprimé et refait) Un dossier par langue Le multilingue se base sur l’URL des pages
- Fiona: la recherche est un sujet simple fonctionnellement et peu vite devenir compliqué techniquement. Les besoins variant en function des entreprises, la mise en place quant à elle peut être très simple comme devenir un vrai enjeu Laurent: techniquement, ajsuter/modifier le comportement de la recherche nécessite quelques connaissances techniques pour comprendre le comportement et configurer la recherche de manière adequate pour ne pas pénaliser l’environnement et ne pas impacter les performances. On bon plan est necessaire avant de se lancer