Description des outils SharePoint pour la gestion documentaire.

1. aOS2017Tournée Canadienne
Fueled by
Québec
Montréal
Ottawa
Toronto
6 Février
7 Février
8 Février
10 FévrierFaire de la GED avec SharePoint?
Pourquoi pas!

4. • Introduction à la gestion documentaire
• Outils SharePoint pour la gestion documentaire
• Questions
Agenda

5. Introduction à la Gestion
électronique des documents
(GED)

6. Améliorer la gestion des
documents
VS

7. • La gestion électronique des documents (GED) désigne un procédé
informatisé visant à organiser et gérer des informations et des
documents électroniques au sein d'une organisation;
• Il met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition, de
classement, de stockage, d'indexation, de consultation.
Définition de la GED

8. • La GED participe aux processus de travail collaboratif, de
capitalisation et d'échanges d'information;
• C'est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du
document de sa création jusqu'à sa disposition : archivage ou
destruction.
• Archivage : application des règles du calendrier de conservation de
l’organisation
• Destruction : disposition définitive d’un document lorsqu’il n’a plus de valeur
légale ou administrative
Définition (suite)

9. Cycle de vie des documents

10. Cycle de vie des documents

11. Outils SharePoint pour la GED

12. Fonctionnalités SharePoint
Pour la création de documents

13. • Création des documents à partir d’un modèle
• Publication simple des documents existants
• Télécharger un ou plusieurs fichiers à la fois
• Glisser/déplacer dans une bibliothèque
• Types de contenu
• Intégration d’outils commerciaux pour la capture
Outils pour création de documents

14. • Contrôle des versions à 2 niveaux
• Flux de travail pour approbation
• Extraction/archivage
• Coédition de documents
Outils pour création et collaboration

15. Fonctionnalités SharePoint
Pour l’organisation des documents

16. • Collections de sites/sites/sous-
sites
• Bibliothèques de documents
• Colonnes/métadonnées gérées
• Valeur de colonne par défaut
• Valeur de colonne obligatoire
• Type de contenu
• Ensemble de documents
• Identifiant unique de document
• Organisateur de contenu
• Flux de travail
• Outils commerciaux
Outils pour l’organisation du contenu Organisation

17. Fonctionnalités SharePoint
Pour la protection des documents

18. • Gestion des autorisations granulaires
• Audit
• Prévention contre la perte de données (DLP) (SP2016 et Office 365)
• Gestion des droits relatifs à l’information (RMS ou IRM)
• Signature numérique
• Centre d’enregistrement
Protection Protection

19. Fonctionnalités SharePoint
Pour la diffusion des documents

20. • Centre documentaire
• Navigation par métadonnées
• Pages basées sur la recherche
• Affichage différent selon les besoins
Diffusion Diffusion

21. Fonctionnalités SharePoint
Pour la disposition des documents

22. • Stratégie de gestion de l’information
• Centre d’enregistrement
• Déclaration automatique
• Déclaration d’enregistrement sur place
• Déclaration via flux de travail
• Déclaration via la stratégie de gestion de l’information
• Stratégie de rétention (conservation)
• Stratégie de suppression
• Ediscovery
• Intégration d’outils commerciaux
Disposition / Archivage

23. • Avec les stratégies de gestion de l’information, SharePoint permet
d’associer un ensemble de règles à un type de contenu.
• Parmi ces règles il y a des règles de rétention
• Ces règles définissent:
• La durée de conservation déterminée par une norme, une loi ou l’entreprise :
• Pour les documents confidentiels;
• Pour les documents administratifs et nominatifs;
• Pour les documents à valeur légale;
• Les dispositions suite à l’expiration des délais.
Note: Les règles de rétention permettent d’appliquer une action après
un délai. Elles ne protègent pas les documents contre la suppression.
Stratégies de gestion de l’information

24. • Ensemble de règles qu’on applique à des types de contenus
Stratégies de gestion de l’information

25. • Possibilité de spécifier plusieurs étapes
Spécifier des étapes de rétention

26. Actions de stratégie de rétention

27. Centre des enregistrements

28. Paramètres de déclaration d’enregistrement

29. • La déclaration d’un enregistrement peut être faite:
• Manuellement (si autorisé)
• Automatiquement
• Par une stratégie de gestion de l’information
• Par flux de travail
Déclarer un enregistrement

30. • Définition de règles qui permettent de bloquer la modification et/ou
d’exporter le contenu qui répond à ces règles.
• Vous pouvez gérer le Ediscovery en utilisant un site SharePoint ou le
centre de sécurité et conformité
Ediscovery

31. • Lors d’une modification ou de la suppression, le document est envoyé
dans la bibliothèque de conservation et de préservation.
• Cette bibliothèque est seulement disponible pour l’administrateur de
collections de sites
Rétention suite au Ediscovery

33. Alors est-ce que c’est possible de
faire de la gestion documentaire
avec SharePoint?

34. • Vue d’ensemble de la gestion de documents dans SharePoint
• https://technet.microsoft.com/fr-CA/library/cc261933.aspx
• Centre d’enregistrement
• https://support.office.com/fr-fr/article/Pr%C3%A9sentation-du-Centre-des-enregistrements-
bae6ca5a-7b19-40e0-b433-e3613a747c2c
• Déclarer un enregistrement
• https://support.office.com/fr-fr/article/D%C3%A9clarer-un-%C3%A9l%C3%A9ment-de-liste-ou-
de-biblioth%C3%A8que-en-tant-qu-enregistrement-5d09480c-4b6b-4d3d-b46c-8b90a0f56f59
• Paramètres d’audit
• https://support.office.com/fr-fr/article/Configurer-les-param%C3%A8tres-d-audit-d-une-
collection-de-sites-f5a346d0-ee0f-4412-a5e6-d9b5abaa1012
• Prévention contre la perte de données
• https://technet.microsoft.com/fr-fr/library/ms.o365.cc.dlplandingpage.aspx
• Gestion des droits relatifs à l’information
• https://support.office.com/fr-fr/article/Application-de-la-Gestion-des-droits-relatifs-%c3%a0-l-
information-%c3%a0-une-liste-ou-%c3%a0-une-biblioth%c3%a8que-3bdb5c4e-94fc-4741-b02f-
4e7cc3c54aa1?ui=fr-FR&rs=fr-FR&ad=FR
Liens utiles

35. Des questions?

36. Merci !