1. Gestion de l'information
structurée
(composantes) avec
Word et SharePoint
Danny Boulanger
Expert de solution
Patrick Lemieux
Développeur

2. Ordre du jour
 Évolution du marché de l’information structurée
 Défis et problématique
 Besoins de gestion d’information structurée
 Approche du marché et solution
 Présentation d’une solution

3. Vos formateurs

4. Objectifs du séminaire
 Découvrir le domaine de l’édition et de la gestion de l’information
structurée
 Identifier les meilleures approches
 Connaître les différentes solutions du marché

5. Historique d’Alcero
 Fondation d’InterDoc en 1995: Consultation et intégration
 Fondation d’Alcero en 2007
 Lancement d’Alexya en septembre 2008
 InterDoc devient la division service d’Alcero en 2009
 Alexya présent à l’international: Allemagne, Espagne, Caraïbes,
États-Unis, Canada
 Lancement de l’éditeur de document virtuel en 2014

6. Nos clients
Chambre des
communes

7. Évolution du marché de
l’information structurée

8. Historique
 Traitement de texte spécialisé
 AES, MICOM, Xerox Star
 Système de création d’information structurée
 SGML: Arbortext, Softquad
 Ventura
 Front Page
 Quark Express
 Page Maker

9. Historique
 1985 Avènement du PC
 Application bureautique
 Accès aux applications de création structurée
 1993-2008
 I4I Création de contenu structuré avec Word, 1993
 Premier brouillon du XML, 14 novembre 1996
 Black Blade Inc 2006

10. Historique
 Joueurs clés dans la création d’information structurée
 PTC Arbortext
 JustSystems (XMetal)
 Altova (Authentic)
 oXygen
 I4I (x40)

11. Évolution des besoins
Dématérialisation
• Mondialisation
• Télé-Travail
• Multi-disciplinaire
Multi-Plateforme
• Web
• Tablette intelligente
• Téléphone intelligent
Collaboration
• Édition concurrente
• Gestion des sections ou composantes

12. Défis et problématique

13. Défis

14. Notre lecture des défis

15. Problématique d’affaires
 Gestion de changement
 Cibler les usagers sur la création

16. Problématique d’architecture d’information
 Document élaboré dans un bloc
 Culture d’édition
 Sa méthode
 Son style
 Sa gestion
 Structure virtuelle inexistante
 Service de librairie mal compris

17. Problématique technologique

18. Besoins de gestion
d’information structurée

19. Plateforme SharePoint
Processus
Production de Workflow
Collaboration de Workflow
Processus d’affaires système de
gestion
Tâches et
activités
Collaboration
Blog, Wikki
Outlook
Réseau sociaux interne
Information
Système de gestion électronique de document
Gestion contenu Web
Portail
Formulaires électroniques
Gestion du cycle de vie de document
Recherche
Gestion d‘enregistrement
Gestion des droits
Imagerie
19

20. Applications d’affaires
 Gestion de contrat
 Publications techniques
 Demandes et réponses de soumissions
 Documentation produit
 Proposition
 Lois et règlements
 Procédures et documentation

21. Quel sont les modules ou service requis
pour supporter une solution d’affaires
Réception de
Receive RFP l’appel d’offre
Faire une liste des
List Requirements exigences
Search past RFPs
Rechercher parmi les appels d’offre antécédents
Find Technical Expert
Trouver un expert technique
Talk to George
Parler à Georges
Meet with avec le groupe
RencontreService Group de service
Trouver Customer de donnée de clients
Search une base Data Base
Access pricing system détermination de prix
Accéder au système de
Draft Reportrapport
Rédiger le
Summarize exceptions
Résumer les exceptions
Besoin talk to Legal?
Need to de parler au département légal?
Rencontre avec
Meet with Managerle gestionnaire
Envoyer une Review
Send Draft for ébauche pour révision
Approuver la proposition
Release Proposal
Envoyer la proposition

22. APPROCHE DU MARCHÉ ET
SOLUTION

23. La gestion documentaire
Avertissement
Une chambre à coucher
ne doit jamais refléter la
façon dont une entreprise
classifie son information.

24. Processus documentaire
Développement
de produits
Marketing
Commercialisation
Service à
la clientèle
Opération
Processus horizontaux
Plans
Rapports
Projections
Courriel
Contrats Autre système
Spécifications
Fichier
Ordinateur
Propositions
Liste de prix
Présentations
Budgets
Développeme
nt
Stratégies
Marketing
Vente
Project
Gestion de l’information dans SharePoint
Discussions
Support
Révisions

25. La gestion composite de l’information
Diviser pour régner
C’est bien de gérer ses
documents.
C’est encore mieux de
gérer son contenu.

26. Contexte d’une solution
Non
structuré
• Applications
Office
• Imagerie
• Base de données
Créer et saisir
Structuré
Organiser
• Type de contenu
• Taxonomie
• Metadonnées
• Plan de
classification
Semi
structuré
Rechercher
• Actif
• Semi-actif
• Archive
Gérer
• Taxonomie de
navigation
• Contextuel
• Langage
naturel
• Intelligence
d’affaires
• Rapports
• KPI
Analyser
Publier
• Impression
• Intranet
• Extranet

27. Composantes
Gestion structurée d’information
Édition
Gestion
Publication

28. ÉDITION

29. Cadre d’un contenu
 Formats
 .doc, .pdf, .html
 Structure
 XML Schema, Proprietary structure, DTD,
 Contenu
 Texte, image, vocal, vidéo, données
 Présentation
 XSLT, CSS,
 Formatage
 XSL
 Métadonnées
 Règles d’affaires, Description du contenu

30. Besoin de gestion du cycle de vie des contenus

31. XML
 Le langage XML (eXtended
Markup Language) est un
format général de documents
orienté texte.
 XML est devenu omniprésent
dans le monde de
l'informatique.
 Une des idées directrices de
XML est la séparation entre
contenu et présentation.

32. XML

33. Les structures de contenu : DTD / Schema
 Les DTD (Document Type
Definition) héritent du format
SGML.
 Les schémas ont été introduits
pour remplacer les DTD
 L'intérêt principal de ces
modèles de documents est de
pouvoir décrire explicitement
les règles à respecter pour un
document et de pouvoir vérifier
si un document donné les
respecte effectivement.

34. Les structures de contenu : DTD / Schema

35. Présentation – Feuilles de style
 Une feuille de style contient
des règles qui décrivent des
transformations.
 Ces règles sont appliquées à
un document source XML pour
obtenir un nouveau document.
Démonstration!

36. Présentation – Feuilles de style

37. Présentation – Feuilles de style

38. MICROSOFT ET LE STANDARD
OPEN XML

39. La petite histoire d’Office Open XML
 Office Open XML (aussi connu
sous le nom de OOXML ou
OpenXml) est un format de
fichier developpé par Microsoft
pour représenter des chiffriers,
des graphiques, des
presentations ainsi que des
documents.
Ce standard fit son apparition
dans la version 2007 de
Microsoft Office.

40. La structure d’un document
Y a-t-il un lien entre le format
OpenXml et Sharepoint?
Démo

41. L’édition simultanée d’un document
 La co-rédaction, ou le coauthoring, est maintenant
quelque chose de
possible.
 Ainsi, si deux utilisateurs
éditent un même
document depuis Word, le
document sur le serveur
sera mis à jour, par les
différentes modifications
faites par nos deux
contributeurs.

42. Joueurs clés
 Black Blade: docBlock Ascend (word + SharePoint)
 Dita Exchange (Dita+SharePoint)
 Ixiasoft (CMS)
 Oxygen (Éditeur XML)
 SiberSafe
 SiberLogic ( CMS XML)

43. GESTION ÉLECTRONIQUE DE
DOCUMENT

44. Éléments clés pour gérer votre contenu
 Gérer les métadonnées (gestion des termes)
• Collection des termes relatifs
• Les termes et ensembles de termes peuvent être créés et gérés indépendamment
des colonnes
 Type de contenu
 “Document Set”
• Réplication de métadonnées de base
• Workflow et Gestion de politique d’information
 Workflow
 Plan de classification (File Plan)

45. Librairie ou bibliothèque
 Bibliothèque de documents
• Gestion des entrées et des sorties
• Gestion des versions
•
•
Version majeure
Majeure et mineure
• Audience ciblée
• Workflow
•
•
•
•
•
Approbation
Recueillir les commentaires
Recueillir les signatures
Approbation de destruction
Trois états
• Gestion de type de contenu
• Politique de gestion de l’information

46. Librairie ou bibliothèque
 Bibliothèque de documents
•
Sécurité
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Plein contrôle
Conception
Gérer la hiérarchie
Approbation
Contribuer
Lire
Accès limité
Centre d’achèvement des dossiers de soumission
Contribution limitée
Lecture seule
Gabarit de bibliothèque de documents

47. Publication

48. DÉMONSTRATION D’UNE
SOLUTION PERSONNALISÉE

49. Contact
Danny Boulanger
Expert en solutions
514.762.1370
dboulanger@alcero.com
www.alcero.com
http://blog.alcero.com
www.twitter.com/alcerosolution

50. Références
 http://www.cmprofessionals.org/