Presentation of FileDirector. French version.

1. FileDirector ®
enterprise
Le nouveau FileDirector version 2
WWW.GDSYSTEM.CA
Réduction des coûts,
efficacité accrue et
un accès sécurisé à vos
documents professionnels

2. The Solution
that solution itself to
La tailors qui s'adapte
your needs
à vos besoins
Peu importe
de quelle taille est votre entreprise, par l'utilisation d'une
solide solution de GED (Gestion Electronique de Documents)
d’innovation technologique performante, vous pouvez créer un
avantage de compétition décisif.
FileDirector est l'outil pour la gestion et la diffusion de
l'information. Il joue un rôle fédérateur générant gains de
temps pour l'administration et l'accès à l'information au sein
de votre entreprise.
Ceci est possible grâce à la centralisation de stockage
numérique sur les médias et le traitement intelligent des
informations. Sur Internet ou Intranet, vous pouvez accéder à
tout moment, rapidement et en toute sécurité à celles-ci.
Ceci est rendu plus facile en permettant à chaque utilisateur
de gérer efficacement ces propres informations, y compris la
saisie rapide, la recherche et la distribution.
En utilisant une approche modulaire souple, FileDirector
s'adapte strictement à l'évolution des besoins de votre
entreprise, indépendamment si vous avez cinq, 5000 employés
ou plus.
Avec FileDirector, votre entreprise est prête à l'avenir.

3. Client soutenu par le
navigateur
L'interface de FileDirector 2.0
vous résout des contraintes de votre infrastructure IT. Si Microsoft. NET Framework 2.0 est
installé, L'ensemble des applications peut être lancée directement à partir de Microsoft
Internet Explorer, et presque toutes les fonctions peuvent immédiatement être utilisées
sans installation.
Le programme d'application WinClient peut être distribué simplement aux employées.
Envoyez simplement un lien ou distribuez un favori de navigateur.
Pareillement à domicile, vous pouvez utiliser de cette manière simple votre FileDirector
Windows Client et accéder sûrement à vos informations.
Le programme d'applica-
tion
WinClient peut être faci-
lement intégré à d'autres
applications, de sorte
que la pleine fonctionna-
lité de votre système de
gestion de documents est
présente dans l’applica-
tion la plus utilisés dans
votre entreprise.

4. Saisir facilement
les données
Documents analogiques
Les documents électroniques
Le logiciel d’application de FileDirector
dispose de nombreuses possibilités
Pourquoi ne pas stocker tous vos
d'acquisition de données, c'est-à-dire Vous
documents électroniques dans FileDirector?
n'avez pas besoin d'une application pour la
C’est une simple opération grâce à
saisie et une autre pour la recherche.
l'intégration de FileDirectore dans les
En plus, les profils de numérisation
applications Microsoft Office, ou de
peuvent être créés qui détiennent les
l'Explorateur Windows.
paramètres du périphérique de capture, et
Envoyez simplement le document à
peuvent également être configuré pour
FileDirector, et déjà vous pouvez
stocker des documents dans des catégories
l’archiver. Ou bien vous laissez FileDirector
définies.
prendre automatiquement des
Un grand nombre de systèmes de
informations, telles que le nom du fichier
numérisation peuvent être soutenus par
et la date.
ISIS ou TWAIN. FileDirector possède une
interface à ShareScan OP d'eCopy, ce qui
vous permet d'envoyer directement des
documents à partir d’un copieur numérique
multifonction vers FileDirector.
Indexation automatique
L'indexation des documents peut se faire
manuellement, ou automatiquement par
l’OCR zone, OCR plein texte ou la lecture
de codes à barres.
Les profils de numérisation peuvent être
réglés une seule fois pour qu'ils effectuent
automatiquement une reconnaissance de
formulaire.
Les informations d'indexation peuvent être
La plupart des travaux sont effectués sur
appliquées automatiquement lors de la WinClient
numérisation ou l’importation des
documents ou à partir d’une autre base de
données.

5. Traiter les documents
La recherche des documents
Utilisez simplement les champs d'index définis pour la
recherche, à l'intérieur d'un gestionnaire ou dans un type de
document, des informations souhaitées.
Vous pouvez aussi utiliser l'option de la recherche plein texte
pour trouver le contenu des documents voulus.
Les documents trouvés sont mentionnés dans la liste des
résultats, qui peuvent être triées et filtrées. Double-cliquez
dans cette liste sur le document souhaité, et il est représenté
dans la fenêtre de visualisation.
Grâce à une visionneuse de document intégrée, FileDirector
est capable d’afficher et d’imprimer les documents
électroniques provenant de plus de 200 formats, directement
et sans présence de l’application originale.
Editer des documents
Avant qu'un document ne puisse être modifié, il doit être
„Sorti“ du gestionnaire FileDirector. Lorsqu’un document est
sorti, personne d'autre ne peut l‘éditer au même temps.
Ensuite toutes les modifications effectuées sur un document
sont enregistrées comme révisions, et toute révision d'un
document peut être consultée.
Un document archivé dans FileDirector pouvant se présenter
sous forme de différents fichiers de format différent, par
exemple des images tif et de documents électroniques Word;
chaque page peut être modifié. Il est également possible
d’ajouter, joindre, remplacer ou supprimer un document.
Si vous souhaitez modifier un document électronique, vous
nécessitez l’application
appartenant au type de
fichiers, avec laquelle il a été
créé.
Sur des pages illustrées vous
pouvez appliquer des
annotations, souligner des
sections, ajouter un tampon,
placer une signature ou

6. The Solution
that tailors itself to
Architecture et sécurité
your needs
Transparence d'intranet et d'Internet.
FileDirector WinClient n'est rien d'autre qu'une application pour Windows
avec les qualités de communication universelles d'un navigateur.
Contrairement à d'autres solutions, FileDirector offre aussi sur un naviga-
teur web des fonctions comme la numérisation ou le traitement des docu-
ments.
Ouvert et évolutif grâce a XML et .NET
FileDirector est une nouvelle génération de solution de gestion
électronique de document basé sur le socle des technologies
.NET de Microsoft adaptées à des formats tel que XML, SOAP,
WSDL et http. L’architecture de FileDirector établit une structure
qui dépasse l’archivage conventionnel. XML est largement accepté comme
la norme pour l’échange de données, quelle que soit la plateforme d’origi-
ne. Cela vaut particulièrement pour la Gestion Electronique de Docu-
ments, où la capacité du XML à classer l’information et les métas donnés
d’indexation sous une forme facilement lisible, devient un outil indispen-
sable pour la gestion des documents d’une entreprise.
Sécurité
Le FileDirector soutient presque toutes les technologies de sécurité dispo-
nibles : Par exemple le chiffrage de données en ligne SSL jusqu'à 168 bits,
signatures électroniques et certificats. Windows et FileDirector règlent
l’accès en team : Windows assure l’authentification et FileDirector vérifie
si l’utilisateur a le droit d’accès à un document.
Architecture 3 tiers
FileDirector est une véritable application 3 tiers; Le serveur FileDirector
gère l’ensemble des requêtes formulées par les WinClients et les expédie
au serveur de base de données pour traitement. Comme Premier tiers :
SQL Server ou Oracle (base de données), FileDirector
comme deuxième tiers et enfin comme troisième tiers FileDirector
WinClient, le navigateur Web ou encore le SDK (Kit de développement).
Grâce à cette architecture, le système fonctionne très stable et
nécessite à peine l'entretien.
Evolutivité
L’un des avantages de FileDirector est sa capacité à évoluer et sa flexibili-
té. Quelle que soit la taille de votre entreprise, FileDirector s’adapte à
vos besoins. La base de données aussi bien que le serveur FileDirector peu-
vent être distribuées sur plusieurs serveurs, afin d’optimiser la performan-
ce du système total ou garantir une disponibilité permanente. Des ser-
veurs supplémentaires peuvent veiller à une répartition des charges ou
une redondance sûre.

7. Stockage des données
est très simple avec FileDirector. Peut
import si vous utilisé MS SQL serveur ou
Oracle pour l’indexation et pour la
recherche plein texte, FileDirector est
tout à fait flexible et adaptable à votre
infrastructure existante.
FileDirector
prend en charge différents types de
stockage de documents: juke-box, SAN /
NAS, disques durs, les conteneurs ainsi
beaucoup d’autres systèmes de stockage.
Unix, Linux, Mac et autres.
FileDirector peut être utilisé hétérogène sur toutes les
plates-formes Windows (à partir de Windows 2000). Grâ-
ce à L’approche universelle de la technologie .NET qui
offre pour FileDirector la possibilité de s’interfacer sû-
rement et efficacement avec d’autres applications, sys-
tèmes ou matériels. Les postes de travail ou des ser-
veurs sous Unix etc. peuvent également accéder aux do-
cuments archivés.

8. Les Caractéristiques de
FileDirector:
Connecteurs Codless
Avec le Connecteur Codeless, on peut établir une relation entre FileDirector et des
champs arbitraires d'autres applications Windows. C'est une manière simple pour remplir
directement des champs depuis d'autres applications avec un raccourci clavier pour
indexer les documents, sans entreprendre une programmation ou une adaptation
coûteuse.
Gestion des Processus (Workflow)
FileDirector est équipé d'un ensemble de services de planification simples, qui sont très
utiles dans un environnement de bureau automatisé. Les différentes étapes de votre
processus sont représentées clairement dans le designer du processus graphique. La
fonction d'impression du designer du processus vous aidera à la documentation dans votre
gestion de qualité. Les fonctions d'absence, retour d’information ou d’alerte empêchent
l'enlisement des processus.
Les documents peuvent être dirigés à travers un processus défini, dans lequel ils
chemineront suivant des étapes fixées.
Le système de messagerie indique s’il y a des nouveaux documents en attente. Le
workflow FileDirector est un véritable agent de sécurité et de productivité, en
permettant un contrôle sur l’état d’avancement et le respect des échéances.
Kit de développement (SDK) intégré
Vous pouvez utiliser le SDK de FileDirector pour développer vos propres applications,
qu'ils s'agissent de Windows ou Basée sur Web. Et il vous permet de les intégrer
facilement dans FileDirector. Ainsi, vous pouvez créer de nouveaux documents,
rechercher et mettre à jour vos documents existants, administrer la sécurité et
beaucoup plus.
Intégration web
Intégrez la fonction de recherche de FileDirector dans votre intranet ou même dans votre
site d'internet. Le serveur Web peut être ajusté de telle sorte qu'il exige aux utilisateurs
en cas de besoin des certificats de sécurité, d’une manière que les documents sont
tenus sous un contrôle strict.

9. Tout à fait nouveau
Réplication à des fins de sauvegarde, redondance ou répartition à d’autres filiales
Le serveur FileDirector peut échanger optionnellement des documents avec d'autres
serveurs FileDirector via le protocole
http (s).
Le module de la réplication multi-site
minimise la durée d’immobilisation,
puisque vous ne devez pas renoncer
dans le cas de dommage à vos
informations précieuses, car ils sont
déjà disponibles sur le serveur de
sauvegarde. En outre, des masses des
données peuvent être également
distribuées la nuit de votre serveur
central FileDirector à des serveurs de
d’autres filiales (ou inversement). Ainsi la vitesse d’accès à vos documents dans les sites
faiblement raccordés peut être améliorée
Classer et indexer encore plus rapidement une masse de papier
Grâce à la technologie FreeForm-OCR intelligente et autodidacte, une pile de document
peut être analysés rapidement, classés et indexés automatiquement les informations
essentielles d'un document .
Simple intégration dans Microsoft SharePoint Portail Server
FileDirector fournit une excellente possibilité à rechercher et à télécharger vos
documents directement à partir de Microsoft SharePoint Portal Server
Performance poussée pour votre serveur
Quand votre système archive directement sur le disque dur, votre matériel peut atteindre
rapidement ses limites de vitesse. Vous pouvez évitez cette baisse de performance en
utilisant la fonction de container de stockage. Vous soulagez votre serveur lors de la mise
à la disposition des documents et lors de la sauvegarde de données.
Le conteneur de FileDirector déplace vos documents dans le quot;Container de fichiersquot;.
La taille des conteneurs est librement éligible. Les données peuvent être simultanément
cryptés et compressés.

10. L’archivage d’e-mail
FileDirector MailStore est un système de
collecte du courrier entrant et sortant du
trafic e-mail. Des Prescriptions légales
peuvent exiger que le courier électronique
avec les partenaires commerciaux soit archivé
sur une longue période. Si les e-mails
automatiquement générés sont pertinents
pour des processus d'affaires, (p. ex. d’un
système de commande), ceux-ci peuvent être
aussi archivés. Des systèmes de téléfax, qui
sont connectés sur le serveur de messagerie,
sont également intégrés dans le système de
la gestion électronique de documents.
Explication : FileDirector MailStore est basé sur
Microsoft SMTP Transport Event Sink (Récepteur
d’évènement de transport). Microsoft SMTP est utilisé
par nombreux systèmes de messagerie. En outre, Lotus
Notes ou Linux Postfix peut être utilisé aussi comme
Système de Messagerie si au moins un serveur Microsoft
SMTP existe dans la chaîne Mailrelay. L'ordre de
l'utilisation de SMTP MailStore et d'autres événements
de SMTP sur le serveur de messagerie est définie par
l'administrateur (Souvent avant l'anti-Spam et après
l’anti-virus). Là, les ensembles de règles de filtrage peuvent être appliquées.
Subséquent, FileDirector peut importer l’e-mail selon un schéma planifiée. Tous les
champs de courrier électronique pertinents (l’adresse d’expéditeur, l'adresse du
destinataire, nom de destinataire
et d'émetteur, objet, date et heur,
etc.) sont transmis. L’email est
archivé comme document.
L'accès à l'archive peut être définie
par les droits d’accès.
De même les e-mails peuvent être
transmis à la gestion de processus
intégrée visant la poursuite de
traitement. Les e-mails peuvent
être affichés soit par la fenêtre de
visualisation intégrée, soit par le
programme d'e-mail déjà installé.
On peut chercher des e-mails
conformément á des droits définis.

11. Administration simple
Le FileDirector serveur
peut être administré simplement et facilement avec FileDirector Enterprise Manager.
L’Enterprise Manager de même que le programme FileDirector WinClient peut être
chargé et utilisé immédiatement sur Microsoft Internet Explorer. Ainsi, vous pouvez
administrer depuis n'importe quel endroit au sein de votre entreprise ou en cas de besoin
aussi de l'extérieur, à condition que les droits d'accès soient disponibles. Toutes les
fonctions de FileDirector peuvent être réglées dans l’Enterprise Manager, à l'exception
de la configuration de base.
A l'aide de l'Enterprise Manager, vous pouvez prédéfinir l'apparence du FileDirector
WinClient ou changer les droits d’accès et régler tout les paramètres d’un type de
document, contrôler Des fonctions partielles du programme ou configurer la Gestion de
Processus. Tout le système s'oriente à votre infrastructure déjà existante.
Les comptes et les groupes des utilisateurs sont repris automatiquement du vos Active
Directory ou SAMBA et peuvent être utilisés de plus dans FileDirector.
La transparence des actions d'utilisateur ne doit pas manquer naturellement dans une
solution GED, ainsi la fonction de la traçabilité dans l’Entreprise Manager ne laisse aucun
souhait ouvert, pour retracer chaque étape que vos utilisateurs ont pris.
Ainsi, vous pouvez non seulement répondre à tout moment aux exigences de la
réglementation sur la traçabilité, mais aussi afficher les notifications du programme à
tout moment. En plus, la traçabilité peut être triée rapidement par utilisateur,
ordinateur, action ou date et vous retrouvez vite le message recherché.

12. GD System, Inc.
Le Partenaire d‘un monde en évolution
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Internet: www.gdsystem.ca
fonctions:
• Gestion des durées de validité des do-
• Interface FileDirector WinClient ou Navigateur cuments
Web • Annotations sur documents, y compris
• Transparence Intranet / Internet les Hyperliens
• Evolutivité • Référence associée au document
• Bases de données SQL Server ou Oracle • Gestion de liens à bases ODBC
• Sécurité basé sur Active Directory / LDAP • SDK intégré
• Administration flexible & simple des droits • Connecteurs Codeless
• Design personnalisé des données d'index • Utilisation en/hors ligne
• Supporte un grand nombre de scanners • Contrôle supplémentaire à travers les
• Le viewer soutient plus de 200 formats fonctions Enregistrement et Sorti des
• Intégration dans Microsoft Office documents
• Réplication multi-site • Reconnaissance de formes
• Gestion du stockage • La technologie FreeForm t autodidac-
• Gestion de révision te
• Mode DMZ • OCR zone et plein texte
• MailStore • Gestion des processus
• COLD • Intégration en SharePoint / Webparts
• VNP, impression virtuelle & Image
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