Webinar Alfresco/Smile : Pourquoi interfacer Alfresco avec vos applications métier ?

1. Pourquoi interfacer Alfresco
avec vos applications métier
LA GED AU CŒUR DE VOTRE SI
Webinar du 21 novembre 2013

2. Agenda
Présentation de Smile
Besoins et Modalités d’interfaçage avec des applications
métier
Alfresco et un ERP (Enterprise Resource Planning )
 Cas d’usage : Camif Collectivités avec X3
 Alfresco avec SAP : le connecteur Connexas
Alfresco DAM et e-commerce
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3. Présentation de Smile
1
er
intégrateur
européen de
Solutions
open source
+20 ans d’expérience
700 experts de l’open source
17 agences
45 M€ de CA en 2012
22% de croissance en 2012
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4. Offres métier
BUSINESS LINES ET SOLUTION
Web
• Site internet
• E-commerce
• Mobile
• Open Data
Collaboration
• Portail
• GED
• RSE
• Recherche
Information system
• Décisionnel
• ERP
• BPM
• SIRH
Infrastructure
• Hébergement
• Système
• Big Data
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5. Smile et Alfresco
Partenariat stratégique
Partenaire historique (2007)
 Certifié pour la formation
 Premier partenaire EMEA 2011
Équipe certifiée
 Développement certifié (ACE)
 Maintenance certifiée (ACA)
Expertise technique
 Interface (Share – Surf)
 Intégration & Architecture SI
 Mobile (iOS & Androïde)
 Cloud & hybride
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6. Offre de service
Conseil
Ingénierie
informatique
• Conception
• Intégration
•Cadrage stratégique
•Assistance
•Expertise métier
Agence digitale
•Design - graphisme
•Ergonomie
Formation
•Accompagnement
Infogérance
•Hébergement
•Maintenance
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7. Nos livres blancs
Téléchargeables
gratuitement sur
www.smile.fr
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8. Alfresco et les applications métier
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9. Pourquoi une brique GED avec votre application métier ?
 Ajouter des fonctions documentaires dans une application métier qui n’en dispose
pas, ou qui sont minimalistes
 Permettre à des utilisateurs d’accéder à des documents alors qu’ils n’ont pas
d’accès à l’application métier (ex : ERP)
 Offrir des fonctions de recherche transverses et en texte intégral
 Optimiser le stockage des fichiers – Gestion de la volumétrie
 Eviter les doublons de fichiers
 Faciliter les remontées terrain (cloud, mobile)
 Proposer des fonctions collaboratives
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10. Démarche d’interfaçage
Définir les modalités
Sens de communication
 Application métier vers Alfresco
 Alfresco vers Application métier
Transfert d’information
 Contenu : documents, métadonnées (ID objet, …)
 Délai : Immédiat, léger différé, différé
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11. Démarche d’interfaçage
Fonctionnalités souhaitées
 Consultation, Ajout, Modification (avec versionning), Suppression de documents
 Recherches, alertes, …
 Exportation
Interfaces utilisateur à proposer
 Application métier
 Accès direct à la GED (sites collaboratifs, entrepôt)
 Accès externe (cloud ou mobile) grâce Alfresco
Faciliter les
opérations
utilisateur
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12. Démarche d’interfaçage
Dépôt de fichiers
 montage FTP
 montage CIFS (lecteur réseau)
 montage Webdav (lecteur réseau)
 CMIS via les API CMIS du marché (ex Apache chemistry openCMIS)
Injection de métadonnées
 Interface RESTFUL (HTTP)
 Interface Webservice (SOAP)
 CMIS
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13. Alfresco et ERP
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14. Alfresco et X3
Le cas de Camif Collectivités
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15. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités
Existant
X 3 (Sage) utilisé comme ERP
 Catalogue des fournisseurs et produits avec leurs certificats
 Elaboration des propositions commerciales
 Nombreux développements spécifiques réalisés par le client
 Aucune fonction de GED
Documents générés stockés manuellement dans Alfresco ou sur
le réseau
 Sans métadonnées ni règles de nommage
 Sans lien avec l’ERP
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16. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités
La demande
Déposer dans Alfresco les documents générés par X3
Consulter les documents depuis X3
Accéder directement à Alfresco
 Utiliser les sites collaboratifs pour les réponses aux appels d’offre
 Déposer des documents non liés à X3
 Rechercher
Favoriser les développements dans X3
Disposer d’une mécanique d’importation générique
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17. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités
Méthodologie
La démarche
Structuration d’Alfresco
 Définition des types documentaires et des métadonnées utiles dans Alfresco
 Elaboration d’un plan de classement et des règles d’alimentation selon les
métadonnées
 Identification des clés d’identification uniques des documents
(1 métadonnée ou combinaison de métadonnées)
Modalités de communication X3 / Alfresco
Adaptations fonctionnelles
 Pour Alfresco : Extraction d’un dossier de réponse, recherche
 Pour X3 : ajout d’un onglet GED et toutes les fonctions de dépôt
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18. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités
Création de document
Création
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19. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités
Modification de document
Modification
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20. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités
Intégration X3 : visualisation
Visualisation
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21. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités
Intégration X3 : visualisation
Visualisation
21

22. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités
Intégration X3 : visualisation
Visualisation
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23. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités
Intégration X3 : visualisation
Visualisation
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24. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités
Intégration X3 : dépôt
Création
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25. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités
Intégration X3 : dépôt
Création
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26. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités
Intégration X3 : dépôt
Création
26

27. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités
Intégration X3 : dépôt
Création
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28. Alfresco et SAP
Le connecteur Connexas
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29. Alfresco et SAP
Fonctions couvertes
 Echange de données selon la norme ArchiveLink SAP
 Business object SAP
 Durée de conservation
 Type de document
 Métadonnées
 Modalités
 Déposer un document dans SAP et le transférer dans Alfresco
 Déposer un document ou mail dans Alfresco et le lier automatiquement à SAP
 Déclencher un workflow
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30. Alfresco et SAP
DOC
Incoming
documents
SAP
Business
Objects
(Framework)
AB
C
123
XYZ
WEB, Scan,
…
Alfresco
Content
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31. Alfresco DAM et e-commerce
31

32. Alfresco et e-commerce
Alfresco DAM
Centraliser les images produit, vitrine, …
 Images, PDF animés, Animations flash, vidéos,
Présentations PowerPoints…
 Fichiers de création, fichiers de consultation
Gérer les médias
 Disposer d’une interface de dépôt
 Mettre en place des processus de validation
 Gérer les droits d’exploitation
 Diffuser le média sous la résolution qui convient, aux communicants, agences
externes, photographes, journalistes, grand public
 Contrôler les accès
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33. Alfresco DAM et e-commerce
Système d’information
•Gérer les données
référentielles : clients /
fournisseurs, produits,
financières
Alfresco dans le SI
Product Information
Management
PIM
•Modélisation de catalogue
•Complétude des données
•Publication multicanale
de catalogue
E-commerce
DAM
•Diffuser les produits en
vente illustrés par les
médias
•Gérer le panier de
l’utilisateur et le process
d’achat en ligne
•Informer l’ERP des
ventes
Master Data Management
•Alimenter les applications
métier pour garantir la
cohérence des données entre
elles
MDM
•Gérer le stock et les prix
ERP
•Suivre la comptabilité et
les finances
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34. Conclusion
Apporter des réponses efficaces au métier
Bénéficier du meilleur des deux mondes
Ajouter ou améliorer la fonction documentaire
Centraliser le stockage documentaire dans un référentiel
Ouvrir vers les usages Cloud et Mobile

35. Merci pour votre attention
Pour plus d’informations
Kévin CHERY
kevin.chery@smile.fr
01 41 40 29 12
06 15 78 39 45
37