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Pourquoi interfacer Alfresco
avec vos applications métier
LA GED AU CŒUR DE VOTRE SI
Webinar du 21 novembre 2013
Agenda
Présentation de Smile

Besoins et Modalités d’interfaçage avec des applications
métier
Alfresco et un ERP (Enterprise Resource Planning )
 Cas d’usage : Camif Collectivités avec X3
 Alfresco avec SAP : le connecteur Connexas

Alfresco DAM et e-commerce

2
Présentation de Smile

1

er
intégrateur

européen de
Solutions
open source

+20 ans d’expérience
700 experts de l’open source
17 agences
45 M€ de CA en 2012
22% de croissance en 2012

3
Offres métier

BUSINESS LINES ET SOLUTION

Web

• Site internet
• E-commerce
• Mobile
• Open Data

Collaboration

• Portail
• GED
• RSE
• Recherche

Information system

• Décisionnel
• ERP
• BPM
• SIRH

Infrastructure

• Hébergement
• Système
• Big Data

4
Smile et Alfresco
Partenariat stratégique
Partenaire historique (2007)
 Certifié pour la formation
 Premier partenaire EMEA 2011

Équipe certifiée
 Développement certifié (ACE)
 Maintenance certifiée (ACA)

Expertise technique
 Interface (Share – Surf)
 Intégration & Architecture SI
 Mobile (iOS & Androïde)
 Cloud & hybride

5
Offre de service

Conseil

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• Conception
• Intégration

•Cadrage stratégique
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•Expertise métier

Agence digitale
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•Ergonomie

Formation
•Accompagnement

Infogérance
•Hébergement
•Maintenance

6
Nos livres blancs

Téléchargeables
gratuitement sur
www.smile.fr

7
Alfresco et les applications métier

8
Pourquoi une brique GED avec votre application métier ?

 Ajouter des fonctions documentaires dans une application métier qui n’en dispose

pas, ou qui sont minimalistes

 Permettre à des utilisateurs d’accéder à des documents alors qu’ils n’ont pas

d’accès à l’application métier (ex : ERP)

 Offrir des fonctions de recherche transverses et en texte intégral

 Optimiser le stockage des fichiers – Gestion de la volumétrie
 Eviter les doublons de fichiers
 Faciliter les remontées terrain (cloud, mobile)
 Proposer des fonctions collaboratives

9
Démarche d’interfaçage

Définir les modalités

Sens de communication
 Application métier vers Alfresco
 Alfresco vers Application métier

Transfert d’information
 Contenu : documents, métadonnées (ID objet, …)
 Délai : Immédiat, léger différé, différé

10
Démarche d’interfaçage

Fonctionnalités souhaitées
 Consultation, Ajout, Modification (avec versionning), Suppression de documents
 Recherches, alertes, …
 Exportation

Interfaces utilisateur à proposer
 Application métier
 Accès direct à la GED (sites collaboratifs, entrepôt)
 Accès externe (cloud ou mobile) grâce Alfresco

Faciliter les
opérations
utilisateur

11
Démarche d’interfaçage

Dépôt de fichiers
 montage FTP
 montage CIFS (lecteur réseau)
 montage Webdav (lecteur réseau)
 CMIS via les API CMIS du marché (ex Apache chemistry openCMIS)

Injection de métadonnées
 Interface RESTFUL (HTTP)
 Interface Webservice (SOAP)

 CMIS

12
Alfresco et ERP
13
Alfresco et X3
Le cas de Camif Collectivités

14
Alfresco et X3 chez Camif Collectivités
Existant
X 3 (Sage) utilisé comme ERP
 Catalogue des fournisseurs et produits avec leurs certificats
 Elaboration des propositions commerciales
 Nombreux développements spécifiques réalisés par le client
 Aucune fonction de GED

Documents générés stockés manuellement dans Alfresco ou sur
le réseau
 Sans métadonnées ni règles de nommage
 Sans lien avec l’ERP

15
Alfresco et X3 chez Camif Collectivités
La demande
Déposer dans Alfresco les documents générés par X3
Consulter les documents depuis X3
Accéder directement à Alfresco
 Utiliser les sites collaboratifs pour les réponses aux appels d’offre
 Déposer des documents non liés à X3
 Rechercher

Favoriser les développements dans X3
Disposer d’une mécanique d’importation générique

16
Alfresco et X3 chez Camif Collectivités
Méthodologie

La démarche
Structuration d’Alfresco
 Définition des types documentaires et des métadonnées utiles dans Alfresco
 Elaboration d’un plan de classement et des règles d’alimentation selon les

métadonnées

 Identification des clés d’identification uniques des documents

(1 métadonnée ou combinaison de métadonnées)

Modalités de communication X3 / Alfresco
Adaptations fonctionnelles
 Pour Alfresco : Extraction d’un dossier de réponse, recherche
 Pour X3 : ajout d’un onglet GED et toutes les fonctions de dépôt

17
Alfresco et X3 chez Camif Collectivités

Création de document

Création

18
Alfresco et X3 chez Camif Collectivités

Modification de document

Modification

19
Alfresco et X3 chez Camif Collectivités

Intégration X3 : visualisation

Visualisation

20
Alfresco et X3 chez Camif Collectivités

Intégration X3 : visualisation

Visualisation

21
Alfresco et X3 chez Camif Collectivités

Intégration X3 : visualisation

Visualisation

22
Alfresco et X3 chez Camif Collectivités

Intégration X3 : visualisation

Visualisation

23
Alfresco et X3 chez Camif Collectivités

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Création

24
Alfresco et X3 chez Camif Collectivités

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Création

25
Alfresco et X3 chez Camif Collectivités

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Création

26
Alfresco et X3 chez Camif Collectivités

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27
Alfresco et SAP
Le connecteur Connexas

28
Alfresco et SAP

Fonctions couvertes
 Echange de données selon la norme ArchiveLink SAP

 Business object SAP
 Durée de conservation
 Type de document

 Métadonnées
 Modalités

 Déposer un document dans SAP et le transférer dans Alfresco
 Déposer un document ou mail dans Alfresco et le lier automatiquement à SAP
 Déclencher un workflow

29
Alfresco et SAP
DOC

Incoming
documents

SAP
Business
Objects

(Framework)

AB
C
123
XYZ

WEB, Scan,
…

Alfresco
Content

30
Alfresco DAM et e-commerce

31
Alfresco et e-commerce
Alfresco DAM
Centraliser les images produit, vitrine, …
 Images, PDF animés, Animations flash, vidéos,

Présentations PowerPoints…

 Fichiers de création, fichiers de consultation

Gérer les médias
 Disposer d’une interface de dépôt
 Mettre en place des processus de validation
 Gérer les droits d’exploitation
 Diffuser le média sous la résolution qui convient, aux communicants, agences

externes, photographes, journalistes, grand public

 Contrôler les accès

32
Alfresco DAM et e-commerce

Système d’information

•Gérer les données
référentielles : clients /
fournisseurs, produits,
financières

Alfresco dans le SI
Product Information
Management

PIM

•Modélisation de catalogue
•Complétude des données
•Publication multicanale
de catalogue

E-commerce

DAM

•Diffuser les produits en
vente illustrés par les
médias
•Gérer le panier de
l’utilisateur et le process
d’achat en ligne

•Informer l’ERP des
ventes

Master Data Management

•Alimenter les applications
métier pour garantir la
cohérence des données entre
elles

MDM

•Gérer le stock et les prix

ERP

•Suivre la comptabilité et
les finances

33
Conclusion
Apporter des réponses efficaces au métier
Bénéficier du meilleur des deux mondes
Ajouter ou améliorer la fonction documentaire
Centraliser le stockage documentaire dans un référentiel
Ouvrir vers les usages Cloud et Mobile
Merci pour votre attention

Pour plus d’informations

Kévin CHERY
kevin.chery@smile.fr
01 41 40 29 12
06 15 78 39 45

37

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Webinar Alfresco/Smile - Novembre 2013

  • 1. Pourquoi interfacer Alfresco avec vos applications métier LA GED AU CŒUR DE VOTRE SI Webinar du 21 novembre 2013
  • 2. Agenda Présentation de Smile Besoins et Modalités d’interfaçage avec des applications métier Alfresco et un ERP (Enterprise Resource Planning )  Cas d’usage : Camif Collectivités avec X3  Alfresco avec SAP : le connecteur Connexas Alfresco DAM et e-commerce 2
  • 3. Présentation de Smile 1 er intégrateur européen de Solutions open source +20 ans d’expérience 700 experts de l’open source 17 agences 45 M€ de CA en 2012 22% de croissance en 2012 3
  • 4. Offres métier BUSINESS LINES ET SOLUTION Web • Site internet • E-commerce • Mobile • Open Data Collaboration • Portail • GED • RSE • Recherche Information system • Décisionnel • ERP • BPM • SIRH Infrastructure • Hébergement • Système • Big Data 4
  • 5. Smile et Alfresco Partenariat stratégique Partenaire historique (2007)  Certifié pour la formation  Premier partenaire EMEA 2011 Équipe certifiée  Développement certifié (ACE)  Maintenance certifiée (ACA) Expertise technique  Interface (Share – Surf)  Intégration & Architecture SI  Mobile (iOS & Androïde)  Cloud & hybride 5
  • 6. Offre de service Conseil Ingénierie informatique • Conception • Intégration •Cadrage stratégique •Assistance •Expertise métier Agence digitale •Design - graphisme •Ergonomie Formation •Accompagnement Infogérance •Hébergement •Maintenance 6
  • 8. Alfresco et les applications métier 8
  • 9. Pourquoi une brique GED avec votre application métier ?  Ajouter des fonctions documentaires dans une application métier qui n’en dispose pas, ou qui sont minimalistes  Permettre à des utilisateurs d’accéder à des documents alors qu’ils n’ont pas d’accès à l’application métier (ex : ERP)  Offrir des fonctions de recherche transverses et en texte intégral  Optimiser le stockage des fichiers – Gestion de la volumétrie  Eviter les doublons de fichiers  Faciliter les remontées terrain (cloud, mobile)  Proposer des fonctions collaboratives 9
  • 10. Démarche d’interfaçage Définir les modalités Sens de communication  Application métier vers Alfresco  Alfresco vers Application métier Transfert d’information  Contenu : documents, métadonnées (ID objet, …)  Délai : Immédiat, léger différé, différé 10
  • 11. Démarche d’interfaçage Fonctionnalités souhaitées  Consultation, Ajout, Modification (avec versionning), Suppression de documents  Recherches, alertes, …  Exportation Interfaces utilisateur à proposer  Application métier  Accès direct à la GED (sites collaboratifs, entrepôt)  Accès externe (cloud ou mobile) grâce Alfresco Faciliter les opérations utilisateur 11
  • 12. Démarche d’interfaçage Dépôt de fichiers  montage FTP  montage CIFS (lecteur réseau)  montage Webdav (lecteur réseau)  CMIS via les API CMIS du marché (ex Apache chemistry openCMIS) Injection de métadonnées  Interface RESTFUL (HTTP)  Interface Webservice (SOAP)  CMIS 12
  • 14. Alfresco et X3 Le cas de Camif Collectivités 14
  • 15. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités Existant X 3 (Sage) utilisé comme ERP  Catalogue des fournisseurs et produits avec leurs certificats  Elaboration des propositions commerciales  Nombreux développements spécifiques réalisés par le client  Aucune fonction de GED Documents générés stockés manuellement dans Alfresco ou sur le réseau  Sans métadonnées ni règles de nommage  Sans lien avec l’ERP 15
  • 16. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités La demande Déposer dans Alfresco les documents générés par X3 Consulter les documents depuis X3 Accéder directement à Alfresco  Utiliser les sites collaboratifs pour les réponses aux appels d’offre  Déposer des documents non liés à X3  Rechercher Favoriser les développements dans X3 Disposer d’une mécanique d’importation générique 16
  • 17. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités Méthodologie La démarche Structuration d’Alfresco  Définition des types documentaires et des métadonnées utiles dans Alfresco  Elaboration d’un plan de classement et des règles d’alimentation selon les métadonnées  Identification des clés d’identification uniques des documents (1 métadonnée ou combinaison de métadonnées) Modalités de communication X3 / Alfresco Adaptations fonctionnelles  Pour Alfresco : Extraction d’un dossier de réponse, recherche  Pour X3 : ajout d’un onglet GED et toutes les fonctions de dépôt 17
  • 18. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités Création de document Création 18
  • 19. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités Modification de document Modification 19
  • 20. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités Intégration X3 : visualisation Visualisation 20
  • 21. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités Intégration X3 : visualisation Visualisation 21
  • 22. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités Intégration X3 : visualisation Visualisation 22
  • 23. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités Intégration X3 : visualisation Visualisation 23
  • 24. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités Intégration X3 : dépôt Création 24
  • 25. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités Intégration X3 : dépôt Création 25
  • 26. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités Intégration X3 : dépôt Création 26
  • 27. Alfresco et X3 chez Camif Collectivités Intégration X3 : dépôt Création 27
  • 28. Alfresco et SAP Le connecteur Connexas 28
  • 29. Alfresco et SAP Fonctions couvertes  Echange de données selon la norme ArchiveLink SAP  Business object SAP  Durée de conservation  Type de document  Métadonnées  Modalités  Déposer un document dans SAP et le transférer dans Alfresco  Déposer un document ou mail dans Alfresco et le lier automatiquement à SAP  Déclencher un workflow 29
  • 31. Alfresco DAM et e-commerce 31
  • 32. Alfresco et e-commerce Alfresco DAM Centraliser les images produit, vitrine, …  Images, PDF animés, Animations flash, vidéos, Présentations PowerPoints…  Fichiers de création, fichiers de consultation Gérer les médias  Disposer d’une interface de dépôt  Mettre en place des processus de validation  Gérer les droits d’exploitation  Diffuser le média sous la résolution qui convient, aux communicants, agences externes, photographes, journalistes, grand public  Contrôler les accès 32
  • 33. Alfresco DAM et e-commerce Système d’information •Gérer les données référentielles : clients / fournisseurs, produits, financières Alfresco dans le SI Product Information Management PIM •Modélisation de catalogue •Complétude des données •Publication multicanale de catalogue E-commerce DAM •Diffuser les produits en vente illustrés par les médias •Gérer le panier de l’utilisateur et le process d’achat en ligne •Informer l’ERP des ventes Master Data Management •Alimenter les applications métier pour garantir la cohérence des données entre elles MDM •Gérer le stock et les prix ERP •Suivre la comptabilité et les finances 33
  • 34. Conclusion Apporter des réponses efficaces au métier Bénéficier du meilleur des deux mondes Ajouter ou améliorer la fonction documentaire Centraliser le stockage documentaire dans un référentiel Ouvrir vers les usages Cloud et Mobile
  • 35. Merci pour votre attention Pour plus d’informations Kévin CHERY kevin.chery@smile.fr 01 41 40 29 12 06 15 78 39 45 37