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File Analysis, RGPD et Gouvernance de l’Information
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Avant de commencer, quelques précisions …
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4
©
4
Pourquoi ce webinar ?
Reprenez le contrôle de votre patrimoine informationnel :
Partage de fichiers, RGPD et Gouvernance de l’Information
 La transformation digitale a conduit à une explosion des
volumes de contenus électroniques
• Importante quantité de « dark content »
• Majeure partie de contenu dispersée dans l’entreprise : Shared
drives (Disques Partagés), Répertoires cloud, Applications
obsolètes, Etc.
• Un mélange constitué de contenus à forte valeur, obsolètes,
abandonnés, dupliqués, etc.
 Le plus grand désordre se situe dans les outils de partage de
fichiers
• Quantité importante de contenus de valeur pour l’entreprise
• Contenus non contrôlés et non gérés
 Les entreprises doivent alléger ce fardeau
• Obtenir davantage de visibilité sur la localisation de ce “dark
content” et ce qu’il contient
• Prendre des mesures d’ assainissement concernant le contenu
redondant et obsolète
• Identifier et extraire le contenu à forte valeur ajoutée des
applications obsolètes (permettant leur décommissionnement)
• Mettre le contenu de valeur sous le contrôle de la gouvernance
 Les entreprises doivent aussi se conformer aux nouvelles lois
et réglementations concernant la confidentialité des données
• Exemple: RGPD / GDPR
©
5
Les intervenants
 Noureddine Lamriri
• Diplômé de l’ENSSIB, Noureddine occupe aujourd’hui les fonctions de VP Product Management. Il est
aujourd’hui un expert reconnu dans le domaine de la Gouvernance de l’Information, et membre de
plusieurs commissions de normalisation AFNOR et rapporteur au niveau de l'ISO du groupe de travail sur la
Gouvernance de l'information (ISO/TC 46 AHG 1), ainsi que membre actif du groupe de travail eFutura sur
le RGPD.
• Il est l'auteur de nombreuses publications sur ce sujet.
 Bassam Zarkout
• Bassam Zarkout est un expert dans le domaine de la gouvernance de l’information, du records
management et d’autres domaines relatifs à la gestion de contenu. Dans le cadre de ses fonctions, il a
notamment mis en œuvre sa vision pour une plateforme de GI innovante, basée sur le principe de
séparation des règles, des outils et des répertoires de données, permettant ainsi une gouvernance du
capital informationnel opérationnelle.
• Il est aussi actif dans les domaines de l’IoT et de l’IA ainsi que sur l’application des principes de GI
(notamment la confidentialité) aux données IoT. Il vit à Ottawa, Canada.
• Il a récemment été nommé dans le classement « top 40 social influencers in finance, innovation and risk en
8ème position !
b.zarkout@everteam.com
n.lamriri@everteam.com
Everteam en bref
©
7
Everteam, un éditeur de logiciels de gouvernance de
l’information à dimension internationale depuis plus de 25 ans !
Middle East
& Africa
America Rest of World
Everteam Group
Everteam
MEA
Everteam
Inc.
Everteam
International
France
Everteam
Software
Everteam Global Services
Americas Customers France Customers MEA Customers Rest of World Customers
US
A
US
A
CanadaUS
A
US
A
Venezuela
UK Singapore
Singapore
Italy
Australia
Ireland
Qatar
UAE
Saudi Arabia
Lebanon
8
NOTRE SAVOIR-FAIRE
©
9
Archivage électronique à
valeur probatoire et/ou
papier
• Décommissionnement
• Désengorgement
• Obligations
réglementaires
• Règles de gouvernance
• Partage de l’information
engageante ou utile
Analyse de contenus Big Data
• Recherche multi-sources
• Nettoyage FileSharing
• Migrations assistées
• Réponse RGPD
• …
Traitement dématérialisé des
processus
• Gestion de dossiers
Clients/Fournisseurs…
• Validation de documents
engageants…
• Echanges inter-applicatifs
• Référentiel Documentaire
• Organisation
documentaire
• Vue 360° du dossier client
• Versionning
Des solutions de gouvernance de l’information centrées autour des
technologies Big Data sur un socle logiciel unique
©
+25 ans d’expertise au service de la gouvernance de l’information,
de l’innovation et des clients
10
SÉCURITÉ
& RESPECT DES
NORMES
OFFRE GLOBALE
SUPPORT
PERSONNALISÉ
Des experts de nos solutions au service de nos Clients
et Partenaires, pour un accompagnement Projet ,
Support et Maintenance personnalisé, garants de la
réussite des projets
Des solutions innovantes centrées autour des
technologies big data, paramétrables et couvrant le
périmètre complet de la Gouvernance de
l’information sur un même socle logiciel.
La confiance de clients de tous métiers et
secteurs d’activités, à travers le mondeConformité aux normes
d’archivage et de sécurité
en vigueur.
EXPERTISE RECONNUE
EverteamLab agréé « Centre de Recherche
privé » par le Ministère de lʼEnseignement
supérieur, de la Recherche et de lʼInnovation.
INNOVATION
Et aussi, un lieu d’échange et de partage :
www.es-club.fr
11
LA GOUVERNANCE DE
L’INFORMATION
©
12
Marche vers la
transformation digitale
• Bénéfices importants
• Quantité massive
d’informations créees
Challenges de la
transformation digitale
• Explosion du volume
d’information créees,
stockées et consommées
• Paysage de l’information de
plus en plus complexe
• Information dispersée dans
une multitude de systèmes
• De plus en plus de
problèmes liés à la
confidentialité et à la
localisation des données
Croissance du capital
informationnel
• Un nouveau terme est
apparu
• Nécessité d’avoir une visibilité
sur le capital informationnel
Nécessité de mettre en
place la gouvernance de
l’information
• Une definition qui continue
d’évoluer
• Fonction orpheline dans
l’entreprise (qui est en charge ?)
• Budget
Les principaux enjeux liés au capital informationnel de l’entreprise
©
13
Enjeux liés à la gouvernance du capital informationnel
Enjeux liés au capital informationnel
• Explosion du volume de données créées,
stockées et consommées
• Problèmes de confidentialité des données:
Données personnelles (Définition RGPD)
PII, PHI, PCI, etc.
• Problèmes liés à la résidence/ localisation
des données
• Information dispersée à travers plusieurs
systèmes
• Dark Content
• Le capital informationnel n’est pas créé de
manière égale (différentes catégories
comme les archives métiers, ROT, ESI, etc. et
peuvent requérir différentes règles de
traitement)
L’information est dispersée à travers l’entreprise
EFSS, lecteurs partagés, SharePoint, référentiels cloud, systèmes ECM,
serveurs d’archives et d’emails, applications métiers, etc.
Dark
Content
Personal Data (per GDPR)
Gestion du cycle de vie du capital informationnel
Les différentes classes du capital informationnel et les actions associées
14
Time
Activity
Regulatory Filing Regulatory FilingAnalytics
day month year decade
Disposal
A) Archives métier
• Archives officielles de
l’entreprise
• Soumettre au système
d’archivage
• Appliquer l’immutabilité
• Gérer le cycle de vie en
respectant les politiques de
conservation
B) Documents d’entreprise
• Multitude de documents d’entreprise
• Ne rien faire ?
• Migrer vers des repertoires Cloud, SharePoint, etc.?
• Peuvent devenir des archives métier à un moment donné
• ROT au bout d’un moment
C) Contenu ROT*
(Redundant, Obsolete, Trival)
• Doublons, de-NIST, autre…
• L’action va dépendre de la définition
• Supprimer ?
• Mettre en quarantaine ?
D) ESI … Identifier, Préserver, Retenir, Collecter, Contrôler, Produire, etc.
* Contenu ROT : Contenu redondant, obsolète ou inutile (en anglais « ROT », Redundant, Obsolete, Trivial) soit du contenu sans réel intérêt stratégique
©
15
Gouvernance de l’Information : Stratégie ⬄ Programme ⬄ Technologie
Qu’est-ce-que la Gouvernance de
l’Information
Stratégie GI
•Vision, Mission, Mandat, Culture
•Perspective des analystes
Programme GI
•Cadre pour l’execution d’une stratégie GI
•Perspective des consultants
Technologie GI
•Ensemble des outils utilisés pour
enclencher la stratégie GI
•Perspective des éditeurs
Programme de Gouvernance de l’Information
Coût Risques
Valeur
Réduire le coût de
propriété de
l’information
d’entreprise
Réduire les risques de
conformité légale et
réglementaire liés à la
possession d’information
Augmenter la
valeur
commerciale
de l’information
©
16
Les réalités et enjeux liés au partage de fichiers
Vision pragmatique concernant le capital
informationnel
 Uniquement le contenu à forte valeur et axé sur des
processus sont gérés dans des systèmes de gestion
de contenu d’entreprise (ECM).
 Un volume significatif de contenu (40%?) dispersé
dans les outils de partage de fichiers  qui est en
charge ?
 Un usage croissant des outils de synchronisation et de
partage de fichiers ou Enterprise Files Sync & Share
▪Dropbox, OneDrive, Google Drive, etc.
Les outils de partage de fichiers : peu
couteux et pratiques ?
 Usage incontrolé des outils de partage de
fichiers
 Perte de connaissances, visibilité et de
gouvernance du capital informationnel
 Prolifération d’information en double et
orpheline
▪Vieux projets, employés ayant quitté la société, etc.
 Perpétuation d’applications anciennes/obsolètes
©
17
Les réalités et enjeux liés au partage de fichiers : un vrai désordre
L’assainissement et la migration
du contenu provenant des outils
de partage de fichiers sont
essentiels !
• Perte de valeur et de visibilité sur le capital informationnel
Augmentation du volume de “Dark Content” 
• Stockage du contenu
• Obstacles au décommissionnement d’applications
obsoletes/héritées
• Obstacles à l’adoption du Cloud, en particulier EFSS
• Etc.
Augmentation des coûts IT 
• Coûts et risques légaux et de non-conformité élevés
• Plus d’obstacles & risques élevés pour la conformité RGPD
• Plus d’obstacles & risques élevés pour les operations de
F&As (Fusions & Acquisitions)
Augmentation des coûts et risques de conformité 
Besoin de visibilité sur
le “Dark Content”
18
FOCUS SUR LE RGPD
Règlement Général sur la Protection des Données
©
19
RGPD : Le Règlement Général sur la Protection des données
D’où provient-il et
quand s’applique-t’il ?
A qui s’appliquent les
sanctions ?
• Des sanctions encadrées, graduées et renforcées (Considérant 11 et Chapitre VIII du RGPD)
• Sanctions pour non-conformité pouvant aller… jusqu’à 20 M€ ou 4% du chiffre d’affaire global
• Les sanctions s’appliquent au Responsable de Traitement et au sous-traitant (article 79)
• Renforcement des sanctions administratives (article 83)
• Cumul possible avec les sanctions pénales et civiles (article 84-1)
• Le Règlement Européen s’applique pour tous les pays d’Europe (article 3-1 du RGPD)
• Le RGPD s’applique à toutes les entreprises hors UE fournissant des biens ou des services en UE
• Un cadre juridique concernant la protection des données unifié pour l’ensemble de l’UE
• La confidentialité des données est un droit fondamental des personnes physiques
De quoi s’agit-il ?
• Directive provenant de l’Union Européenne
• S’applique à partir du 25 mai 2018
©
20
RGPD : Le Règlement Général sur la Protection des données
GDPR
Supervisory
Authority
(e.g. CNIL in France)
Contrôles et vérifications d’’audit
Personne concernée (Data
Subject)
Responsable de traitement Sous-traitantsDonnée Personnelle
Obligations de confidentialité
envers les personnes concernées
Externalisation des services
Obligations de confidentialité étendue
envers les personnes concernées
La confidentialité est un
droit fondamental
Obligations RGPD Obligations RGPD
Data Subject
Data Subject Data Subject
©
21
RGPD : Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?
Les données sont considérées "à caractère personnel" dès lors qu’elles concernent
des personnes physiques identifiées directement ou indirectement.
• Personnel
• Nom, sexe, n° d’identité nationale, adresse, caractéristiques physiques, génétiques,
psychologiques, mentales, culturelles, sociales, adresses IP, informations médicales,
financières, etc.
• Organisationnel
• Recrutement, salaire, performance, bénéfices, etc.
• Autre
• Informations raciales, ethniques, religieuses,
opinions politiques, empreintes digitales, etc.
Data Subject
Data Subject
Data Subject
©
22
RGPD : Quels sont les droits des personnes concernées ?
Et donc les obligations des responsables de traitement et sous-traitants
Droit de savoir ce qui
advient de leurs données
•Article 13
Droit de corriger les
données incorrectes
•Article 16
Droit de demander le retrait
de certaines informations
(droit à l’oubli)
•Article 17
Droit à la limitation de
traitement
•Article 18
Portabilité des données
•Article 20
Objecter que leurs données
soient traitées
Article 21
Autre…
Data SubjectData Subject
Data Subject
©
23
RGPD : Quelles sont les obligations des responsables de traitement et
sous-traitant concrètement ?
Obligations des parties sous RGPD Notes
Conduire une analyse d’impact sur la protection des données (DPIA -
Data Protection Impact Assessment)
Cartographie du traitement des données personnelles
Restreindre le périmètre des données collectées Limitation des données
Restreindre la durée de conservation des données collectées Gestion du cycle de vie
Obtenir le consentement préalable, explicite et positif de la personne
concernée (Data Subject)
Processus de consentement
Mettre en place des mesures organisationnelles/techniques pour la
protection et la sécurisation des données
Anonymisation et pseudonymisation des données
Notifier la CNIL en cas de violation des données Délais stricts
Nommer un DPO (Data Protection Officer ou Délégué à la Protection
des Données)
Désignation d’un pilote interne (ou externe)
Autre -
Privacy By
Design
Privacy By
Default
24
SOLUTION EVERTEAM
©
25
Accompagnement logiciel et solution
Positionnement
©
26
Les solutions everteam pour le RGPD
Extraction des données personnelles à identifier
Analyse des contenus avec des données personnelles / Tableaux de bord RGPD
Auto-classification des contenus en lien avec le référentiel de conservation
Outils d’aide à l’audit et traitement des demandes utilisateurs
Exécution d’actions : rectification, suppression, pseudonymisation, archivage,…
Outil productif de suivi des actions (panier de travail, tag, requête sauvegardées)
Everteam.File Analytics
Everteam.Content Analytics
Everteam.iGovernance
Everteam.Archive
Modélisation de la politique de conservation (durée de conservation, confidentialité,…)
Exploitable par les applications du SI
Adapté au contexte grand Groupe (multi pays, multi entité,…)
Prise en compte de l’exigence de Portabilité et de Limitation de traitement
Gestion des archives mixtes (papier et numérique)
Conservation réversible, intègre et pérenne (ISO 14 641)
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Permet l’application des mesures de protection des données suivantes : Chiffrement, Cloisonnement, Contrôle d’accès
logique, Journalisation, Archivage et Durée de conservation, Maîtrise des documents papier.
Mettez la gouvernance de l’information entre
de bonnes mains :
les vôtres.
©
28
Solution everteam
Scan du SI, identification des données personnelles
©
29
Solution everteam
Module de gouvernance informationnelle
Ajout ou modification manuelle d’une ou de plusieurs règles (typologies)
en fonction de ses droits
©
30
Solution everteam
Archivage électronique
©
31
Solution everteam
Archivage électronique - Valeur probatoire : synthèse des fonctionnalités proposées
• Respect des exigences logiciels des normes : NFZ 42013,
ISO 14641 et de la marque NF461
• Mécanisme cryptographique intégré pour :
 Signer et vérifier l’intégrité des fichiers
 Signer et vérifier l’intégrité des métadonnées
 Signer et vérifier l’intégrité des traces
 Signer et vérifier l’intégrité des journaux
• Traçabilité des actions
• Journalisation
• Archivage en Y (double dépôt piloté par la solution)
• Réversibilité des archives
Module de
signature
Pilotage du
stockage
Traces
Journaux
Métadonnées
Site 1
Fichiers
Site 2
Fichiers
Import des fichiers
J’importe ou je
dépose des archives
La description de
l’archives est
automatique
Le stockage des fichiers est
organisés selon des règles
de sécurité
La réversibilité,
confidentialité, intégrité et
pérennité sont prises en
compte
Les actions sont tracées,
journalisées en temps
réels L’intégrité des fichiers est
vérifiable à chaque instant
32
CONCLUSION
©
Pour conclure
 Les organisations ont adopté une vision pragmatique
concernant la gestion de leur capital informationnel
• Les contenus à forte valeur et axés sur des processus
sont gérés dans des systèmes ECM
• Perception que les outils de partage de fichiers sont peu
coûteux et pratiques à mettre en place
• Un volume significatif de contenu (40%?) dispersé dans
les outils de partage de fichiers
• Un usage croissant des outils de synchronisation et de
partage de fichiers ou Enterprise Files Sync & Share
 Résultat : un vrai désordre
• Usage incontrôlé des outils de partage de fichiers
• Beaucoup de “dark content’ pouvant avoir de la
valeur
• Perte de connaissances, visibilité et de gouvernance
du capital informationnel
• Prolifération d’information en double et orpheline
(Vieux projets, employés ayant quitté la société, etc.)
• Obstacles au décommissionnement d’applications
• Coûts IT élevés
• Capital informationnel difficilement exploitable
• Augmentation des risques légaux liés à la non-
conformité
33
©
Pour conclure
 Les entreprises doivent agir pour assainir le contenu
provenant de leurs outils de partage de fichiers
• Archives métier
• Les soumettre à des processus de contrôle de Records
Management
• Documents d’entreprise
• Ne rien faire, migrer, etc.
• ROT
• Supprimer, placer sous quarantaine, etc
• ESI  A faire par le département juridique avant
que le travail d’assainissement commence
• Collecter
• Analyser
• Mettre en suspens
• Produire
 L’assainissement des outils de partage de fichiers
est un processus
• Le processus est simple
 Logiciel de file analysis pour enclencher le
processus
• Fonctionnalités d’analytics avancées
• Fonctionnalités d’actions avancées  important
• Va au-delà de ce que les outils traditionnels
d’eDiscovery fournissent
 Bénéfices liés à l’assainissement des outils de
partage de fichiers
• Réduction des coûts IT
• Réduction des coûts et risques légaux liés à la non-
conformité
• Rédution des obstacles pour l’adoption du cloud
34
Il est temps d’agir !
EN SAVOIR PLUS DEMANDER UNE DEMO
Questions & Réponses
Levez votre main, on vous donnera la parole
Cliquez sur l'icône de main dans la barre d'outils pour alerter
l'organisateur. L'icône de main s'illuminera en vert lorsqu'elle est
levée, et passera de nouveau au gris lorsqu'elle est baissée par vous
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Tapez directement votre question
1.Cliquez sur l'icône de question dans la barre d'outils.
2.Entrez votre question dans le champ texte situé dans le bas,
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Passez une bonne journée.
38
LE GUIDE DU DPO
PRÊT À L’ACTION
Le DPO, garant du RGPD
Incarner la fonction de DPO
Les outils et le quotidien du DPO
Valeur probatoire :
NF Z 42026, NF Z 42013, ISO 14641-1
Records Management :
ISO 15489-1, MoReq, ISO 30300
OAIS :
ISO 14721
Réglementations européennes : eIDAS,
RGPD
1er éditeur à avoir certifié son système
de gestion d’archives NF461
Conformité aux normes d’archivage et de sécurité
Un éditeur investi et soucieux du respect des normes et règlementation en vigueur
39
Membre actif et acteur de la normalisation :
• Membre du comité de normalisation CN27 SSI, CN46, CN171
©
Club Utilisateurs Everteam
Faire participer nos clients à l’évolution de nos produits pour mieux répondre à leurs besoins
40
Club des utilisateurs des solutions everteam
Club Indépendant d’everteam
Lieu d’échanges, partage d’expérience autour des
projets everteam
Commissions de travail avec l’éditeur sur la RoadMap
www.es-club.fr
Everteam_Global
Ever-team
@Everteam_Fr
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Let’s Connect!
41
Suivez notre actualité
+33 (0)1 72 71 33 00
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Webinar : Reprenez le contrôle de votre capital informationnel avec Everteam

  • 1. Mettez la gouvernance de l’information entre de bonnes mains : les vôtres. Maîtrisez votre patrimoine informationnel tout en réduisant les coûts et les risques avec notre plateforme complète de Content Services EN SAVOIR PLUS DEMANDER UNE DEMO
  • 2. REPRENEZ LE CONTROLE SUR VOTRE CAPITAL INFORMATIONNEL File Analysis, RGPD et Gouvernance de l’Information 14.12.2017 | 14:00 – 15:00 Webinar
  • 3. © Avant de commencer, quelques précisions … 3 Nous mettrons les participants en mode « mute » ou silencieux pour le confort de tous. Vous avez une question ? Posez-la ! Nous y répondrons à la fin du webinar. 1. Cliquez sur l'icône de question dans la barre d'outils. 2. Entrez votre question dans le champ texte situé dans le bas, puis appuyez sur Entrée sur votre clavier.
  • 4. 4 © 4 Pourquoi ce webinar ? Reprenez le contrôle de votre patrimoine informationnel : Partage de fichiers, RGPD et Gouvernance de l’Information  La transformation digitale a conduit à une explosion des volumes de contenus électroniques • Importante quantité de « dark content » • Majeure partie de contenu dispersée dans l’entreprise : Shared drives (Disques Partagés), Répertoires cloud, Applications obsolètes, Etc. • Un mélange constitué de contenus à forte valeur, obsolètes, abandonnés, dupliqués, etc.  Le plus grand désordre se situe dans les outils de partage de fichiers • Quantité importante de contenus de valeur pour l’entreprise • Contenus non contrôlés et non gérés  Les entreprises doivent alléger ce fardeau • Obtenir davantage de visibilité sur la localisation de ce “dark content” et ce qu’il contient • Prendre des mesures d’ assainissement concernant le contenu redondant et obsolète • Identifier et extraire le contenu à forte valeur ajoutée des applications obsolètes (permettant leur décommissionnement) • Mettre le contenu de valeur sous le contrôle de la gouvernance  Les entreprises doivent aussi se conformer aux nouvelles lois et réglementations concernant la confidentialité des données • Exemple: RGPD / GDPR
  • 5. © 5 Les intervenants  Noureddine Lamriri • Diplômé de l’ENSSIB, Noureddine occupe aujourd’hui les fonctions de VP Product Management. Il est aujourd’hui un expert reconnu dans le domaine de la Gouvernance de l’Information, et membre de plusieurs commissions de normalisation AFNOR et rapporteur au niveau de l'ISO du groupe de travail sur la Gouvernance de l'information (ISO/TC 46 AHG 1), ainsi que membre actif du groupe de travail eFutura sur le RGPD. • Il est l'auteur de nombreuses publications sur ce sujet.  Bassam Zarkout • Bassam Zarkout est un expert dans le domaine de la gouvernance de l’information, du records management et d’autres domaines relatifs à la gestion de contenu. Dans le cadre de ses fonctions, il a notamment mis en œuvre sa vision pour une plateforme de GI innovante, basée sur le principe de séparation des règles, des outils et des répertoires de données, permettant ainsi une gouvernance du capital informationnel opérationnelle. • Il est aussi actif dans les domaines de l’IoT et de l’IA ainsi que sur l’application des principes de GI (notamment la confidentialité) aux données IoT. Il vit à Ottawa, Canada. • Il a récemment été nommé dans le classement « top 40 social influencers in finance, innovation and risk en 8ème position ! b.zarkout@everteam.com n.lamriri@everteam.com
  • 7. © 7 Everteam, un éditeur de logiciels de gouvernance de l’information à dimension internationale depuis plus de 25 ans ! Middle East & Africa America Rest of World Everteam Group Everteam MEA Everteam Inc. Everteam International France Everteam Software Everteam Global Services Americas Customers France Customers MEA Customers Rest of World Customers US A US A CanadaUS A US A Venezuela UK Singapore Singapore Italy Australia Ireland Qatar UAE Saudi Arabia Lebanon
  • 9. © 9 Archivage électronique à valeur probatoire et/ou papier • Décommissionnement • Désengorgement • Obligations réglementaires • Règles de gouvernance • Partage de l’information engageante ou utile Analyse de contenus Big Data • Recherche multi-sources • Nettoyage FileSharing • Migrations assistées • Réponse RGPD • … Traitement dématérialisé des processus • Gestion de dossiers Clients/Fournisseurs… • Validation de documents engageants… • Echanges inter-applicatifs • Référentiel Documentaire • Organisation documentaire • Vue 360° du dossier client • Versionning Des solutions de gouvernance de l’information centrées autour des technologies Big Data sur un socle logiciel unique
  • 10. © +25 ans d’expertise au service de la gouvernance de l’information, de l’innovation et des clients 10 SÉCURITÉ & RESPECT DES NORMES OFFRE GLOBALE SUPPORT PERSONNALISÉ Des experts de nos solutions au service de nos Clients et Partenaires, pour un accompagnement Projet , Support et Maintenance personnalisé, garants de la réussite des projets Des solutions innovantes centrées autour des technologies big data, paramétrables et couvrant le périmètre complet de la Gouvernance de l’information sur un même socle logiciel. La confiance de clients de tous métiers et secteurs d’activités, à travers le mondeConformité aux normes d’archivage et de sécurité en vigueur. EXPERTISE RECONNUE EverteamLab agréé « Centre de Recherche privé » par le Ministère de lʼEnseignement supérieur, de la Recherche et de lʼInnovation. INNOVATION Et aussi, un lieu d’échange et de partage : www.es-club.fr
  • 12. © 12 Marche vers la transformation digitale • Bénéfices importants • Quantité massive d’informations créees Challenges de la transformation digitale • Explosion du volume d’information créees, stockées et consommées • Paysage de l’information de plus en plus complexe • Information dispersée dans une multitude de systèmes • De plus en plus de problèmes liés à la confidentialité et à la localisation des données Croissance du capital informationnel • Un nouveau terme est apparu • Nécessité d’avoir une visibilité sur le capital informationnel Nécessité de mettre en place la gouvernance de l’information • Une definition qui continue d’évoluer • Fonction orpheline dans l’entreprise (qui est en charge ?) • Budget Les principaux enjeux liés au capital informationnel de l’entreprise
  • 13. © 13 Enjeux liés à la gouvernance du capital informationnel Enjeux liés au capital informationnel • Explosion du volume de données créées, stockées et consommées • Problèmes de confidentialité des données: Données personnelles (Définition RGPD) PII, PHI, PCI, etc. • Problèmes liés à la résidence/ localisation des données • Information dispersée à travers plusieurs systèmes • Dark Content • Le capital informationnel n’est pas créé de manière égale (différentes catégories comme les archives métiers, ROT, ESI, etc. et peuvent requérir différentes règles de traitement) L’information est dispersée à travers l’entreprise EFSS, lecteurs partagés, SharePoint, référentiels cloud, systèmes ECM, serveurs d’archives et d’emails, applications métiers, etc. Dark Content Personal Data (per GDPR)
  • 14. Gestion du cycle de vie du capital informationnel Les différentes classes du capital informationnel et les actions associées 14 Time Activity Regulatory Filing Regulatory FilingAnalytics day month year decade Disposal A) Archives métier • Archives officielles de l’entreprise • Soumettre au système d’archivage • Appliquer l’immutabilité • Gérer le cycle de vie en respectant les politiques de conservation B) Documents d’entreprise • Multitude de documents d’entreprise • Ne rien faire ? • Migrer vers des repertoires Cloud, SharePoint, etc.? • Peuvent devenir des archives métier à un moment donné • ROT au bout d’un moment C) Contenu ROT* (Redundant, Obsolete, Trival) • Doublons, de-NIST, autre… • L’action va dépendre de la définition • Supprimer ? • Mettre en quarantaine ? D) ESI … Identifier, Préserver, Retenir, Collecter, Contrôler, Produire, etc. * Contenu ROT : Contenu redondant, obsolète ou inutile (en anglais « ROT », Redundant, Obsolete, Trivial) soit du contenu sans réel intérêt stratégique
  • 15. © 15 Gouvernance de l’Information : Stratégie ⬄ Programme ⬄ Technologie Qu’est-ce-que la Gouvernance de l’Information Stratégie GI •Vision, Mission, Mandat, Culture •Perspective des analystes Programme GI •Cadre pour l’execution d’une stratégie GI •Perspective des consultants Technologie GI •Ensemble des outils utilisés pour enclencher la stratégie GI •Perspective des éditeurs Programme de Gouvernance de l’Information Coût Risques Valeur Réduire le coût de propriété de l’information d’entreprise Réduire les risques de conformité légale et réglementaire liés à la possession d’information Augmenter la valeur commerciale de l’information
  • 16. © 16 Les réalités et enjeux liés au partage de fichiers Vision pragmatique concernant le capital informationnel  Uniquement le contenu à forte valeur et axé sur des processus sont gérés dans des systèmes de gestion de contenu d’entreprise (ECM).  Un volume significatif de contenu (40%?) dispersé dans les outils de partage de fichiers  qui est en charge ?  Un usage croissant des outils de synchronisation et de partage de fichiers ou Enterprise Files Sync & Share ▪Dropbox, OneDrive, Google Drive, etc. Les outils de partage de fichiers : peu couteux et pratiques ?  Usage incontrolé des outils de partage de fichiers  Perte de connaissances, visibilité et de gouvernance du capital informationnel  Prolifération d’information en double et orpheline ▪Vieux projets, employés ayant quitté la société, etc.  Perpétuation d’applications anciennes/obsolètes
  • 17. © 17 Les réalités et enjeux liés au partage de fichiers : un vrai désordre L’assainissement et la migration du contenu provenant des outils de partage de fichiers sont essentiels ! • Perte de valeur et de visibilité sur le capital informationnel Augmentation du volume de “Dark Content”  • Stockage du contenu • Obstacles au décommissionnement d’applications obsoletes/héritées • Obstacles à l’adoption du Cloud, en particulier EFSS • Etc. Augmentation des coûts IT  • Coûts et risques légaux et de non-conformité élevés • Plus d’obstacles & risques élevés pour la conformité RGPD • Plus d’obstacles & risques élevés pour les operations de F&As (Fusions & Acquisitions) Augmentation des coûts et risques de conformité  Besoin de visibilité sur le “Dark Content”
  • 18. 18 FOCUS SUR LE RGPD Règlement Général sur la Protection des Données
  • 19. © 19 RGPD : Le Règlement Général sur la Protection des données D’où provient-il et quand s’applique-t’il ? A qui s’appliquent les sanctions ? • Des sanctions encadrées, graduées et renforcées (Considérant 11 et Chapitre VIII du RGPD) • Sanctions pour non-conformité pouvant aller… jusqu’à 20 M€ ou 4% du chiffre d’affaire global • Les sanctions s’appliquent au Responsable de Traitement et au sous-traitant (article 79) • Renforcement des sanctions administratives (article 83) • Cumul possible avec les sanctions pénales et civiles (article 84-1) • Le Règlement Européen s’applique pour tous les pays d’Europe (article 3-1 du RGPD) • Le RGPD s’applique à toutes les entreprises hors UE fournissant des biens ou des services en UE • Un cadre juridique concernant la protection des données unifié pour l’ensemble de l’UE • La confidentialité des données est un droit fondamental des personnes physiques De quoi s’agit-il ? • Directive provenant de l’Union Européenne • S’applique à partir du 25 mai 2018
  • 20. © 20 RGPD : Le Règlement Général sur la Protection des données GDPR Supervisory Authority (e.g. CNIL in France) Contrôles et vérifications d’’audit Personne concernée (Data Subject) Responsable de traitement Sous-traitantsDonnée Personnelle Obligations de confidentialité envers les personnes concernées Externalisation des services Obligations de confidentialité étendue envers les personnes concernées La confidentialité est un droit fondamental Obligations RGPD Obligations RGPD Data Subject Data Subject Data Subject
  • 21. © 21 RGPD : Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ? Les données sont considérées "à caractère personnel" dès lors qu’elles concernent des personnes physiques identifiées directement ou indirectement. • Personnel • Nom, sexe, n° d’identité nationale, adresse, caractéristiques physiques, génétiques, psychologiques, mentales, culturelles, sociales, adresses IP, informations médicales, financières, etc. • Organisationnel • Recrutement, salaire, performance, bénéfices, etc. • Autre • Informations raciales, ethniques, religieuses, opinions politiques, empreintes digitales, etc. Data Subject Data Subject Data Subject
  • 22. © 22 RGPD : Quels sont les droits des personnes concernées ? Et donc les obligations des responsables de traitement et sous-traitants Droit de savoir ce qui advient de leurs données •Article 13 Droit de corriger les données incorrectes •Article 16 Droit de demander le retrait de certaines informations (droit à l’oubli) •Article 17 Droit à la limitation de traitement •Article 18 Portabilité des données •Article 20 Objecter que leurs données soient traitées Article 21 Autre… Data SubjectData Subject Data Subject
  • 23. © 23 RGPD : Quelles sont les obligations des responsables de traitement et sous-traitant concrètement ? Obligations des parties sous RGPD Notes Conduire une analyse d’impact sur la protection des données (DPIA - Data Protection Impact Assessment) Cartographie du traitement des données personnelles Restreindre le périmètre des données collectées Limitation des données Restreindre la durée de conservation des données collectées Gestion du cycle de vie Obtenir le consentement préalable, explicite et positif de la personne concernée (Data Subject) Processus de consentement Mettre en place des mesures organisationnelles/techniques pour la protection et la sécurisation des données Anonymisation et pseudonymisation des données Notifier la CNIL en cas de violation des données Délais stricts Nommer un DPO (Data Protection Officer ou Délégué à la Protection des Données) Désignation d’un pilote interne (ou externe) Autre - Privacy By Design Privacy By Default
  • 25. © 25 Accompagnement logiciel et solution Positionnement
  • 26. © 26 Les solutions everteam pour le RGPD Extraction des données personnelles à identifier Analyse des contenus avec des données personnelles / Tableaux de bord RGPD Auto-classification des contenus en lien avec le référentiel de conservation Outils d’aide à l’audit et traitement des demandes utilisateurs Exécution d’actions : rectification, suppression, pseudonymisation, archivage,… Outil productif de suivi des actions (panier de travail, tag, requête sauvegardées) Everteam.File Analytics Everteam.Content Analytics Everteam.iGovernance Everteam.Archive Modélisation de la politique de conservation (durée de conservation, confidentialité,…) Exploitable par les applications du SI Adapté au contexte grand Groupe (multi pays, multi entité,…) Prise en compte de l’exigence de Portabilité et de Limitation de traitement Gestion des archives mixtes (papier et numérique) Conservation réversible, intègre et pérenne (ISO 14 641) Journaux sécurisés et intégrés Processus de pilotage des Restitutions ou encore des éliminations Permet l’application des mesures de protection des données suivantes : Chiffrement, Cloisonnement, Contrôle d’accès logique, Journalisation, Archivage et Durée de conservation, Maîtrise des documents papier.
  • 27. Mettez la gouvernance de l’information entre de bonnes mains : les vôtres.
  • 28. © 28 Solution everteam Scan du SI, identification des données personnelles
  • 29. © 29 Solution everteam Module de gouvernance informationnelle Ajout ou modification manuelle d’une ou de plusieurs règles (typologies) en fonction de ses droits
  • 31. © 31 Solution everteam Archivage électronique - Valeur probatoire : synthèse des fonctionnalités proposées • Respect des exigences logiciels des normes : NFZ 42013, ISO 14641 et de la marque NF461 • Mécanisme cryptographique intégré pour :  Signer et vérifier l’intégrité des fichiers  Signer et vérifier l’intégrité des métadonnées  Signer et vérifier l’intégrité des traces  Signer et vérifier l’intégrité des journaux • Traçabilité des actions • Journalisation • Archivage en Y (double dépôt piloté par la solution) • Réversibilité des archives Module de signature Pilotage du stockage Traces Journaux Métadonnées Site 1 Fichiers Site 2 Fichiers Import des fichiers J’importe ou je dépose des archives La description de l’archives est automatique Le stockage des fichiers est organisés selon des règles de sécurité La réversibilité, confidentialité, intégrité et pérennité sont prises en compte Les actions sont tracées, journalisées en temps réels L’intégrité des fichiers est vérifiable à chaque instant
  • 33. © Pour conclure  Les organisations ont adopté une vision pragmatique concernant la gestion de leur capital informationnel • Les contenus à forte valeur et axés sur des processus sont gérés dans des systèmes ECM • Perception que les outils de partage de fichiers sont peu coûteux et pratiques à mettre en place • Un volume significatif de contenu (40%?) dispersé dans les outils de partage de fichiers • Un usage croissant des outils de synchronisation et de partage de fichiers ou Enterprise Files Sync & Share  Résultat : un vrai désordre • Usage incontrôlé des outils de partage de fichiers • Beaucoup de “dark content’ pouvant avoir de la valeur • Perte de connaissances, visibilité et de gouvernance du capital informationnel • Prolifération d’information en double et orpheline (Vieux projets, employés ayant quitté la société, etc.) • Obstacles au décommissionnement d’applications • Coûts IT élevés • Capital informationnel difficilement exploitable • Augmentation des risques légaux liés à la non- conformité 33
  • 34. © Pour conclure  Les entreprises doivent agir pour assainir le contenu provenant de leurs outils de partage de fichiers • Archives métier • Les soumettre à des processus de contrôle de Records Management • Documents d’entreprise • Ne rien faire, migrer, etc. • ROT • Supprimer, placer sous quarantaine, etc • ESI  A faire par le département juridique avant que le travail d’assainissement commence • Collecter • Analyser • Mettre en suspens • Produire  L’assainissement des outils de partage de fichiers est un processus • Le processus est simple  Logiciel de file analysis pour enclencher le processus • Fonctionnalités d’analytics avancées • Fonctionnalités d’actions avancées  important • Va au-delà de ce que les outils traditionnels d’eDiscovery fournissent  Bénéfices liés à l’assainissement des outils de partage de fichiers • Réduction des coûts IT • Réduction des coûts et risques légaux liés à la non- conformité • Rédution des obstacles pour l’adoption du cloud 34
  • 35. Il est temps d’agir ! EN SAVOIR PLUS DEMANDER UNE DEMO
  • 36. Questions & Réponses Levez votre main, on vous donnera la parole Cliquez sur l'icône de main dans la barre d'outils pour alerter l'organisateur. L'icône de main s'illuminera en vert lorsqu'elle est levée, et passera de nouveau au gris lorsqu'elle est baissée par vous ou par l'organisateur. Tapez directement votre question 1.Cliquez sur l'icône de question dans la barre d'outils. 2.Entrez votre question dans le champ texte situé dans le bas, puis appuyez sur Entrée sur votre clavier.
  • 37. MERCI ! Passez une bonne journée.
  • 38. 38 LE GUIDE DU DPO PRÊT À L’ACTION Le DPO, garant du RGPD Incarner la fonction de DPO Les outils et le quotidien du DPO
  • 39. Valeur probatoire : NF Z 42026, NF Z 42013, ISO 14641-1 Records Management : ISO 15489-1, MoReq, ISO 30300 OAIS : ISO 14721 Réglementations européennes : eIDAS, RGPD 1er éditeur à avoir certifié son système de gestion d’archives NF461 Conformité aux normes d’archivage et de sécurité Un éditeur investi et soucieux du respect des normes et règlementation en vigueur 39 Membre actif et acteur de la normalisation : • Membre du comité de normalisation CN27 SSI, CN46, CN171
  • 40. © Club Utilisateurs Everteam Faire participer nos clients à l’évolution de nos produits pour mieux répondre à leurs besoins 40 Club des utilisateurs des solutions everteam Club Indépendant d’everteam Lieu d’échanges, partage d’expérience autour des projets everteam Commissions de travail avec l’éditeur sur la RoadMap www.es-club.fr