Cette présentation est rédigée dans le cadre du cours Projet d’intervention en milieu documentaire du programme d’étude Techniques de la documentation au Cégep Lionel-Groulx. Document rédigé par Sabrina Froment, Paméla Gagnon et Mélyna Rocheleau.

1. Comment faire un dépôt
semi-actif des dossiers des
élèves en 20 jours ?
Cette présentation est rédigée dans le cadre du cours
Projet d’intervention en milieu documentaire du
programme d’étude Techniques de la documentation au
Cégep Lionel-Groulx. Document rédigé par Sabrina
Froment, Paméla Gagnon et Mélyna Rocheleau

2. Problématiques du Collège
St-Sacrement
● Aucune donnée sur les dossiers d’élèves au semi-actif, outre leur nom
● Absence de gestion du cycle de vie des documents
● Manque d’espace de classement dans les classeurs
● Classement des dossiers inadéquat

3. Qu’est-ce qu’un dépôt semi-
actif?
● Local contenant les documents d’une entreprise ou d’une école, dans ce cas
précis, qui ne sont pas consultés au quotidien.
● Documents conservés dans un espace d’entreposage
afin de ne pas encombrer l’espace et l’équipement coûteux*.
*DAOUST, D. (2015). Manuel de notes de cours : système de gestion
de documents administratifs et d’archives, Automne 2015, p. 1-2-3

4. Solutions
● Inventaire de tous les dossiers semi-actifs des élèves du Collège
● Gestion des délais de vie des dossiers grâce à l’inventaire
○ Création d’une règle de conservation détaillée
○ Création d’un système de couleur
● Formation des employées
○ L’utilisation de l’inventaire
○ L’impression des étiquettes pour favoriser l’uniformité
○ Sensibilisation au classement
● Proposition de diverses méthodes d’aménagement de l’espace
● Proposition de la numérisation de substitution

5. ● Calculer le nombre approximatif de dossiers à inventorier
● Évaluer le temps nécessaire pour saisir les données des documents
● Faire l’examen physique des documents
○ Broché ou non
○ Type de papier présent dans les dossiers
Étape 1
Évaluer la masse documentaire et
l’état des documents

6. Étape 1
Le dépôt semi-actif

7. Étape 2
Créer le gabarit dans le logiciel pour
l’inventaire des dossiers
● Création d’un tableau simple et facile d’utilisation dans le logiciel Excel
● Disposition méthodique des données dans le tableau
● Assurer la possibilité de tri textuel et numérique dans chacune des colonnes
● Insertion d’une légende des abréviations

8. Étape 2
Le gabarit

9. Étape 3
Créer le gabarit pour les étiquettes des
dossiers dans Word
● Création d’une passerelle entre les logiciels Excel et Word
● Sélection des champs utiles pour les étiquettes
● Préétablir la mise en forme des étiquettes dans Word

10. Étape 3
Les étiquettes

11. Étape 4
Saisir les données de chacun des dossiers
dans le logiciel
● Chercher et consigner les données importantes telles que le code
permanent, le nom de l’élève, la date de naissance et la date de graduation
dans l’inventaire Excel
● Insertion de commentaires en cas de décès
● Établir l’année de destruction pour chaque dossier
● Localiser les dossiers du dépôt dans l’inventaire

12. Étape 4
L’inventaire

13. Étape 5
Création d’un procédurier de la méthode de
saisie de donnée et de l’impression des
étiquettes
● Transcrire de façon méthodique chaque étape de la marche à suivre
○ Ajout de captures d’écran pour faciliter la compréhension
○ Ajout d’exemples concrets
● Assurer la compréhension du procédurier avec les employés

14. Étape 6
Formation du personnel quant au processus
de la conservation du dépôt semi-actif des
dossiers
● Explorer avec les employés les éléments suivants :
○ Mise à jour de l’inventaire
○ Destruction des documents
○ Règle de conservation
○ Impression des étiquettes
● Évaluation de la formation par les employés
○ Rédaction d’un formulaire de satisfaction

15. ● Examiner les différentes solutions possibles d’aménagement pour le milieu
○ Achat de rayonnage Montel
○ Numérisation de substitution
○ Entreposage externe
○ Ajout de classeur (solution temporaire)
● Appels pour des soumissions de rayonnage, de numérisation et
d’entreposage
Étape 7
Recommandation pour maximiser l’espace et
la gestion des documents semi-actifs

16. ● Établir les avantages et les
désavantages des différentes
solutions
● Énumérer les différentes
compagnies avec lesquelles le
Collège peut contacter
● Appel de diverses compagnies
○ Docu Dépôt
○ Prisma (Montel)
○ Archives Lanaudière
● Estimations de coût pour chaque
proposition
Étape 7
Les recommandations

17. Étape 8
Recommandations et création d’un
procédurier pour éventuellement numériser
les dossiers semi-actifs
● Procédurier pour la numérisation des documents
● Proposition de plusieurs compagnies de numérisation
○ Appel de diverses compagnies de numérisation
■ Docu Dépôt
■ Archives Lanaudière
■ Trigonix
● Soumission de diverses compagnies

18. Étape 8
Le procédurier
● Consultation de divers guides de
numérisation
● Sélection des informations les plus
pertinentes pour le milieu
● Proposition de nombreux critères de
numérisation
○ Noir et blanc, nuances de gris,
etc.
○ PDF-A, TIFF, etc
● Proposition de divers supports
○ Logiciel
○ CD-ROM, etc

19. En résumé
● Création d’un inventaire détaillé des dossiers
● Création d’une règle de conservation
● Création et impression d’étiquettes dans Word
● Création d’un système de couleur
● Création de deux (2) procéduriers
● Création d’un guide de recommandations
● Formation des quatre employées concernées par le dépôt semi-actif

20. Conclusion
Pour conclure, avec les outils de bases que nous avons élaborés, le collège Saint-
Sacrement peut maintenant continuer de gérer ses dossiers d’élèves au semi-
actif.

21. Liens utiles
● Bibliothèque et Archives nationales du Québec (Éd.). (2012). La numérisation des documents: méthodes et
recommandations (Version rev. et corr). Montréal: Bibliothèque et Archives nationales du Québec.
● Chaumier, J. (2006). Document et numérisation: enjeux techniques, économiques, culturels et sociaux.
Paris: ADBS éditions.
● Claerr, T., & Westeel, I. (Éd.). (2010). Numériser et mettre en ligne. Villeurbanne: Presses de l’ENSSIB.
● Darget, S. (2011). Tout numériser. Ordinateur individuel, SVM, 108-121.
● Roberget, O. (1993). Reconnaissance de caractères: quand le clavier devient inutile. Ordinateur individuel,
200-203.
● Valent, C. (2015). Ces scanners futés savent vraiment tout numériser. 01net, 44-46.