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LOGICIEL DE GESTION
D’ARCHIVES MNESYS
GUIDE DE L’UTILISATEUR
Version 2
novembre 2017
Direction du pilotage et des études - Bureau des archives
SOMMAIRE
Les archives c’est quoi ? page 4
Pourquoi archiver ? page 5
Procédure d’archivage page 6
Se connecter page 7
Page d’accueil page 8
Etape 1 : je fais le tri dans mes dossiers page 9
Etape 2 : je prépare mes versements et mes éliminations page 11
Etape 3a : je saisis mon bordereau de versement page 12
Etape 3b : je saisis mon bordereau d’élimination page 17
Je veux avoir accès aux dossiers que j’ai confiés aux archives page 21
Lexique page 26
Astuce informatique page 27
*Lexique p.26 2
Le Bureau des archives de l’université s’est doté début 2017 d’un logiciel de gestion d’archives. La procédure
d’archivage change donc… mais le principe reste le même.
Ce logiciel vous permet de :
 Consulter le tableau de gestion* de votre service / composante ;
 Saisir vos bordereaux de versement et d’élimination ;
 Rechercher les dossiers que vous avez confiés aux archives et en demander l’accès via un moteur de recherche.
Ce tutoriel vous explique comment utiliser le logiciel.
Il ne concerne pour l’instant que les archives papier. Si vous souhaitez archiver d’autres types de documents
(documents électroniques, vidéos, photographies…), merci de contacter le Bureau des archives pour connaître la
procédure.
*Lexique p.26 3
LES ARCHIVES, C’EST QUOI ?
SERVICES CENTRAUX DEPARTEMENTS ET UFR LABORATOIRES
Archives administratives Archives administratives et
pédagogiques
Archives administratives Archives scientifiques
 Dossiers d’inscription
administrative des étudiants
 Dossiers individuels de
personnels
 Documents des conseils
(procès-verbaux, documents
annexes, dossiers de
séance…)
 Documents de pilotage
 Dossiers de conseils élus
 Documents de ressources
humaines et gestion financières
(ex : ordres de mission)
 Dossiers d’étudiants non retenus
 Sujets et copies d’examens, listes
d’émargement
 Mémoires et rapports de stage
 Dossiers de conseils
de laboratoire
 Documents de
ressources humaines
et gestion financière
(ex : ordres de
mission)
 Cahiers de laboratoire
 Données de recherche :
données brutes,
questionnaires…
 Résultats de recherche
 Dossiers d’organisation
de colloques et de
publications
« Les archives sont l’ensemble des documents et données, quels que soient leur date, leur forme, leur support matériel, produits et reçus par toute personne physique ou morale, et
par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. »
Code du patrimoine L211-1
Tout ce que vous produisez et conservez dans le cadre de votre travail sont donc des archives : comptes rendus de réunion, documents papier ou informatiques, vidéos, photographies,
correspondance…
Les archives de l’université sont des archives publiques soumises à des règles de gestion et de conservation.
Exemples de types d’archives à Paris Diderot :
*Lexique p.26 4
POURQUOI ARCHIVER ?
L’archivage est une obligation légale ayant pour finalité de garantir l’accès aux documents et données
conservés pour des raisons administratives, juridiques, historiques ou culturelles.
Il est interdit de détruire des documents sans bordereau d’élimination*.
Il est important d’archiver pour :
• Retrouver l’information.
• Conserver des preuves.
• Garder des sources pour l’histoire.
*Lexique p.26 5
PROCÉDURE D’ARCHIVAGE
UNE À DEUX FOIS PAR AN…
1° Triez les documents à l’aide du tableau de gestion* : identifiez les documents à archiver et à
éliminer.
2° Mettez en boîtes d’archives les dossiers à conserver (en enlevant au maximum trombones,
pochettes plastiques, doublons et papiers de corbeille pour les documents à conserver plus d’un an
aux archives), notez les titres des dossiers sur la boîte, numérotez-les au crayon à papier et réunissez
les éliminations.
3° Rédigez les bordereaux correspondants via le logiciel (si plusieurs utilisateurs d’un même service
versent à la même période, il convient de rédiger un seul bordereau commun en veillant à ce que la
numérotation des boîtes soit continue). Pour la description de vos boîtes, soyez précis. Plus votre
descriptif sera précis, plus il vous sera facile de retrouver vos dossiers.
4° le bureau des archives valide les bordereaux et leur attribue un numéro.
5° reportez le numéro de versement sur les boîtes et faites signer les bordereaux en deux
exemplaires à votre supérieur hiérarchique (RA, chef de service…).
6° le bureau des archives organise le transfert avec l’équipe logistique, vient chercher les boîtes et
récupère les bordereaux signés.
*Lexique p.26 6
SE CONNECTER
LIEN DE CONNEXION : http://mnesys.app.univ-paris-diderot.fr/
Première connexion :
Contactez le bureau des archives pour obtenir les codes d’accès de votre service : archives@univ-paris-diderot.fr
Oubli de son identifiant/mot
de passe : contactez le Bureau
des archives par mail.
Faîtes attention en vous
connectant : 5 erreurs
successives entraînent un
blocage du compte de 30
minutes.
Les identifiants sont nominatifs.
Nous demandons donc aux personnes qui
ont un identifiant actif de se signaler auprès
du bureau des archives lors de leur départ
de fonction.
1° Rentrez votre identifiant (ex : 318. Les zéros
apparaissent automatiquement).
2° Rentrez votre mot de passe.
3° Cliquez sur Entrer.
*Lexique p.26 7
PAGE D’ACCUEIL
VOUS Y RETROUVEZ LES ACTUALITÉS, VOS BORDEREAUX ET RECHERCHES.
Vous y retrouverez les
actualités / conseils du
Bureau des archives.
Ne pas cliquer.
Pour vous
déconnecter de
votre session.
Derniers bordereaux
que vous avez rédigés
ainsi que leur statut.
Recherches que vous
avez enregistrées et
lien vers le portail de
recherche.
Menu
Contrôle : visualisation du tableau de
gestion* de votre service /
composante.
Collecte : saisie des bordereaux
d’élimination* et de versement*.
Portail : recherche et accès* aux
archives de votre service.
Aid
e
*Lexique p.26 8
Nom du titulaire
du compte.
ETAPE 1 : JE FAIS LE TRI DANS MES DOSSIERS
Le tableau de gestion* est un tableau faisant état de tous les documents produits et reçus par le service ou la composante. Pour chaque
type de document, on y retrouve sa durée d’utilité administrative (DUA*) ou durée de conservation minimale et son sort final :
• archivage : versement aux archives à la fin de sa DUA ;
• élimination : destruction avec bordereau d’élimination ;
• tri ou échantillonnage : cela signifie qu’avant de verser les dossiers en tant qu’archives historiques, on les trie selon les règles indiquées
dans le tableau de gestion.
Ces deux éléments sont déterminés à l’aide de textes réglementaires, de règles de gestion ou de pratiques.
Cet outil est la base de toute gestion de documents et d’archivage car il permet de savoir combien de temps conserver ses documents et
surtout quels documents archiver ou éliminer.
Si votre service n’a pas de tableau de gestion, le bureau des archives peut en créer un.
Pour cela, il nous faudra connaitre vos missions et processus. Cela consiste en un entretien préalable avec le chef de service (1 h environ)
puis en de courts entretiens (30 minutes) avec chaque membre de votre service remplissant des missions spécifiques.
Si vous n’avez pas de tableau de gestion ou si vous avez besoin de conseils pour trier vos dossiers, vous pouvez contacter le
bureau des archives : archives@univ-paris-diderot.fr
*Lexique p.26 9
Pour consulter le tableau de gestion de votre service :
1. Cliquez sur le module contrôle.
2. Cliquez sur le tableau de gestion.
3. Cliquez sur Règles archivistiques.
4. Naviguez dans les onglets pour accéder aux types de document.
1
2
3
Corps du tableau de
gestion : règles de
gestion et de
conservation des
documents.
Présentation
générale du
tableau de gestion.
Description des
documents produits
ou reçus par le
service.
Durée de
conservation.
Traitement
final. Textes
réglementaire
s ou règles de
gestion.
Pour exporter et
imprimer votre
tableau en Fichier
PDF ou RTF.
4
*Lexique p.26 10
ETAPE 2 : JE PRÉPARE MES VERSEMENTS* ET
ÉLIMINATIONS*
Mettez en boîtes d’archives les dossiers à conserver (en enlevant au maximum
trombones, pochettes plastiques, doublons et papiers de corbeille pour les
documents à conserver plus d’un an aux archives), notez les titres des dossiers sur
les boîtes, numérotez-les au crayon à papier et réunissez les éliminations.
Règles de conditionnement pour les versements :
Les boîtes acceptées sont des boites standards de 10 ou 15 cm.
Elles doivent être en bon état et ne pas être trop ou trop peu remplies.
10-15cm
Boîtes de type Lyreco/ Impega
Règles de conditionnement pour les éliminations :
Un conditionnement est essentiel car les archives devront
être rassemblées pour être récupérées par le Bureau des
archives pour destruction.
Vous pouvez utiliser d’anciennes boîtes, ramettes de
papier, cartons…
Veillez néanmoins à ce que les boîtes ne soient pas trop
lourdes.
*Lexique p.26 11
ETAPE 3A : JE SAISIS MON BORDEREAU DE
VERSEMENT*
1. Cliquez sur le module
Collecte.
2. Cliquez sur Versements.
3. Le tableau de bord apparait. Vous y retrouvez vos derniers bordereaux avec leur statut :
- En cours de rédaction. Vous pouvez le rééditer en cliquant sur ou le supprimer en cliquant sur .
- Envoyé. Il est en relecture par le bureau des archives. Vous pouvez le visualiser en cliquant sur . .
- Reçu. Le bureau des archives vous l’a renvoyé pour modification. Vous pouvez le rééditer en cliquant sur .
- Validé. Le bordereau est validé par le bureau des archives. Vous pouvez le visualiser en cliquant sur .
- Archivé. Le versement est transféré aux archives.
1
2
3
*Lexique p.26 12
4. Cliquez sur Créer un bordereau.
5. Laissez la case cochée. Si vous souhaitez verser des archives électroniques, contactez le bureau des archives.
6. Rempli automatiquement. Sinon, choisissez le nom actuel du service.
4
5
6
Rempli
automatiquement.
Ne pas remplir.
Vous pouvez cliquer à tout moment sur en bas du bordereau pour l’enregistrer. Il passera en
mode En cours de rédaction dans votre tableau de bord. Vous pourrez le modifier en cliquant sur .
*Lexique p.26 13
Si vous souhaitez agrandir l’espace de
visualisation du bordereau, vous pouvez cliquer
sur la bande entre le formulaire et le menu à
gauche. Pour le rétrécir, faîtes pareil mais
attention à ne pas cliquer sur la pointe, vous
perdriez ce que vous êtes en train de rédiger.
7. Remplissez les cases de la description.
Intitulé / analyse :
• Correspond au titre du versement / description sommaire du versement (ex : scolarité, finances, organisation générale, conseils….)
Dates extrêmes :
• Année la plus ancienne et année la plus récente du versement (Il faut qu’elles soient normalisées sous la forme aaaa ou aaaa-aaaa : 2012
ou 2011-2015).
Nombre d’articles :
• Nombres de boîtes d’archives
Métrage linéaire* :
• Largeur d’une boîte x nombre de boîtes.
Présentation du contenu (facultatif) :
• Types de documents (ex : copies d’examen, dossiers d’étudiants, comptes rendus, conventions de recherche….).
7 Ne pas cliquer.
*Lexique p.26 14
8. Remplissez les trois premières colonnes de l’inventaire (1 ligne =
1 boîte ou 1 dossier (pour les dossiers de personnels par exemple)).
Cote :
• Numéro de la boîte (ex : 1, 2, 3…)
• Si vous souhaitez créer des parties dans votre bordereau de
versement (ex : 1-6 scolarité puis boite 1,2…), vous pouvez utilisez les
flèches pour ajouter ou supprimer des niveaux.
Description de la boîte : reprendre les titres de vos dossiers. Pour la
description de vos boîtes, soyez précis. Plus votre descriptif sera précis,
plus il vous sera facile de retrouver vos dossiers.
Dates extrêmes : Année la plus ancienne et année la plus récente de la
boîte ou dossier (sous forme aaaa ou aaaa-aaaa). Si la fonctionnalité
est activée (bouton vert), les dates des niveaux supérieurs sont
automatiquement mises à jour quand une date est ajoutée.
Si vous souhaitez injecter des
descriptions types dossiers de
personnel ou conventions
juridiques, vous pouvez utiliser
l’astuce de la page 27.
8
.
Pour ajouter
des lignes.
*Lexique p.26 15
Ne pas cliquer.
Ne pas cliquer.
Si vous avez plus de 30 boites ou dossiers à nous confier, vous pouvez utiliser un tableau Excel
pour réaliser votre versement (modèle fourni par le bureau des archives).
Voici la procédure :
1. Remplissez le tableau.
2. Envoyez le fichier par mail à archives@univ-paris-diderot.fr
3. Le bureau des archives peut vous renvoyer le tableau par mail pour modification. Modifiez-le et
renvoyez-le par mail.
4. Le bureau des archives valide le versement et vous transmet le bordereau ainsi que le numéro de
versement à mettre sur les boîtes. Il organise également le transfert.
5. Imprimez le bordereau. Il doit être signé en 2 exemplaires par le chef de service. Vous
conserverez un exemplaire dans votre service.
6. Reportez le numéro de versement sur vos boîtes (878W) devant vos numéros de boîtes
(878W1, 878W2…) ou pour la médecine (878M).
7. Le bureau des archives vient chercher les boîtes avec l’équipe logistique. Déposez le bordereau
signé sur ces dernières.
Les + vous
permettent de
rajouter, de copier,
de couper ou de
supprimer des
lignes
9. Vous pouvez envoyer des commentaires ou questions au bureau des archives avec votre bordereau.
10. Quand vous avez fini de remplir votre bordereau cliquez sur Enregistrer et envoyer. Il est envoyé pour relecture et
validation au bureau des archives.
11. Le bordereau passe en mode envoyé. Vous pouvez le visualiser dans le tableau de bord.
12. Le bureau des archives peut vous renvoyer le bordereau pour modification. Vous recevrez une alerte par mail et vous
pourrez modifier le bordereau en mode reçu dans le tableau de bord en cliquant sur et le renvoyer en cliquant sur
Enregistrer et envoyer.
13. Le bureau des archives valide votre bordereau qui passe en état validé. Vous recevrez une alerte par mail (Par défaut,
alerte adressée au nom du responsable du compte utilisateur. Si vous souhaitez qu’elle soit envoyée à une autre personne,
merci de nous l’indiquer).
14. Imprimez le bordereau. Il doit être signé en deux exemplaires par le chef de service. Vous conservez un exemplaire
dans votre service. En imprimant le bordereau, vous trouverez le numéro de versement dans l’encart N° du bordereau
imprimé.
15. Reportez le numéro de versement sur vos boîtes (878W) devant vos numéros de boîtes (878W1, 878W2…) ou pour la
médecine (878M).
16. Le bureau des archives vient chercher les boîtes avec l’équipe logistique. Déposez le bordereau signé sur ces dernières.
9
10
14
Ne pas cliquer.
*Lexique p.26 16
ETAPE 3B : JE SAISIS MON BORDEREAU
D’ÉLIMINATION*
1. Cliquez sur le module Collecte.
2. Cliquez sur Eliminations.
3. Le tableau de bord apparait. Vous y retrouvez vos derniers bordereaux avec leur statut :
- En cours de rédaction. Vous pouvez le rééditer en cliquant sur ou le supprimer en cliquant sur .
- Envoyé. Il est en relecture par le bureau des archives. Vous pouvez le visualiser en cliquant sur . .
- Reçu. Le bureau des archives vous l’a renvoyé pour modification. Vous pouvez le rééditer en cliquant sur .
- Validé. Le bordereau est validé par le bureau des archives. Vous pouvez le visualiser en cliquant sur .
1
2
3
*Lexique p.26 17
4. Cliquez sur Créer un bordereau.
5. Laissez la case cochée. Si vous souhaitez verser des archives électroniques, contactez le bureau des archives.
6. Rempli automatiquement. Sinon, choisir le nom actuel du service.
4
5
6
Rempli
automatiquement.
Ne pas remplir.
Vous pouvez cliquer à tout moment sur en bas du bordereau pour l’enregistrer. Il passera en mode
En cours de rédaction dans votre tableau de bord. Vous pourrez le modifier en cliquant sur .
Ne pas remplir.
*Lexique p.26 18
Si vous souhaitez agrandir l’espace de
visualisation du bordereau, vous pouvez cliquer
sur la bande entre le formulaire et le menu à
gauche. Pour le rétrécir, faîtes pareil mais
attention à ne pas cliquer sur la pointe, vous
perdriez ce que vous êtes en train de rédiger.
7. Remplissez les cases de la description.
• Dates extrêmes : Année la plus ancienne et année la plus récente des documents à éliminer (normalisées sous la forme aaaa-aaaa ou aaaa : 2011-2015 ou
2012).
• Nombre d’articles : Nombres de boîtes d’archives.
• Métrage linéaire* : Largeur d’une boîte x nombre de boîtes.
8. Remplissez les deux premières colonnes (1 ligne = 1 type de document).
• Catégorie de document Exemples : Copies d’examen, dossiers d’étudiants refusés…
• Dates extrêmes : Année la plus ancienne et année la plus récente des documents à éliminer. (normalisées sous la forme aaaa ou aaaa-aaaa : 2012 ou 2011-
2015).
7
Ne pas
cliquer.
Pour rajouter des
lignes.
Ne pas remplir.
8
*Lexique p.26 19
9. Vous pouvez envoyer des commentaires ou questions au bureau des archives avec votre bordereau. Avant
d’envoyer votre bordereau, mettez vos coordonnées ici (Nom, Prénom, numéro de téléphone) pour que nous vous
contactions en cas de besoin.
10. Quand vous avez fini de remplir votre bordereau cliquez sur Enregistrer et envoyer. Il est envoyé pour relecture et
validation au bureau des archives.
11. Le bordereau passe en mode envoyé. Vous pouvez le visualiser dans le tableau de bord.
12. Le bureau des archives peut vous renvoyer le bordereau pour modification. Il vous enverra un mail pour vous prévenir.
Vous pourrez modifier le bordereau en mode reçu dans le tableau de bord en cliquant sur et le renvoyer en cliquant
sur Enregistrer et envoyer.
13. Le bureau des archives valide votre bordereau et lui attribue un numéro d’élimination (sous la forme année en
cours-numéro continu : 2017-10). Il vous envoie un mail contenant le bordereau à signer et organise le transfert.
14. Imprimez le bordereau. Il doit être signé en deux exemplaires par le chef de service. Gardez-en un exemplaire.
15. Reportez le numéro d’élimination sur les boîtes.
16. Le bureau des archives vient chercher les boîtes avec l’équipe logistique. Déposez le bordereau signé sur ces
dernières. Les éliminations sont ensuite validées par la Directrice générale des services et par le chef de la mission des
archives des ministères de l’Education nationale et de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation.
9
10
14
Ne pas cliquer.
Ne pas cliquer.
*Lexique p.26 20
JE VEUX AVOIR ACCÈS* AUX DOSSIERS QUE J’AI
CONFIÉS AUX ARCHIVES
Vous pouvez accéder au portail de recherche via deux accès sur la page d’accueil du logiciel.
Vous n’avez accès qu’aux archives dont vous êtes le producteur. Si vous voulez consulter les archives d’un
autre service, vous devez contacter le Bureau des archives car il faut une autorisation du service producteur*.
*Lexique p.26 21
JE RECHERCHE MES ARCHIVES
A. VOUS VOULEZ FAIRE UNE RECHERCHE PAR MOTS-CLEFS.
1. Cliquez sur Recherche simple.
2. Entrez votre mot-clef.
3. Cliquez sur Rechercher.
1
2
3
*Lexique p.26 22
Conseils de recherche :
Pour étendre la recherche, vous
pouvez utiliser des astériques (*) à la
fin du mot recherché (ex : rapport*
recherchera aussi rapports,
rapporter…).
JE RECHERCHE MES ARCHIVES
B. VOUS VOULEZ FAIRE UNE RECHERCHE COMPLEXE.
1. Cliquez sur Recherche thématique.
2. Cliquez sur Recherche dans les bordereaux.
3. Entrez vos critères de recherche (dates…).
4. Cliquez sur Rechercher.
1
2 3
4
*Lexique p.26 23
JE COMMANDE MES ARCHIVES
Des réponses vont s’afficher.
1. Cliquez sur la réponse qui vous intéresse.
2. Vous pouvez :
• mettre dans le panier. La notice se mettra alors dans votre sélection. Vous pourrez ensuite sélectionner les
dossiers qui vous intéressent (en les cochant) ou les supprimer en cliquant sur .
cliquez ensuite sur commander.
• Commander le dossier.
Vous pouvez également :
télécharger et imprimer la réponse.
Vous ne pouvez commander qu’un article* (Ex : 601W3) et non plusieurs articles
(601W1-3). Si vous souhaitez avoir accès à plusieurs articles, vous devez les
commander un par un.
*Lexique p.26 24
Pour avoir le dossier/boîte
dans la semaine.
Ne pas remplir.
Ne pas toucher.
3. Cliquez sur autre pièce et indiquez ici le nom du demandeur, numéro de bureau (ex : demandé par M. Martin Jean
(bureau 422). Vous pouvez également indiquer si vous souhaitez un document en particulier ou un scan.
4. Cliquez sur confirmer.
5. Le bureau des archives vous transmet le dossier / boîte dans les 5 jours ouvrés.
6. Quand vous avez fini de consulter le dossier, contactez le bureau des archives par mail (archives@univ-paris-diderot.fr).
4
*Lexique p.26 25
3
Accès : se réalise en conformité avec les exigences de confidentialité. Seul le producteur des documents a accès sans restrictions à ses archives, selon la procédure
de communication.
Article : Il peut s’agir d’une boîte ou d’un dossier. L’article est individualisé par un numéro et une description
Bordereau d’élimination : document listant les documents proposés à la destruction par un Service. Ce bordereau est obligatoire pour détruire des documents.
Bordereau de versement : document établissant la liste des documents confiés au Bureau des archives par un Service.
Dates extrêmes : date la plus ancienne et date la plus récente d’un versement, d’une boîte ou d’un dossier.
Durée d’utilité administrative (DUA) : Durée pendant laquelle un document ou ensemble de documents doit être conservé en application de textes réglementaires
et de règles de gestion, et au terme de laquelle il peut être trié, détruit ou archivé définitivement.
Elimination : opération rigoureusement contrôlée qui consiste à détruire des documents qui ne sont plus d’aucune utilité, ni pour l’université, ni pour l’Histoire.
Toute élimination sans contrôle des Archives est passible de sanctions pénales.
Métrage linéaire : Unité de mesure des archives. Un mètre linéaire = un mètre. On calcule ce métrage en multipliant la dimension d’une boîte d’archives (mesurée
dans sa largeur) par le nombre de boîtes.
Service producteur : Services de l’université qui produisent des archives (services centraux, composantes, enseignants-chercheurs).
Tableau de gestion : tableau listant tous les documents produits et reçus par un Service et en indiquant leur durée de conservation minimale et leur sort final
(versement, élimination, tri).
Versement : transfert matériel des archives du producteur des documents au Bureau des archives. C’est également un transfert de la responsabilité de la bonne
conservation des documents.
LEXIQUE
*Lexique p.26 26
ASTUCE INFORMATIQUE POUR REMPLIR LES COLONNES DU BORDEREAU DE
VERSEMENT : REGROUPER LES COLONNES DE VOS FICHIERS EXCEL
1. Ouvrez votre feuille Excel et cliquez sur Enregistrer sous pour
en faire une copie.
2. Sélectionnez la première colonne vide.
3. Sélectionnez la formule/fonction CONCATENER (dans formules
/ Texte).
2
3
*Lexique p.26 27
4. Sélectionnez les différentes cases à assembler (insérez des guillemets entre les cellules pour créer des espaces) et cliquez sur OK.
5. Les données rassemblées apparaissent dans la colonne sélectionnée.
6. Positionnez votre curseur sur le coin inférieur de la première cellule (colonne D) puis faites glisser vers le bas pour copier les autres lignes.
4
5
6
*Lexique p.26 28
7. Copiez la cellule (colonne D).
8. Collez dans la case intitulé/analyse du bordereau de versement et recommencez
les opérations 7 et 8 pour les autres lignes ou utiliser l’option Joindre un tableau Excel
(collez vos cellules dans le tableau fourni par le bureau des archives).
7
8
*Lexique p.26 29
Direction du pilotage et des études - Bureau des
archives
Pièces 633A et 635A Bâtiment Grands Moulins
https://archives.univ-paris-diderot.fr
archives@univ-paris-diderot.fr
01.57.27.54.06 / 54.07
*Lexique p.26 30

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Logiciel de gestion d'archives Mnesys - Guide d'utilisateur

  • 1. LOGICIEL DE GESTION D’ARCHIVES MNESYS GUIDE DE L’UTILISATEUR Version 2 novembre 2017 Direction du pilotage et des études - Bureau des archives
  • 2. SOMMAIRE Les archives c’est quoi ? page 4 Pourquoi archiver ? page 5 Procédure d’archivage page 6 Se connecter page 7 Page d’accueil page 8 Etape 1 : je fais le tri dans mes dossiers page 9 Etape 2 : je prépare mes versements et mes éliminations page 11 Etape 3a : je saisis mon bordereau de versement page 12 Etape 3b : je saisis mon bordereau d’élimination page 17 Je veux avoir accès aux dossiers que j’ai confiés aux archives page 21 Lexique page 26 Astuce informatique page 27 *Lexique p.26 2
  • 3. Le Bureau des archives de l’université s’est doté début 2017 d’un logiciel de gestion d’archives. La procédure d’archivage change donc… mais le principe reste le même. Ce logiciel vous permet de :  Consulter le tableau de gestion* de votre service / composante ;  Saisir vos bordereaux de versement et d’élimination ;  Rechercher les dossiers que vous avez confiés aux archives et en demander l’accès via un moteur de recherche. Ce tutoriel vous explique comment utiliser le logiciel. Il ne concerne pour l’instant que les archives papier. Si vous souhaitez archiver d’autres types de documents (documents électroniques, vidéos, photographies…), merci de contacter le Bureau des archives pour connaître la procédure. *Lexique p.26 3
  • 4. LES ARCHIVES, C’EST QUOI ? SERVICES CENTRAUX DEPARTEMENTS ET UFR LABORATOIRES Archives administratives Archives administratives et pédagogiques Archives administratives Archives scientifiques  Dossiers d’inscription administrative des étudiants  Dossiers individuels de personnels  Documents des conseils (procès-verbaux, documents annexes, dossiers de séance…)  Documents de pilotage  Dossiers de conseils élus  Documents de ressources humaines et gestion financières (ex : ordres de mission)  Dossiers d’étudiants non retenus  Sujets et copies d’examens, listes d’émargement  Mémoires et rapports de stage  Dossiers de conseils de laboratoire  Documents de ressources humaines et gestion financière (ex : ordres de mission)  Cahiers de laboratoire  Données de recherche : données brutes, questionnaires…  Résultats de recherche  Dossiers d’organisation de colloques et de publications « Les archives sont l’ensemble des documents et données, quels que soient leur date, leur forme, leur support matériel, produits et reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » Code du patrimoine L211-1 Tout ce que vous produisez et conservez dans le cadre de votre travail sont donc des archives : comptes rendus de réunion, documents papier ou informatiques, vidéos, photographies, correspondance… Les archives de l’université sont des archives publiques soumises à des règles de gestion et de conservation. Exemples de types d’archives à Paris Diderot : *Lexique p.26 4
  • 5. POURQUOI ARCHIVER ? L’archivage est une obligation légale ayant pour finalité de garantir l’accès aux documents et données conservés pour des raisons administratives, juridiques, historiques ou culturelles. Il est interdit de détruire des documents sans bordereau d’élimination*. Il est important d’archiver pour : • Retrouver l’information. • Conserver des preuves. • Garder des sources pour l’histoire. *Lexique p.26 5
  • 6. PROCÉDURE D’ARCHIVAGE UNE À DEUX FOIS PAR AN… 1° Triez les documents à l’aide du tableau de gestion* : identifiez les documents à archiver et à éliminer. 2° Mettez en boîtes d’archives les dossiers à conserver (en enlevant au maximum trombones, pochettes plastiques, doublons et papiers de corbeille pour les documents à conserver plus d’un an aux archives), notez les titres des dossiers sur la boîte, numérotez-les au crayon à papier et réunissez les éliminations. 3° Rédigez les bordereaux correspondants via le logiciel (si plusieurs utilisateurs d’un même service versent à la même période, il convient de rédiger un seul bordereau commun en veillant à ce que la numérotation des boîtes soit continue). Pour la description de vos boîtes, soyez précis. Plus votre descriptif sera précis, plus il vous sera facile de retrouver vos dossiers. 4° le bureau des archives valide les bordereaux et leur attribue un numéro. 5° reportez le numéro de versement sur les boîtes et faites signer les bordereaux en deux exemplaires à votre supérieur hiérarchique (RA, chef de service…). 6° le bureau des archives organise le transfert avec l’équipe logistique, vient chercher les boîtes et récupère les bordereaux signés. *Lexique p.26 6
  • 7. SE CONNECTER LIEN DE CONNEXION : http://mnesys.app.univ-paris-diderot.fr/ Première connexion : Contactez le bureau des archives pour obtenir les codes d’accès de votre service : archives@univ-paris-diderot.fr Oubli de son identifiant/mot de passe : contactez le Bureau des archives par mail. Faîtes attention en vous connectant : 5 erreurs successives entraînent un blocage du compte de 30 minutes. Les identifiants sont nominatifs. Nous demandons donc aux personnes qui ont un identifiant actif de se signaler auprès du bureau des archives lors de leur départ de fonction. 1° Rentrez votre identifiant (ex : 318. Les zéros apparaissent automatiquement). 2° Rentrez votre mot de passe. 3° Cliquez sur Entrer. *Lexique p.26 7
  • 8. PAGE D’ACCUEIL VOUS Y RETROUVEZ LES ACTUALITÉS, VOS BORDEREAUX ET RECHERCHES. Vous y retrouverez les actualités / conseils du Bureau des archives. Ne pas cliquer. Pour vous déconnecter de votre session. Derniers bordereaux que vous avez rédigés ainsi que leur statut. Recherches que vous avez enregistrées et lien vers le portail de recherche. Menu Contrôle : visualisation du tableau de gestion* de votre service / composante. Collecte : saisie des bordereaux d’élimination* et de versement*. Portail : recherche et accès* aux archives de votre service. Aid e *Lexique p.26 8 Nom du titulaire du compte.
  • 9. ETAPE 1 : JE FAIS LE TRI DANS MES DOSSIERS Le tableau de gestion* est un tableau faisant état de tous les documents produits et reçus par le service ou la composante. Pour chaque type de document, on y retrouve sa durée d’utilité administrative (DUA*) ou durée de conservation minimale et son sort final : • archivage : versement aux archives à la fin de sa DUA ; • élimination : destruction avec bordereau d’élimination ; • tri ou échantillonnage : cela signifie qu’avant de verser les dossiers en tant qu’archives historiques, on les trie selon les règles indiquées dans le tableau de gestion. Ces deux éléments sont déterminés à l’aide de textes réglementaires, de règles de gestion ou de pratiques. Cet outil est la base de toute gestion de documents et d’archivage car il permet de savoir combien de temps conserver ses documents et surtout quels documents archiver ou éliminer. Si votre service n’a pas de tableau de gestion, le bureau des archives peut en créer un. Pour cela, il nous faudra connaitre vos missions et processus. Cela consiste en un entretien préalable avec le chef de service (1 h environ) puis en de courts entretiens (30 minutes) avec chaque membre de votre service remplissant des missions spécifiques. Si vous n’avez pas de tableau de gestion ou si vous avez besoin de conseils pour trier vos dossiers, vous pouvez contacter le bureau des archives : archives@univ-paris-diderot.fr *Lexique p.26 9
  • 10. Pour consulter le tableau de gestion de votre service : 1. Cliquez sur le module contrôle. 2. Cliquez sur le tableau de gestion. 3. Cliquez sur Règles archivistiques. 4. Naviguez dans les onglets pour accéder aux types de document. 1 2 3 Corps du tableau de gestion : règles de gestion et de conservation des documents. Présentation générale du tableau de gestion. Description des documents produits ou reçus par le service. Durée de conservation. Traitement final. Textes réglementaire s ou règles de gestion. Pour exporter et imprimer votre tableau en Fichier PDF ou RTF. 4 *Lexique p.26 10
  • 11. ETAPE 2 : JE PRÉPARE MES VERSEMENTS* ET ÉLIMINATIONS* Mettez en boîtes d’archives les dossiers à conserver (en enlevant au maximum trombones, pochettes plastiques, doublons et papiers de corbeille pour les documents à conserver plus d’un an aux archives), notez les titres des dossiers sur les boîtes, numérotez-les au crayon à papier et réunissez les éliminations. Règles de conditionnement pour les versements : Les boîtes acceptées sont des boites standards de 10 ou 15 cm. Elles doivent être en bon état et ne pas être trop ou trop peu remplies. 10-15cm Boîtes de type Lyreco/ Impega Règles de conditionnement pour les éliminations : Un conditionnement est essentiel car les archives devront être rassemblées pour être récupérées par le Bureau des archives pour destruction. Vous pouvez utiliser d’anciennes boîtes, ramettes de papier, cartons… Veillez néanmoins à ce que les boîtes ne soient pas trop lourdes. *Lexique p.26 11
  • 12. ETAPE 3A : JE SAISIS MON BORDEREAU DE VERSEMENT* 1. Cliquez sur le module Collecte. 2. Cliquez sur Versements. 3. Le tableau de bord apparait. Vous y retrouvez vos derniers bordereaux avec leur statut : - En cours de rédaction. Vous pouvez le rééditer en cliquant sur ou le supprimer en cliquant sur . - Envoyé. Il est en relecture par le bureau des archives. Vous pouvez le visualiser en cliquant sur . . - Reçu. Le bureau des archives vous l’a renvoyé pour modification. Vous pouvez le rééditer en cliquant sur . - Validé. Le bordereau est validé par le bureau des archives. Vous pouvez le visualiser en cliquant sur . - Archivé. Le versement est transféré aux archives. 1 2 3 *Lexique p.26 12
  • 13. 4. Cliquez sur Créer un bordereau. 5. Laissez la case cochée. Si vous souhaitez verser des archives électroniques, contactez le bureau des archives. 6. Rempli automatiquement. Sinon, choisissez le nom actuel du service. 4 5 6 Rempli automatiquement. Ne pas remplir. Vous pouvez cliquer à tout moment sur en bas du bordereau pour l’enregistrer. Il passera en mode En cours de rédaction dans votre tableau de bord. Vous pourrez le modifier en cliquant sur . *Lexique p.26 13 Si vous souhaitez agrandir l’espace de visualisation du bordereau, vous pouvez cliquer sur la bande entre le formulaire et le menu à gauche. Pour le rétrécir, faîtes pareil mais attention à ne pas cliquer sur la pointe, vous perdriez ce que vous êtes en train de rédiger.
  • 14. 7. Remplissez les cases de la description. Intitulé / analyse : • Correspond au titre du versement / description sommaire du versement (ex : scolarité, finances, organisation générale, conseils….) Dates extrêmes : • Année la plus ancienne et année la plus récente du versement (Il faut qu’elles soient normalisées sous la forme aaaa ou aaaa-aaaa : 2012 ou 2011-2015). Nombre d’articles : • Nombres de boîtes d’archives Métrage linéaire* : • Largeur d’une boîte x nombre de boîtes. Présentation du contenu (facultatif) : • Types de documents (ex : copies d’examen, dossiers d’étudiants, comptes rendus, conventions de recherche….). 7 Ne pas cliquer. *Lexique p.26 14
  • 15. 8. Remplissez les trois premières colonnes de l’inventaire (1 ligne = 1 boîte ou 1 dossier (pour les dossiers de personnels par exemple)). Cote : • Numéro de la boîte (ex : 1, 2, 3…) • Si vous souhaitez créer des parties dans votre bordereau de versement (ex : 1-6 scolarité puis boite 1,2…), vous pouvez utilisez les flèches pour ajouter ou supprimer des niveaux. Description de la boîte : reprendre les titres de vos dossiers. Pour la description de vos boîtes, soyez précis. Plus votre descriptif sera précis, plus il vous sera facile de retrouver vos dossiers. Dates extrêmes : Année la plus ancienne et année la plus récente de la boîte ou dossier (sous forme aaaa ou aaaa-aaaa). Si la fonctionnalité est activée (bouton vert), les dates des niveaux supérieurs sont automatiquement mises à jour quand une date est ajoutée. Si vous souhaitez injecter des descriptions types dossiers de personnel ou conventions juridiques, vous pouvez utiliser l’astuce de la page 27. 8 . Pour ajouter des lignes. *Lexique p.26 15 Ne pas cliquer. Ne pas cliquer. Si vous avez plus de 30 boites ou dossiers à nous confier, vous pouvez utiliser un tableau Excel pour réaliser votre versement (modèle fourni par le bureau des archives). Voici la procédure : 1. Remplissez le tableau. 2. Envoyez le fichier par mail à archives@univ-paris-diderot.fr 3. Le bureau des archives peut vous renvoyer le tableau par mail pour modification. Modifiez-le et renvoyez-le par mail. 4. Le bureau des archives valide le versement et vous transmet le bordereau ainsi que le numéro de versement à mettre sur les boîtes. Il organise également le transfert. 5. Imprimez le bordereau. Il doit être signé en 2 exemplaires par le chef de service. Vous conserverez un exemplaire dans votre service. 6. Reportez le numéro de versement sur vos boîtes (878W) devant vos numéros de boîtes (878W1, 878W2…) ou pour la médecine (878M). 7. Le bureau des archives vient chercher les boîtes avec l’équipe logistique. Déposez le bordereau signé sur ces dernières. Les + vous permettent de rajouter, de copier, de couper ou de supprimer des lignes
  • 16. 9. Vous pouvez envoyer des commentaires ou questions au bureau des archives avec votre bordereau. 10. Quand vous avez fini de remplir votre bordereau cliquez sur Enregistrer et envoyer. Il est envoyé pour relecture et validation au bureau des archives. 11. Le bordereau passe en mode envoyé. Vous pouvez le visualiser dans le tableau de bord. 12. Le bureau des archives peut vous renvoyer le bordereau pour modification. Vous recevrez une alerte par mail et vous pourrez modifier le bordereau en mode reçu dans le tableau de bord en cliquant sur et le renvoyer en cliquant sur Enregistrer et envoyer. 13. Le bureau des archives valide votre bordereau qui passe en état validé. Vous recevrez une alerte par mail (Par défaut, alerte adressée au nom du responsable du compte utilisateur. Si vous souhaitez qu’elle soit envoyée à une autre personne, merci de nous l’indiquer). 14. Imprimez le bordereau. Il doit être signé en deux exemplaires par le chef de service. Vous conservez un exemplaire dans votre service. En imprimant le bordereau, vous trouverez le numéro de versement dans l’encart N° du bordereau imprimé. 15. Reportez le numéro de versement sur vos boîtes (878W) devant vos numéros de boîtes (878W1, 878W2…) ou pour la médecine (878M). 16. Le bureau des archives vient chercher les boîtes avec l’équipe logistique. Déposez le bordereau signé sur ces dernières. 9 10 14 Ne pas cliquer. *Lexique p.26 16
  • 17. ETAPE 3B : JE SAISIS MON BORDEREAU D’ÉLIMINATION* 1. Cliquez sur le module Collecte. 2. Cliquez sur Eliminations. 3. Le tableau de bord apparait. Vous y retrouvez vos derniers bordereaux avec leur statut : - En cours de rédaction. Vous pouvez le rééditer en cliquant sur ou le supprimer en cliquant sur . - Envoyé. Il est en relecture par le bureau des archives. Vous pouvez le visualiser en cliquant sur . . - Reçu. Le bureau des archives vous l’a renvoyé pour modification. Vous pouvez le rééditer en cliquant sur . - Validé. Le bordereau est validé par le bureau des archives. Vous pouvez le visualiser en cliquant sur . 1 2 3 *Lexique p.26 17
  • 18. 4. Cliquez sur Créer un bordereau. 5. Laissez la case cochée. Si vous souhaitez verser des archives électroniques, contactez le bureau des archives. 6. Rempli automatiquement. Sinon, choisir le nom actuel du service. 4 5 6 Rempli automatiquement. Ne pas remplir. Vous pouvez cliquer à tout moment sur en bas du bordereau pour l’enregistrer. Il passera en mode En cours de rédaction dans votre tableau de bord. Vous pourrez le modifier en cliquant sur . Ne pas remplir. *Lexique p.26 18 Si vous souhaitez agrandir l’espace de visualisation du bordereau, vous pouvez cliquer sur la bande entre le formulaire et le menu à gauche. Pour le rétrécir, faîtes pareil mais attention à ne pas cliquer sur la pointe, vous perdriez ce que vous êtes en train de rédiger.
  • 19. 7. Remplissez les cases de la description. • Dates extrêmes : Année la plus ancienne et année la plus récente des documents à éliminer (normalisées sous la forme aaaa-aaaa ou aaaa : 2011-2015 ou 2012). • Nombre d’articles : Nombres de boîtes d’archives. • Métrage linéaire* : Largeur d’une boîte x nombre de boîtes. 8. Remplissez les deux premières colonnes (1 ligne = 1 type de document). • Catégorie de document Exemples : Copies d’examen, dossiers d’étudiants refusés… • Dates extrêmes : Année la plus ancienne et année la plus récente des documents à éliminer. (normalisées sous la forme aaaa ou aaaa-aaaa : 2012 ou 2011- 2015). 7 Ne pas cliquer. Pour rajouter des lignes. Ne pas remplir. 8 *Lexique p.26 19
  • 20. 9. Vous pouvez envoyer des commentaires ou questions au bureau des archives avec votre bordereau. Avant d’envoyer votre bordereau, mettez vos coordonnées ici (Nom, Prénom, numéro de téléphone) pour que nous vous contactions en cas de besoin. 10. Quand vous avez fini de remplir votre bordereau cliquez sur Enregistrer et envoyer. Il est envoyé pour relecture et validation au bureau des archives. 11. Le bordereau passe en mode envoyé. Vous pouvez le visualiser dans le tableau de bord. 12. Le bureau des archives peut vous renvoyer le bordereau pour modification. Il vous enverra un mail pour vous prévenir. Vous pourrez modifier le bordereau en mode reçu dans le tableau de bord en cliquant sur et le renvoyer en cliquant sur Enregistrer et envoyer. 13. Le bureau des archives valide votre bordereau et lui attribue un numéro d’élimination (sous la forme année en cours-numéro continu : 2017-10). Il vous envoie un mail contenant le bordereau à signer et organise le transfert. 14. Imprimez le bordereau. Il doit être signé en deux exemplaires par le chef de service. Gardez-en un exemplaire. 15. Reportez le numéro d’élimination sur les boîtes. 16. Le bureau des archives vient chercher les boîtes avec l’équipe logistique. Déposez le bordereau signé sur ces dernières. Les éliminations sont ensuite validées par la Directrice générale des services et par le chef de la mission des archives des ministères de l’Education nationale et de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation. 9 10 14 Ne pas cliquer. Ne pas cliquer. *Lexique p.26 20
  • 21. JE VEUX AVOIR ACCÈS* AUX DOSSIERS QUE J’AI CONFIÉS AUX ARCHIVES Vous pouvez accéder au portail de recherche via deux accès sur la page d’accueil du logiciel. Vous n’avez accès qu’aux archives dont vous êtes le producteur. Si vous voulez consulter les archives d’un autre service, vous devez contacter le Bureau des archives car il faut une autorisation du service producteur*. *Lexique p.26 21
  • 22. JE RECHERCHE MES ARCHIVES A. VOUS VOULEZ FAIRE UNE RECHERCHE PAR MOTS-CLEFS. 1. Cliquez sur Recherche simple. 2. Entrez votre mot-clef. 3. Cliquez sur Rechercher. 1 2 3 *Lexique p.26 22 Conseils de recherche : Pour étendre la recherche, vous pouvez utiliser des astériques (*) à la fin du mot recherché (ex : rapport* recherchera aussi rapports, rapporter…).
  • 23. JE RECHERCHE MES ARCHIVES B. VOUS VOULEZ FAIRE UNE RECHERCHE COMPLEXE. 1. Cliquez sur Recherche thématique. 2. Cliquez sur Recherche dans les bordereaux. 3. Entrez vos critères de recherche (dates…). 4. Cliquez sur Rechercher. 1 2 3 4 *Lexique p.26 23
  • 24. JE COMMANDE MES ARCHIVES Des réponses vont s’afficher. 1. Cliquez sur la réponse qui vous intéresse. 2. Vous pouvez : • mettre dans le panier. La notice se mettra alors dans votre sélection. Vous pourrez ensuite sélectionner les dossiers qui vous intéressent (en les cochant) ou les supprimer en cliquant sur . cliquez ensuite sur commander. • Commander le dossier. Vous pouvez également : télécharger et imprimer la réponse. Vous ne pouvez commander qu’un article* (Ex : 601W3) et non plusieurs articles (601W1-3). Si vous souhaitez avoir accès à plusieurs articles, vous devez les commander un par un. *Lexique p.26 24
  • 25. Pour avoir le dossier/boîte dans la semaine. Ne pas remplir. Ne pas toucher. 3. Cliquez sur autre pièce et indiquez ici le nom du demandeur, numéro de bureau (ex : demandé par M. Martin Jean (bureau 422). Vous pouvez également indiquer si vous souhaitez un document en particulier ou un scan. 4. Cliquez sur confirmer. 5. Le bureau des archives vous transmet le dossier / boîte dans les 5 jours ouvrés. 6. Quand vous avez fini de consulter le dossier, contactez le bureau des archives par mail (archives@univ-paris-diderot.fr). 4 *Lexique p.26 25 3
  • 26. Accès : se réalise en conformité avec les exigences de confidentialité. Seul le producteur des documents a accès sans restrictions à ses archives, selon la procédure de communication. Article : Il peut s’agir d’une boîte ou d’un dossier. L’article est individualisé par un numéro et une description Bordereau d’élimination : document listant les documents proposés à la destruction par un Service. Ce bordereau est obligatoire pour détruire des documents. Bordereau de versement : document établissant la liste des documents confiés au Bureau des archives par un Service. Dates extrêmes : date la plus ancienne et date la plus récente d’un versement, d’une boîte ou d’un dossier. Durée d’utilité administrative (DUA) : Durée pendant laquelle un document ou ensemble de documents doit être conservé en application de textes réglementaires et de règles de gestion, et au terme de laquelle il peut être trié, détruit ou archivé définitivement. Elimination : opération rigoureusement contrôlée qui consiste à détruire des documents qui ne sont plus d’aucune utilité, ni pour l’université, ni pour l’Histoire. Toute élimination sans contrôle des Archives est passible de sanctions pénales. Métrage linéaire : Unité de mesure des archives. Un mètre linéaire = un mètre. On calcule ce métrage en multipliant la dimension d’une boîte d’archives (mesurée dans sa largeur) par le nombre de boîtes. Service producteur : Services de l’université qui produisent des archives (services centraux, composantes, enseignants-chercheurs). Tableau de gestion : tableau listant tous les documents produits et reçus par un Service et en indiquant leur durée de conservation minimale et leur sort final (versement, élimination, tri). Versement : transfert matériel des archives du producteur des documents au Bureau des archives. C’est également un transfert de la responsabilité de la bonne conservation des documents. LEXIQUE *Lexique p.26 26
  • 27. ASTUCE INFORMATIQUE POUR REMPLIR LES COLONNES DU BORDEREAU DE VERSEMENT : REGROUPER LES COLONNES DE VOS FICHIERS EXCEL 1. Ouvrez votre feuille Excel et cliquez sur Enregistrer sous pour en faire une copie. 2. Sélectionnez la première colonne vide. 3. Sélectionnez la formule/fonction CONCATENER (dans formules / Texte). 2 3 *Lexique p.26 27
  • 28. 4. Sélectionnez les différentes cases à assembler (insérez des guillemets entre les cellules pour créer des espaces) et cliquez sur OK. 5. Les données rassemblées apparaissent dans la colonne sélectionnée. 6. Positionnez votre curseur sur le coin inférieur de la première cellule (colonne D) puis faites glisser vers le bas pour copier les autres lignes. 4 5 6 *Lexique p.26 28
  • 29. 7. Copiez la cellule (colonne D). 8. Collez dans la case intitulé/analyse du bordereau de versement et recommencez les opérations 7 et 8 pour les autres lignes ou utiliser l’option Joindre un tableau Excel (collez vos cellules dans le tableau fourni par le bureau des archives). 7 8 *Lexique p.26 29
  • 30. Direction du pilotage et des études - Bureau des archives Pièces 633A et 635A Bâtiment Grands Moulins https://archives.univ-paris-diderot.fr archives@univ-paris-diderot.fr 01.57.27.54.06 / 54.07 *Lexique p.26 30