3. Présentation du Module de Record Management
Alfresco avec BlueXML
Les types d'archivage : intermédiaire, définitif,
légal, SAE
Les normes SEDA-MEDONA, NF Z42-013
Démonstration de Mnesys avec Nanoed
Focus sur le SEDA avec CGI
27/09/2016Blue Summit 2016
1ère thématique : Archivage
4. 1 – Présentation d’Alfresco Records Management
Mady GAUCHER – BlueXML
2 – Le Point de vue de l’éditeur SAE
Réflexion sur l’interaction GED/SAE : Les possibilités d’export proposées par une GED
Retour d’expérience SEVRAN avec Mnesys et Alfresco : contexte de mise en œuvre d'un logiciel mixte, capable de gérer les
archives papier et électroniques
Positionnement, complémentarité et intégration avec As@lae : travaux en cours de connexion MNESYS/AS@LAE (portail
commun)
Claire MASFRAND – NAONED
3 – Focus sur le SEDA
Les problématiques d’intégration liés à l’implémentation du SEDA : la nécessité de centraliser avec une stratégie outillée
Présentation du générateur SEDA et du modèle d’intégration : de l’archivage vers la dématérialisation de bout en bout
Démonstration : automatisation de la chaine de transfert SEDA depuis Alfresco dans as@lae, avec le générateur
Charles de TERNAY - CGI
Maud LASTERRE - CGI
27/09/2016Blue Summit 2016
Archivage : programme détaillé
6. Principes de l’archivage électronique
Concepts : SEDA/MEDONA
6
• Le SEDA est une modélisation des transactions entre acteurs dans le cadre de l'archivage :
• Il précise les types, l'ordre et la forme des messages échangés
• Il définit les métadonnées pour la description des archives
• Les échanges (transactions) définis sont :
• Le transfert
• L’élimination
• La communication
• La restitution
• Les acteurs SEDA dans ces échanges sont :
• Le service versant
• Le service d’Archives
• Le service producteur
• Le service de contrôle
• Le demandeur d’Archives
Service versant
L’entité qui transfère un
ensemble de données à
un service d’archivageService
d’archivage
L’entité
destinataire du
transfert qui assure
la gestion des
Archives
transférées pour
communication par
les Services
versants
Service de contrôle
Le service qui exerce le
contrôle scientifique et
technique de l’Etat sur
les archives
Service producteur
L’entité qui a produit
les archives, qui les a
créées ou reçues dans
le cadre de son
activité
Toute personne
physique ou morale
qui souhaite consulter
les archives
conservées par le
service d’archivage
dans le respect de la
législation applicable
Demandeur
d'archives
Echanges
(transactions)
7. Principes de l’archivage électronique
…de la GED au SAE
7
• Des fonctionnalités similaires
• Capture (ou collecte) des données
• Contrôle des données et des métadonnées
• Gestion documentaire (métadonnées, indexation)
• Gestion des plans de classement (orientés utilisateurs)
• Des fonctionnalités complémentaires
• Numérisation des documents papier avec :
• des métadonnées spécifiques identifiées et figées
• un format recommandé
• la génération de journaux d’événements
• un contrôle humain lors de la phase d’indexation
• …
8. Principes de l’archivage électronique
…de la GED au SAE
8
• Un SAE comporte les fonctionnalités nécessaires à la gestion des données
figées, principalement :
• Il doit couvrir les besoins liés à la Gestion du Cycle de vie et à l’organisation
via un Tableau de Gestion/Profil d’Archivage
• Mais aussi les fonctions de sécurisation liées à l'intégrité et, la traçabilité
• Et les fonctionnalités liées à la pérennisation de l'information sur le long
terme
Outils de validation et contrôle des formats à l'entrée
Outils permettant des conversions de format à l'entrée ou a posteriori
Réplication des données sur deux sites distants
9. 1. Un SAE, qu’est-ce que c’est ?
o Définition
o Objectifs
2. L’utilisation du module RM d’Alfresco
o Apports du module
o Présentation du site « Gestion des archives »
o Utilisation des catégories de dépôt
o Processus d’archivage des documents
• Définir un document comme une archive
• Dépôt dans un dossier temporaire pour qualification / classement
• Définition d’une règle de traitement des archives après X mois de dépôt
o Navigation et recherches sauvegardées
o Alertes et relations
Alfresco Records Management
27/09/2016Blue Summit 2016
10. 1. Définition
Ensemble d’action visant à identifier, recueillir, classer et conserver
des informations, en vue de consultation ultérieure, sur un support
adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des
obligations légales ou des besoins d’information.
1. Un SAE, qu’est-ce que c’est ?
27/09/2016Blue Summit 2016
11. 2. Objectifs
Garantir une conservation normée
Respecter l’intégrité de vos documents
Faciliter le traitement des archives à l’aide de règles de
gestion
Automatiser le cycle de vie des archives
1. Un SAE, qu’est-ce que c’est ?
27/09/2016Blue Summit 2016
12. 1. Présentation du module
Un site dédié dans votre
Alfresco
Gestion des archives
matérielles et numériques
Transformation d’un document
en archive depuis les sites
classiques de votre Alfresco
2. L’utilisation du module RM d’Alfresco
27/09/2016Blue Summit 2016
13. 2. Présentation du site « Gestion des archives »
Un site unique pour l’ensemble de vos archives
Respecte les normes :
ISO 15489
ISO 30301
DOD 5015 (l’organisation par défaut est basée sur ce standard)
La création des catégories de dépôt permet de structurer votre archive
Le site possède trois composants propres à la gestion des archives :
Plan de classification
Recherche des documents d’archives
Outils d’administration
2. L’utilisation du module RM d’Alfresco
27/09/2016Blue Summit 2016
14. 3. Utilisation des catégories de dépôt
et des dossiers
Les catégories de dépôt permettent de structurer vos archives,
mais ce ne sont pas elles qui vont stocker vos documents !
Les catégories de dépôt correspondent à des espaces définit par
des règles propres
Par exemple : la catégorie de dépôt « Achats de matériel »
possède la règle d’archivage suivante : Rétention des documents
pendant un mois puis transfert vers le dossier « Archives achats »
Les documents archivés sont stockés dans des dossiers
classiques liés à ces catégories de dépôts
2. L’utilisation du module RM d’Alfresco
27/09/2016Blue Summit 2016
15. 4. Règles d’archivage
Règles sur les catégories de dépôt du plan de classification pour définir des étapes dans la vie de vos
documents
Déclasser : permet de verrouiller un répertoire afin d’éviter tout nouveau document entrant
(sortie possible) et de verrouiller les archives situées à l’intérieur.
Retenir : sert principalement de déclencheur/point de repère aux autres étapes. Il marque le
départ d’une période stockage de l’archive. Aucune restriction n’est appliquée sur l’archive.
Détruire : permet la suppression totale de l’archive. Il est possible par l’intermédiaire d’une option
à cocher de conserver les métadonnées.
Transférer : fonctionnalité optionnelle permettant l’envoi d’une notification mail à l’archiviste pour
lui indiquer que les documents définies par l’étape Transférer doivent être déplacer manuellement
vers un autre emplacement
Versement à un autre organisme : fonctionnalité optionnelle permettant une connexion avec une
base externe pour un dépôt automatique des archives en fin de vie.
2. L’utilisation du module RM d’Alfresco
24/05/2016Blue Summit 2016
16. 5. Navigation et recherches sauvegardées
Le manu de navigation à gauche est spécifique au module et propose les accès suivants :
Navigation remplace le filtre Fichier des sites classiques et permet de naviguer dans les
catégories de dépôt
Plan de classification propose trois accès rapides aux :
Archives en court de transfert
Archives suspendues
Archives en attentes de classement
Recherches enregistrées permet d’accéder rapidement aux résultats d’une recherche créé
dans le composant Recherche des documents d’archives
Le composant « Rechercher des documents d’archives » facilite la création de requête Lucène
2. L’utilisation du module RM d’Alfresco
24/05/2016Blue Summit 2016
17. 6. Alertes et relations entre les archives
Des alertes peuvent être posées sur les catégories de dépôts.
Un mail est alors envoyé à l’archiviste pour traitement
Les alertes sont régulières
Les relations entre archives peuvent être manuelles ou automatiques
Les relations automatiques sont créées entre plusieurs versions d’un même document. Les
archives sont toutes liées ce qui permet d’accéder à la dernière version
Les relations manuelles peuvent définir plusieurs liens entre les documents tel que :
Pièces-jointes
Remplacé par
Précédente version de
2. L’utilisation du module RM d’Alfresco
24/05/2016Blue Summit 2016
18. 27/09/2016Blue Summit 2016
2ème thématique : Architecture Alfresco
• Retour d'expérience sur le déroulement
d'un projet Alfresco (architecture
technique)
• La haute-disponibilité (performances / fail
over / cluster)
• Comment gérer mon exploitation au
quotidien ?
• Nous discuterons reprise, sauvegarde,
réversibilité et EIC
24. 3ème thématique: Urbanisation
27/09/2016Blue Summit 2016
Quel est le positionnement de la
GED dans le SI ?
Quelles sont les briques
transversales existantes ? Et les
évolutions ?
Les intégrations possibles avec les
applications métiers : finances, rh,
etc
Nous parlerons des
interconnexions entre Alfresco et
les applications
26. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
Quelles pratiques documentaires ?
Intégration Alfresco Coût
d’intégration
Maintenance Réutilisabilité Commentaires
Par développement
d’interfaces spécifiques
dans l’application métier
Max Editeur 0 A redévelopper
pour chaque
application
Par web clipping avec
iframe/popup en sur-
impression
Faible 0 Max
Utilisation Alfresco « tel
quel »
0 0 Max
27/09/2016
27. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
Bénéficier de nouvelles fonctionnalités
Plan de classement / Navigation
Gestion des droits
Recherche (plein-texte, facettes, smart folders)
Processus
27/09/2016
28. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
Applications métier
Optimisé verticalement
Non optimisé pour du développement spécifique
Alfresco
Optimisé transversalement
Optimisé pour l’adaptation et le développement
Points d’extension
Meilleur combinaison ergonomie x fonctionnalités x prix
27/09/2016
29. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
Utiliser Alfresco en tant que GED transverse
Réutiliser les fonctionnalités existantes
Ne pas redévelopper (et retester…) ce qui existe déjà
Minimiser les développements spécifiques
Avoir une approche systématique par rapport aux
applications métier
Promouvoir la transversalité
Conduite du changement
27/09/2016
30. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
Principes
Dépôt document + métadonnées par app métier
Utilisateur/Groupe dédié
Silo documentaire dédié
Classement automatique
Création de l’arborescence
Positionnement des droits à partir des métadonnées
Partage des documents avec les autres applications
Smartfolders
27/09/2016
31. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
Un silo documentaire global
pour chaque application métier
27/09/2016
32. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
Le smart folder ne renvoie rien
car l’utilisateur ELG n’a pas les droits
27/09/2016
33. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
L’utilisateur ELG n’a effectivement
pas les droits
27/09/2016
34. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
Le smart folder présente les informations
du silo documentaire global en fonction
des droits que vous avez
27/09/2016
35. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
Travail à faire pour les éditeurs
Conventions d’interopérabilité :
Dépôt document + métadonnées
Obligation pour les éditeurs de respecter
Option : développement couche d’intégration
Possiblité d’intégrer les développements internes
27/09/2016
36. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
Applications
métier
Document
+
Métadonnées
Classement
• Création auto des répertoires
• Positionnement des droits
Partage des documents
• Configuration des smart folders
Applications
internes
Sites
collaboratifs
Répertoires
partagés
Fonctionnalités
• Navigation
• Recherche
• Partage
• Processus
ALFRESCO
Démat.
HTTP(REsT/WebService)
WebDAV/FTP/CIFS/…
27/09/2016
37. 4ème thématique : Processus Documentaire
27/09/2016Blue Summit 2016
Mythe ou réalité ?
Comment traiter le cycle de vie d'un
document ?
Présentation d'Activiti par Alfresco, la
modélisation de processus
BlueDolmen, des solutions innovantes pour
enrichir les processus métiers