Conférence Locarchives et Sinequa au salon Documation 2012

1. L’ACCES UNIFIE A L’INFORMATION :
RETOUR D’EXPERIENCE LOCARCHIVES
21 mars 2012

2. SOMMAIRE SOMMAIRE
1. PRESENTATION LOCARCHIVES
2. LE PROJET SEARCH
• Le Système d’Information
• Les caractéristiques documentaires
• Le projet
• Les enjeux / Bénéfices attendus pour nos clients
• Le Choix Sinequa Business Search
3. LA MISE EN ŒUVRE
• La recherche
• La navigation dans les résultats de recherche
DOCUMATION | 21 mars 2012

3. Archiver : une nécessité
PRESENTATION LOCARCHIVES
Présentation Locarchives | Décembre 2011

4. 1. PRESENTATION LOCARCHIVES
Qui sommes-nous ?
Création en 1977
39 M€ CA en 2011
380 collaborateurs
Solutions globales d’archivage et de gestion documentaire
Premier prestataire certifié, labellisé et agréé pour la
conservation d’archives physiques ou numériques
Volumes
• 3 500 km linéaires de rayonnages
• Capacité de 30 millions de boîtes d’archives
• 3.000.000 de mouvements par an
• + 100 millions de documents électroniques
DOCUMATION | 21 mars 2012

5. 1. PRESENTATION LOCARCHIVES
Des solutions globales d’Archivage & de Gestion documentaire
Conseil & Ingénierie
• Audit de l’organisation en place
• Politique d’archivage / outils de gestion
Archivage physique
• Papier
• Audio & Vidéo
• Sauvegarde informatique
Dématérialisation / Numérisation
Archivage électronique
• Hébergement sécurisé
• Archivage électronique à vocation probatoire
DOCUMATION | 21 mars 2012

6. 1. PRESENTATION LOCARCHIVES
Typologies de clients
4 000 clients
80% entreprises du CAC 40
Secteur public / privé
Tous secteurs d’activité
• Banques / assurances
• Juridique / Comptabilité
• Energie
• Distribution
• Hôpitaux / Santé
• Industrie
• Enseignement
• Presse / Média

7. Archiver : une nécessité
LE PROJET SEARCH & LE CHOIX DE SINEQUA BUSINESS SEARCH
Présentation Locarchives | Décembre 2011

8. 2. LE PROJET SEARCH
LE SYSTÈME D’INFORMATION : LES FONCTIONS
Acquisition de documents électroniques et de leurs métadonnées,
Directement à partir des systèmes en place (GED, ERP, solution métiers …)
Dépôt en ligne via l’interface utilisateur
Conversions
Traitements contenus (extraction automatiques de métadonnées…)
Intégration (contrôle d'intégrité, signature, …)
Conservation (réplication sur 2 sites distants, migration des supports et formats, …)
Consultation en ligne
Via l'interface de consultation
Via des connecteurs depuis l’interface métier du client
Traçabilité
Restitution
Destruction

9. 2. LE PROJET SEARCH
LE SYSTÈME D’INFORMATION

10. 2. LE PROJET SEARCH
LE SYSTÈME D’INFORMATION
Une solution modulaire
Open Text Content Server
Plan de classement
Description documentaire par type de document
Consultation : recherche
Gestion des habilitations
Stockage

11. 2. LE PROJET SEARCH
LES CARACTERISTIQUES DES DOCUMENTS TRAITES
Les documents sont nativement électroniques ou issus d’un processus de
dématérialisation du papier
Plusieurs typologies documentaires par client
Typologies variées : factures, documents RH, documents comptables,
relevés de comptes, AMM, CRM, éléments de preuve, …
Documents structurés ou non
Taille des documents de 10 Ko à 300 pages
Métadonnées documentaires associées ou non
Indexation des métadonnées et/ou du document
Niveaux de services différents par client
• Versement et mise en ligne des documents
• Temps de recherche

12. 2. LE PROJET SEARCH
LE PROJET SEARCH
Mise en œuvre d’un moteur de recherche au sein d’une solution globale
Le projet Search est issu :
• De la nécessité d’adresser les niveaux de service demandés par les
clients dans un contexte de croissance continue des volumes
• De la volonté de LOCARCHIVES de proposer à ses clients une vision
globale de leur patrimoine informationnel (documents physiques ou
électroniques)
Il s’intègre dans un projet plus large d’évolution des SI (refonte d’IHM,
développement de nouvelles prestations)

13. 2. LE PROJET SEARCH
LE PROJET SEARCH : LES ENJEUX
1 Optimiser les temps d’indexation (versement)
2 Optimiser les temps de recherche de documents électroniques
3 Offrir des fonctions de recherches évoluées
4 Indexer des sources de données multiples et des formats multiples
5 Faciliter l’administration de l’indexation (gestion intelligente)

14. 2. LE PROJET SEARCH
LE PROJET SEARCH : LES BENEFICES ATTENDUS POUR NOS CLIENTS
1 Disposer de niveaux de service élevés conformes aux attentes
2 Accéder facilement aux documents via des fonctions de
recherche évoluées et des résultats de recherche pertinents
3 Bénéficier d’un accès unifié au patrimoine informationnel

15. 2. LE PROJET SEARCH
LE PROJET SEARCH : LES EXIGENCES
1 Disponibilité du SI : 24/24, 7/7
2 Sécurité : garantie de la confidentialité, respect des habilitations définies
3 Performance : les temps d’indexation et de recherche doivent être rapides
4 L’architecture du moteur de recherche doit être ouverte
5 Déploiement rapide et simple

16. 2. LE PROJET SEARCH
LE PROJET SEARCH : CARACTERISTIQUES ATTENDUES
Indexation
• Métadonnées et contenu des documents
• Support des formats standards (pdf, bureautique, …)
• Optimisation de la gestion des index
• Exemple : par client, par type de document
• Modes d’indexation :
• Complète
• Temps réel
• Incrémentale
• Performance : exemple 50 000 documents indexés / heure

17. 2. LE PROJET SEARCH
LE PROJET SEARCH : CARACTERISTIQUES ATTENDUES
Recherche
• Recherche full text
• Opérateurs de recherche
• Expression exacte
• Troncature
• ET, OU, SAUF
• Opérateurs de comparaison
• Aide à la recherche
• Liste de mots
• Thésaurus
• Dictionnaires additionnels
• Recherche phonétique

18. 2. LE PROJET SEARCH
LE PROJET SEARCH : CARACTERISTIQUES ATTENDUES
Sources de données
• Connecteurs
• Open Text Content Server
• Base de données (MS Sql Server)
Langues
• Support du multilinguisme

19. 2. LE PROJET SEARCH
LE PROJET SEARCH : SINEQUA BUSINESS SEARCH
Rédaction et soumission d’un cahier des charges
Etude de marché / Appel d’offres
Réalisation d’un POC
• Vérification fonctionnelle
• Vérification technique
Produit répondant à l’ensemble des exigences du cahier des charges
Plus de 100 connecteurs disponibles
Indexation « full text » de plus de 300 formats de fichiers
Editeur français

20. Archiver : une nécessité
LA MISE EN OEUVRE
Présentation Locarchives | Décembre 2011

21. 3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR
INTEGRATION
Les formulaires de recherche et la navigation dans les résultats sont
développés en web
Le moteur de recherche est entièrement piloté via l’utilisation des APIs .Net
d’accès
Les formulaires requêtent le moteur de recherche et affiche les
informations renvoyées
2 modes de recherche implémentés pour faciliter l’accès aux documents
• utilisateurs non experts
• utilisateurs experts
La gestion des habilitations est conservée le moteur utilise le référentiel
existant

22. 3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR
LE FORMULAIRE DE RECHERCHE
Recherche par
mots clés

23. 3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR
LE FORMULAIRE DE RECHERCHE
Localisation des mots clés cherchés

24. 3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR
LE FORMULAIRE DE RECHERCHE
Recherche experte
Typologie documentaire

25. 3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR
LE FORMULAIRE DE RECHERCHE
Recherche experte
sur un attribut

26. 3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR
LE FORMULAIRE DE RECHERCHE
Recherche experte
valeur d’un attribut

27. 3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR
LA NAVIGATION DANS LES RESULTATS DE RECHERCHE
Résultat de la recherche

28. 3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR
LA NAVIGATION DANS LES RESULTATS DE RECHERCHE
Métadonnées associées

29. 3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR
LA NAVIGATION DANS LES RESULTATS DE RECHERCHE
Navigation arborescente

30. 3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR
LA NAVIGATION DANS LES RESULTATS DE RECHERCHE
Catégorisation dynamique
utilisation de facettes

31. Archiver : une nécessité
CONCLUSION
Présentation Locarchives | Décembre 2011

32. 4. CONCLUSION
CONCLUSION
Intégration dans une solution globale d’un produit conforme aux attentes
fonctionnelles et techniques et capable d’accompagner le développement
de l’activité
Les clients et utilisateurs finaux sont très satisfaits par les fonctions et les
niveaux de services proposés (indexation et recherche)
La solution adresse les besoins d’utilisateurs experts ou non
Les équipes internes sont autonomes (fonctionnels, développements et
production)
Prochaine étape : ajout de nouvelles sources de données (100 à 200
millions records BD)

33. Archiver : une nécessité
MERCI DE VOTRE ATTENTION !
Tél : 01 49 33 78 81
Email : contact@locarchives.fr
Web : www.locarchives.fr
Présentation Locarchives | Décembre 2011