Projet d'intervention à la bibliothèque de Saint-Jérôme effectué par des étudiants en Techniques de la documentation au Collège Lionel-Groulx

1. Comment élaborer des
méthodes et procédures
d’élagage pour une
bibliothèque publique en
20 jours
Projet d’intervention à la bibliothèque
publique de Saint-Jérôme

2. Introduction
• L’élagage est un aspect souvent négligé dans la gestion des
bibliothèques. Plusieurs milieux documentaires débordent de
documents périmés. Rares sont les bibliothèques qui possèdent des
outils aidant le responsable de l’élagage dans cette tâche. Ce
document présente des méthodes et procédures d’élagage qui ont été
élaborées dans la cadre d’un projet d’intervention par des étudiants en
Techniques de la documentation au Collège Lionel-Groulx.

3. ÉTAPE 1: Connaître le milieu
• Visiter le site Internet officiel de l’institution afin d’y recueillir de
l’information pertinente sur l’historique de la municipalité, sa taille, sa
population…
• Dresser un portrait statistique de la bibliothèque à partir du site StatBib
: https://applications.banq.qc.ca/apex/f?p=306:1::::::

4. ÉTAPE 2 :
Rencontrer le ou la responsable du milieu
• Comprendre les besoins du milieu
• Se renseigner de manière plus approfondie sur l’organisme
• Élaborer un plan d’intervention et le faire approuver par le ou la
responsable (voir la diapositive suivante)

5. Plan d’intervention
Étapes de mise en application Étapes spécifiques Nbr de jours
(approx.)
•Prendre connaissance de la
politique de développement des
collections
•Consulter différentes normes
Adapter le modèle des standards des bibliothèques
publiques américaines aux pratiques de celles de
Saint-Jérôme
2 j.
Collecter des données et
tester des méthodes d’élagage
•Établir un portrait statistique de l’âge des
documents par public cible, par catégorie
documentaire et par support
•Pratiquer l’élagage ciblé, visuel ou sauvage de
certaines sections
12 j.
Faire une mise à jour de la politique
d’élagage
Élaborer des procédures pour l’élagage de la
collection 5 j.
Assurer la pérennité et l’utilisation
des outils mis en place
Se réserver une journée au cas où le plan
d’intervention ne serait pas terminé. De cette façon,
nous pourrions consigner par écrit où nous en
sommes rendu afin que d’autres puissent
poursuivre notre projet.
1 j.

6. ÉTAPE 3 :
Considérer la documentation déjà en place
• Prendre connaissance de la politique de développement des
collections du milieu afin de noter les critères de sélection pour
l’acquisition et l’élagage de documents
• Analyser les statistiques sur les collections élaborées de façon
périodique par l’organisme

7. ÉTAPE 4 :
Être à l’aise avec les outils locaux
• Apprendre à se servir du SIGB utilisé par le milieu pour effectuer les
recherches de manière efficace

8. ÉTAPE 5 :
Retirer les documents des rayonnages
selon certaines méthodes
• Lors de notre projet, trois méthodes d’élagage nous ont été suggérées.
Ces méthodes qui ont été appelées ciblée, visuelle et sauvage servent
à déceler les documents susceptibles d’être élagués. Avant toute
chose, il est primordial de souligner l’importance de choisir une section
de taille raisonnable avant de se lancer dans une telle opération,
puisque l’élagage est une activité de longue haleine.
• Lorsque la catégorie documentaire est sélectionnée, vous devez
déterminer la méthode d’élagage parmi celles définies ci-après, qui
s’appliquera le mieux à la section choisie.

9. Élagage ciblé
• La méthode ciblée consiste à se constituer une liste d’exemplaires qui
seront retirés des rayons
1. Pour débuter, on doit formuler une recherche dans le catalogue afin
de pointer vers une section en particulier de la collection
2. Par la suite, imprimer le résultat de votre recherche sous forme de
rapport

10. Élagage ciblé (suite)
3. Muni de votre liste, vous pouvez parcourir les rayonnages des
bibliothèques afin de retracer les cotes des documents correspondant
à celles des livres de la liste. Il est fortement conseillé de vérifier
également le code-barre de l’exemplaire, afin de s’assurer de retirer
le bon document
4. Les documents ainsi retirés doivent être transférés au service
technique afin d’en faire l’analyse avant de pouvoir déterminer de leur
sort

11. Élagage visuel
• La méthode visuelle consiste à procéder à un premier tri en
bibliothèque
1. En premier lieu, parcourez les rayonnages afin de déterminer la
catégorie documentaire à élaguer. Puisque cette technique permet de
libérer de l’espace sur les tablettes, il sera conseillé de choisir une
section qui semble bondée
2. Lorsque la section est choisie, examinez les livres un par un afin de
déterminer ceux que vous retirerez des rayons. Les éléments à
observer lors de cette pratique sont :
– l’état matériel du document
– la date de réception de l’exemplaire
– la quantité de livres traitant du même sujet
– l’aspect visuel et informationnel de son contenu

12. Élagage visuel (suite)
3. Ceux qui semblent périmés lors de cette opération seront retirés des
rayons et envoyés au service technique afin de vérifier la circulation
de l’exemplaire
4. Au service technique, vous jugerez au besoin, de la pertinence de
conserver ou de remplacer l’ouvrage

13. Élagage sauvage
• La méthode sauvage consiste à retirer des rayons, d’une section
donnée, tous les exemplaires dont l’état matériel trahit leur âge.
Normalement, un élément tel que la cote peut être un bon indicateur
de l’âge du document. En effet, un format de cote, maintenant inutilisé,
permet de deviner approximativement la date d’acquisition par la
bibliothèque de ce document.
• De plus, même si le sort final de ces documents n’est pas
automatiquement l’élagage, ils doivent tout de même être envoyés au
service technique afin que la cote soit remise au goût du jour.

14. ÉTAPE 6 :
Tester le processus d’élagage selon les 3
critères principaux
• Les trois critères principaux à considérer lorsque vient le temps de
juger de la pertinence de conserver un document sont les suivants :
– La circulation (est-ce que le document est fréquemment emprunté?)
– Le contenant (est-ce que l’état matériel du document est en bonne condition?)
– Le contenu (est-ce que le contenu visuel et informationnel transmis par l’ouvrage
est toujours d’actualité?)

15. ÉTAPE 7 :
Effectuer un premier test sur une catégorie
choisie (documentaires 8-12 ans)
• Établir les paramètres pour chacun des critères principaux (circulation,
contenant, contenu)
• Attribuer une valeur à chacun des paramètres qui ont été établis ainsi
qu’une pondération en % pour chacun des 3 critères principaux
• Mettre au point un outil nommé le « calculateur de valeur » dans le but
d’effectuer pour nous, les opérations mathématiques
• Élaborer un arbre décisionnel afin de réguler les étapes à suivre lors
de l’élagage

16. ÉTAPE 8 :
Effectuer le test avec une nouvelle
catégorie (documentaires 4-7 ans)
• Modifier la pondération pour les critères de contenu et de contenant
afin qu’ils soient davantage représentatifs de la catégorie
documentaire testée
• Rendre les paramètres communs à toutes les catégories
documentaires afin de n’avoir que la pondération à ajuster et non pas
les critères à modifier à chaque fois
• Adapter le % accordé à chacun des critères selon l’importance réelle
qu’ils possèdent

17. ÉTAPE 9 :
Effectuer le test sur les documentaires
adultes
• Abolir la pondération associée au critère de contenant. En effet, ce
critère n’a nullement besoin d’être évalué de manière quantitative, car
il risque de trop fausser les données. De plus, si un document n’est
pas en bonne condition physique, il doit obligatoirement être réparé,
remplacé ou élagué. Il ne peut être remis tel quel sur les rayons
• Intégrer plutôt le critère de contenant dans la procédure liée à l’arbre
décisionnel. Soit que l’état matériel du document sera Acceptable ou
Inacceptable

18. ÉTAPE 9 (suite) :
Effectuer le test sur les documentaires
adultes
• Universaliser le % accordé aux 2 critères restants dans le calculateur
de valeur. Maintenant une pondération de 35% sera attribué au critère
de circulation et de 65% à celui de contenu, et ce, pour toutes les
catégories documentaires
• Différencier les documentaires adultes en deux grandes classes :
Historique et Technique. De cette façon, la valeur des paramètres
pourra être modulée en fonction du type de documentaire qu’il s’agit

19. ÉTAPE 10 :
Valider nos outils concernant les méthodes
et procédures d’élagage
• Tester la version finale de notre procédure d’élagage sur les différentes
catégories documentaires (voir les diapositives suivantes pour les
versions finales des outils que nous avons élaboré)
• Démontrer la validité de notre système devant le ou la responsable de
la bibliothèque
• Remettre le document complet comportant les outils, nos démarches,
les méthodes ainsi que la procédure pour élaguer un document au
responsable afin d’assurer une pérennité à notre projet

20. Calculateur de valeur

21. Calculateur de valeur - Circulation

22. Calculateur de valeur - Contenu

23. Arbre décisionnel