Projet d'intervention réalisé au Musée d'art contemporain des Laurentides. Voici les étapes suivies pour la conceptualisation et l'implantation d'un Guide de gestion des documents dans un organisme dont la gestion documentaire était déficiente et sans uniformité.

1. Comment conceptualiser et implanter
un plan de classification et un
calendrier de conservation en 20
jours?
Projet d’intervention réalisé au Musée d’art contemporain des Laurentides
Par Nadja Des Roches et Emma Laforge, étudiantes finissantes en Techniques de la
documentation au Collège Lionel-Groulx

2. Rencontre préliminaire
• Rencontre avec la
responsable du milieu
• Visite des bureaux, des
locaux et du dépôt
d’archives de l’organisme
• Discussion sur les projets
d’intervention réalisés
antérieurement
• Discussion sur les besoins
documentaires actuels du
milieu
• Prise de connaissance de la
documentation faite par les
anciens stagiaires

3. Espaces de
Rangement

4. Dépôt d’archives

5. Problématiques
• Manque d’uniformité dans le classement des
documents (chaque employé a sa méthode
personnelle)
• Repérage des documents difficile
• Continuité des activités compromise lors de
l’absence ou du départ d’un employé
• Inconsistance lors du nommage des chemises
• Conservation inutile de documents
• Manque de temps des employés
• Plan de classification et Calendrier de
conservation en place ne sont pas utilisés car ils
sont désuets (1994) et ne reflètent plus les
réalités du milieu
Solution
• Conceptualisation et implantation
d’un Guide de gestion des
documents

6. L’importance d’un guide de gestion des documents dans un
organisme
Diminue le volume de
documents et donc
économie d’espace
Assure la sécurité des
documents
Assure la continuité des
activités de l’organisme
au départ d’un employé
Facilite le repérage des
documents
Assure la conformité aux
lois en vigueur
Évite la perte de
documents essentiels

7. Étape 1
Analyse des besoins de l’organisme (2 jours)
• Rencontres individuelles avec chaque employé de l’organisme dans le but de
connaître leurs méthodes de classement et leurs attentes
• Prise de notes et de photos, lors de chaque rencontre, des éléments pertinents
• Observation sommaire de tous les espaces physiques de classement des
documents

8. Étape 2
Cueillette de données (3 jours)
• Inventaire des documents actifs de l’organisme (classeurs)
• Vérification sommaire des documents inactifs via la bas de donnée Excel en place
• Vérification des ordinateurs de chaque employé pour y étudier leurs méthodes de
classement numérique
• Étude du Plan de classification et du Calendrier de conservation déjà en place

9. Tiroir de classeur et
arborescence
numérique types du
milieu

10. Étape 3
Évaluation de la situation et des besoins (2 jours)
• Étude des méthodes de classement des employés pour trouver des similarités et
les différences
• Comparaison du Plan de classification en place avec celui d’autres milieux
• Prise de décision quant au type d’outils à produire

11. Étape 4
Élaboration du guide de gestion de documents (6 jours)
• Décisions quant aux classes, séries et sous-séries de gestion et d’exploitation
• Décisions quant à la durée de vie des documents
• Rédaction du Guide de gestion des documents
• Élaboration d’un index
• Création de l’arborescence numérique du Plan de classification
• Création d’un Plan de classification abrégé pour consultation rapide

13. Pages types du nouveau Guide de gestion des documents
et de l’index

14. Étape 5
Validation et approbation du Guide (5 jours)
• Impression du Guide de gestion des documents
• Vérification sommaire de la version imprimée
• Remise du Guide à la responsable pour révision
• Rencontre avec la responsable pour discuter des corrections
• Rédaction du Guide final après les corrections apportées

15. Étape 6
Rédaction d’un manuel de procédures (1 journée)
• Explications sur le fonctionnement du Guide de gestion des documents (les séries, la durée
de vie des documents, le tri des documents inactifs, etc)
• Procédures de nommage et de mise en boîte
• Nouveau bordereau pour les boîtes d’archives
• Tableau de mises à jour (à remplir lorsque le personnel constate des lacunes ou des
améliorations à apporter lors de l’utilisation du Guide)

16. Étape 7
Implantation des nouvelles procédures de gestion
documentaire (1 journée)
• Formation du personnel sur l’utilisation du Guide de gestion des documents et des
nouvelles procédures
• Préparation d’un tiroir de classeur et d’une boîte d’archives selon le Guide qui serviront
ensuite d’exemples
• Implantation de l’arborescence numérique de Plan de classification dans les ordinateurs
des employés

17. Oui, mais après?
• Le personnel s’est donné comme mandat de débuter à nommer les nouvelles chemises dès
leur création.
• Le Guide de gestion des documents sera évaluer par les employés au fur et à mesure de
son utilisation. Les changements à apporter seront consignés dans la feuille de mise à jour.
• Une autre équipe de stagiaire pourra ultérieurement modifier le Guide au besoin ainsi que
l’appliquer à l’ensemble des documents et des chemises existantes de l’organisme.

18. Documentation consultée
• BAnQ. (2005). Guide de gestion des archives de maison d’édition. Récupéré le 16 mai 2019 du site
http://www.banq.qc.ca/documents/archives/archivistique_ged/publications/Guide_gestion_archives_edition.pdf
• BAnQ. (2015). Guide de gestion des archives de la danse au Québec. Récupéré le 16 mai 2019 du site
http://www.banq.qc.ca/documents/archives/archivistique_ged/publications/Guide_archives_danse_Final.pdf
• Musée d’art contemporain de Montréal. (2012). Plan de classification des documents du Musée d’art contemporain de
Montréal. Récupéré le 16 mai 2019 du site https://macm.org/app/uploads/2017/05/PlanClassification.pdf
• Sauvageau, C. (2010). Le b.a.-ba de la gestion des archives pour les organismes publics décentralisés et pour les sociétés
à but non lucratif. Récupéré le 16 mai 2019 du site https://archivisteraq.com/2010/09/23/le-b-a-ba-de-la-gestion-des-
archives-pour-les-organismes-publics-decentralises-et-pour-les-societes-a-but-non-lucratif/
• Société d’histoire de la Rivière-du-Nord. (2012). Guide de gestion des documents. Saint-Jérôme, Québec.
• Source des photographies : Nadja Des Roches, étudiante en Techniques de la documentation, 2019