Dans le cadre de la Techniques de la documentation,nous avons effectué un projet d'intervention à l'entreprise GEEP Canada. Voici les étapes de notre projet d'intervention réalisé en 20 jours.

1. Étapes pour la
réalisation
d’un plan de
classification,
du classement
et d’un
procédurier
Projet de : Amélie Favreau & Marie-Pier LeBel
Techniques de la documentation
Collège Lionel-Groulx

2. Réalisation d’un plan de
classification
– Étape 1 : Analyse des besoins (Temps : 1 jour)
1- Connaitre la mission et les objectifs du milieu;
2- Rencontrer les membres du personnel;
3- Visiter les locaux;
4- Prendre connaissance des différents départements;
5- Prendre connaissance des types de documents papier;
6- Compter le nombre de boîtes.
Voici les étapes que l’on a effectuées pour réaliser le projet d’intervention à l’entreprise Geep Canada
inc.

3. Réalisation d’un plan de
classification
– Étape 2 : Classement (2 jours)
1- Séparer par types de documents;
2- Séparer par département.

4. Réalisation d’un plan de
classification
– Étape 3 : Écriture du plan de classification (4 jours)
1- Création d’une hiérarchie logique et qui inclut toute la documentation papier (avec des séries,
des sous-séries);
– Décrire ce que comportent les séries et les sous-séries;
– Décrire le mode de classement.

5. Réalisation d’un plan de
classification
2- S’informer des termes utilisés par l’entreprise;
3- Structurer le plan;
4- Rédaction d’une introduction;
5- Rédaction d’un glossaire;

6. Réalisation d’un plan de
classification
6- Rédaction d’un index;
7- Modification du plan selon
les recommandations des
départements.

7. Création d’un procédurier
– Étape 1 : Écriture du procédurier (2 jours)
1- Création d’un glossaire;

8. Création d’un procédurier
2- Informer comment nommer les documents;
Il faut noter les exceptions qui peuvent
s’appliquer.

9. Création d’un procédurier
4- Créer une liste de documents essentiels;

10. Création d’un procédurier
5- Informer comment le classement doit s’effectuer;
– Étape du nommage du dossier;
– Étape pour nommer la boîte.

11. Création d’un procédurier
– Étape du nommage du dossier;

12. Création d’un procédurier

13. Création d’un procédurier
Il faut penser à insérer des images.

14. – Étape pour
effectuer
le classement
dans les boites;

15. Création d’un procédurier
– Étape
pour
nommer
la boîte.

16. Création d’un procédurier
– Expliquer l’étape du rangement des boites sur tablette.

17. Création d’un procédurier
6 - Faire approuver le procédurier.

18. Formation des employés
– Étape 1 : Rencontrer les employés un par un (1 jour)
1- Expliquer ce qu’est le plan;
2- Expliquer comment utiliser le plan;
3- Faire approuver le plan;
4- Être à l’écoute de leurs recommandations.

19. Rédaction d’une lettre de
recommandation et d’un compte-
rendu
– Étape 1 : Lettre (1/2 jour)
1- Écrire le compte rendu avec toutes les étapes effectuées lors du projet;
2- Écrire nos recommandations pour un calendrier de conservation.

20. Le classement
– Étape 1 : Classer les documents semi-actifs par département (4 jours)
1-Séparer les documents par année fiscal ou civile selon les départements;
2- Classer les dossiers selon le plan de classification;
– Attribuer les cotes à chaque document;
– Insérer les documents dans des chemises.
3- Suivre le procédurier pour nommer les dossiers et les boîtes.

21. Le classement
– Étape 2 : Classement des documents actifs par département (4 jours)
1- Classer les dossiers selon le plan de classification;
2- Suivre le procédurier pour nommer les dossiers;
3- Répartir les dossiers en ordre alphabétique au besoin.

22. Commencement d’un calendrier
de conservation
Étape 1 : La recherche (2 jours)
1- Recherche les règles qui s’applique aux documents ou au type de documents;
2- Rechercher les lois concernant certains documents.

23. Commencement d’un calendrier
de conservation
– Étape 2 : La réalisation
1- Trouver un tableau pour y inscrire les règles ou en créer un;
Exemple de BAnQ : http://acpt-
www.banq.qc.ca/archives/archivistique_gestion/services_partenaires/formulaires/
calendrier/

24. Commencement d’un calendrier
de conservation
2- Inscrire les règles de conservation dans le tableau;
3- Inscrire toutes informations pertinentes telles que des remarques, le
types de documents auxquels s’applique cette règle, inscrire les numéros
du plan de classification auxquels s’applique la règle, décrire la règle,
inscrire la loi qui correspond à la règle au besoin, etc.

25. Fin du projet !