Ce Powerpoint décrit le projet d'intervention en milieu documentaire que nous avons fait au Musée d'art contemporain des Laurentides, Amélie Laperrière et moi, durant la dernière session de nos études en Techniques de la documentation.

1. Comment compléter
l’inventaire d’un
musée en 20 jours
Musée d’Art Contemporain des Laurentides

2. Étapes à suivre :
1) Rencontre avec la responsable du milieu
2) Constater le travail fait par l’équipe précédente
et planifier notre travail
3) Accomplissement des tâches
4) Contre-rendu auprès de la responsable du
milieu

3. Rencontrer la
responsable du MACL
● Discuter des besoins du milieu.
● Apprendre ce qui à été fait l’année
précédente.
● Expliquer ce que nous allons faire.
Temps : 1 après-midi

4. 1) Prendre rendez-vous via courriel
2) Faire des recherches sur le milieu et consulter
les documents laissés sur LinkedIn par l’équipe
précédente
3) Préparer nos questions et les sujets à aborder
lors de la rencontre
4) Visiter les lieux

5. L’état des lieux :
Unités non traités :
● Service-éducation aussi appelé
médiation-culturelle
● Fondation du MACL
● Promotion des activités
● Revue de presse
Physiquement :
● Lieu humide et froid
● Piles de boîtes non identifiés au sol
● Pas de fenêtre
● Endroit étroit

6. Constat du travail déjà
accomplis et
planification
Pour permettre de travailler uniformément avec ce qui
est déjà en place
Temps : 1 jour

7. 1) Lire la documentation laissée derrière par la
première équipe : liste de recommandations,
guide d’utilisation de la la base de données Excel
et liste des tâches restantes pour les futurs
stagiaires.
2) Explorer la base de données Excel afin de la
comprendre et d’uniformiser notre façon de
faire avec la leur.
3) Installer physiquement notre espace de travail.
4) Convenir des tâches à faire et de leur répartition

8. Notre espace de
travail
dans la salle à
dîner des employés

9. Début du travail
pratique
Temps : 18 jours

10. 1) Passer dans chaque boîte, document par document, afin de retirer les
doublons, les pinces et trombones, les notes manuscrites et les documents
de travail.
2) Mettre le contenu des documents dans des chemises légales et non
suspendues, si ce n’est pas déjà fait.
3) Titrer et dater les chemises
4) Classer les chemises en ordre chronologique dans la boîte.
5) Entrer le titre de la chemise, la date ainsi que le numéro de la boîte dans
laquelle elle se trouve dans l’unité administrative appropriée sur Excel.
6) Remplir et apposer un bordereau d’identification sur la boîte.
7) Identifier les étagères avec le numéro des boîtes qui y sont déposées.

11. Base de donnée Excel

12. Exemplaire de bordereau d’identification

13. < Boîte avant
Boîte après >

14. Compte-rendu auprès
de la responsable du
milieu
Pour communiquer nos accomplissements et discuter
du futur des archives du MACL
Temps : 1 jour

15. 1) Mettre à jour la liste des tâches à faire pour les
années suivantes
2) Envoyer le document Excel final ainsi que la
nouvelle liste des tâches à la responsable du
milieu
3) Rencontrer la responsable pour discuter de nos
accomplissements et donner nos
recommandations pour la gestion future de
leurs documents

16. Conclusion… toute les
boîtes d’archives du
MACL sont maintenant
inventoriées et ont subi
un ménage sommaire!

17. Boîtes de
documents
élagués
Boîtes retirées par
la fusion de
plusieurs boîtes
Boîtes traitées
produites
Semaine 1 -2 boîtes -3 boîtes 9 boîtes
Semaine 2 -2 boîtes -2 boîtes 10 boîtes
Semaine 3 -1 boîtes -1 boîtes 11 boîtes
Semaine 4 -2 boîtes -4 boîtes 13 boîtes
Total -7 boîtes -10 boîtes 43 boîtes
En tout, nous avons travaillé avec 60 boîtes de
documents inactifs et semi-actifs
Quelque statistiques...

18. Les documents
élagués

19. Les archives du MACL
à la fin de notre projet
- Fondation du
MACL
- Communication/R
evue de presse
- Service éducatif

20. Un petit plus… l’élagage des dépliants!

21. Pour le futur...
1) Faire l’inventaire des documents actifs
2) Création et implantation d’un plan de
classification
3) Création et implantation d’un calendrier de
conservation