Ce PowerPoint vient complémenter l'article «Comment effectuer un projet de numérisation et organiser un fonds d’archives en 20 jours?» en présentant la liste des étapes à suivre afin de réaliser ce projet.

1. Angèle Dubeau &
La Pietà
Comment effectuer un projet de numérisation
et organiser un fonds d’archives en 20 jours?
Rédigé par Liliana Reyes Cerritos et Stéphanie Gendron

2. Besoins du milieu
● Faciliter le repérage et l’accessibilité du
fond d’archives Angèle Dubeau
● Numérisation du fonds d’archives (gain
d’espace)
● Respecter le classement d’origine du fonds
d’archives (par année)
● Création d’une nomenclature de référence
Photo prise par Liliana Reyes cerritos

3. La solution envisagée
Élaborer des outils en vu de nous
préparer au projet de numérisation et
d’organisation du fonds d’archives
Angèle Dubeau.
Photo prise par Liliana Reyes cerritos

4. Les étapes à la réalisation
du projet

5. Étape 1: Intégration au milieu
• Apporter le matériel personnel (ordinateurs
portables si nécessaire, agendas,
• Visite des lieux (entrepôt d’archives)
• Installation de notre espace de travail
• Repérage des archives à traiter
• S’assurer que le matériel nécessaire est en
place et fonctionnel (numériseur, ordinateurs,
etc.)
Photo prise par Liliana Reyes Cerritos

6. Étape 2: Analyse des besoins
• Révision des besoins face au projet d’intervention
( l’environnement, les outils, les attentes, etc.)
• Portrait global de la masse documentaire
Durée: ½ journée
Photo prise par Liliana Reyes Cerritos

7. Étape 3: Inventaire
• Inventaire des boîtes et des cartables.
(Documents papier, audiovisuels et
affiches)
• Création d’un bordereau d’inventaire dans
Google drive (élaboration des points
d’accès (sujets, secteurs d'activités, dates,
etc.))
• Numérotation de chaque pièce du fonds
d’archives
Photo prise par Liliana Reyes Cerritos
Photos prise par Liliana Reyes Cerritos

8. Étape 3: Inventaire (suite)
• Organisation des boîtes d’archives
en respectant le classement d’origine
(classement chronologique).
• Tri des documents
• Réparations mineures si applicable
afin d’assurer la préservation du
fonds
• Préparations matérielles (enlever les
doublons, les broches, etc.)
Durée: 8 jours et demi
Photos prise par Liliana Reyes Cerritos

9. Étape 4: Prise de photos pour les affiches
• Prise de photos
• Transfert sur Google Photos vers clé usb
de la Pietà
• Mise en forme (rogner)
Durée: 1 journée et demi
Photo prise par Liliana Reyes Cerritos

10. Étape 5: Plan de l’arborescence des fichiers
numériques
• Détermination des séries et sous-
séries
• Respect du classement par année
• Approbation du plan par le
milieu
Durée : 1 journée

11. Étape 6: Plan de numérisation
• Consultation de documents de sources
externes
• Normalisation du nommage des fichiers
numériques
• Définir un index des abréviations
• Procédures de numérisation
Durée: 1 journée

12. Étape 7: Création de l’arborescence des fichiers
numériques sur le serveur
• Création des fichiers
numériques à partir de plan
de l’arborescence
• Approbation par le milieu
Durée: 1 journée

13. Étape 8: Numérisation
• Procéder à la numérisation des
documents papier
• Contrôle de l’intégrité du document
numérisé
• Nommage du document
Durée: 4 jours
Photo prise par Liliana Reyes Cerritos

14. Étape 9: Transfert des documents numérisés dans
l’arborescence
• Classification des documents numérisés dans les fichiers
numériques
• Transfert des documents sur le disque dur externe
Durée: 1 journée et demi
Photo prise par Liliana Reyes Cerritos

15. Étape 10: Bilan
• Rencontre finale avec Angèle Dubeau
pour faire part de nos résultats
• Petite formation donné au milieu sur la
mise en application des outils créés pour
la finalisation de la numérisation
Durée: ½ journée

16. Résultats du projet
• Les documents du fonds d’archives sont
facilement repérables de façon
électronique et mieux organisés
• Plusieurs outils ont été créés et adaptés au
milieu pour appuyer le projet de
numérisation
• Bon point de départ afin d’assurer la
continuité du projet
Photo prise par Liliana Reyes Cerritos

17. Remerciements
Nous voulons remercier l’équipe d’Analekta et plus précisément Kathleen
Désilets et Angèle Dubeau pour leur accueil, leur confiance en notre travail
et leur collaboration.
Photo prise par Liliana Reyes Cerritos