Sujet crucial pour de nombreuses organisations, la maîtrise de la prolifération des fichiers sur les serveurs bureautiques est un vrai enjeu, pour lequel notre expertise est souvent sollicitée. Afin de faire partager notre expérience nous avons réalisé ce document.

1. Méthodologie pour la réorganisation des
« espaces partagés » sur les serveurs de
l’entreprise
Retour d’expérience
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Trois mille ans avant notre ère,
les marchands de la ville
d’Ourouk se posaient déjà la
question d’identifier des objets
au moyen de signes durables et
de communiquer ces données.
Ils consignèrent ainsi sur des
tablettes d’argile le premier
système d’écriture.
Février 2016

2. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
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Sommaire
Introduction
Présentation synthétique du cas
Démarche
Constats et conséquences
Bonnes pratiques
Repères méthodologiques
Conclusion

3. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
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Introduction
Parmi les sujets de préoccupation de nos clients, qui nous interrogent
sur les projets de GED, ECM (Enterprise Content Management),
Knowledge Management (1), archivage électronique… il est un sujet
récurrent, qui pourrait paraître beaucoup plus terre à terre, et presque
« démodé », mais qui constitue une très grosse épine dans le pied pour
les organisations : le classement, la gestion et la recherche dans les
centaines de milliers de documents stockés dans les « espaces
partagés » sur les serveurs bureautiques.
Pour répondre à ces besoins, Ourouk a développé une méthodologie
dont nous présentons ici les grandes lignes, à travers une étude de
cas.
(1) Cf. notre livre blanc sur le KM - http://fr.slideshare.net/Ourouk/ourouk-livre-
blancknowledgemanagementedition2015

4. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
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Présentation synthétique du cas
Le client :
Un établissement public autonome sous la tutelle du Ministère
de l’Économie, de l’Industrie et de l’Emploi
Organisé en directions spécialisées et en représentations
régionales qui accueillent le public et les entreprises
Environ 700 collaborateurs
La demande :
Réalisation d’un diagnostic sur l’utilisation des serveurs partagés
de cet établissement
Assistance sur l’organisation documentaire de ses espaces
partagés

5. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
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Démarche
Diagnostic
• Etat des lieux de chaque Direction et Service mettant en évidence les
convergences et les divergences d’organisation documentaire, les
dysfonctionnements et les bonnes pratiques à généraliser.
• Recommandations d’organisation documentaire cible des serveurs
Accompagnement
• Accompagner les entités dans la mise en œuvre d’une nouvelle organisation
documentaire en s’appuyant sur les bonnes pratiques définies pour l’entreprise
• Définir la cartographie documentaire de l’entité, le plan de classement et les
règles de gestion
• Proposer un plan de migration des données
Guide
méthodologique
• Formaliser les orientations retenues à l’issu du diagnostic et éprouvées lors
d’un premier accompagnement
• Doter l’établissement d’un outil didactique et illustré : les enjeux de la gestion
documentaire, les bonnes pratiques et la démarche de mise en œuvre

6. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
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Constats
Sur les espaces partagés
Une masse croissante de documents numériques de tout type,
produits ou collectés, bien que la plupart des documents métier
soient pris en charge par des applications métier
Une organisation documentaire mal maîtrisée
Des plans de classement inexistants ou mal conçus/appliqués
Un taux de dispersion des documents élevé dans des niveaux
d’arborescence trop nombreux
Un nommage des dossiers en fonction de critères non valides ou trop
personnalisés
Une « pollution » des serveurs par des dossiers et des fichiers périmés,
d’anciennes versions non validées et devenues sans objet, des documents
inutiles au-delà du temps de leur lecture initiale…
Une gestion des droits d’accès mal maîtrisée
Difficulté à maintenir une gestion fine des droits d’accès sur la durée, ce qui
nécessite un suivi (par exemple : lors de mouvement de personnel)

7. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
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Constats
Sur les pratiques techniques et documentaires
Le collaborateur se retrouve face à une multiplicité d’espaces de
stockage pour lesquels il est en manque de repères quant à la
manière de les utiliser : ordinateur individuel, espaces de stockage
partagés, outils métier…
Une culture documentaire à construire
Pas de vision partagée de la production documentaire et du bon usage des
espaces partagés au sein d’un même service et a fortiori au sein de l’entreprise.
Tendance à la re-création d’un environnement documentaire individuel
Pas de pratique de tri et de nettoyage des dossiers
Tendance à la conservation par manque de temps et/ou de règles pour trier
Une culture technique à affirmer
Des compétences bureautiques et informatiques inégales entre les
collaborateurs
Un manque de connaissance et de compréhension par les utilisateurs de
l’architecture et des procédures techniques (type d’espaces disponibles,
espaces sauvegardés ou non, fréquence des sauvegardes, …) de l’entreprise

8. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
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Conséquences
Elles sont bien connues…
Redondance de l’information et prolifération des doublons
Cette redondance est favorisée par la facilité d’utilisation de la messagerie
qui permet de diffuser en pièces jointes les documents, ce qui contribue à
leur prolifération
Utilisation d’une mauvaise information
Utilisation d’une mauvaise version de document
Perte d’information
Version la plus à jour d’un document non retrouvée
Perte de temps à rechercher la bonne information
Un frein à la capitalisation de l’information et au travail collaboratif
alors même que la culture collaborative se développe dans un
contexte de mobilité des équipes et d’évolution de l’organisation

9. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
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Bonnes pratiques
Une charte des espaces de stockage
Qui indique « quoi classer où » : la charte situe l’espace partagé parmi les
différents espaces de stockage disponibles et donne des règles pour chacun
Un plan de classement plus efficace
Défini pour plusieurs années, reposant sur les activités, les grandes fonctions,
d’une profondeur « raisonnable », facilitant le tri et l’épuration régulière, avec des
noms de dossiers signifiants et sans ambiguïté
Des règles de nommage et de versionning
Le nommage vise à identifier le contenu du document sans l’ouvrir
Une sensibilisation aux bonnes pratiques de gestion documentaire et
à la maîtrise des outils bureautiques et de l’environnement technique
Permet de comprendre l’intérêt de produire et classer correctement les documents
Des règles de tri et de nettoyage sur les espaces partagés
L’administration de l’espace par un gestionnaire

10. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
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Repères méthodologiques
Diagnostic
• La phase de diagnostic permet un état des lieux qui se fonde sur le recueil de
l’existant et une compréhension fine de l’organisation cliente favorisant par la
suite des propositions de solution adaptées prenant en compte ses
problématiques
Mise en œuvre d’une nouvelle organisation documentaire
• Définition du projet : prise en compte de l’arborescence existante
• Elaboration du projet d’évolution : plan de classement, matrice de droits,
charte de l’espace
• Accompagnement pour la définition du plan de reprise des données
• Atelier de sensibilisation pour présenter le projet, faire partager le bien fondé
d’une pratique documentaire commune, faire découvrir des bonnes pratiques
et rappeler quelques bases bureautiques utiles à la gestion documentaire
• Accompagnement méthodologique pour la mise en œuvre du nouvel espace

11. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
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Repères méthodologiques
Mise en œuvre d’une nouvelle organisation
Accompagner au changement
Une nouvelle organisation documentaire
Implique de prendre en compte l’arborescence existante pour en proposer une
nouvelle et de prévoir le plan de reprise des données
Ne peut se faire sans la collaboration du support micro
Implique un travail de sensibilisation des collaborateurs pour leur faire partager le
bien fondé d’une pratique documentaire commune, leur présenter le nouveau
plan de classement et ainsi les faire adhérer au projet
Assurer un changement pérenne
La désignation d’un gestionnaire d’espace référent est nécessaire
pour conserver la clarté des espaces dans la durée. Il est chargé de
Maintenir la qualité de l’arborescence
Favoriser les opérations de tri et d’élimination des dossiers et des documents
Suivre les droits d’accès

12. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
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Conclusion
Organiser les espaces partagés, est-ce bien nécessaire?
Non, si les documents utiles à l’activité sont déjà sécurisés dans des
applications ou des référentiels métier
Oui, pour faire évoluer les pratiques documentaires voire techniques des
collaborateurs et les amener à prendre conscience des enjeux d’une gestion
documentaire maîtrisée
Oui, pour aller dans le sens d’un travail plus collaboratif
Oui, pour repérer et rassembler des collections documentaires cohérentes et
ainsi faire émerger des corpus documentaires référentiels
Oui, car la réorganisation des espaces partagés (de nouveaux plans de
classement et une maîtrise des droits d'accès) et le partage de bonnes
pratiques documentaires (règles de nommage, production de métadonnées,
règles de tri et de nettoyage) constituent un préalable à une migration future
vers un outil de GED ou à la mise en place d’un moteur de recherche
transverse