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Méthodologie pour la réorganisation des
« espaces partagés » sur les serveurs de
l’entreprise
Retour d’expérience
5 RUE AMBROISE THOMAS
75009 PARIS
www.ourouk.fr
TÉL : 01 44 82 09 99
ourouk@ourouk.fr
SARL AU CAPITAL DE 1 000 000 €
RCS B 387472160 - APE 7022Z
AGRÉMENT FORMATION : 11753245175
Trois mille ans avant notre ère,
les marchands de la ville
d’Ourouk se posaient déjà la
question d’identifier des objets
au moyen de signes durables et
de communiquer ces données.
Ils consignèrent ainsi sur des
tablettes d’argile le premier
système d’écriture.
Février 2016
Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
2
Sommaire
Introduction
Présentation synthétique du cas
Démarche
Constats et conséquences
Bonnes pratiques
Repères méthodologiques
Conclusion
Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
3
Introduction
Parmi les sujets de préoccupation de nos clients, qui nous interrogent
sur les projets de GED, ECM (Enterprise Content Management),
Knowledge Management (1), archivage électronique… il est un sujet
récurrent, qui pourrait paraître beaucoup plus terre à terre, et presque
« démodé », mais qui constitue une très grosse épine dans le pied pour
les organisations : le classement, la gestion et la recherche dans les
centaines de milliers de documents stockés dans les « espaces
partagés » sur les serveurs bureautiques.
Pour répondre à ces besoins, Ourouk a développé une méthodologie
dont nous présentons ici les grandes lignes, à travers une étude de
cas.
(1) Cf. notre livre blanc sur le KM - http://fr.slideshare.net/Ourouk/ourouk-livre-
blancknowledgemanagementedition2015
Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
4
Présentation synthétique du cas
Le client :
Un établissement public autonome sous la tutelle du Ministère
de l’Économie, de l’Industrie et de l’Emploi
Organisé en directions spécialisées et en représentations
régionales qui accueillent le public et les entreprises
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La demande :
Réalisation d’un diagnostic sur l’utilisation des serveurs partagés
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partagés
Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
5
Démarche
Diagnostic
• Etat des lieux de chaque Direction et Service mettant en évidence les
convergences et les divergences d’organisation documentaire, les
dysfonctionnements et les bonnes pratiques à généraliser.
• Recommandations d’organisation documentaire cible des serveurs
Accompagnement
• Accompagner les entités dans la mise en œuvre d’une nouvelle organisation
documentaire en s’appuyant sur les bonnes pratiques définies pour l’entreprise
• Définir la cartographie documentaire de l’entité, le plan de classement et les
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méthodologique
• Formaliser les orientations retenues à l’issu du diagnostic et éprouvées lors
d’un premier accompagnement
• Doter l’établissement d’un outil didactique et illustré : les enjeux de la gestion
documentaire, les bonnes pratiques et la démarche de mise en œuvre
Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
6
Constats
Sur les espaces partagés
Une masse croissante de documents numériques de tout type,
produits ou collectés, bien que la plupart des documents métier
soient pris en charge par des applications métier
Une organisation documentaire mal maîtrisée
Des plans de classement inexistants ou mal conçus/appliqués
Un taux de dispersion des documents élevé dans des niveaux
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Un nommage des dossiers en fonction de critères non valides ou trop
personnalisés
Une « pollution » des serveurs par des dossiers et des fichiers périmés,
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Une gestion des droits d’accès mal maîtrisée
Difficulté à maintenir une gestion fine des droits d’accès sur la durée, ce qui
nécessite un suivi (par exemple : lors de mouvement de personnel)
Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
7
Constats
Sur les pratiques techniques et documentaires
Le collaborateur se retrouve face à une multiplicité d’espaces de
stockage pour lesquels il est en manque de repères quant à la
manière de les utiliser : ordinateur individuel, espaces de stockage
partagés, outils métier…
Une culture documentaire à construire
Pas de vision partagée de la production documentaire et du bon usage des
espaces partagés au sein d’un même service et a fortiori au sein de l’entreprise.
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Pas de pratique de tri et de nettoyage des dossiers
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collaborateurs
Un manque de connaissance et de compréhension par les utilisateurs de
l’architecture et des procédures techniques (type d’espaces disponibles,
espaces sauvegardés ou non, fréquence des sauvegardes, …) de l’entreprise
Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
8
Conséquences
Elles sont bien connues…
Redondance de l’information et prolifération des doublons
Cette redondance est favorisée par la facilité d’utilisation de la messagerie
qui permet de diffuser en pièces jointes les documents, ce qui contribue à
leur prolifération
Utilisation d’une mauvaise information
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Perte d’information
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Perte de temps à rechercher la bonne information
Un frein à la capitalisation de l’information et au travail collaboratif
alors même que la culture collaborative se développe dans un
contexte de mobilité des équipes et d’évolution de l’organisation
Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
9
Bonnes pratiques
Une charte des espaces de stockage
Qui indique « quoi classer où » : la charte situe l’espace partagé parmi les
différents espaces de stockage disponibles et donne des règles pour chacun
Un plan de classement plus efficace
Défini pour plusieurs années, reposant sur les activités, les grandes fonctions,
d’une profondeur « raisonnable », facilitant le tri et l’épuration régulière, avec des
noms de dossiers signifiants et sans ambiguïté
Des règles de nommage et de versionning
Le nommage vise à identifier le contenu du document sans l’ouvrir
Une sensibilisation aux bonnes pratiques de gestion documentaire et
à la maîtrise des outils bureautiques et de l’environnement technique
Permet de comprendre l’intérêt de produire et classer correctement les documents
Des règles de tri et de nettoyage sur les espaces partagés
L’administration de l’espace par un gestionnaire
Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
10
Repères méthodologiques
Diagnostic
• La phase de diagnostic permet un état des lieux qui se fonde sur le recueil de
l’existant et une compréhension fine de l’organisation cliente favorisant par la
suite des propositions de solution adaptées prenant en compte ses
problématiques
Mise en œuvre d’une nouvelle organisation documentaire
• Définition du projet : prise en compte de l’arborescence existante
• Elaboration du projet d’évolution : plan de classement, matrice de droits,
charte de l’espace
• Accompagnement pour la définition du plan de reprise des données
• Atelier de sensibilisation pour présenter le projet, faire partager le bien fondé
d’une pratique documentaire commune, faire découvrir des bonnes pratiques
et rappeler quelques bases bureautiques utiles à la gestion documentaire
• Accompagnement méthodologique pour la mise en œuvre du nouvel espace
Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
11
Repères méthodologiques
Mise en œuvre d’une nouvelle organisation
Accompagner au changement
Une nouvelle organisation documentaire
Implique de prendre en compte l’arborescence existante pour en proposer une
nouvelle et de prévoir le plan de reprise des données
Ne peut se faire sans la collaboration du support micro
Implique un travail de sensibilisation des collaborateurs pour leur faire partager le
bien fondé d’une pratique documentaire commune, leur présenter le nouveau
plan de classement et ainsi les faire adhérer au projet
Assurer un changement pérenne
La désignation d’un gestionnaire d’espace référent est nécessaire
pour conserver la clarté des espaces dans la durée. Il est chargé de
Maintenir la qualité de l’arborescence
Favoriser les opérations de tri et d’élimination des dossiers et des documents
Suivre les droits d’accès
Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
12
Conclusion
Organiser les espaces partagés, est-ce bien nécessaire?
Non, si les documents utiles à l’activité sont déjà sécurisés dans des
applications ou des référentiels métier
Oui, pour faire évoluer les pratiques documentaires voire techniques des
collaborateurs et les amener à prendre conscience des enjeux d’une gestion
documentaire maîtrisée
Oui, pour aller dans le sens d’un travail plus collaboratif
Oui, pour repérer et rassembler des collections documentaires cohérentes et
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Oui, car la réorganisation des espaces partagés (de nouveaux plans de
classement et une maîtrise des droits d'accès) et le partage de bonnes
pratiques documentaires (règles de nommage, production de métadonnées,
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vers un outil de GED ou à la mise en place d’un moteur de recherche
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Organiser ses espaces partagés sur les serveurs

  • 1. Méthodologie pour la réorganisation des « espaces partagés » sur les serveurs de l’entreprise Retour d’expérience 5 RUE AMBROISE THOMAS 75009 PARIS www.ourouk.fr TÉL : 01 44 82 09 99 ourouk@ourouk.fr SARL AU CAPITAL DE 1 000 000 € RCS B 387472160 - APE 7022Z AGRÉMENT FORMATION : 11753245175 Trois mille ans avant notre ère, les marchands de la ville d’Ourouk se posaient déjà la question d’identifier des objets au moyen de signes durables et de communiquer ces données. Ils consignèrent ainsi sur des tablettes d’argile le premier système d’écriture. Février 2016
  • 2. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 2 Sommaire Introduction Présentation synthétique du cas Démarche Constats et conséquences Bonnes pratiques Repères méthodologiques Conclusion
  • 3. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 3 Introduction Parmi les sujets de préoccupation de nos clients, qui nous interrogent sur les projets de GED, ECM (Enterprise Content Management), Knowledge Management (1), archivage électronique… il est un sujet récurrent, qui pourrait paraître beaucoup plus terre à terre, et presque « démodé », mais qui constitue une très grosse épine dans le pied pour les organisations : le classement, la gestion et la recherche dans les centaines de milliers de documents stockés dans les « espaces partagés » sur les serveurs bureautiques. Pour répondre à ces besoins, Ourouk a développé une méthodologie dont nous présentons ici les grandes lignes, à travers une étude de cas. (1) Cf. notre livre blanc sur le KM - http://fr.slideshare.net/Ourouk/ourouk-livre- blancknowledgemanagementedition2015
  • 4. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 4 Présentation synthétique du cas Le client : Un établissement public autonome sous la tutelle du Ministère de l’Économie, de l’Industrie et de l’Emploi Organisé en directions spécialisées et en représentations régionales qui accueillent le public et les entreprises Environ 700 collaborateurs La demande : Réalisation d’un diagnostic sur l’utilisation des serveurs partagés de cet établissement Assistance sur l’organisation documentaire de ses espaces partagés
  • 5. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 5 Démarche Diagnostic • Etat des lieux de chaque Direction et Service mettant en évidence les convergences et les divergences d’organisation documentaire, les dysfonctionnements et les bonnes pratiques à généraliser. • Recommandations d’organisation documentaire cible des serveurs Accompagnement • Accompagner les entités dans la mise en œuvre d’une nouvelle organisation documentaire en s’appuyant sur les bonnes pratiques définies pour l’entreprise • Définir la cartographie documentaire de l’entité, le plan de classement et les règles de gestion • Proposer un plan de migration des données Guide méthodologique • Formaliser les orientations retenues à l’issu du diagnostic et éprouvées lors d’un premier accompagnement • Doter l’établissement d’un outil didactique et illustré : les enjeux de la gestion documentaire, les bonnes pratiques et la démarche de mise en œuvre
  • 6. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 6 Constats Sur les espaces partagés Une masse croissante de documents numériques de tout type, produits ou collectés, bien que la plupart des documents métier soient pris en charge par des applications métier Une organisation documentaire mal maîtrisée Des plans de classement inexistants ou mal conçus/appliqués Un taux de dispersion des documents élevé dans des niveaux d’arborescence trop nombreux Un nommage des dossiers en fonction de critères non valides ou trop personnalisés Une « pollution » des serveurs par des dossiers et des fichiers périmés, d’anciennes versions non validées et devenues sans objet, des documents inutiles au-delà du temps de leur lecture initiale… Une gestion des droits d’accès mal maîtrisée Difficulté à maintenir une gestion fine des droits d’accès sur la durée, ce qui nécessite un suivi (par exemple : lors de mouvement de personnel)
  • 7. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 7 Constats Sur les pratiques techniques et documentaires Le collaborateur se retrouve face à une multiplicité d’espaces de stockage pour lesquels il est en manque de repères quant à la manière de les utiliser : ordinateur individuel, espaces de stockage partagés, outils métier… Une culture documentaire à construire Pas de vision partagée de la production documentaire et du bon usage des espaces partagés au sein d’un même service et a fortiori au sein de l’entreprise. Tendance à la re-création d’un environnement documentaire individuel Pas de pratique de tri et de nettoyage des dossiers Tendance à la conservation par manque de temps et/ou de règles pour trier Une culture technique à affirmer Des compétences bureautiques et informatiques inégales entre les collaborateurs Un manque de connaissance et de compréhension par les utilisateurs de l’architecture et des procédures techniques (type d’espaces disponibles, espaces sauvegardés ou non, fréquence des sauvegardes, …) de l’entreprise
  • 8. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 8 Conséquences Elles sont bien connues… Redondance de l’information et prolifération des doublons Cette redondance est favorisée par la facilité d’utilisation de la messagerie qui permet de diffuser en pièces jointes les documents, ce qui contribue à leur prolifération Utilisation d’une mauvaise information Utilisation d’une mauvaise version de document Perte d’information Version la plus à jour d’un document non retrouvée Perte de temps à rechercher la bonne information Un frein à la capitalisation de l’information et au travail collaboratif alors même que la culture collaborative se développe dans un contexte de mobilité des équipes et d’évolution de l’organisation
  • 9. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 9 Bonnes pratiques Une charte des espaces de stockage Qui indique « quoi classer où » : la charte situe l’espace partagé parmi les différents espaces de stockage disponibles et donne des règles pour chacun Un plan de classement plus efficace Défini pour plusieurs années, reposant sur les activités, les grandes fonctions, d’une profondeur « raisonnable », facilitant le tri et l’épuration régulière, avec des noms de dossiers signifiants et sans ambiguïté Des règles de nommage et de versionning Le nommage vise à identifier le contenu du document sans l’ouvrir Une sensibilisation aux bonnes pratiques de gestion documentaire et à la maîtrise des outils bureautiques et de l’environnement technique Permet de comprendre l’intérêt de produire et classer correctement les documents Des règles de tri et de nettoyage sur les espaces partagés L’administration de l’espace par un gestionnaire
  • 10. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 10 Repères méthodologiques Diagnostic • La phase de diagnostic permet un état des lieux qui se fonde sur le recueil de l’existant et une compréhension fine de l’organisation cliente favorisant par la suite des propositions de solution adaptées prenant en compte ses problématiques Mise en œuvre d’une nouvelle organisation documentaire • Définition du projet : prise en compte de l’arborescence existante • Elaboration du projet d’évolution : plan de classement, matrice de droits, charte de l’espace • Accompagnement pour la définition du plan de reprise des données • Atelier de sensibilisation pour présenter le projet, faire partager le bien fondé d’une pratique documentaire commune, faire découvrir des bonnes pratiques et rappeler quelques bases bureautiques utiles à la gestion documentaire • Accompagnement méthodologique pour la mise en œuvre du nouvel espace
  • 11. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 11 Repères méthodologiques Mise en œuvre d’une nouvelle organisation Accompagner au changement Une nouvelle organisation documentaire Implique de prendre en compte l’arborescence existante pour en proposer une nouvelle et de prévoir le plan de reprise des données Ne peut se faire sans la collaboration du support micro Implique un travail de sensibilisation des collaborateurs pour leur faire partager le bien fondé d’une pratique documentaire commune, leur présenter le nouveau plan de classement et ainsi les faire adhérer au projet Assurer un changement pérenne La désignation d’un gestionnaire d’espace référent est nécessaire pour conserver la clarté des espaces dans la durée. Il est chargé de Maintenir la qualité de l’arborescence Favoriser les opérations de tri et d’élimination des dossiers et des documents Suivre les droits d’accès
  • 12. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 12 Conclusion Organiser les espaces partagés, est-ce bien nécessaire? Non, si les documents utiles à l’activité sont déjà sécurisés dans des applications ou des référentiels métier Oui, pour faire évoluer les pratiques documentaires voire techniques des collaborateurs et les amener à prendre conscience des enjeux d’une gestion documentaire maîtrisée Oui, pour aller dans le sens d’un travail plus collaboratif Oui, pour repérer et rassembler des collections documentaires cohérentes et ainsi faire émerger des corpus documentaires référentiels Oui, car la réorganisation des espaces partagés (de nouveaux plans de classement et une maîtrise des droits d'accès) et le partage de bonnes pratiques documentaires (règles de nommage, production de métadonnées, règles de tri et de nettoyage) constituent un préalable à une migration future vers un outil de GED ou à la mise en place d’un moteur de recherche transverse