JABES 2018 - Atelier : bien se préparer aux prochaines évolutions de consignes de catalogage
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Atelier : bien se préparer aux prochaines évolutions de consignes de catalogage Emmanuelle Riou-Genty / Bibliothèque Diderot Lyon Claire Toussaint / Mediat Rhône-Alpes Laure Jestaz / ABES Laurent Piquemal / ABES Journées ABES 2018
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- 1. Bien se préparer aux prochaines évolutions de consignes de catalogage Emmanuelle Riou-Genty / Bibliothèque Diderot Lyon Claire Toussaint / Mediat Rhône-Alpes Laure Jestaz / ABES Laurent Piquemal / ABES Atelier
- 2. Plan Les 3 cas d’évolution des consignes Délai de mise en place de la consigne • Le processus global du point de vue ABES • Le délai idéal • Les imprévus • Échanges avec la salle Les outils pour bien se préparer • Les sources officielles • Zoom sur les formations des CRFCB dans le cadre de la transition bibliographique • Le rôle des correspondants dans l’établissement • Échanges avec la salle Retour d’expérience • Les outils d’information et de rappel • Les outils de contrôle • Zoom sur la réunion • Zoom sur le logigramme : un outil d’aide en situation de catalogage • Échanges avec la salle
- 3. 1Les trois cas d’évolution des consignes
- 4. Différents cas d’évolution des consignes Evolution de format Unimarc Calendrier contraint : - Suivi de l’évolution internationale (PUC) - Autre acteur concerné : SIGB - Volonté ABES de maintenir un rythme régulier (une « vague Unimarc » par an) RDA-FR Calendrier contraint : - Suivi de la publication nationale de RDA- FR - Autres acteurs concernés : SIGB, BnF - Volonté ABES et BnF de synchroniser contenus & calendrier Consignes « ABES » Calendrier souple : - Règles « Sudoc » exclusivement Consigne
- 5. 2Délais de mise en place de la consigne
- 6. Normalisation Pré-instruction Format Évolutions applicatives Conversions Publication de la norme Réunion de préfiguration Analyse d’impact sur les autres applications Définition du planning Rédaction des spécifications du format d’export Rédaction des spécifications du format de catalogage Rédaction des spécifications de l’affichage Rédaction des spécifications des index Processus, côté ABES Mise à jour technique du format interne du CBS (Pica +) Mise à jour des règles de contrôle Mise à jour des tables de validation Mise à jour des scripts Duplication dans les environnements de test et de formation Duplication dans les applications tierces : Colodus, IdRef, Periscope Conversion format entrant (imports, dont STAR) Conversion affichage & indexation Conversion format sortant (exports) Mise en production
- 7. Normalisation Pré-instruction Format Évolutions applicatives Conversions Processus, communication au réseau Mise en production Annonce sur le site web Transition Bibliographique Annonce sur le blog « RDA@ABES » Annonce des zones impactées via les listes Parution d’une « Actualité » sur le site web TB Rappels au réseau via les listes Mise à jour de la documentation Environnements de test / de formation Mise à disposition d’échantillons Formation Annonce officielle Travail avec les formateurs TB
- 8. Délais entre information et application Pré-instruction Information à la réunion des formateurs TB Format Évolutions applicatives – rédaction de la documentation (GM) Rappel au réseau , mise à jour de la documentation Environnement de test et échantillons Formation Application Mai-Juin Juillet Septembre Décembre Janvier Mars Avril Annonce au réseau de l’Abes Conversions
- 9. Principe de réalité : les imprévus • Implémentation technique : contraintes propres au CBS difficilement prévisibles, qui peuvent amener à revenir sur des décisions prises • Documentation riche, donc multiple, éparpillée : mise à jour qui peut s’avérer complexe • Environnements multiples (bases de production, de test et d’exercices, de formation) : mise à jour longue, car à réaliser « zone à zone »
- 10. • Jugez-vous les délais raisonnables ? • Quels ont été les impacts du retard pris en 2017 ? Échanges
- 11. 3Les outils pour bien se préparer
- 12. Evolution de format Unimarc RDA-FR Consignes « ABES » Consigne Les sources officielles pour se préparer Guide méthodologique Sessions de formation à distance Site web ABES Listes de diffusion Guide méthodologique Sessions de formation à distance Listes de diffusion Site web TB Sessions de formation +
- 13. Accompagner la Transition bibliographique Des formations imaginées et conçues par le groupe Formation et mises en œuvre par le réseau national des formateurs
- 14. Comment sont conçues les formations que vous suivez ? Le groupe Normalisation publie des parties de RDA- FR L’ABES implémente ces parties de RDA- FR et rédige des consignes Le groupe Formation prend connaissance des ces éléments et réfléchit à la création d’une formation Le groupe Formation définit des objectifs qu’il décline en grands axes de la formation Une journée des formateurs est organisée. Les membre du groupe Formation organisent le travail Le travail à distance est organisé : formateurs / groupe Formation / ABES
- 15. Quelles formations ? Sensibilisation à l’évolution des catalogues Application de RDA-FR Prérequis au stage Application de RDA-FR Un stage en évolution Pour tous les personnels des services de documentation Pour les agents chargés du traitement documentaire (catalogage, dérivation de notices, coordination du catalogue…) Et les responsables du système d’information de leur établissement Les stagiaire sont ensuite en capacité de - Comprendre les enjeux de l’évolution des catalogues - Saisir les principes de modélisation FRBR (LRM) - Comprendre ce que sont RDA et RDA-FR - Se tenir au courant de l’actualité de la Transition bibliographique Les stagiaires sont ensuite en capacité de - Comprendre le contexte de révision des règles de catalogage - Identifier les modifications par rapport aux pratiques existantes et l’articulation des nouvelles règles avec les normes AFNOR - S’approprier et mettre en pratique les règles de catalogage RDA-FR Pour se former - Les Centres régionaux de formation aux métiers des bibliothèques (CRFCB) - L’Enssib - Le Cnfpt (pour la FPT) Pour se former Les Centres régionaux de formation aux métiers des bibliothèques (CRFCB) Une évaluation par les organismes de formation et en ligne au niveau national
- 16. Toujours dans la prospective … les projets en cours • La suite des formations Application de RDA-FR • Pour accompagner les prochaines consignes de catalogage début 2019 Une réunion des formateurs est organisé début juillet pour lancer le travail sur le support • Une formation aux sections 2 et 5 de RDA-FR • Pour les administrateurs de SIGB, informaticiens documentaires et coordinateurs Sudoc Projet commun aux groupes S&D et Formation Nouveauté
- 17. Un accompagnement au quotidien – autour de la formation Les correspondants catalogage et coordinateurs Sudoc Accompagner le changement, mais comment ? Le suivi de la formation des équipes Une veille sur l’actualité de la Transition bibliographique Les logigrammes pour identifier des difficultés et trouver des solutions Identifier les nouvelles compétenc es Des étapes d’acquisition des compétences Identifier les compétences transposables Identifier les freins et les intérêts Le processus de changement Notion centrale compétence Animer des réunions
- 18. • Vos avis sur le rôle des Correspondants Échanges
- 19. 4Retour d’expérience : « Transition bibliographique et application des nouvelles règles de catalogage : les outils de la Bibliothèque Diderot de Lyon pour accompagner les catalogueurs »
- 20. Retour d’expérience : BDL Les outils d’information et de rappel L’intranet La lettre « Sudoc News »
- 22. L’intranet > Nouvelles consignes
- 24. Exemple pour une ressource numérisée
- 25. Sudoc news Une lettre mensuelle avec des : • Actualités liées à l’ABES • Actualités liées à notre bibliothèque • Rappels et préconisations
- 26. Sudoc news > Exemple d’actu liée à la TB
- 27. Sudoc news > Exemple de rappels
- 28. Retour d’expérience : BDL Les outils de contrôle Le contrôle qualité permet de vite réagir si une nouvelle consigne n’a pas été comprise,
- 29. Checksudoc
- 30. Contrôle sur les nouvelles zones • Commande CHE CRN <RCR>??0218 pour afficher toutes les notices créées par ce RCR en février 2018 • Puis, commande AFF K : 181:182:183 ou AFF K:219 pour afficher les zones liées aux règles RDA-FR
- 31. Tableau mensuel
- 32. Retour d’expérience : BDL La réunion de catalogueurs 3 fois par an. Un espace : • d’information • de formation • d’échanges
- 33. Présentation de synthèses • Issues des « J.e-cours », réponses aux questions, éléments applicables de RDA-FR, etc. • Enrichies d’exemples liés aux types de documents traités à la BDL
- 34. Exemple issu d’un « J.e-cours » avec complément
- 35. Exemples liés aux types de documents
- 36. Retour d’expérience : BDL L’atelier en petits groupes et le logigramme Nouveautés 2018. En 2018, pas de nouvelles règles à appliquer dans le Sudoc Retour sur l’animation d’ateliers autour du catalogage actuel et du catalogage futur (à partir du logigramme)
- 37. Le logigramme pour tracer un circuit ou un flux d’activité Les formes graphiques utilisées Utiliser des formes graphiques Pour décrire l’action ou la chaîne de décision Pour reproduire les étapes du processus par une suite logique d’actions ou de questions
- 38. Logigramme : le processus actuel Muriel Coulon & Claire Toussaint – Médiat Rhône-Alpes
- 39. Le logigramme : le processus futur Je prends en main le document Ouvrir le SIGB Existe-t-il une notice ITEM ( niveau EXEMPLAIRE)? Dupliquer la notice correspondante au document Est ce que je trouve l'ISBN( niveau MANIFESTATION)?OUI OUI NON Créer une notice d'ITEM ( lié au niveau MANIFESTATION) NON Le niveau EXPRESSION existe-t-il?OUI Existe-t-il une notice de MANIFESTATION pour cette EXPRESSION? OUI Dupliquer et Adapter la notice MANIFESTATION NON Créer une notice MANIFESTATION) ( lié au niveau EXPRESSION) NON Le niveau d' OEUVRE existe-t-il?OUI NON Existe-t-il une notice d'EXPRESSION pour cette OEUVRE? Dupliquer et Adapter la notice EXPRESSION NON Créer une notice EXPRESSION) ( lié au niveau OEUVRE) Créer une notice OEUVRE) OUI
- 40. Ateliers BDL sur le processus actuel de catalogage
- 41. Proposition BDL de logigramme sur le processus actuel de catalogage
- 42. Quel processus futur de catalogage ?
- 43. Ateliers sur le processus futur de catalogage
- 44. Proposition BDL de logigramme sur le processus futur de catalogage
- 45. Retour d’expérience : BDL En conclusion • Des outils qui peuvent interagir entre eux • Des outils jugés utiles par les catalogueurs Le résultat : une bonne application des consignes
- 46. • Retours sur vos expériences, ratées ou réussies • Avez-vous mis en place d’autres outils ? • Quels sont les outils qui vous ont manqué ? • Quelle autre forme d’accompagnement auriez-vous aimé avoir ? Échanges
- 47. Merci de votre attention
Notes de l'éditeur
- 3 cas Application de l’évolution du format Unimarc Les demandes peuvent émaner du réseau : le Sudoc ne fournit pas toutes les zones unimarc, le réseau peut souhaiter parfois des aménagements sur certaines sous-zones (B010 par ex.) Les consignes ici concernant l’utilisation de nouvelles zones (exemples dans Unimarc A) Les contraintes de l’ABES : l’engagement pris auprès de vous de suivre l’évolution du format Unimarc + le fait que les fournisseurs de SIGB sont partenaires : on est tenus, vis-à-vis des établissements Sudoc et d’eux, de suivre ce rythme ; on ne pourrait pas, sous pretexte que l’ABES ou le réseau a trop de travail, surseoir à ces évolutions et aux consignes qu’elles engendrent. Depuis 3 ans, l’ABES propose ces évolutions à un rythme régulier (une par an) 2) Applications des éléments RDA-FR publiés Les consignes ici concernent l’utilisation de nouvelles zones (181-182-183 dans Unimarc B) mais parfois aussi l’actualisation des consignes exsitantes, pour une zone donnée (215 Unimarc B) Les contraintes de l’ABES : l’engagement de suivre (plutôt d’impulser) la Transition Bibliographique et d’appliquer les éléments RDA-FR au fur et à mesure de leur publication, engagement qu’on partage avec la BnF ; là-aussi, des fournisseurs de SIGB sont impactés. Là encore, on ne pourrait pas surseoir. L’ABES et la BnF tente de synchroniser leur calendrier de mise en application, et de livraison de nouvelles consignes, donc. 3) Applications de consignes ABES Les consignes concernent ici des contextes et des enjeux purement Sudoc : il s’agit de réviser, de simplifier des consignes existantes, pour satisfaire aux seuls besoins des catalogueurs Sudoc (besoin de simplifier, d’harmoniser). Exemple : le catalogage des thèses, le signalement des titres liés dans les zones 4XX pour la FRBRisation des données, le catalogage des documents électroniques. Il n’y a là aucune contrainte internationale ou nationale. C’est le seul cas où l’ABES pourrait surseoir, en cas de charge de travail trop élevé, à l’ABES comme dans le réseau. Vous pourriez tout à fait nous dire : « non, pas maintenant ! »
- En gros : J - 11 mois avant la mise en production, réflexion et décision sur les évolutions à implémenter – rédaction des spécifications J – 10 mois avant : information à la réunion des formateurs J – 7 mois : fin des spécifications, alerte au réseau et début des implémentations techniques dans le CBS (3 bases différentes) – rédaction de la documentation pour les catalogueurs J – 4 mois : alerte au réseau, mise à jour de la documentation pour les fournisseurs, mise à dispositions de tests pour les SIGB J – 3 mois : environnement de test mis à disposition du réseau avec la documentation – assistance via listes de diffusion J – 1 mois : J.e-cours Le réseau est prévenu : sept mois avant (septembre pour avril) rappel 4 mois avant (+ fournisseurs) Question: ces délais vous semblent-ils acceptables ? Quels seraient vos attentes ? Quel seuil est inacceptable? Quid de l’idée de faire relire à qq’uns les évolutions envisagées (donc 10 ou 11 mois avant) ?
- Ce sont ces imprévus qui expliquent pourquoi en 2017, le calendrier présenté en diapo précédente n’a pu être respecté
- Les sources officielles pour se préparer : 1) Cas des consignes « ABES » - GM (pages « règles de description » + nouvel onglet « documents du réseau ») - Sessions de formation à distance « J.e-cours » : à regarder ensemble, et à prolonger par une discussion, une réunion etc… - Les messages (questions / réponses OU précision de consignes) données via les listes de diffusion 2) Cas des consignes liées à l’évolution du format Unimarc - GM (pages « format » + nouvel onglet « documents du réseau ») - Sessions de formation à distance « J.e-cours » : à regarder ensemble, et à prolonger par une discussion, une réunion etc… - Les messages (questions / réponses OU précision de consignes) données via les listes de diffusion - Le site web de l’ABES (échantillons fournisseur) 3) Cas des consignes liées à l’application d’éléments de RDA-FR - le site web « www,transition-bibliographique.fr » - les formations organisées par les CRFCB et les sessions de formation à distance « J.e-cours » : le signe « + » sur la diapositive est très importantn car ces 2 types de formation sont complémentaires.
- Avez-vous mis en place d’autres outil ? -> il est autant question d’outils ABES que d’outils internes. -> comment avez-vous réaliser vos supports de formation ? Quelle autre forme d’accompagnement auriez-vous aimé avoir ? -> donner des exemples : - plus de J,E-cours ? - des sessions de Q/R en présentiel (l’ABES se déplace) ? - des TP, davantage d’exercices ? La mise en place d’un groupe d’établissements-relecteurs-validateurs ? - Le nouvel onglet du GM : « Contributions des réseaux » ? - Usage des listes ?