Journées ABES 2013 - Les Actualités de l'ABES

Actualités de la « maison ABES »
Journées ABES
14 mai 2013

Les fondations:
la production de données

Vers une FRBRisation des données du Sudoc
février 2013 : 1ère vague de consignes pour préparer la FRBRisation des données
• Données codées (dates, langue, fonctions…)
• Accès titres
• Identifiants
À venir : vagues suivantes
• Appariement des titres de contenus, des accès auteurs et contributeurs
• Titres normalisés des œuvres
frbr : fonctionnalités requises des notices bibliographiques

Rétroconversions Sudoc
signalement rétrospectif dans le Sudoc
cofinancement de l’ABES et des établissements
Bilan 2011/2012
• Budget de 327 000 € HT
• 20 établissements
bénéficiaires
• 100 000 exemplaires créés
grâce à ces crédits, ainsi
qu’une bonne partie de
créations de notices
Session 2012/2013
• Mi-octobre: appel à projets
• Candidatures des
établissements jusqu’au 15
décembre
• Attribution des fonds en
mars-avril suite à des
échanges entre l'ABES et la
MISTRD

Rétroconversions Sudoc
signalement rétrospectif dans le Sudoc
2013 :
• Budget total de 392 000 € HT
budget rétroconversions de 192000 € et report de crédits à hauteur de 200 000 € (sous réserve)
• Etablissements participants : liste principale et une liste complémentaire (selon le
montant du report)
• En 2013, le montant total des demandes des candidatures est de 1 084 000 € HT ;
84 projets venant de 34 établissements
• Sélection de 38 projets venant de 32 établissements (sélection partielle de certains
projets)
• Parmi les projets 2013 retenus : fonds anciens, thèses, périodiques, documents
iconographiques (estampes)

Evolutions WinIBW
Améliorations suite aux demandes du réseau
• Scripts de copie : conservation des zones 010 (ISBN) et 320 (Note sur les bibliographies ou les
index contenus dans le document) lors d'une copie pour décrire un autre document
• Résolution de la limitation à 80 caractères par champ lors du téléchargement de notices
• Index CRN: requête qui permet de retrouver les notices créées par une bibliothèque grâce au
numéro RCR
• Script Translittération :
déconnexion automatique du mode novice afin de ne pas perturber le fonctionnement du
script
mise en production de la table de translittération en grec
• Mise en place du script permettant de transformer une notice de thèse électronique en
notice de thèse imprimée

Evolutions de l’interface publique
du Sudoc(En production depuis mai 2013)
• Pour les utilisateurs du Sudoc
• Export direct de données bibliographiques vers des logiciels de
gestion de références bibliographiques tels que Endnote, Refworks,
Citavi etc.
• Sauvegarde des données au format « RIS » sous forme de fichiers
• Libre choix du logiciel final par l’utilisateur
Assistance: ABESstp: rubrique Sudoc / Logiciels bibliographiques
LOGICIELS
• Endnote
• Refworks
• Citavi
etc.
Résultats
Sauvegarde
Recherche
Export
SUDOC
.RIS
SELECTION
• Notice à l’unité
• Lot de notices

SELF Sudoc
Périodicité
URL des périodiques électroniques
Enrichissements
Début 2013 avec l'amélioration de l'affichage de certaines données
Lacunes complétant l’état de
collection PCPP affichées dans
une colonne différente
Nouvelle colonne "fusionne
avec" désormais séparée de
"scindé en"
Affichage de la zone 955 $r (à
l’export) afin d'éviter les mauvais
appariements Mois/Année

SELF Sudoc
nouveauté: plus seulement les périodiques : ouverture à l’ensemble des ressources
Nouveau service
Un bouton UNICA pour extraire au format tabulé les PPN des localisations uniques de l'ILN.
Cette fonctionnalité s’applique à l'ensemble des ressources.
Ce service sera suivi dans les mois qui viennent d'autres types d'extractions pour
l’ensemble des ressources présentes dans le Sudoc (affichage des logins par RCR, etc.).

SRU Update
• Echanges Sudoc/WorldCat
Mise à jour instantanée de WorldCat à partir de la base de production (en phase
de test)
• Echanges Sudoc/base XML
Mise à jour instantanée de la base XML à partir de la base de production
Base de production du Sudoc
Base XML
Périscope, SELFSudoc, IdRef,…

Colodus
" Gérer l’exemplarisation des notices bibliographiques dans le Sudoc
avec un navigateur web "
• Concernera tous les acteurs des réseaux Sudoc et Sudoc-PS
• Saisie simplifiée des informations de localisation (toutes les possibilités du format)
• Index de recherche dédiés, affichage des données et format de catalogage spécifique
• Connexion directe avec la base de production,
mise à jour instantanée du Sudoc
• Articulation sur 3 onglets : recherche
bibliographique, affichage de la notice,
puis des exemplaires

• 3. formulaire d’exemplarisation
1. Formulaire de
recherche
2. Détail de la notice

Des piliers : les thèses
Refonte du Guide du doctorant
Dénominateur commun pour tous les
établissements habilités à délivrer des thèses
de doctorat
Document destiné à être enrichi par chaque
établissement pour prendre en compte les
spécificités locales
15

Le guide du doctorant disponible sur le site
web de l’ABES : Accès par profil / Préparer une
thèse
17

La version anglaise
La recherche avancée : 18 index
18

Le chargement des données du Sudoc
• Toutes les thèses soutenues depuis 1985
• Une page par œuvre regroupant
– la thèse dans sa version de soutenance,
– la thèse reproduite sur un autre support
– la thèse ayant fait l’objet d’une publication chez
un éditeur
Plus de détails sur le blog Punktokomo 19

De STEP à STAR : la passerelle
Ne concerne que les établissements en
production dans STEP et dans STAR
Principe : lors de la saisie d’une date de
soutenance réelle dans STEP, pousser les
données de STEP vers STAR
But : éviter la double saisie, fluidifier le circuit
en particulier pour theses.fr
20

La passerelle de STEP à STAR
21

Le point d’entrée unique (1/4)
Principe : alimenter STEP et/ou STAR par
imports de données en provenance de sources
d’informations locales
But : éviter la double saisie
Condition : fournir les données au format TEF
Modalités : envoi par mail ou par webservice
22

23

Adapté pour les établissements utilisateurs du
nouveau module thèses d’APOGEE
Adapté pour les établissements utilisateurs
d’ADUM
Adapté pour les établissements utilisateurs de
plusieurs sources d’informations (par exemple
un logiciel de scolarité et ORI-OAI)
24

Fonctionne côté ABES depuis mi-avril 2013
Fonctionne dans votre établissement si vous
avez répondu au questionnaire concernant le
paramétrage
Le paramétrage peut être modifié par l’ABES à
votre demande. 25

Un grenier à trésors :
le patrimoine

Un grenier à trésors : le patrimoine
Calames Plus (ouverture : juin 2012)
Bilan à mi-parcours
Dépôt de commentaires
• utilisateurs authentifiés
• charte de bon usage
• affichage des commentaires dissocié
de la notice
• suivi des commentaires (RSS)
Dépôt d’images
• établissements authentifiés
• solution d’appoint
Dimension collaborative 
Plus value 
Signalement à l’unité 
Gratuité 

Rétroconversions Calames 2012
Bilan :
• Montant du financement ABES : 101 057,28 € HT
• 12 établissements bénéficiaires
• Nombre total de <c> créés : près de 40.000
• 35% des créations de <c> dans Calames sont le fait des
financements ABES

Rétroconversions Calames 2013
Calendrier :
Critères de sélection :
• Intérêt scientifique du fonds
• Degré de préparation de l’établissement
Bénéficiaires :
Bibliothèque Littéraire Doucet – BIU Montpellier – MNHN – Bibliothèque Mazarine –
Bibliothèque de l’Observatoire – MMSH – SCD Paris 1 – Académie de Médecine – BULAC /
EFEO – SCD Paris 8 – Ecole française d’Athènes - INHA
Novembre 2012
• Appel à projets
Février – mars 2013
• Sélection des projets
Mars 2013
• Notifications

Les nouveaux index
• Filtre « Type de document »
• Filtre « Documents numérisés associés »

Formation à la carte
Les 10 ans de formation relais Sudoc
2 346 stagiaires formés
Contribution à l’évolution de WinIBW :
• Amélioration des scripts
• Evolution de l’interface de recherche
• Messages d’erreur
0
50
100
150
200
250
300

La formation relais Calames
(ouverture : septembre 2012)
• 3 établissements relais parisiens
(Bibliothèque Mazarine, Bibliothèque Littéraire Jacques Doucet, BDIC)
• Réponses aux besoins du réseau : des formations
– sur Paris
– à l’automne
– par niveaux

Formation continue : les « J.e-cours »
(ouverture : septembre 2012)
• 16 « J.e-cours » en 2012-2013
• Perspectives :
– Information plus ciblée et plus fréquente
– Programmation moins figée
– Podcast de la séquence « Questions / réponses »
– Des « J.e-cours » sur les FRBR

Cuisine et dépendances
La nouvelle facturation Sudoc
(mise en application : janvier 2014)
Principes :
• Conserver les bonifications
• Ne pas bouleverser les montants
• Maintenir la recette perçue par l’ABES
• Maintenir un modèle clair et transparent

A-Nombre de lecteurs
B-Nombre de documents
imprimés
C- Nombre de notices
localisées
D- Bonifications
PART
FIXE
(A+B)
PART
VARIABLE
(C-D)
= l’établissement
= l’activité dans la base
•Forfait
•4 tranches
•Source : ESGBU ou déclaration à l’ABES
•Nombre de documents imprimés localisés à la
date de la convention
•5 tranches
•1ère localisation de l’ILN pendant la période
•Tous types de documents confondus
•Résultat du catalogage courant, de la
rétroconversion mais PAS de la localisation
automatique
•Activité de création de notices (courant + rétro)
•Activité de dédoublonnage
•Activité de localisation rétro (hors financement
ABES)

• Activité de l’établissement sur l’année universitaire N-1
• Lissage sur 3 ans
Septembre 2012
-> août 2013
• Mesure de l’activité
Septembre 2013
• Affichage de
l’info sur
Webstats
Janvier 2014
• Envoi facture
2014

Nouvelle maquette Arabesques
(lancement : janvier 2013)

Hors les murs
Nouvelle version de Webstats
(Mise en production : mars 2013)
Nouvelles fonctionnalités :
– Export graphique des données
– Export brut des données « facturation pour le PEB »
– Affichage des valeurs réelles dans les taux

Hors les murs
Nouvelle version de Webstats
Nouvelles données :
– Intégration des statistiques Calames depuis 2013
– Intégration des statistiques Star depuis 2012
– Complétude des statistiques Sudoc
 Composant <C> publiés par établissements
Activité de mon établissement dans Star 

Hors les murs
L’assistance aux utilisateurs
• 18 663 tickets depuis l’ouverture (juillet 2010)
331
585 607
673
0
100
200
300
400
500
600
700
800
2010 2011 2012 2013
nombre de demandes
traitées mensuellement via ABESstp

Hors les murs
L’assistance aux utilisateurs
8519
4421
2016
998
921
718
367 185
161
138
72
147
Sudoc Données
Sudoc Pro
STAR
STEP
Theses.fr
Sudoc (catalogue)
IdRef
Calames Pro
Webstats
Licences Nationales
Calames (catalogue)
Autres applications / activités
Assistance par guichet (depuis l’ouverture)

Hors les murs
L’ Assistance déportée
Buts :
• Fluidifier le circuit de correction
• Améliorer la qualité des données
: instauration d’un cercle vertueux
Impacts :
• Traitements des demandes par les correspondants
• Connaissance et diffusion des consignes en interne
Theses.fr : depuis avril 2012
IdRef : depuis avril 2013

Au balcon du numérique
• Catalogue Sudoc :
– EOD
– Visibilité accès en ligne quel que soit le type de
document
• Theses.fr
– Thèses à la carte
– Publication commerciale
44
Amélioration de l’accès aux documents

46

47

– EOD
document
• Theses.fr
48

• Une nouvelle visibilité et un accès direct pour :
– Les notices imprimées ayant un lien vers une
notice électronique proposant un accès en ligne
– Les notices électroniques proposant un accès en
ligne (libre accès)
ligne (accès réservé)
49

51

54

– EOD
document
• Theses.fr
56

• Thèses à la carte
– Pour les thèses communes entre theses.fr et le
catalogue des « thèses à la carte » proposé par
l’ANRT
57

– EOD
document
• Theses.fr
58

• Pour les thèses ayant donné lieu à publication
commerciale
• Lien vers un comparateur de librairies en ligne
59

Accès aux licences nationales
• Mise en place d’un Reverse Proxy
• Outil choisi Ezproxy (OCLC)
• Désormais, les BM aussi accèdent aux
ressources acquises en licence nationale
• Le principe …

Serveur
de batch
Reverse Proxy
Mise à jour

Les nouvelles acquisitions
• ECCO – Gale Cengage Learning
• 183 299 notices de monographies
• 591 notices de périodiques
• Des listes disponibles via le Guide
méthodologique avec un découpage thématique

Fenêtre sur cour :
l’ouverture des données

Fenêtre sur cour :
ouverture des données
Propriété des notices : Etalab
• CA du 23/11/2012 : les données produites par les
réseaux ABES sont placées sous la Licence
Ouverte de la mission Etalab

Fenêtre sur cour :
Vers le RDF
Le Sudoc en RDF :
• Depuis juillet 2011, l’ensemble des données Sudoc est
accessible en RDF par son identifiant
• Dans le respect des contraintes posées par les
fournisseurs de données
• Un dump (extraction) complet a été généré et mis à la
disposition de Sindice fin 2012 (avec mise à jour mensuelle)
 intégration des 300 000 000 triplets RDF du Sudoc
dans le moteur de recherche Sindice et dans son
serveur SPARQL

Fenêtre sur cour :
Vers le RDF
Le Sudoc en RDF :
• Le dump RDF est maintenant sous licence Etalab
• A venir :
• Améliorer le format RDF
• Proposer un nouveau dump, avec mise à jour
mensuelle
• Référencement envisagé dans Summons

Fenêtre sur cour :
Vers le RDF
Theses.fr en RDF :
• Les API XML de theses.fr permettent d’obtenir le
contenu en RDF
• En projet :
• Dump complet theses.fr thèses soutenues
(Star+Sudoc)
• Dump complet theses.fr thèses en cours

Fenêtre sur cour :
Les autorités Sudoc
Référencement dans VIAF
• Chargement initial octobre 2011
• EN 2012 : mise à jour mensuelle
• 2 000 000 notices d’IdRef intégrées
• Un des socles de l’ISNI
• Visibilité dans WorldCat Identities (mise à jour
trimestrielle)

Fenêtre sur cour :
Les manuscrits : Calames
Interconnexion Calames/CCFr
• Moissonnage mensuel de Calames (via les web
services)
• Recherche via
• CCFr
• CCFr-Manuscrits
• Affichage du détail des composants sur
l’interface Calames

Ascenseur pour l’IST
Des partenariats renouvelés

Des convergences stratégiques
• Avec la BnF : Bibliothèque nationale de France
• Avec le CTLes : Centre Technique du Livre de
l’Enseignement Supérieur
• Au niveau européen : Dariah (Digital research
infrastructure for the Arts and Humanities)

BnF : RDA en France
• Travail en commun sur le dossier RDA
• Rédaction en 2012 d’un rapport d’orientation :
http://www.abes.fr/Normalisation/Actualites-
de-la-normalisation
• Développement dans le parcours « Sudoc » du
15 mai à 10h30 avec Gildas Illien (BnF)

CTLes : les PCP
Autour des plans de conservation partagée
• Rapport co-signé avec l’ABES début 2013 : La
conservation partagée des périodiques : état
des lieux , perspectives et propositions
http://www.abes.fr/Sudoc/Le-reseau-Sudoc-
PS/Plans-de-conservation-partagee
• Travail en commun autour de la
complémentarité entre les outils et les
données ABES et les outils du CTLes de gestion
des PCP

Dariah
• Réunit 80 participants de 15 pays autour de la mise
en place d’une infrastructure européenne pour les
sciences humaines et sociales
• En France, journée d’information le 30/01/2013 à
Paris
• ABES (partenariat avec TGE Adonis) peut jouer un
rôle en tant qu’expert du web sémantique et des
métadonnées
– Référentiel de chercheurs
– IdRef et Theses.fr

Vers la convergence des données
• L’ANRT : Atelier National de Reproduction des
Thèses
• L’INIST-CNRS
• La CGE : Conférence des Grandes Ecoles
• Le PEB avec des bibliothèques étrangères

Les microfiches de thèses de l’ANRT
• Pour le signalement des microfiches de thèses
dans le Sudoc
• Objectif : créer les notices de microfiches à
partir des notices de la version papier
• Travail en cours…

INIST-CNRS : les bases FRANCIS et
PASCAL
• Début 2013, mise à jour de toutes les thèses
issues du Sudoc dans les bases FRANCIS et
PASCAL
– Enrichissement : plus de 210 000 références bibliographiques
depuis 2000
– Données de localisation disponibles
• Convention avec l’INIST-CNRS
– Fourniture mensuelle
– Plus de 1 000 nouvelles références de thèses

Le signalement des thèses en
préparation dans les grandes écoles
• Les établissements membres de la CGE signalent leurs
thèses en préparation dans la base Thésa
• Accord en cours avec la CGE pour proposer, en
remplacement de Thésa, la production dans STEP
• Concerne tous les établissements de la CGE habilités à
délivrer le doctorat, s’ils le désirent
• Leur intégration dans le réseau STEP pourra être
effective dans le courant de l’année 2013, après
signature de la convention ABES-CGE (soumise au CA
de mai 2013)

Le PEB avec des bibliothèques
étrangères
• Depuis 2011, les bibliothèques étrangères peuvent, sur
demande, participer au PEB (fonction « demandeur »)
via l’interface publique du Sudoc
• Convention signée avec l’ABES pour la réciprocité : les
bibliothèques Supeb peuvent demander des logins
pour émettre des demandes de PEB dans ces
bibliothèques
• 7 bibliothèques actuellement concernées :
– 6 au Danemark
– 1 en Belgique

Des convergences humaines
• Vous tous… les établissements des réseaux de
l’ABES

L’ABES et ses réseaux : stages
d’immersion
• Proposition de l’ABES aux établissements de ses
réseaux
– Disponible sur le site Web de l’ABES
– Objectif : accueillir un agent de l’ABES dans l’établissement
(et inversement)
• Modalités :
– Stage d’immersion = participation directe aux activités
avec un programme fixé à l’avance
– 2 semaines maximum
– Rédaction d’un rapport
• À partir de septembre 2013

En travaux !
- Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé*
- Étude sur un dispositif de découverte*
- Qualinca, la qualité des catalogues
- Hub de métadonnées
*ces deux chantiers faisant l’objet de sessions plénières n’ont pas été traités pendant les Actus

Qualinca
Projet de recherche fondamentale financé par l’Agence
Nationale de la Recherche, sur la période 2012-2015
Partenaires :
Objectifs : appliquer les technologies du web
sémantique aux données bibliographiques pour
• mesurer la qualité des liens actuels
• générer de nouveaux liens
Prolongement du projet SudocAd (automatiser le lien
aux autorités Sudoc) : octobre 2010 - novembre 2011
Journées ABES 2013 84

Qualinca
Repartir des conclusions de SudocAd (rapport
final) : mieux exploiter le contenu des notices
d’autorités (indexation matière) et des notices
bibliographiques (co-auteurs, rôles..)
A terme, réaliser des prototypes
• de liage automatique
• d’aide à la décision
qui pourraient être inclus dans IdRef

Principe du hub
Traiter des données hétérogènes
– Ne rien perdre des données d’origine
– Diagnostiquer
– Modéliser
– Corriger / Enrichir
Pour redistribuer vers
– le Sudoc mais aussi
– la plateforme ISTEX
– la base de connaissance nationale
– les bases de connaissance internationales (commerciales ou non)
– le web de données
Journées ABEs 2013 87

Entrées et sorties du hub
Licences
licences
nationales.fr

Ce que le hub ne fera pas…
• exploiter le texte intégral
• tout automatiser
• traiter toutes les données
=> sélection
• …
• Et surtout : le hub ne remplacera pas le
catalogage !

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