Gestion documentaire et utilité de la gestion électronique de documents

Assemblée Nationale du Burundi
cepglconsulting@gmail.com
Tél. : +257 22276746 –

Gestion documentaire et
gestion électronique de documents

Par Jibril Touzi – Email: Jtouzi@gmail.com
Great Lakes Consulting – Tél.: +257 22276746
Bujumbura, le 19 novembre 2012

Objectifs de la présentation
La gestion documentaire dans une administration
◦ Les différents types d'information
◦ Asseoir un archivage efficace
◦ Etablir un plan de classification méthodique
◦ Mettre en place un système d'archivage
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efficient.
La gestion électronique de documents
◦ Qu’est-ce que la GED ?
◦ L’existant : le Papier
◦ Intégration de la GED dans l’organisation
◦ Mise en œuvre de la GED et ses enjeux
◦ Les quatre étapes de la GED

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Partie 1 - Plan
Quelques définitions et concepts-clés
Qu’est-ce qu’un document/information ?
Classification de document/information
Rôle de l’information

Qualités d’un bon document/information
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Origines de l’information
Le cycle de vie des documents
L’organisation de son bureau de travail;
Exemple de classement
Le Classement efficace pour optimiser l’archivage;
Objectifs d’un bon classement et archivage
Le classement papier et ses limites
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Quelques définitions
 ARCHIVE : Ensemble des documents produits ou reçus par
tout organisme (publique ou privé) ou personne (physique ou
morale) dans l’exercice de son activité.(
Loi n°79-18 du 3 janvier 1979 en France)
 ARCHIVAGE : Ensemble des actions et tâches concourant à
la pérennité technique et intellectuelle des documents

authentiques. Ensemble des pratiques, moyens et outils,
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permettant aux éléments éligibles d’être identifiés et survivre
aux générations humaines et technologiques qui les manipulent,
en restant capables de produire tout leurs effets, pour les
durées requises. (Norme ISO 15489)
 METADONNEE : Les métadonnées désignent les
informations associées à l’objet au moment du versement pour
en permettre la description, la recherche, la gestion technique,
la pérennisation, l’application des droits d’accès et de
communicabilité etc.
 INFORMATION : « Elément de connaissance susceptible
d’être représenté à l’aide de conventions pour être conservé,
traité ou communiqué » (journal officiel , 28 octobre 1980). 4
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Concepts-clés
Document: Dans son acception courante un
document est généralement défini comme le support
physique d'une information. Plus précisément on peut
le définir comme un ensemble de données
informatives présentes sur un support, sous une forme
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permanente et lisible par l’homme ou par une machine
(permanent par opposition à volatil. (wikipedia)

La documentation évoque l’idée d’enseignement
donc de l’information et de communication comprise
dans tout apprentissage.

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Qu’est-ce que l’information
 L’information est un connaissance inscrite (enregistrée) sous
forme écrite ( imprimée ou numérisée, orale ou audiovisuelle » Y.F.
Le COADIC, (1994)
 L’information est l’action d’informer et l’objet sur lequel porte
cette action.
 « Une information est une connaissance communiquée par un

message transmis par un individu à un autre individu. L’information
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implique donc la communication, c'est-à-dire un échange
d’informations entre deux ou plusieurs personnes. »
 Actuellement, nous vivons un monde dominée et dirigée par
l’information dite société de l’information, cependant, l’information
est devenue une matière première au même titre que le capital, les
ressources humaines les matières premières pour les entreprise.
Celui qui dispose une information à jour, aura une meilleur prise e
décisions face à ses concurrents.
 Aucune entreprise, école , institution ne peut vivre ou survivre , se
développer sans disposer de l’information et des moyens de la
recevoir, de le traiter et de la transmettre.
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Classification de l’information
 L'information est désormais perçue comme une ressource
indispensable dans tous les secteurs de l'activité humaine,
politiques, économiques, administratifs et culturels.
 Sa gestion (création, collecte, stockage, traitement et
diffusion) connaît depuis quelques années une véritable
révolution, sous la pression des nouvelles technologies.

 De plus en plus de documents scientifiques et techniques
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sont numérisés et deviennent, par conséquent, exploitables
par ordinateur.
 Les méthodes de traitement et de représentation des textes
s'en trouvent bouleversées: la langue, véhicule prioritaire de
la communication, est au centre des préoccupations des
spécialistes des sciences de l'information. Entre les industries
de l'information et les industries de la langue, se tissent de
nombreux liens .

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Le rôle de l'information
L'information est :
à la base de la décision : elle est nécessaire pour
prendre les meilleures décisions.
Facteur d'efficacité : une bonne circulation de
l'information dans l'entreprise est indispensable.
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Facteur de motivation : pour les salariés, être bien
informés des choix de la direction peut leur
permettre de se sentir mieux intégrés dans la vie
de l'entreprise, de mieux comprendre le sens de
leurs efforts nécessaires à la bonne marche de
l'entreprise

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Les qualités d'une bonne information
Pour qu'une information puisse être exploitée dans une entreprise ou dans la
prise de décision ; elle doit respecter un certain nombre de qualités à savoir :
◦ La pertinence : c'est-à-dire qu'elle doit répondre à l'attente de celui qui
la recherche. L'information non pertinente accroît inutilement le volume
d'informations à traiter et au final fait perdre du temps ;
◦ La fiabilité : l'information doit donner une représentation exacte de
l'objet ou de la situation ou du moins une représentation acceptable.

Fiable sous-entend qu'elle doit être :
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 - vraie : conforme à la réalité ou très proche de celle-ci
 - précise : une description relativement précise de la réalité
 - à jour : une information périmée est inutile et encombrante
◦ La disponibilité : si elle est trop longue à obtenir, elle fait perdre du temps
dans la prise de décision.
◦ Le coût raisonnable : la recherche d'information peut coûter plus cher
qu'elle ne rapporte.
L’information utile est celle dont ont besoin les différents niveaux de décision
de l’entreprise ou de la collectivité, pour élaborer et mettre en œuvre de
façon cohérente la stratégie et les tactiques nécessaires à l’atteinte des
objectifs définis par l’entreprise dans le but d’améliorer sa position dans son
environnement concurrentiel.
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Origines de l’information
Le cheminement de l'information dans une entreprise peut être
représenté de la façon suivante :

 L'information interne : il s'agit des rapports (études de marché,
visites, foire exposition, etc..) des fichiers (clients, fournisseurs,
partenaires, etc..), de notes (de service, de presse, etc..), de
documents (comptables, commerciaux, bancaires,...).L'ensemble de
ces documents produisent un énorme stock d'informations qui

permet de créer une base de données (financières, commerciales,
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techniques,...).

 L'information externe : elle peut provenir :
◦ soit de l'environnement proche (clients, fournisseurs, banques,
administration, organismes professionnels, etc.)
◦ - soit de l'environnement plus lointain : toute la documentation que
l'entreprise peut recueillir à travers les journaux, les revues, les
ouvrages économiques ou juridiques, mais aussi internet.

La diffusion de l'information pose des problèmes techniques (ordinateur,
photocopieur, réseaux, etc.) mais aussi financiers (coûts des
supports). La diffusion soulève aussi le problème de la sécurité de
l'information (protéger l'information contre les fuites, les
malveillances, le piratage, les vols de données, les virus,...)
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Cycle de vie des documents

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L’organisation de son bureau de travail
◦ Eloignez tout ce qui pourrait nuire à votre
concentration au travail,
◦ Tout dispositif encombrant puisque non ou
rarement utilisable peut être évité,
◦ Une circulation aisée avec la possibilité de

communication
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◦ Largeur de passage suffisantes pour accéder à son
poste de tr, aux éléments de rangement,
◦ Couleurs agréable (mur, sol et mobilier)
◦ Couleur claire pour mur et plafond et couleur
mâte et satin

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cepglconsulting@gmail.com Exemple d’organisation

Classement efficace pour optimiser l'archivage
Ne confondez pas classification et classement
 Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique
les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer
facilement et rapidement l’information recherchée.
 La classification désigne le système intellectuel qui sous-tend le classement
physique des documents
 Les principaux utilisateurs des classifications sont les spécialistes des sciences de
la nature, les documentalistes, les archivistes, les bibliothécaires et les

philosophes.
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Plan de classement : cadre méthodique établi pour le classement quotidien des
dossiers au sein du service. Il doit être logique, simple, précis et évolutif et
permettre de retrouver rapidement le document recherché.

Principes de classement - Un bon classement doit être :
 Simple, global, évolutif (prend en compte tous les sujets traités),
 Applicable à tous les documents,
 Valable pour tout le personnel,
 Supervisé par 1 seule personne (check-in/check-out).
 Il y a plusieurs façons de prévoir et d’organiser un bon classement parce que les
documents à classer sont, en général, variés et les personnes qui recherchent une
information ne portent pas toujours de même données.
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Exemple de classement
Un magasin ‘arts ménagers’ veut classer la documentation qu’il reçoit
régulièrement de fournisseurs éventuels. Il divisera la documentation
reçue en grands groupes ou sujets à savoir :
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Objectifs d’un bon classement et archivage

Retrouver rapidement et dans leur totalité les
documents dont on a besoin.
En cas de litige, produire des preuves juridiques
pouvant appuyer les prétentions des parties en
cause.
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Laisser aux générations futures un moyen et un
outil permettant de saisir concrètement les
principes de fonctionnement de l’administration
(processus de décisions, élaboration des
documents).

Archivage papier :
Atouts & inconvénients
 Le « papier » ou tout autre support analogique tel que calque, carton, polyester,
pelure, tirage ou pellicule photographique, etc... est le support traditionnel de
l'archivage dans nos sociétés basées sur l'écrit.
Support relativement fragile et périssable demandant des constantes
d’hygrométrie et de température, il reste la référence par sa simplicité pour bon
nombre d’entreprises, malgré les locaux et agencements qu’il nécessite..
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 Ses atouts :
 Ayant Valeur probante s’il s’agit de l’original, Consultable sans aucun matériel
intermédiaire (pas de micro-ordinateur ni de visionneuse) et Reproductible
 Ses désavantages :
 L’archivage papier n’existe qu’en un seul exemplaire
 Il est sensible aux conditions de conservation, il peut se dégrader dans le temps
 Il est volumineux et encombrant , les procédures de consultations peuvent
s’avérer fastidieuses,
 Il nécessite de grands espaces de stockage, avec des rayonnages, des armoires,
des systèmes de sécurité anti incendie, etc. Lors de la consultation un risque de
déclassement voire de perte peut se produire
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Partie 2 :: La Gestion Electronique de
Partie 2 La Gestion Electronique de
Documents (GED)
Documents (GED)

1.Qu’est-ce que la GED ?

2.L’existant : le Papier
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3.Intégration de la GED dans l’entreprise
4.Mise en œuvre de la GED et ses enjeux
5.Les quatre étapes de la GED

Qu’est-ce que la Gestion Électronique des
Documents ?
 La Gestion Électronique d'Informations et de Documents Existants
est un ensemble d'outils et de techniques qui permettent de
dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents.

La Gestion des Documents, nouvelle pierre angulaire

des stratégies des PME et administrations
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Au sein d’une organisation le choix de gérer ses documents ou
pas relève dorénavant de la stratégie d’entreprise.

Elle s’adapte bien aux administrations car l’organisation du
travail et les circuits de validation de l’information sont moins
lourds dans les petites structures.

En Pratique
 Les utilisateurs voudraient retrouver leurs informations par
des mots-clés ou par des concepts.
 Seulement, dans la pratique, les Entreprises ne peuvent pas
consacrer de tels budgets pour la saisie des données.
 Structurer l’information en base de données « Ad-Hoc » est

extrêmement coûteux.
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Impossible de
retrouver ce document !

Tous les jours, dans tous les bureaux du monde,
c ’est pareil !!!

LES FAITS
 90%de l’information est
sous forme papier

 Le papier est inflexible !!!
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Les Faits (suite)
 Trop d’information “tue” l’information
 Comment classer ?
 Où chercher ?
? ? ?
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Classiquement : le Papier
Nécessite une excellente organisation

Coût de gestion élevé
 Maintenance importante

 Consomme beaucoup de temps humain...
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Que faire face à l’augmentation exponentielle
de la masse d’information à gérer ?
 Inadéquation de cette solution

Classiquement : le Papier (suite)
 Les limites du classement papier :

◦ deux personnes différentes classent
différemment ;
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◦ Une même personne “risque” de classer
différemment aujourd’hui et dans 6 mois ;

◦ Un document “non-classé” est inaccessible.

Qu’est-ce que la gestion électronique
des documents ?

La gestion électronique des documents ou GED est
l’ensemble des outils, des matériels et des
technologies logicielles qui permettent :
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d’acquérir*,
de stocker,
d’organiser,
et de distribuer
de gérer,

des documents sous forme électronique.
électronique

Quelles sont les sources de
documents ?
 Les documents peuvent être :

 desdocuments électroniques par
nature.
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 desdocuments papier transformés par
numérisation en documents
électroniques.

1a - Intégrer des documents électroniques dans le système GED

Intégrer des documents dans
le système GED On peut intégrer dans le
système de GED des
documents électroniques
par nature issus des
applications informatiques
de l’entreprise :
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 sous forme d’états
1a
sous format texte
1a sous toutes les autres
formes de fichier
Fichiers
électronique

1b - Entrer des documents non électroniques dans le système GED

Entrer des
documents dans le
Il s’agit de tous les
système GED documents que
l’entreprise utilise et
qui ne sont pas des
documents
électroniques.
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1b Acquérir par
numérisation

Ils sont numérisés et
dématérialisés.

cepglconsulting@gmail.com Exemple d’intégration de la GED
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L’art de retrouver les documents avec 98% de gain de place,
98% de temps gagné.

L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE EST DISTINCT DE LA GED

Un système de GED Un SAE

Permet la modification des documents Empêche la modification de
et la production de plusieurs versions documents

Empêche la destruction de documents
Permet la destruction des documents
en dehors d’un contrôle strict soumis

par leurs auteurs
à validation
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Comprend obligatoirement un
Peut comporter la gestion de délais de
contrôle rigoureux des délais de
conservation
conservation

Peut comprendre une structure Comprend obligatoirement un plan
organisée de stockage sous le contrôle de classement géré par
des utilisateurs l’administrateur du système

Peut faciliter les tâches quotidiennes
Est à priori dédié à la gestion
mais est surtout destiné à la
quotidienne des documents pour la
constitution d’un fond sécurisé des
conduite des affaires.
documents.

La GED à l’Assemblée Nationale - pourquoi ?

Pour partager les documents en réseau ;
Pour maîtriser les flux des innombrables documents papiers et
électroniques reçus quotidiennement dans les organisations ;
Pour retrouver instantanément un contrat papier, un courrier, un
bon de livraison ;

Pour avoir une traçabilité maximale des courriers entrants et
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sortants ;
Pour augmenter les gains de productivité en réduisant le temps
consacré au traitement des processus ;
Pour ne plus avoir de soucis d’archives ;
Pour ne plus dépendre d’autres collaborateurs pour accéder aux
documents disponibles ;
Pour supprimer la manutention et le stockage de tous les papiers ;
Pour répondre aux contraintes légales en matière d’archivage.

BÉNÉFICE DE LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED)

Exemple de calculs de coûts
Hypothèse : 5 salariés partagent des documents dans l'entreprise 20 jours par mois
Organisation
Comparatif sur les coûts GED
papier
Comparatif sur le coût des recherches
Chaque employé recherche chaque jour 20 docs 20 docs
Durée moyenne des recherches 3 mn 0,5 mn

Temps de recherche/jour/employé 60 mn 10 mn

Temps de recherche/jour 5 heures 50 mn

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Coût quotidien (salaire horaire de 15 €) 75 € 12,50 €
Coût mensuel pour 5 salariés 1 500 € 250 €
Gain financier avec la GED 1 250 €
Comparatif sur le coût de stockage
Chaque employé sauvegarde chaque jour 20 docs 20 docs
Durée moyenne de sauvegarde par document 0,5 mn 0,5 mn
Temps de sauvegarde/jour/employé 10 mn 10 mn

Chaque employé classe chaque jour 20 docs 20 docs
Durée moyenne de classement par document 3 mn 0,5 mn
Temps de classement/jour/employé 60 mn 10 mn

Temps de sauvegarde+classement/jour/employé 70 mn 20 mn
Temps total pour 5 employés 5 heures 50 mn 1 heure 40 mn

Coût quotidien (salaire horaire de 15 €) 87 € 25 €
Coût mensuel pour 5 salariés 1 740 € 500 €
Gain financier avec la GED 1 240 €

BÉNÉFICE DE LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE
DOCUMENTS (GED) (*)

Exemple de calculs de coûts

Organisation
Comparatif sur les coûts GED
papier
Comparatif sur le coût des équipements
Seront gérés par mois 20 000 docs 20 000 docs
Coût du support de stockage/document 0,03 € 0,0076 €
Coût mensuel (support de stockage) 600 € 152 €

Coût d'un m2 de bureau/mois 30 € 30 €
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Capacité de stockage/m2 20 000 docs 400 000 docs
surface de bureau nécessaire/an 12 m2 0,6 m2
Coût immobilier/mois 360 € 18 €
960 € 170 €
Coût mensuel (support stockage + immobilier)
Gain financier avec la GED 790 €
Total
4 200 € 920 €
Coût mensuel (recherche, stockage, équipements)

Gain financier avec la GED/mois 3 280 €
Gain financier avec la GED/an 39 360 €

(*) Hypothèse : 5 salariés partagent des documents dans l'entreprise 20 jours par mois

Quelle GED ?
La GED administrative : elle permet de procéder au classement de documents
administratifs les plus divers (factures, fiches techniques, bons de commande,
formulaires, devis…) sous forme de fichiers numérisés qui pourront être
éventuellement diffusés via le réseau interne de l’entreprise.

La GED bureautique : elle regroupe le plus souvent l’offre de progiciels de

travail collaboratif permettant d’échanger des documents et de les lire dans leur
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format d’origine (Word, Excel…).Ces documents sont centralisés et consultables
par tout le personnel de l’entreprise via intranet ou internet.

La GED documentaire consiste à indexer un grand nombre de fichiers de tous
types (texte, image, sons, interactif…) selon des critères propres au
fonctionnement de l’entreprise. Ce mode de gestion propose généralement de
puissants moteurs de recherche aux fonctions plus ou moins élaborées (plein texte,
multicritères, index, thèmes…).

Mettre en œuvre un système de GED

La GED est une méthode de travail à laquelle il faut se plier pour réussir
à mener un projet dans son intégralité.

Il semble donc difficile d’envisager ce type de travail sans que les
collaborateurs acceptent de s’impliquer pleinement dans le projet et ce

type de gestion particulière.
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Bien des leviers sont à lever :

Le partage de connaissances (knowledge management) ;
L’apprentissage ;
La gestion des conflits…

La formation est un élément déterminant de la réussite de l’ensemble du
projet.

Mettre en œuvre un système de GED

Pour mettre en place une GED il faut bien connaître sa propre organisation.

Cette mise en place est liée à une bonne connaissance du cycle de vie des
documents pour avoir un fonctionnement optimal de l’application.

Dans le cycle de vie on inclut des notions telles que :
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Fréquence d’accès au document ;
Nombre d’utilisateurs y accédant simultanément ;
Durée de vie en modification ;
Durée de vie en consultation ;
Durée de vie légale, délai de forclusion ;
Nombre de documents par jour (ou autre fréquence) ;
Transformation des documents…

Les Formats de Fichiers

 Documents de texte (Word, PDF …)

 Images (GIF, JPG, TIFF, PNG…)

 Enregistrements sonores (Wave, RealAudio, MP3,
WMA…)
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 Vidéos (AVI, Quicktime, RealVideo, Flash, WMV…)

 Pages Web (HTML, CGI, ASP, PHP…)

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cepglconsulting@gmail.com Les étapes

L’archivage de vos documents
électroniques
 Les systèmes de classement :

◦ Par champ :
 Date (année, mois,…) ;
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 Type de documents (Courrier entrant, courrier sortant,
rapports,…) ;
 Ordre chronologique (numéro chrono).

◦ Arborescence Windows (dossiers, sous-dossiers,…)

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Recherches par :

Champs ;
Thématique ;
Full-Text.

Les Logiciels faisant partie d’une GED

Logiciel de reconnaissance de caractères : ROC
reconnaissance optique de caractères
Le logiciel de reconnaissance de caractères permet la traduction de
groupes de points d'une image numérisée en caractères (avec

l'enrichissement typographique associé) exploitables par des
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programmes informatiques.

Les principaux moteurs ROC sur le marché :

◦OmniPage Pro
◦FineReader
◦ReadIRIS

La GED : les utilisations possible à
l’Assemblée Nationale
 Gestion des courriers entrants/sortants
 Gestion des rapports et publications;
 Gestion des documents à destination des députés
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 Gestion des contrats;
 Gestion et Archivage des factures ;
 Travail collaboratif sur les documents;
 Gestion et Archivage des CV reçus ;
 Archivage et diffusion des revues de presse ;
 Etc.

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Notes de l'éditeur