1. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
Archivage électronique des
documents : le bon compromis
Présentée par Alain Borghesi, vice-président FNTC,
PDG Cecurity.com
Mercredi 21 mars 2012
Emmanuelle Ertel, Directeur Tessi GED
Franck Joseph, Responsable Partenariat, DIGIPOSTE
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2. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
L’archivage électronique des
documents : le contexte
• L’archivage est une obligation et une nécessité pour l’entreprise :
• Obligation au regard de la loi, règlements et directives qui constituent le cadre
dans lequel opère l’entreprise : code du commerce, des impôts, du travail…
• Nécessité de se protéger en réduisant ses risques et préserver le patrimoine de
l’entreprise : technique, commercial, informationnel au sens large
CFE – FNTC)
(Guide de l’archivage électronique et
• Archiver c’est donc conserver (des informations, des documents, des
objets…) dans le but de les retrouver pour des raisons identifiées, sur des
durées définies.
• L’archivage électronique une ouverture pour le particulier :
• Bulletin de paye électronique, CFE individuel
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3. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
L’archivage électronique des
documents : le bon périmètre
Gestion Electronique de Documents :
Documents vivants à destination d’un SAE ou non
• Acquisition des données (dématérialisation,
• Classement des documents
• Stockage des documents
• Diffusion des documents
Système d’Archivage Electronique : Z42-013 / ISO 14 641-1
Recevoir, conserver, communiquer et restituer des archives électroniques
• Intégrité
• Pérennité
• Traçabilité
Coffre Fort Electronique :
• Dispositif permettant d’assurer la valeur probatoire d’un document
Signature électronique : procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache
Constitution de preuve : empreinte, traçabilité des actions
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4. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
Cadre réglementaire
Code civil : art 1316-2
Lorsque la Loi n’a pas fixé d’autres principes, et défaut de convention valable entre les parties, le juge règle les conflits de preuve littérale en
déterminant par tout moyen le titre le plus vraisemblable, quel que soit son support
Loi n°2000-230 du 13 Mars 2000 : Le droit de la preuve intègre le vecteur électronique
Toute preuve est admissible par principe
Principe dit de neutralité et de non discrimination par rapport au support
« … sous réserve (…) qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité » (art. 1316-1 C Civ.)
Art.1 Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives revue en 2008 : l’ensemble des actions, outils et méthodes
mises en œuvres pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter
Politique d’archivage
Définir la politique d’archivage : Type de document, Règles de conservation (durée de rétention, droit à l’oubli, format de
stockage), organisation
Définir les formats : PDF/A; Tiff; JPEG – JPEG2000, MPEG, MP3, XML
Cahier des charges – Spécifications fonctionnelles
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5. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
L’archivage électronique des
documents : les flux
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6. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
L’archivage électronique des
documents : la bonne solution
CAPTURE & EMISSION DES CIRCULATION & CONSULTATION STOCKAGE DES DONNEES
FLUX MULTI-CANAUX
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7. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
Un contexte socio-économique et juridique favorable à la
dématérialisation
Contexte Les échanges électroniques sont de plus en plus au cœur de la vie des
social français
Une politique proactive de l’État pour le développement de l’économie
numérique
− Évolution et application du cadre législatif
Loi de finance définissant le régime des factures électroniques et le recours au dispositif de signature
Contexte électronique .
Loi pour la confiance dans l’économie numérique relative à la validité des actes juridiques conclus sous forme
juridique
électronique
et − Multiplication des initiatives de l’État en matière d’administration électronique : Télé procédures,
réglementaire dématérialisation des marchés publics, monservicepublic.fr
− Mise en place d’un cadre normatif auquel se conformer (Label FNTC-TA ; Norme NF Z 42-013; Norme ISO
15489)
− Modification du code de travail en mai 2009 autorisant la remise des bulletins de paie sous format
électronique
Contexte
Une conjoncture économique favorisant la rationalisation des coûts
économique
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8. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
Une offre existante fragmentée
Un marché de la dématérialisation centré sur les émetteurs, ce qui limite l’adhésion
des particuliers
Employeurs
Facturiers
Grande Distribution
Banques
Assurances
Service Public
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9. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
La Poste innove en lançant Digiposte
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10. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
Une offre sans équivalent pour les particuliers et les entreprises
Simplicité
Tranquillité
Maîtrise
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11. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
L’archivage électronique des
documents :
Le bon compromis ?
Un système évolutif
B to B et B to C!
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