Voici les étapes principales à franchir pour réaliser un projet de gestion photographique.

1. Comment classer et
indexer 4500 photos en
20 jours ?
©2018
Projet d’intervention réalisé au
Centre intégré de santé et des
services sociaux de Laval (CISSS).

2. Réalisé par …
Stéfany Gagné
Joanie Cloutier
Valérie Charlebois-
Beaudoin

3. Problématique
• Il y a plusieurs banques de photos
comprenant environ 4500 images
• Aucune photo n’a de titre significatif ou même
des mots-clés
• Il n’y a pas de classement, il y a même des
photos en double
• Il n’y a pas de recherche disponible, il faut
regarder les photos une à une, ce qui rend la
tâche longue et fastidieuse

4. Solutions envisagées
• Création d’un sondage pour avoir une meilleure idée de
l’utilisation faite dans les banques de photos
• Créer un guide et la structure d’un plan de classification
• Indexer les images pour en faciliter le repérage
• Classer les dossiers photos dans un ordre préétabli avec
le plan de classification
• Rendre accessible une recherche par mot-clé dans
l’environnement Windows
• Créer un procédurier pour que les employés puissent
continuer l’indexation suite à notre départ

5. Questions du sondage envoyé au milieu
• Quelle est votre utilisation première des photos que vous trouvez
dans la banque de photos?
• Quels problèmes ou difficultés rencontrez-vous lorsque vous
utilisez la banque de photos?
• Quelles sont vos impressions positives et/ou négatives de la
banque de photos actuelle?
• Quels sont les points à améliorer selon vous?
• Que pensez-vous du classement actuel des photos?
Ces questions nous ont permis de mieux déterminer les besoins documentaires
et la problématique du milieu, ainsi que les habitudes de recherches des
employés.

6. Étape 1 – Analyse des besoins
1.1
Rencontre
avec le
responsable
de l’équipe
1.2
Sondage sur
l’utilisation
des banques
de photos
1.3
Introduction
au milieu
1.4
Retour sur le
sondage
Temps estimé : 45 minutes Temps estimé : 1 heure Temps estimé : 3 heures Temps estimé : 1 heure

7. Étape 2 - Inventaire
• Inventaire de la masse documentaire
 Banque de photos 2017 (environ 3110 photos)
 Banque de photos Deposit (environ 160 photos)
 Banque de photos Santé publique (environ 1220 photos)
• Fusion de dossiers de la même activité
• Analyse du classement fait par les employés
Temps estimé : 4 heures

8. Étape 3 – Recherche d’information
• Visite dans le centre de documentation du département des Techniques de la
documentation au Collège Lionel-Groulx
• Trouver des monographies concernant l’élaboration d’un plan de classification et
des méthodes d’indexation pour des photographies
• Consultation de sites web sur la gestion de photos dans Windows, sur la gestion
documentaire et sur des plans de classification dans le milieu de la santé :
https://support.microsoft.com/fr-fr/help/975726 (Site de support Windows)
http://asp.bdsp.ehesp.fr/Thesaurus/ (Thésaurus Santé Publique)
http://www.chus.qc.ca/medias-publications/plan-de-classification/ (Plan de classification du CHUS)
Temps estimé : 4 heures

9. Monographies que nous avons trouvées intéressantes pour le projet

10. Étape 4 – Élaboration d’un plan de classification
• Retour sur les résultats de l’inventaire pour regrouper les dossiers par activité
• Prise en considération des demandes des employés, exemple :
Le moins de niveaux possible
Termes simples et adéquats au milieu
• Application des notions de classification
• Approbation par le milieu
• Changement demandé par le milieu
Temps estimé : 3 jours

11. Étape 5 – Indexation
• Élaboration des règles d’indexation et choix du vocabulaire
• Découverte de la fonction mot-clé dans Windows
• Séparation équitable de la charge de travail
• Application de l’étape et ajouter des mots-clés à chacune des
photos
• Collaboration avec le milieu pour s’assurer de la pertinence des
mots-clés
Temps estimé : 10 jours

12. Exemple de nos règles générales d’indexation
Voici les quatre points à regarder pour
l’analyse des photographies :
• Accorder selon le sexe.
• Utiliser le pluriel lorsqu’il y a
plus de deux employés de
mêmes domaines.
• Première lettre en majuscule.
• Dans le titre mettre le nom de
l’établissement au long et dans
les mots-clés mettre l’abréviation
et/ou l’ancienne appellation.
• Maximum de 15 mots-clés et un
minimum de 3.
Qui? Les personnes ou les animaux représentés :
sexe, âge, profession, nom, fonction.
Quoi? Le monde autour, les objets (stéthoscope) :
Ville, immeuble, rue, température.
Où? La situation géographique de la prise de vues
(chambre, bureau, extérieur, etc).
Comment? La description des activités des personnes
représentés, leurs attitudes (Souriant/e,
Sérieux/se), leurs actions et le point de vue
du photographe (large ou rapproché, flou*).
*Flou ne pas mettre « clair » dans le cas
contraire

13. Comment procéder à l’indexation dans Windows ?!
Cliquer sur
le fichier
désiré
Choisir
Propriétés
(clique droit
sur la souris)
Sélectionner
Détails
Ajouter les
termes dans
le champ
mots-clés
Voici les étapes à suivre pour ajouter des mots-clés sur un fichier :

14. Étape 6 – Classement
• Regrouper les photos semblables et portant sur le même sujet
• Renommer le titre de certains dossiers
• Vérification de l’uniformité des mots-clés
Temps estimé : 4 heures
Avant Après

15. Étape 7 – Évaluation et ajustement
• Évaluation faite par les employés
• Rencontre avec la responsable du projet pour connaître le résultat
des tests
• Vérification et modification des erreurs soulevées par les
utilisateurs
Temps estimé : Tout dépend du temps que prend les employés
pour faire les tests. Pour les modifications, 1 heure.

16. Étape 8 – Création des outils
• Élaboration d’un index avec les mots-clés utilisés
• Création du Guide pour la gestion documentaire des photographies
Introduction de l’outil
Objectifs d’un plan de classification et le plan lui-même
Étapes et règles d’indexation
Quelques trucs sur la recherche dans l’environnement Windows
Présentation d’outils tels que le Thésaurus et l’index
Cette étape permettra aux employés de poursuivre notre
intervention de façon uniforme lorsqu’il y aura de nouvelles photos
Temps estimé : 3 jours

17. Étape 9 - Formation
• Création d’une présentation PowerPoint qui résume le Guide pour la
gestion documentaire des photographies
• Élaboration d’exercices pratiques pour la formation
• Présentation finale devant les employés
Temps estimé : 1 jour

18. • Lefranc, C., (2016). Créer et gérer une photothèque : organiser son fonds
d’images. Bois-Guillaume, France : Éditions Klog.
• Charbonneau, N. et Robert, M. (dir.). (2001). La gestion des archives
photographiques. Québec : Presses de l’Université du Québec.
• Banque de données en santé publique. (2007). Thesaurus Santé
Publique version 4. Récupéré le 11-04-2018 du
http://asp.bdsp.ehesp.fr/Thesaurus/.
• Microsoft. (2017). Comment bien organiser des fichiers image ou
photo dans Windows Vista. Récupéré à
https://support.microsoft.com/fr-fr/help/975726
Pour aller plus loin…

19. Remerciement
Merci de votre intérêt!
Nous souhaitons remercier toute l’équipe du volet communications du CISSS de Laval
pour cette opportunité qui nous a permis de faire ce projet. Surtout, merci pour la
confiance que l’équipe nous a accordée dès le début et qui nous a permis de nous
surpasser.