Comment saisir efficacement des dossiers d'employés dans Constellio en 20 jours
1. Présentation par Maude Nadeau et Maude Thivierge
Étudiantes des Techniques de la documentation du Collège Lionel-Groulx
2. Non respect du cycle de vie des documents
Non respect des lois en vigueurs pour la conservation des documents
Difficulté de se procurer les informations entre les campus
Conservation sur un seul support éphémère
Manque d’espace
3. Entrer sommairement les informations importantes des
dossiers dans Constellio
Création d’un procédurier
Création d’un tableau quotidien des avancements
4. ÉTAPE 1
ACCUEIL
Rencontre avec les gens du milieu
S’assurer de leurs besoins et de notre
compréhension de ceux-ci
Lecture pour approfondir notre connaissance
du milieu et de ses services
6. ÉTAPE 3
ÉLABORAT
ION DU
PLAN DE
TRAVAIL
Identification de l’ensemble des tâches à
effectuer pour intégrer les dossiers dans
Constellio
Répartition des tâches entre les membres de
l’équipe
Validation par le milieu
7. ÉTAPE 4
CHOIX
DES
MÉTADON
NÉES À
ENTRER
Noter les métadonnées qui sont importantes
pour le cycle de vie
Vérification avec les Ressources humaines des
données qu’ils aimeraient avoir
Ouverture de quelques dossiers pour noter les
informations qui ressortent le plus et qui sont
faciles à trouver
Rencontre d’équipe pour exposer nos choix et
les valider
Configuration des métadonnées dans
Constellio
8. ÉTAPE 5
CHOIX
D’UNE
MÉTHODE
DE
TRAVAIL
Essais de différentes techniques de travail
Pour aller chercher les dossiers
Pour l’aménagement de nos postes de travail
Pour l’ordre de la saisie des boîtes
Pour la saisie elle-même
9. ÉTAPE 6
CRÉATION
D’UN
TABLEAU
DE SUIVI
QUOTIDIE
N
Création d’un tableau pour faire le suivi de nos
avancement ainsi que pour noter toutes les étapes et les
tâches faites lors du projet
Décider du nombre de colonnes
Décider de la mise en page
11. ÉTAPE 7
ENTRÉE
DES
DONNÉES
Entrée des données, un dossier à la fois en
suivant la procédure pour une entrée uniforme
Nom
Numéro d’employé
NAS
Date d’embauche
Date de départ
Date de naissance
Date de décès (si applicable)
Date d’ouverture
Date de fermeture
12. ÉTAPE 8
CRÉATION
D’UN
PROCÉDU
RIER
Rédaction d’un introduction pour mettre en
contexte
Rédaction de chaque étape, bien détaillée
Captures d’écran correspondante aux étapes
Pointer les éléments dans les captures d’écran
Rédaction de cas particuliers
14. ÉTAPE 9
FINALISAT
ION
Entrer dans le tableau quotidien le dernier
dossier fait
Insérer dans les rayons un moyen de repérage
pour voir rapidement où nous en sommes
15. ÉTAPE 10
VALIDATIO
N DES
OUTILS
Remettre le procédurier et le tableau
Rencontre avec le responsable
Expliquer notre processus et nos
recommandations pour les stagiaires à venir
16. À partir du graphique, ont
peut voir que l’étape
d’entrée des données doit
vraiment être celle qui
prend le plus de place, le
reste n’est que soutient à
la tâche principale.
Étape 1
Étape 2 Étape 3
Étape 4
Étape 5
Étape 6
Étape 7
Étape 8
Étape 9
Étape 10
Répartition des tâches
Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Étape 5 Étape 6 Étape 7 Étape 8 Étape 9 Étape 10
17. Entrée de 2420 dossiers
dans Constellio
Création d’un
procédurier adapté
Préparation d’un
tableau récapitulatif
18. Calendrier-Conservation-INRS.pdf. (s. d.). Consulté le 4 mai à l’adresse
http://www.sagd.inrs.ca/wp-content/uploads/2017/12/Calendrier-Conservation-INRS.pdf
Constellio EIM - solution Open Source. (s. d.). Consulté 7 mai 2018, à l’adresse
https://constellio.com/
Darche, J. (s. d.). Service des archives et de la gestion documentaire. Consulté 7 mai 2018, à
l’adresse http://www.sagd.inrs.ca/un-tout-nouveau-site-pour-le-service-des-archives-et-de-la-
gestion-documentaire/
Emprunt de documents et de dossiers : bonnes pratiques. (2018, janvier 23). Consulté 7 mai
2018, à l’adresse http://www.sagd.inrs.ca/emprunt-de-documents-et-de-dossiers-bonnes-
pratiques/
Glossaire de la gestion documentaire. (2017, août 31). Consulté 7 mai 2018, à l’adresse
http://www.sagd.inrs.ca/trucs-et-astuces/glossaire-de-la-gestion-documentaire/
INRS. (2016, janvier 25). Accueil | INRS. Consulté 7 mai 2018, à l’adresse http://www.inrs.ca/
PL-2017-Plan-classification-INRS.pdf. (s. d.). Consulté à l’adresse http://www.sagd.inrs.ca/wp-
content/uploads/2017/12/PL-2017-Plan-classification-INRS.pdf
19. Nous voudrions remercier l’équipe du service des
archives de l’INRS pour nous avoir accueillie et
nous avoir fait confiance avec le projet
