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- 1. LeCLASSEMENT Gérer Elaborer,Créer,Connaître 01 Gérer les dossiers 03 04 Evaluer sur LinkedinCréer une arborescence 02 Elaborer un plan de nommage 04 Connaitre différents typesde classement
- 2. 01 Gérer les dossiers Gérer les dossiers ? RETOUR Pour assurer une bonne gestion de l‘activité, il est indispensable de créer des dossiers cohérents, compréhensibles et organisés. Depuis l’informatisation des organisations, les employés doivent également gérer des dossiers informatiques. Quelques principes fondamentaux sont donc à respecter pour garantir une tenue correct de ses dossiers, mais aussi leur cohérence et leur fiabilité LeCLASSEMENT Gérer Elaborer,Créer,Connaître
- 3. Comment constituer un dossier ? RETOUR Dès qu'un travail commence, il faut constituer un dossier qui lui correspond. Ce dossier sera identifié par différents critères, toujours les mêmes pour pouvoir travailler avec méthode: -un titre ou un intitulé : celui-ci doit décrire, de manière synthétique mais précise, le contenu du dossier. - à l'intérieur du dossier, il faut suivre un ordre interne ; un dossier complexe peut être divisé en plusieurs sous-dossiers. 2020.Examen 01 Gérer les dossiers LeCLASSEMENT Gérer Elaborer,Créer,Connaître
- 4. 02 Elaborer un plan de nommage Des règles claires doivent être établies pour nommer les dossiers et les fichiers. L'utilisation de ces règles permet : - de retrouver plus facilement et plus rapidement un document. - d'identifier plus facilement les documents produits par des collègues, ce qui évite de recréer des doublons ; - de distinguer les projets des versions définitives. Le titre des dossiers et des fichiers RETOUR LeCLASSEMENT Gérer Elaborer,Créer,Connaître
- 5. 02 Elaborer un plan de nommage Pour améliorer les noms des fichiers présents, il faut dans un premier temps mettre en place un système de nommage des fichiers adapté au contexte et composé de plusieurs éléments : Exemple de plan de nommage pour des contrats : Donc : 20160115_CV0178.doc 20160125_CL0325.doc Le classement est Chronologique puis le type permet d’identifier de suite les ventes des locations Plan de nommage RETOUR Date Type de contrat N° Client Format 20160115 _CV 0178 .doc 20160125 _CL 0325 .pdf LeCLASSEMENT Gérer Elaborer,Créer,Connaître
- 6. 02 Elaborer un plan de nommage - les intitulés (noms des documents) : employer des termes équivalents aux dossiers papiers. L’intitulé doit rester succinct (contrainte technique : 256 caractères pour l’ensemble du chemin). - la date : les formats AAAA_MM_JJ ou AAAAMMJJ sont à privilégier. Exemple : AAAA_MM_JJ_Fichier1 ou Fichier1_AAAA_MM_JJ - le nommage des différentes versions : Il est obligatoire car il permet de distinguer les différentes étapes d’élaboration du document. Exemple : Document de travail : V0, puis V0.1, etc. ; Les élément à définir RETOUR LeCLASSEMENT Gérer Elaborer,Créer,Connaître
- 7. Pour s’assurer que l’information électronique est disponible, compréhensible et utilisable, il convient de donner une structure à l’«explorateur de documents» en définissant les dossiers et sous-dossiers. On réalise ainsi une arborescence hiérarchisée. L’explorateur de documents doit être structuré pour répondre aux besoins du service. On peut envisager une arborescence basée sur une répartition particuliers/professionnels, la distinction location/vente se fera alors dans un second temps. RETOUR 03 Créer une arborescence LOCATIONS Particuliers Factures Suivi clients Professionnels Factures Suivi clients VENTES Particuliers Factures Suivi clients Professionnels Factures Suivi clients
- 8. RETOUR 03 Créer une arborescence il est nécessaire de mettre en place des règles pour la sauvegarde et le stockage des documents; il est possible de donner des conseils pour la gestion coordonnée des documents sauvegardés dans un explorateur de documents commun à plusieurs personnes; il est utile d’expliquer que la structure de l’activité peut servir de modèle pour la sauvegarde des documents. LeCLASSEMENT Gérer Elaborer,Créer,Connaître
- 9. RETOUR 03 Créer une arborescence il est possible que vous ayez besoin d'indiquer le contenu d'un répertoire placé sur votre bureau : EXAMEN LeCLASSEMENT Gérer Elaborer,Créer,Connaître
- 12. CLASSEMENT Les différent types de classement ALPHABETIQUE IDEOLOGIQUECHRONOLOGIQUENUMERIQUE ALPHANUMERIQUE GEOGRAPHIQUE
- 13. Merci de votre attention !
Notes de l'éditeur
- ETRE ORDONNEE Un bon plan de classement n’y suffit pas si les dossiers ne sont qu’un entassement de documents dans une chemise. Ceux-ci doivent être ordonnés et opérationnels. LE CLASSEMENT NUMERIQUE PERSONNEL !!! Le classement de ces dossiers d’un autre genre est souvent mis à mal. Or il convient de les créer, les nommer, les ranger, les organiser afin de les retrouver facilement, notamment en cas d’information partagée.
- un titre ou un intitulé : celui-ci doit décrire, de manière synthétique mais précise, le contenu du dossier ; l’ajout de la date ou simplement de l’année permet d'éviter les confusions entre deux dossiers portant le même titre. aussi faut-il éviter de donner des titres trop généraux comme “ Divers ”, “ Affaires générales ”, “ Correspondance générale ” , lors de la constitution du dossier : - si un dossier est trop complexe, il peut être subdivisé en plusieurs sous-dossiers ; mais on n'oubliera pas de donner un titre à chaque sous-dossier (en les rattachant au dossier principal) ; - il convient d'éviter la multiplication et l'éparpillement des dossiers, ce qui peut être la conséquence d'un classement trop détaillé ou mal adapté, mais aussi d'un manque de méthode qui amène à ouvrir de nouveaux dossiers sans qu'on ait pris la peine de vérifier s'il en existait déjà ; cela peut également arriver lorsqu’on est mal informé sur une affaire qui peut être abordée sous des angles différents ;
- - de retrouver plus facilement et plus rapidement un document dans son espace de travail ou dans un espace de travail partagé, sur des supports de stockage ou en ligne sur un serveur partagé ; A éviter : - ranger les documents en fonction de l’organigramme ou du nom des agents d’un service - insérer des fichiers au même niveau que les dossiers - classer un fichier à plusieurs endroits de l’arborescence. Dans le cas où le doublonnage est intellectuellement obligatoire, cette règle peut être adaptée. - laisser un fichier « autonome » sans l’insérer dans le plan de classement.
- A éviter : - les accents, les trémas et cédilles (é ; è ; ê ; à ; ç ; etc.) - les abréviations (hors sigles fixés et développés dans la charte de nommage). - les espaces (privilégier l’utilisation de l’underscore « _ »). - limiter strictement le recours à la ponctuation et autres caractères spéciaux (), ;:!?./§& »’@][|#{}=. - ne pas utiliser de mots « vides » (la, le, les, des, et, ou, un, une). Ainsi un compte rendu de réunion pourra être nommé : « date_CompteRenduReunion_version.doc ». - ne pas utiliser le nom de l’agent créateur ou gestionnaire du dossier
- Les éléments à définir : - les intitulés (noms des documents) : employer des termes équivalents aux dossiers papiers. On veillera à ce que les noms d’une même typologie de fichiers soient harmonisés (choisir par exemple entre courriers ou correspondance). Une liste d’intitulés standard peut exister dans la charte de nommage définie collectivement. L’intitulé doit rester succinct (contrainte technique : 256 caractères pour l’ensemble du chemin). - la date : les formats AAAA_MM_JJ ou AAAAMMJJ sont à privilégier. Cette date peut correspondre à la création du fichier ou à une date clé (jour de réunion, etc.). Si l’on veut privilégier un classement chronologique des fichiers, on placera la date en début du nom de fichier. Pour un classement alphabétique par intitulé, on la placera en deuxième position. Exemple : AAAA_MM_JJ_Fichier1 ou Fichier1_AAAA_MM_JJ le nommage des différentes versions : Il est obligatoire car il permet de distinguer les différentes étapes d’élaboration du document. Exemple : Document de travail : V0, puis V0.1, etc. ; Document validé : V1, puis V1.1, etc. ; Nouvelle version du document validé : V2, etc. Ce nommage doit être également normalisé dans la charte. - la date : les formats AAAA_MM_JJ ou AAAAMMJJ sont à privilégier. Cette date peut correspondre à la création du fichier ou à une date clé (jour de réunion, etc.). Si l’on veut privilégier un classement chronologique des fichiers, on placera la date en début du nom de fichier. Pour un classement alphabétique par intitulé, on la placera en deuxième position. Exemple : AAAA_MM_JJ_Fichier1 ou Fichier1_AAAA_MM_JJ Document validé : V1, puis V1.1, etc. ; Nouvelle version du document validé : V2, etc. Ce nommage doit être également normalisé dans la charte.
- Avant tout, il convient de donner une structure à l’« explorateur de documents » en définissant les dossiers et sous-dossiers. On réalise ainsi une arborescence hiérarchisée. L’explorateur de documents doit être structuré pour répondre aux besoins du service. Plusieurs solutions sont possibles, mais la meilleure consiste à se fonder sur les fonctions et activités assumées par le service pour être sûr que les documents sont organisés conformément aux tâches réalisées par les employés. Si un plan de classement existe déjà pour les dossiers papier, il conviendra de le reproduire tel quel dans l'explorateur de documents. Décembre 2011 Maison des Communes CDG 90 29 Bld. Anatole France BP 322 90006 BELFORT Cedex Tél. 03 84 57 65 65 Fax 03 84 57 65 66 Les documents peuvent alors être sauvegardés dans les sous-dossiers appropriés. Il n’est pas nécessaire de répéter le titre du dossier dans le titre du document. Voici quelques règles qui peuvent s’avérer utiles lors de la création de l’arborescence : - la structure doit être simple et logique ; - il convient d’aller toujours du général au particulier : fonction/activité/sousactivité/tâche/sous-tâche (par exemple : Immeubles/Entretien/Nettoyage des sols) ; - une terminologie claire et précise doit être utilisée pour le titrage des sous-dossiers et des fichiers ; cela permettra d'identifier d'autant plus rapidement les documents.
- Avant tout, il convient de donner une structure à l’« explorateur de documents » en définissant les dossiers et sous-dossiers. On réalise ainsi une arborescence hiérarchisée. L’explorateur de documents doit être structuré pour répondre aux besoins du service. Plusieurs solutions sont possibles, mais la meilleure consiste à se fonder sur les fonctions et activités assumées par le service pour être sûr que les documents sont organisés conformément aux tâches réalisées par les employés. Si un plan de classement existe déjà pour les dossiers papier, il conviendra de le reproduire tel quel dans l'explorateur de documents. Décembre 2011 Maison des Communes CDG 90 29 Bld. Anatole France BP 322 90006 BELFORT Cedex Tél. 03 84 57 65 65 Fax 03 84 57 65 66 Les documents peuvent alors être sauvegardés dans les sous-dossiers appropriés. Il n’est pas nécessaire de répéter le titre du dossier dans le titre du document. Voici quelques règles qui peuvent s’avérer utiles lors de la création de l’arborescence : - la structure doit être simple et logique ; - il convient d’aller toujours du général au particulier : fonction/activité/sousactivité/tâche/sous-tâche (par exemple : Immeubles/Entretien/Nettoyage des sols) ; - une terminologie claire et précise doit être utilisée pour le titrage des sous-dossiers et des fichiers ; cela permettra d'identifier d'autant plus rapidement les documents.
- Avant tout, il convient de donner une structure à l’« explorateur de documents » en définissant les dossiers et sous-dossiers. On réalise ainsi une arborescence hiérarchisée. L’explorateur de documents doit être structuré pour répondre aux besoins du service. Plusieurs solutions sont possibles, mais la meilleure consiste à se fonder sur les fonctions et activités assumées par le service pour être sûr que les documents sont organisés conformément aux tâches réalisées par les employés. Si un plan de classement existe déjà pour les dossiers papier, il conviendra de le reproduire tel quel dans l'explorateur de documents. Décembre 2011 Maison des Communes CDG 90 29 Bld. Anatole France BP 322 90006 BELFORT Cedex Tél. 03 84 57 65 65 Fax 03 84 57 65 66 Les documents peuvent alors être sauvegardés dans les sous-dossiers appropriés. Il n’est pas nécessaire de répéter le titre du dossier dans le titre du document. Voici quelques règles qui peuvent s’avérer utiles lors de la création de l’arborescence : - la structure doit être simple et logique ; - il convient d’aller toujours du général au particulier : fonction/activité/sousactivité/tâche/sous-tâche (par exemple : Immeubles/Entretien/Nettoyage des sols) ; - une terminologie claire et précise doit être utilisée pour le titrage des sous-dossiers et des fichiers ; cela permettra d'identifier d'autant plus rapidement les documents.
- Pour classer, il faut de l’ORDRE. Voici les différents ordres de classement: - le classement alphabétique, - le classement numérique, - le classement alphanumérique, - le classement chronologique, - le classement idéologique, - le classement géographique, - le classement décimal. Quel que soit l’ordre de classement utilisé, un classement doit être un BON classement, c’est-à-dire celui qui permet: - de retrouver rapidement le document recherché, - de replacer facilement le document enlevé, - de déceler une absence ou une inversion de documents, - d’accroître à l’infini le nombre de dossiers, - d’assurer la longévité des documents qu’il contient. En résumé, un bon classement doit être PRECIS, SUR, CLAIR et SOUPLE