Le document traite de la gouvernance documentaire et de l'importance d'investir dans le développement des compétences des acteurs pour une gestion intégrée des documents. Il propose divers services professionnels, allant de l'accompagnement en gouvernance à la formation et au soutien technique, tout en soulignant un déséquilibre dans les investissements actuels en faveur des outils technologiques. Enfin, il présente un cadre réglementaire et normatif nécessaire pour une gestion efficace des documents.

1. La gouvernance documentaire
pour réussir la gestion intégrée des documents (GID)
en format papier et technologiques
Vitrine technologique
2011.11.22

2. Au cours des 25 dernières années,
les organismes publics,
les prestataires de services
et les professionnel(e)s du métier
ont accordé une importance prépondérante
aux outils techniques et technologiques
de gestion documentaire.

3.  Investissements consentis
80% Outils techniques et technologiques
20% Formation du personnel
0% Maintenance
20 %
Outils
Formation
80 %
Maintenance

4. Résultats :
Applicabilité mitigée de la
Conformité approximative solution
Pérennité menacée systémique
On a carrément sous-investi
dans le développement des compétences des acteurs principaux

5. Depuis juillet 2011,
Gestar propose
une offre enrichie
orientée vers la
Gouvernance documentaire

6. Gouvernance documentaire
Manière de gérer les documents

7. Une offre qui se concentre
sur les utilisateurs des documents,
acteurs principaux d’une
gouvernance documentaire efficace et efficiente…

8. ... car dans toutes les organisations,
dans un contexte de gestion intégrée des
documents, toutes et tous sont gestionnaires de
documents

9.  Privilégier la transmission des savoirs
et des savoir-faire, l’accompagnement et le soutien
des utilisateurs de documents afin d’accroître
leurs compétences dans la gestion de leurs documents

10. Privilégier la transmission
des savoirs et des savoir-faire
sur des solutions purement
techniques et technologiques

11. Formation, souti
80 % en et
maintenance
20 % Outils

12. Notre offre de services professionnels et techniques
 Accompagnement en gouvernance documentaire
 Développement des outils de gestion documentaire
 Impartition du traitement des documents
 Accompagnement sur l’utilisation d’un logiciel autre que
ceux de Gestar
 Transmission des savoirs et des savoir-faire
 Placement de ressources professionnelles ou techniques.

13.  Accompagnement en gouvernance documentaire
 Plans de gouvernance documentaire
 Programme d'accompagnement pour le déploiement
 Programme annuel de soutien téléphonique
 Programme annuel de maintenance du système
 Impartition du traitement des documents et des dossiers
 Programme annuel d’application des règles de conservation
 Audits périodiques sur la conformité de l'application et de
l'utilisation du système
 Études de faisabilité pour la numérisation de documents.

14.  Développement des outils de gestion documentaire
Option forfaits tout inclus
 Rencontre initiale du Comité de validation
 Modèle adaptable de schéma de classification hiérarchique
 Modèle adaptable de calendrier de conservation
 Modèle adaptable de Guide de gouvernance documentaire
 Accompagnement pour le déploiement initial du système
 Soutien téléphonique sur l'application et l'utilisation.

15.  Développement des outils de gestion documentaire
Option services à la carte
Sensibilisation du personnel
État de situation et plan d'action
Analyse des processus d'affaires
Politique de gouvernance documentaire
Politique et procédures de gestion de courriels
Évaluation de schémas de classification existants
Développement d'un nouveau schéma de classification

16.  Développement des outils de gestion documentaire
Option services à la carte
Arborescence de répertoires
Mise à niveau de calendriers de conservation existants
Établissement calendriers de conservation
Guide de gouvernance documentaire
Documentation du processus de transfert de support.

17.  Impartition du traitement des documents
 Traitement des documents actifs en format papier
 Réorganisation des fichiers informatiques
 Traitement des documents semi-actifs à entreposer
 Traitement des documents inactifs à archiver
 Traitement des documents inactifs à détruire
 Saisie des données dans votre solution logicielle
 Préparation des documents pour leur numérisation.

18.  Accompagnement sur l’utilisation d’un logiciel autre que
ceux de Gestar
Services d’intégration des outils de gestion documentaire
Programme de formation/accompagnement sur utilisation
Services d'enregistrement de dossiers/documents
Programme annuel d'accompagnement sur utilisation
Programme annuel de soutien téléphonique sur utilisation
Audits périodiques sur la conformité d’application/utilisation.

19.  Transmission des savoirs et des savoir-faire
Services de formation/perfectionnement sur mesure
Activités publiques de formation/perfectionnement
• Les obligations légales/réglementaires en matière
• Les normes ISO (15489, 3030X) et la GID
• Les fondements de la GID
• L’établissement d’un schéma de classification hiérarchique
• Le transfert et la migration des supports.

20.  Notre environnement de travail
La Loi sur les archives + règlement
La Loi sur l’accès aux documents... + règlement
La Loi concernant le cadre juridique des TI
Le Code civil du Québec
La norme ISO 15489 – Records Management

21.  Notre environnement de travail
La norme ISO 15489

22.  Notre environnement de travail
La Loi sur les archives + règlement
La Loi sur l’accès aux documents... + règlement
La Loi concernant le cadre juridique des TI
Le Code civil du Québec
La norme ISO 15489 – Records Management
Les nouvelles normes ISO 30300 et 30301 - Systèmes de
gestion des documents d’activité
Le Cadre de référence gouvernemental en GID
Les directives de BAnQ.

23.  Notre environnement de travail
Notre vision
de la GID

24.  Notre environnement de travail
La Méthodologie
DocumentFaire™

25.  Notre environnement de travail
La Méthodologie
DocumentFaire™

26.  Notre environnement de travail
La méthodologie
DFA/ALO™
Domaines
Fonctions
Activités
Activité
Lien
Objet

27. Site Web : gestar.qc.ca
Blogue : Les carnets de Michel Roberge