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pour le business
Jean Leroux, DSI (Aelia)
Violaine Bazil, Responsable Communication Interne (Aelia)




                                                Petit-déjeuner Aeliapedia – 28 mai 2009
Aelia

    Un leader dans le secteur
    duty free / commerce aux
    voyageurs

    Filiale de Lagardere Group

    Chiffre d'affaires : 600 M€

    Plus de 160 points de vente

    2 000 collaborateurs

    5 pays

    22 aéroports

    5 ferries

    2 gares



                                  2
La genèse...




               3
La gestion de l'information, un défi pour l'entreprise


           Une part d’information non structurée toujours plus importante
            ➢
              Le temps passé a chercher une information augmente

           Un besoin de structuration et d’organisation pour rendre
           l’information utilisable efficacement
             ➢
                Les outils traditionnels ne permettent plus de structurer cette
                information

           Une connaissance qui se dilue avec le temps
            ➢
              La transmission des connaissances et des savoir-faire n’est pas
              suffisamment formalisée

           Un nouveau challenge : transférer les savoir-faire à d’autres
           cultures




                                                                                  4
Aeliapedia : 5 objectifs


          Un outil au service du business : une source d’information unique
          et partagée disponible depuis les caisses

          Un outil au service de la transversalité

          Une information fiable et à jour

          Une information facilement accessible
           ➢
             Fonction recherche
           ➢
             Principaux thèmes accessibles en un clic

          Un outil permettant de diminuer le trafic mail et la consommation
          de papiers




                                                                              5
Les principaux portails d’Aeliapedia
                                                              Aelia Campus
                  Le portail général                            • Fiches produits
                    • Actualités et les mouvements              • Fiches réflexes
                    • Outils pour faciliter le quotidien de
                      tous
Le portail Groupe
  • Organisation d’Aelia                                          La vie des boutiques
  • Politique du Groupe                                             • Animations et opérations,
                                                                    • OSCAR
                                                                    • Outils pour faciliter le quotidien
                                                                      des boutiques
                                           Moteur de
                                           Recherche
   Ressources Humaines
     • Règles et procédures RH                                       ImaginActions
     • Mobilité                                                        • Innovation et recherche de
     • Outils de management                                              l’amélioration permanente
                                                 DOSI
                                                  • Règles et procédures SI
                                                  • Projets SI en cours
Profils de l'Aeliapédien




     Lecteurs                                                                                                                          Contributeur
   Ils ont à leur disposition
toutes les informations dont
                                                                     Modérateur                                                        occasionnel
                                                                   Responsables d’un groupe de                                        Ils peuvent réagir au contenu
ils ont besoin pour travailler                                     contributeurs, ils garantissent                                    de certaines pages en postant
        (fiches produits,                                           la fiabilité des contenus en                                       des commentaires et via des
opérations/animations, etc.)                                              ligne et gèrent les                                                    forums
                                                                   commentaires ajoutés sur les
                                                                    pages dont ils ont la charge




                                 Administrateur                                                       Contributeur
                                     ils gèrent les droits des                                         ils ils créent des pages de
                                     différents utilisateurs et                                       contenu dans leur domaine
                                  l’organisation des portails et                                       (ex : fiches produit, guide
                                 espaces (création, suppression,                                     d’utilisation de SAP, douanes,
                                               etc.)                                                        documents RH,etc.)


                                                                                                                                                                      7
Perspectives



        2012
   Outil de communication principal d'Aelia




             2011
              Ouverture externe


                 2010
             Culture AELIAPEDIA




                    2009
         Lancement et apprentissage




                                              8
Quelques statistiques


        Nombre de pages vues par semaine : plus de 5000

        Nombre de pages vues : plus de 100000

        Utilisation du moteur de recherche : plus de 10000 requêtes

        Nombre de pages métier consultées : plus de 70000

        Plus de 1400 fiches produit ont été créées

        Nombre de pages : plus de 4800




                                                                      9
Lancement : les clés du succès

        Le soutien du Top Management

        L'implication des acteurs

          ➢
              Vision et confiance en la réussite du projet

          ➢
              Partenariat SI et Communication

          ➢
              Transfert de compétences de 1er niveau entre Xwiki et Aelia

          ➢
              Présentation aux équipes internes et formations des utilisateurs clés

        L'importance du contenu

          ➢
              4000 pages en ligne au lancement

          ➢
              Informations majoritairement business

        Le budget

          ➢
              Modèle open-source

          ➢
              Investissement uniquement sur du conseil

                                                                                      10
Lancement : les enseignements

        Le Freeware est une réalité
         ➢
             Pas de problème technique majeur au lancement

        Le dialogue avec le fournisseur est essentiel
         ➢
             Compréhension des besoins du client
         ➢
             Connaissance des possibilités techniques liées à l'outil

        La construction du site doit être pensée
         ➢
             En fonction de son « usage »
         ➢
             Bien amont du lancement




                                                                        11
Running : les clés du succès

        La gouvernance

          ➢
              Implication du Top management

          ➢
              Objectifs du ROI

        L'appropriation par les métiers

          ➢
              Enrichissement quotidien d'informations business

          ➢
              Arrêt des envois de fichiers par mail au profit d'une mise en ligne sur Aeliapedia

        L'animation permanente interne

        Le moteur de recherche

        Le support de la DOSI

          ➢
              Evolutions

          ➢
              Bugs et questions techniques des utilisateurs

                                                                                                   12
Running : les enseignements

       La génération Y favorise le développement du site et l'impose comme outil de
       travail aux autres collaborateurs

       La vie du site nécessite un suivi régulier et une animation permanente auprès
       des contributeurs




                                                                                       13
Merci de votre attention !




                       Petit-déjeuner Aeliapedia – 28 mai 2009

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  • 1. Aeliapedia: Un Intranet pour le business Jean Leroux, DSI (Aelia) Violaine Bazil, Responsable Communication Interne (Aelia) Petit-déjeuner Aeliapedia – 28 mai 2009
  • 2. Aelia Un leader dans le secteur duty free / commerce aux voyageurs Filiale de Lagardere Group Chiffre d'affaires : 600 M€ Plus de 160 points de vente 2 000 collaborateurs 5 pays 22 aéroports 5 ferries 2 gares 2
  • 4. La gestion de l'information, un défi pour l'entreprise Une part d’information non structurée toujours plus importante ➢ Le temps passé a chercher une information augmente Un besoin de structuration et d’organisation pour rendre l’information utilisable efficacement ➢ Les outils traditionnels ne permettent plus de structurer cette information Une connaissance qui se dilue avec le temps ➢ La transmission des connaissances et des savoir-faire n’est pas suffisamment formalisée Un nouveau challenge : transférer les savoir-faire à d’autres cultures 4
  • 5. Aeliapedia : 5 objectifs Un outil au service du business : une source d’information unique et partagée disponible depuis les caisses Un outil au service de la transversalité Une information fiable et à jour Une information facilement accessible ➢ Fonction recherche ➢ Principaux thèmes accessibles en un clic Un outil permettant de diminuer le trafic mail et la consommation de papiers 5
  • 6. Les principaux portails d’Aeliapedia Aelia Campus Le portail général • Fiches produits • Actualités et les mouvements • Fiches réflexes • Outils pour faciliter le quotidien de tous Le portail Groupe • Organisation d’Aelia La vie des boutiques • Politique du Groupe • Animations et opérations, • OSCAR • Outils pour faciliter le quotidien des boutiques Moteur de Recherche Ressources Humaines • Règles et procédures RH ImaginActions • Mobilité • Innovation et recherche de • Outils de management l’amélioration permanente DOSI • Règles et procédures SI • Projets SI en cours
  • 7. Profils de l'Aeliapédien Lecteurs Contributeur Ils ont à leur disposition toutes les informations dont Modérateur occasionnel Responsables d’un groupe de Ils peuvent réagir au contenu ils ont besoin pour travailler contributeurs, ils garantissent de certaines pages en postant (fiches produits, la fiabilité des contenus en des commentaires et via des opérations/animations, etc.) ligne et gèrent les forums commentaires ajoutés sur les pages dont ils ont la charge Administrateur Contributeur ils gèrent les droits des ils ils créent des pages de différents utilisateurs et contenu dans leur domaine l’organisation des portails et (ex : fiches produit, guide espaces (création, suppression, d’utilisation de SAP, douanes, etc.) documents RH,etc.) 7
  • 8. Perspectives 2012 Outil de communication principal d'Aelia 2011 Ouverture externe 2010 Culture AELIAPEDIA 2009 Lancement et apprentissage 8
  • 9. Quelques statistiques Nombre de pages vues par semaine : plus de 5000 Nombre de pages vues : plus de 100000 Utilisation du moteur de recherche : plus de 10000 requêtes Nombre de pages métier consultées : plus de 70000 Plus de 1400 fiches produit ont été créées Nombre de pages : plus de 4800 9
  • 10. Lancement : les clés du succès Le soutien du Top Management L'implication des acteurs ➢ Vision et confiance en la réussite du projet ➢ Partenariat SI et Communication ➢ Transfert de compétences de 1er niveau entre Xwiki et Aelia ➢ Présentation aux équipes internes et formations des utilisateurs clés L'importance du contenu ➢ 4000 pages en ligne au lancement ➢ Informations majoritairement business Le budget ➢ Modèle open-source ➢ Investissement uniquement sur du conseil 10
  • 11. Lancement : les enseignements Le Freeware est une réalité ➢ Pas de problème technique majeur au lancement Le dialogue avec le fournisseur est essentiel ➢ Compréhension des besoins du client ➢ Connaissance des possibilités techniques liées à l'outil La construction du site doit être pensée ➢ En fonction de son « usage » ➢ Bien amont du lancement 11
  • 12. Running : les clés du succès La gouvernance ➢ Implication du Top management ➢ Objectifs du ROI L'appropriation par les métiers ➢ Enrichissement quotidien d'informations business ➢ Arrêt des envois de fichiers par mail au profit d'une mise en ligne sur Aeliapedia L'animation permanente interne Le moteur de recherche Le support de la DOSI ➢ Evolutions ➢ Bugs et questions techniques des utilisateurs 12
  • 13. Running : les enseignements La génération Y favorise le développement du site et l'impose comme outil de travail aux autres collaborateurs La vie du site nécessite un suivi régulier et une animation permanente auprès des contributeurs 13
  • 14. Merci de votre attention ! Petit-déjeuner Aeliapedia – 28 mai 2009