Genèse du projet, des enjeux, des facteurs de succès et des enseignements.

1. Aeliapedia: Un Intranet
pour le business
Jean Leroux, DSI (Aelia)
Violaine Bazil, Responsable Communication Interne (Aelia)
Petit-déjeuner Aeliapedia – 28 mai 2009

2. Aelia
Un leader dans le secteur
duty free / commerce aux
voyageurs
Filiale de Lagardere Group
Chiffre d'affaires : 600 M€
Plus de 160 points de vente
2 000 collaborateurs
5 pays
22 aéroports
5 ferries
2 gares
2

3. La genèse...
3

4. La gestion de l'information, un défi pour l'entreprise
Une part d’information non structurée toujours plus importante
➢
Le temps passé a chercher une information augmente
Un besoin de structuration et d’organisation pour rendre
l’information utilisable efficacement
➢
Les outils traditionnels ne permettent plus de structurer cette
information
Une connaissance qui se dilue avec le temps
➢
La transmission des connaissances et des savoir-faire n’est pas
suffisamment formalisée
Un nouveau challenge : transférer les savoir-faire à d’autres
cultures
4

5. Aeliapedia : 5 objectifs
Un outil au service du business : une source d’information unique
et partagée disponible depuis les caisses
Un outil au service de la transversalité
Une information fiable et à jour
Une information facilement accessible
➢
Fonction recherche
➢
Principaux thèmes accessibles en un clic
Un outil permettant de diminuer le trafic mail et la consommation
de papiers
5

6. Les principaux portails d’Aeliapedia
Aelia Campus
Le portail général • Fiches produits
• Actualités et les mouvements • Fiches réflexes
• Outils pour faciliter le quotidien de
tous
Le portail Groupe
• Organisation d’Aelia La vie des boutiques
• Politique du Groupe • Animations et opérations,
• OSCAR
• Outils pour faciliter le quotidien
des boutiques
Moteur de
Recherche
Ressources Humaines
• Règles et procédures RH ImaginActions
• Mobilité • Innovation et recherche de
• Outils de management l’amélioration permanente
DOSI
• Règles et procédures SI
• Projets SI en cours

7. Profils de l'Aeliapédien
Lecteurs Contributeur
Ils ont à leur disposition
toutes les informations dont
Modérateur occasionnel
Responsables d’un groupe de Ils peuvent réagir au contenu
ils ont besoin pour travailler contributeurs, ils garantissent de certaines pages en postant
(fiches produits, la fiabilité des contenus en des commentaires et via des
opérations/animations, etc.) ligne et gèrent les forums
commentaires ajoutés sur les
pages dont ils ont la charge
Administrateur Contributeur
ils gèrent les droits des ils ils créent des pages de
différents utilisateurs et contenu dans leur domaine
l’organisation des portails et (ex : fiches produit, guide
espaces (création, suppression, d’utilisation de SAP, douanes,
etc.) documents RH,etc.)
7

8. Perspectives
2012
Outil de communication principal d'Aelia
2011
Ouverture externe
2010
Culture AELIAPEDIA
2009
Lancement et apprentissage
8

9. Quelques statistiques
Nombre de pages vues par semaine : plus de 5000
Nombre de pages vues : plus de 100000
Utilisation du moteur de recherche : plus de 10000 requêtes
Nombre de pages métier consultées : plus de 70000
Plus de 1400 fiches produit ont été créées
Nombre de pages : plus de 4800
9

10. Lancement : les clés du succès
Le soutien du Top Management
L'implication des acteurs
➢
Vision et confiance en la réussite du projet
➢
Partenariat SI et Communication
➢
Transfert de compétences de 1er niveau entre Xwiki et Aelia
➢
Présentation aux équipes internes et formations des utilisateurs clés
L'importance du contenu
➢
4000 pages en ligne au lancement
➢
Informations majoritairement business
Le budget
➢
Modèle open-source
➢
Investissement uniquement sur du conseil
10

11. Lancement : les enseignements
Le Freeware est une réalité
➢
Pas de problème technique majeur au lancement
Le dialogue avec le fournisseur est essentiel
➢
Compréhension des besoins du client
➢
Connaissance des possibilités techniques liées à l'outil
La construction du site doit être pensée
➢
En fonction de son « usage »
➢
Bien amont du lancement
11

12. Running : les clés du succès
La gouvernance
➢
Implication du Top management
➢
Objectifs du ROI
L'appropriation par les métiers
➢
Enrichissement quotidien d'informations business
➢
Arrêt des envois de fichiers par mail au profit d'une mise en ligne sur Aeliapedia
L'animation permanente interne
Le moteur de recherche
Le support de la DOSI
➢
Evolutions
➢
Bugs et questions techniques des utilisateurs
12

13. Running : les enseignements
La génération Y favorise le développement du site et l'impose comme outil de
travail aux autres collaborateurs
La vie du site nécessite un suivi régulier et une animation permanente auprès
des contributeurs
13

14. Merci de votre attention !
Petit-déjeuner Aeliapedia – 28 mai 2009