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Université Abdelmalek Essaâdi
Faculté des Sciences Juridiques Economiques et
Sociales Tanger
Module : Progiciels de gestion
Exposé sous le thème :
Faculté des Sciences Juridiques Economiques et Sociales de Tanger.
Logistique Portuaire et Transport International
Niveau : Master Spécialisé
Année : 2016/2017
La gestion du processus achat dans l’ERP Odoo
10
Préparé par :
o Chaouti Asmaà
Présenté au :
Prof. Tali Abdelhak
2
Sommaire
Introduction………………………………………………………………………………..….3
Première partie : la fonction achat dans l’entreprise………………………………..……4
I) Présentation de la fonction achat dans l’entreprise………………………..…4
1) Les missions de la fonction achat……………………………………….…4
2) La fonction achat………………………………………………………….….4
3) Le processus achat……………………………………………………….….5
II) Les outils achat…………………………………………………………………..5
1) Les logiciels de pilotage…………………………………………………….6
2) Les logiciels de consolidation des données achat………………….……6
3) Les logiciels de pilotage des achats……………………………………….6
4) L’e-achat………………………………………………………...……………6
5) L’e-procurement……………………………………………………………..7
6) La conduite du changement………………………………………………..7
Deuxième partie : la gestion du module achat dans l’ERP Odoo 10…………………...9
I) Présentation du module achat………………………………………………….9
1) Les fonctionnalités du module achat dans Odoo 10……………………..9
2) Fonctionnement du module achat Odoo 10……………………………….9
II) Illustration du processus achat dans odoo 10……………………………….10
1) Création d’une fiche fournisseur ………………………………………….10
2) L’appel d’offre……………………………………………………………….11
3) Création d’un devis…………………………………………………………14
4) Les articles…………………………………………………………………..19
5) Les variantes d’articles ……………………………………………………20
6) Les règles de réapprovisionnement ……………………………………..20
Conclusion ………………………………………………………………………………….23
Bibliographie ………………………………………………………………………………..24
Webographie ……………………………………………………………………………….24
3
Introduction
De nos jours, la gestion des achats occupe une place de plus en plus importante dans
les entreprises. Elle est devenue une fonction stratégique vue l’impact direct qu’elle a
sur la performance globale de l’entreprise. Ainsi les entreprises ont recours à des
progiciels de gestion intégrés (ERP) afin d’assurer une maitrise efficace et efficiente
de leurs achats.
Parmi les ERP (entreprise ressource planning), l’Open ERP Odoo est un ERP qui est
de plus en plus sollicité par les entreprises suite aux fonctionnalités et atouts qu’il offre.
Ce dernier permet de gérer l’ensemble du processus achat, de la cotation à la
validation de la commande.
Ainsi, il permet de créer et de suivre les commandes en en toute simplicité, de gérer
les fournisseurs, de contrôler la livraison et la facturation.
Dans ce travail, nous allons essayer de présenter dans un premier temps la place
qu’occupe la fonction achat dans l’entreprise ainsi que son processus…
Dans un deuxième temps, nous allons traiter le module achat dans l’Open ERP Odoo
10, en détaillant ses principales fonctionnalités et les processus standards pour
chacune de ces fonctionnalités.
4
Première partie : La fonction achat dans l’entreprise
I – Présentation de la fonction achats dans les entreprises :
Dans son ouvrage intitulé : « Politique d’achat et gestion des approvisionnements »,
Olivier BRUEL1 nous définit les fonctions d’achat et d’approvisionnement.
Pour ce qui est de la fonction achat, il dit que « la fonction achat est celle responsable
de l’acquisition des biens ou services nécessaires au fonctionnement de toute
l’entreprise. Cette mission devant en général s’exécuter dans le respect des points
suivants : niveau de qualité exigé, livraison des quantités souhaitées, dans les délais
attendus, dans les meilleures conditions de services et de sécurité
d’approvisionnement. »
S’agissant de la fonction approvisionnement, Bruel en donne l’approche suivante : «
pour être efficace, la fonction achat doit être complétée par un système
d’approvisionnement rigoureux. Ce système comporte plusieurs sous-systèmes qui
sont : le calcul des besoins et la planification des approvisionnements, la définition et
la mise en place d’un système logistique reliant l’entreprise et ses fournisseurs. »
Autrement dit, les achats fixent le cadre contractuel de l’acquisition d’un bien ou du
service depuis l’expression de son besoin jusqu'à la conclusion du contrat (des
capacités techniques et commerciales). Les approvisionnements prennent en charge
la fourniture du produit et l’ensemble des engagements (des compétences logistiques
et organisationnelles).
1. Les missions de la fonction achats :
La fonction achat constitue une fonction stratégique au sein de l’entreprise car elle
s’occupe de fournir les différents produits et services dont l’entreprise a besoin pour
réaliser ses différentes activités. C’est pour cela qu’elle doit anticiper les besoins et les
faire évoluer en fonction des informations disponibles. Elle a aussi l’obligation de
négocier en trouvant le prix le plus bas pour le niveau de qualité requis. La négociation
achat est cruciale car elle a un impact direct sur la rentabilité globale de l’entreprise,
plus les coûts d’achat diminuent plus la rentabilité augmente.
2. La fonction achat :
L'acte d'achat est le résultat de plusieurs tâches opérationnelles exécutées de façon
chronologique. Le processus achats peut se décomposer en six phases essentielles :
la définition du besoin, la recherche de fournisseurs, le lancement d'appel d'offres,
l'analyse des offres, la négociation et la contractualisation. Chaque phase doit être
abordée avec rigueur et méthodologie. Tout au long de ce processus, l'acheteur se
doit d'être à l'écoute de ses prescripteurs internes afin de cerner leurs besoins. Il doit
1 Olivier Bruel : Auteur de l’ouvrage « Politique d’achat et gestion des approvisionnements » des
éditons Dunod, Paris publié en 2005 est ancien directeur des Achats et de la Supply Chain d'un groupe
industriel, spécialiste et professeur associé au Groupe HEC où il est coordinateur du Département
Management des Opérations et des Systèmes d'Information.
5
également suivre et gérer de manière efficace les relations avec ses fournisseurs e
anticiper les éventuels risques.
3. Le processus des achats :
Le processus d’achat se définit comme l’ensemble des actions ordonnées qui
permettent à partir d’un besoin exprimé, de fournir un produit apte à satisfaire les
besoins de l’utilisateur.
L’acheteur doit tout d’abord déterminer le ou les besoins au sein de son entreprise.
Ensuite il procède à consulter les fournisseurs disponibles afin de choisir un cercle
réduit de fournisseurs avec lesquels les négociations seront menées pour sélectionner
celui qui correspond le mieux à la demande. Le choix final dépend de la qualité du
fournisseur. L’acheteur doit donc vérifier que tous les paramètres sont respectées pour
alimenter sa base de données, affaire par affaire, et noter chaque performance, tout
en laissant une possibilité aux nouveaux entrants de pouvoir candidater selon le cycle
suivant :
Les documents au cours de ce processus :
 Le bon de commande est le document commercial de base. Il est manuscrit ou
numérique (après saisie ou généré automatiquement).
 Le bon de réception accompagne la livraison des marchandises. Il atteste de la
réception et du contrôle de la livraison.
 La facture est le document comptable établi par le fournisseur. Elle est envoyée
quelques jours après ou elle accompagne le bon de réception.
II) Les outils achats :
Analyser les besoins du
marchéet déterminer la
stratégie
Préselection des
fournisseurs
Consultation des
fournisseurs
formellement
Négociation
contractuelle
Gestion de l'exécution
des contrats
Pilotage de la
performance
6
1. Les logiciels de pilotage :
Le logiciel de pilotage le plus en vogue dans les achats est... Excel ! En effet, plus de
60 % des acheteurs recourent quotidiennement à la célèbre application de Microsoft
pour concevoir des tableaux de bord et autres comptes rendus d'activité2.. Son
principal avantage est la relative simplicité d'utilisation d'un tableur. En revanche, une
telle solution ne répond pas aux besoins parfois complexes d'une direction achats,
notamment en termes de saisie, de partage et d'actualisation des informations. De
même, les ERP et les logiciels de Business Intelligence permettent d'extraire un certain
nombre de données et d'analyser les dépenses de l'entreprise. Cependant, les
informations restituées, principalement d'ordre comptable, ne sont pas directement
exploitables par les acheteurs et leur interprétation se révèle compliquée. Pour
surmonter ces difficultés, il existe néanmoins des logiciels dédiés à la fonction achats.
2. Les logiciels de consolidation des données achats :
Qui achète quoi et à quel prix ? Les logiciels de consolidation des données permettent
à une direction achats de connaître avec précision la nature et le montant des
dépenses de l'entreprise. Cela paraît évident pour un néophyte et pourtant, dans les
faits, les acheteurs ont souvent bien du mal à déterminer les volumes d'achats par
famille, par structure ou par zone géographique. Autant de données indispensables
pour déployer toute stratégie achats. L'utilisation d'un logiciel de consolidation des
données («Spend Analysis») permet de résoudre ce problème récurrent. En quelques
clics, l'entreprise connaît, à partir des factures fournisseurs, le montant des achats
selon la classification qu'elle aura défini. Les données sont consolidées dans des
tableaux qui pourront être ensuite analysés par les acheteurs. Attention, toutefois, les
logiciels de Spend Analysis ne détectent pas les erreurs de facturation et possèdent
une marge d'erreur importante, en particulier dans le domaine du hors production où
les petites factures erronées sont nombreuses.
3. Les logiciels de pilotage achats :
Environ 32 % des entreprises déclarent utiliser un logiciel de pilotage dédié à la
fonction achats3. Ces applications permettent de centraliser les données, de partager
les informations et d'analyser les dépenses de l'entreprise. Ils fournissent toute une
batterie d'indicateurs et de statistiques par famille d'achats ou par collaborateur
(nombre d'appels d'offres, historique des contacts, etc.). Ils permettent ainsi d'analyser
la performance de chaque acheteur (économies générées, respect des plannings, etc.)
et d'apporter des correctifs si nécessaire. Le déploiement d'un logiciel de pilotage est
donc le signe d'une professionnalisation accrue de la fonction achats dans l'entreprise.
4. L'e-achat :
Comme son nom l'indique, l'e-achat revient à utiliser un certain nombre d'applications
et de technologies liées à Internet. Il recouvre le processus achats en lui-même (e-
sourcing) mais également le processus d'approvisionnement (e-procurement).
2 Source : enquête Demos / Décision Achats 2010
3 Source étude Demos / Décision Achats 2010
7
5. L'e-sourcing
Les logiciels d'e-sourcing sont composés de plusieurs modules qui suivent, peu ou
prou, toutes les étapes d'un processus achats traditionnel. Par exemple, un module
paramétré par l'entreprise permettra à tout acheteur de définir son besoin selon une
méthodologie prédéfinie par la direction achats.
On distingue également les modules d'e-RFI (Request for Information), qui permettent
à un acheteur de demander des informations à leurs fournisseurs, des modules d'e-
RFQ (Request for Quotation), autrement dit des modules d'appel d'offres en ligne.
Mais les applications les plus connues de l'e-sourcing restent les modules d'enchères
en ligne, plus couramment appelées enchères inversées. D'une efficacité redoutable,
ces modules permettent de mettre en compétition, en direct et dans un temps limité,
des fournisseurs. A charge pour ces derniers de proposer l'offre, basée sur un indice
et pas nécessairement sur un prix, la plus basse.
6. L'e-procurement :
Les plateformes d'e-procurement permettent d'automatiser la gestion des
approvisionnements. Toutes les demandes d'achats, qui émanent des collaborateurs,
sont ainsi formalisées via un module dédié. Les prescripteurs choisissent les produits
et les services qu'ils souhaitent acheter dans les catalogues de l'entreprise. Des
systèmes d'autorisation et de validation peuvent être mis en place, en particulier s'il
s'agit de produits ou de services non référencés par la direction achats. Des logiciels
de rapprochement et de contrôle des factures permettent de prévenir tout problème
de paiement.
7. La conduite du changement :
Quelle que soit la solution déployée, la conduite du changement est une étape
incontournable pour assurer la réussite de tout projet, en particulier dans l'univers des
achats. Une erreur courante est de souhaiter implémenter une suite logicielle
complète, sans se préoccuper de la maturité achats de l'entreprise, des connaissances
et de l'état d'esprit de ses acheteurs. La première règle consiste donc à partir de
l'existant et des processus-clés de l'entreprise, et non de l'offre du marché. Il faut
toutefois veiller à fixer des objectifs réalistes car la résistance au changement est
toujours très présente lors de l'adoption d'un nouveau logiciel.
Informatiser ses achats revient à définir une nouvelle méthodologie, standard et
partagée par tous les acheteurs de l'entreprise. Au-delà de l'aspect purement
technologique, les SI achats représentent donc une véritable révolution d'un point de
vue organisationnel et managérial. Pour réussir un tel projet, il est donc nécessaire
d'établir un plan de déploiement et surtout d'adoption du logiciel achats. Celui-ci doit
être progressif. Dans un premier temps, l'objectif est de faire adopter par le plus grand
nombre les modules de base du SI achats. Dans un deuxième temps, des acheteurs
plus expérimentés et volontaires testent des fonctionnalités plus avancées, par
exemple les enchères inversées si l'entreprise ne les pratiquait pas jusqu'à alors. Enfin,
dans un troisième temps, ce plan peut prévoir l'utilisation de la plupart des modules du
logiciel par l'ensemble des acheteurs.
8
Le déploiement d'un SI achats est généralement confié à une équipe projet dont le rôle
est d'informer, d'impliquer et de former, au final, les acheteurs. Sans oublier les
fournisseurs, qui seront amenés à utiliser certaines fonctionnalités. En effet, si les
fournisseurs ne sont pas bien préparés, le déploiement du projet et l'adoption du
logiciel ont toutes les chances de ne pas aboutir. Par ailleurs, l'implication du top
management ou du management intermédiaire est un facteur de succès souvent sous-
estimé. L'implication d'un membre du comité de direction est indéniablement un plus,
à condition que celle-ci soit constante.
9
Deuxième partie : La gestion du module achat dans Odoo
I) Présentation du module achat :
1) Les fonctionnalités du module achat dans odoo :
Le module Achats permet de générer des demandes d'achat automatiques (sur calcul
d'approvisionnements) et manuelles. Il intègre un processus de validation.
 Génération des achats avec des demandes de devis préformatés intégrant les
données fournisseurs
 Cycles de validation des demandes avec un contrôle hiérarchique
 Gestion des fournisseurs par défaut, avec ordre de préférence
 Visualisation de l'historique par produits, fournisseurs...
 Listes de prix fournisseurs
 Gestion des délais, modes de livraison, de facturation, conditions
 Réception totale, partielle
 Gestion des limites de volumes d'achats/règles de réapprovisionnement ...
Les fonctionnalités présentées ne sont ni exhaustives, ni figées. Un des atouts de
l'offre OpenERP / Odoo est son adaptabilité à la diversité des besoins des entreprises
notamment à travers le paramétrage de chaque module selon les besoins de chaque
service ou département de l’organisation.
L’Open ERP Odoo permet de gérer l'ensemble du processus achat : de la cotation à
la validation de la commande. Ce processus achat est complètement intégré à l'outil :
il est par exemple possible de lancer une commande à partir des stocks, du calcul
MRP, ou manuellement. La commande peur avoir un cycle de validation complètement
personnalisable, avec une gestion des droits par utilisateur.
2) Fonctionnement du module achat dans Odoo:
L’Open ERP Odoo permet de gérer l'ensemble du processus achat : de la cotation à
la validation de la commande. Ce processus achat est complètement intégré à l'outil :
il est par exemple possible de lancer une commande à partir des stocks, du calcul
MRP, ou manuellement. La commande peur avoir un cycle de validation complètement
personnalisable, avec une gestion des droits par utilisateur.
Processus standard d'une commande Fournisseur :
Brouillon ----> Devis ----> Validation ----> Achats
Une commande est définie par :
 Une référence, créée automatiquement
 Une date (par défaut la date du jour)
 Un magasin
 Un fournisseur
 Des lignes d'achat.
Le module Achats d'Open ERP Odoo permet également de visualiser les stocks de
produits à partir de la fenêtre des achats, et de gérer les unités de conversion entre
les unités d'achats, de stocks ou de ventes.
10
Il inclut des vues de type Calendrier, avec drag and drop, et Graph, présentant les
montants commandés par partenaire (fournisseur).
L’Open ERP Odoo propose trois méthodes de gestion de la facture à partir d'un achat :
o Manuelle :
A partir de la confirmation de la commande : From order
A partir de la validation de la réception des produits : From Picking
o Par défaut,
L’Open ERP Odoo utilise la méthode From order (facture brouillon dès la confirmation
de la commande), et sait gérer des réceptions et facturations partielles. En cas de
fabrication interne, on peut forcer l'attribution des marchandises d'une liste de colisage
à un ou plusieurs ordre(s) de fabrication. Dans la fiche Produit, trois cases à cocher
permettent de fixer les règles d'assignation des produits à des lots.
II) Illustration du processus achat dans Odoo :
1. Création d’une fiche fournisseur :
On commence tout d’abord par créer une fiche pour chaque fournisseur auprès duquel
l’entreprise s’approvisionne. Pour ce faire, on clique sur le module achat qui se trouve
dans la barre en haut, puis sur fournisseurs (barre à gauche) où on saisit le nom et
toutes les informations relatives au fournisseur (téléphone, fax, courrier …) comme
suit :
Comme l’indique l’illustration ci-dessus odoo permet de gérer l’ensemble des données
relatives à chaque fournisseur ce qui facilite la gestion des achats, de la comptabilité
(car on insère les comptes TVA dans la rubrique ventes et achats ainsi que les
conditions de paiement qui figurent dans la rubrique comptabilité).
L’ensemble de ces données sont très utile pour le suivi de la commande, depuis la
demande de prix jusqu’à la livraison dans les entrepôts de l’entreprise.
Après le remplissage de l’ensemble des informations relatives au fournisseur, on
clique sur sauvegarder :
11
On revient à la rubrique fournisseur pour voir qu’il figure parmi nos fournisseurs :
Il est le deuxième dans la liste. Notre fournisseur a été créé.
2. L’appel d’offre :
Pour lancer un appel d’offre on clique sur le menu achat, puis sur appel d’offre qui
s’affiche en anglais « Purchase agreements » et ensuite sur créer :
12
Après avoir remplis les champs relatifs aux types des produits dont on a besoin, la
date limite de l’appel d’offre, la date de livraison, le fournisseur, les quantités
souhaitées… on clique sur confirmer :
Maintenant on doit valider et sauvegarder notre appel d’offre afin qu’on puisse
l’envoyer au fournisseur par la suite :
13
Une fois sauvegardé, l’appel d’offre s’affiche comme suit :
Un courrier électronique est envoyé par mail au fournisseur pour l’informer de l’appel
d’offre lancé par notre société, ce dernier doit nous répondre afin qu’on puisse passer
un devis. Un devis est un bon de commande dans l’état brouillon qui n’est pas encore
validé par un responsable.
Voilà la réponse du fournisseur :
27/01/2017 22:29
De : europecomputerperformance@outlook.com
A : chaoutiasmae@electrologistics.com
Bonsoir Madame Asmae,
14
Les produits pour lesquels vous avez pris contact avec nous sont actuellement
disponibles et peuvent être livrés dans 3 jours. Pour le prix du Logitech clavier sans fil
K230 le prix est de 150 dh Hors taxes et celui du Lenovo Yoga Tablet 2 Pro le prix est
de 7000 dh Hors taxes.
Salutations
Bernard olivier, directeur des ventes
Les prix sont conformes aux attentes de la société, on passe à la création d’un devis.
3. Création d’un devis :
On clique sur le menu demande de prix, le système affiche la liste des devis
ultérieurement crées. Si aucun devis n’a été créé l’interface va être vide.
 L’entête :
L’entête correspond aux données générales qui concernent le devis :
- Le fournisseur et son contact, le contact, la description de la commande, la date
de la commande…
Pour ajouter les articles souhaités, on clique sur ‘ajouter un élément’. Il est possible
d’ajouter d’autant d’articles qu’on désire :
On a remplis les champs des données de l’appel d’offre.
- Enregistrement du devis :
15
Une fois que tous les champs sont remplis, puis on clique sur ‘sauvegarder’. Le devis
est alors enregistré dans l’état brouillon. Cela veut dire qu’il n’est pas encore envoyé
au responsable pour la validation. Ce dernier peut soit valider le devis ou le supprimer.
Il en résulte dans le système :
 Un numéro de devis unique (séquence) a automatiquement été généré.
 Une base de workflow permet de suivre l’état du devis (bon de commande
d’achat brouillon)
 Un montant total du devis
 Envoi du devis au responsable pour validation :
Afin de soumettre le devis à la validation du responsable de service, on clique sur
‘envoyer’. Une fois le devis est envoyé, il n’est plus possible de le modifier ou de le
supprimer par l’émetteur.
Le devis est soumis à la validation du responsable du service achat qui a deux choix
possibles :
 Soit il refuse le devis :
Le devis est alors renvoyé à l’émetteur. Il peut ensuite le modifier pour l’envoyer à
nouveau au responsable du service ou il peut l’annuler en le supprimant.
 Soit il valide le devis :
Le statut du devis change et devient un ‘bon de commande’.
Dans notre exemple, le responsable a validé le devis, il s’affiche comme suit :
16
Par la suite, on peut modifier le prix HT annoncé par le fournisseur… une fois le devis
est confirmé, il ne va plus figurer dans la liste de demande prix, il se trouvera dans le
menu ‘Bon de commande’.
17
Notre bon de commande est le premier dans la liste, référence P00006.
On clique sur le bon de commande et il s’affiche comme suit :
18
On peut schématiser le processus achat de notre exemple comme suit :
Bon de
commande
d’achat brouillon
Envoie au
responsable
Soumission
au Directeur
général
Rejet
ValidationBon de
commande
19
4. Les articles :
Les produits commandés s’affiche dans la rubrique ‘articles’. Cette rubrique affiche les
caractéristiques des articles ainsi que leurs prix, fournisseurs… nos articles
commandés sont :
Voilà un des articles qu’on a commandé tout à l’heure :
20
5. Variantes d’articles :
Afin de configurer l’ensemble des caractéristiques qui peuvent être attribué à chacun
des articles commandé, la rubrique variantes d’articles nous aide à établir ces
variantes liées à chacun des produits et de paramétrer ou modifier les informations
relatives à chacun des articles. Pour notre cas le menu variante d’article de notre
produit s’affiche comme suit :
On peut aussi mettre à jour le stock disponible ou lancer une demande
d’approvisionnement si le seuil de réapprovisionnement est atteint.
6. Les règles de réapprovisionnement :
Il existe plusieurs façons d’effectuer cette tâche, on a choisis de paramétrer cette
fonction à partir de la rubrique variantes d’articles. On peut aller au module inventaire
puis à règles de réapprovisionnement. Certes ça sera plus pratique dans notre cas d’y
procéder de la rubrique variantes d’articles pour notre article commandé tout à l’heure.
21
Une fois sauvegardé, les règles de réapprovisionnement s’appliquent à l’article. On
trouve le minimum des quantités qu’on doit recevoir et le maximum dans la barre en
haut :
Si on veut afficher les bons de commandes qui dépassent 19200dh sous forme de
tableau de bord, on procède comme suit :
On clique sur ‘bon de commande’ puis sur recherche avancé puis sur filtres puis sur
ajouter un filtre personnalisé puis sur total et ensuite sur supérieur ou égal à.
22
On peut visualiser l’ensemble des achats effectués :
23
Conclusion
L’Open ERP Odoo 10 offre une gestion optimale des achats, il permet de synchroniser
l’ensemble des flux physiques, informationnels et financiers de l’entreprise. Il suppose
une intégration des principaux processus de cette dernière afin de mieux servir le client
qui est au cœur du modèle économique aujourd’hui.
Odoo est un ERP « open source » donc il est gratuit en principe, il n’y a pas de coût
de licence c’est pour cela que son implémentation revient moins cher. En revanche, il
faut prendre en considération les coûts d’assistance technique, de formation, de
maintenance.
Le principal handicap qu’on trouve lors de l’implémentation d’un ERP quel que soit son
type est la résistance des travailleurs envers ce dernier. La mise en œuvre d’un ERP
entraine souvent des changements profonds dans les habitudes de travail d’un grand
nombre de salariés, c’est pour cela que l’on estime que le coût de l’ERP représente
souvent moins de 30% du coût total de sa mise en place. D’où la nécessité de mener
une réflexion sur une stratégie de conduite de changement avant de mette en place
un ERP afin de pouvoir intégrer les salariés dans cette démarche et les motiver à
l’utiliser efficacement.
24
Bibliographie
Bruel oliver, Politique des achats et gestion des approvisionnements, Edition Dunod,
Paris, 2008.
Perroutin et al, Manuel des achats : processus, management, audit. Edition Eyrolles,
Paris, 2007.
Webographie
www.odoo.com
https://universite-abdelmalek-saadi-tanger.odoo.com
www.wikipédia.org

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Gestion des achats dans le prologiciel de gestion Odoo10

  • 1. Université Abdelmalek Essaâdi Faculté des Sciences Juridiques Economiques et Sociales Tanger Module : Progiciels de gestion Exposé sous le thème : Faculté des Sciences Juridiques Economiques et Sociales de Tanger. Logistique Portuaire et Transport International Niveau : Master Spécialisé Année : 2016/2017 La gestion du processus achat dans l’ERP Odoo 10 Préparé par : o Chaouti Asmaà Présenté au : Prof. Tali Abdelhak
  • 2. 2 Sommaire Introduction………………………………………………………………………………..….3 Première partie : la fonction achat dans l’entreprise………………………………..……4 I) Présentation de la fonction achat dans l’entreprise………………………..…4 1) Les missions de la fonction achat……………………………………….…4 2) La fonction achat………………………………………………………….….4 3) Le processus achat……………………………………………………….….5 II) Les outils achat…………………………………………………………………..5 1) Les logiciels de pilotage…………………………………………………….6 2) Les logiciels de consolidation des données achat………………….……6 3) Les logiciels de pilotage des achats……………………………………….6 4) L’e-achat………………………………………………………...……………6 5) L’e-procurement……………………………………………………………..7 6) La conduite du changement………………………………………………..7 Deuxième partie : la gestion du module achat dans l’ERP Odoo 10…………………...9 I) Présentation du module achat………………………………………………….9 1) Les fonctionnalités du module achat dans Odoo 10……………………..9 2) Fonctionnement du module achat Odoo 10……………………………….9 II) Illustration du processus achat dans odoo 10……………………………….10 1) Création d’une fiche fournisseur ………………………………………….10 2) L’appel d’offre……………………………………………………………….11 3) Création d’un devis…………………………………………………………14 4) Les articles…………………………………………………………………..19 5) Les variantes d’articles ……………………………………………………20 6) Les règles de réapprovisionnement ……………………………………..20 Conclusion ………………………………………………………………………………….23 Bibliographie ………………………………………………………………………………..24 Webographie ……………………………………………………………………………….24
  • 3. 3 Introduction De nos jours, la gestion des achats occupe une place de plus en plus importante dans les entreprises. Elle est devenue une fonction stratégique vue l’impact direct qu’elle a sur la performance globale de l’entreprise. Ainsi les entreprises ont recours à des progiciels de gestion intégrés (ERP) afin d’assurer une maitrise efficace et efficiente de leurs achats. Parmi les ERP (entreprise ressource planning), l’Open ERP Odoo est un ERP qui est de plus en plus sollicité par les entreprises suite aux fonctionnalités et atouts qu’il offre. Ce dernier permet de gérer l’ensemble du processus achat, de la cotation à la validation de la commande. Ainsi, il permet de créer et de suivre les commandes en en toute simplicité, de gérer les fournisseurs, de contrôler la livraison et la facturation. Dans ce travail, nous allons essayer de présenter dans un premier temps la place qu’occupe la fonction achat dans l’entreprise ainsi que son processus… Dans un deuxième temps, nous allons traiter le module achat dans l’Open ERP Odoo 10, en détaillant ses principales fonctionnalités et les processus standards pour chacune de ces fonctionnalités.
  • 4. 4 Première partie : La fonction achat dans l’entreprise I – Présentation de la fonction achats dans les entreprises : Dans son ouvrage intitulé : « Politique d’achat et gestion des approvisionnements », Olivier BRUEL1 nous définit les fonctions d’achat et d’approvisionnement. Pour ce qui est de la fonction achat, il dit que « la fonction achat est celle responsable de l’acquisition des biens ou services nécessaires au fonctionnement de toute l’entreprise. Cette mission devant en général s’exécuter dans le respect des points suivants : niveau de qualité exigé, livraison des quantités souhaitées, dans les délais attendus, dans les meilleures conditions de services et de sécurité d’approvisionnement. » S’agissant de la fonction approvisionnement, Bruel en donne l’approche suivante : « pour être efficace, la fonction achat doit être complétée par un système d’approvisionnement rigoureux. Ce système comporte plusieurs sous-systèmes qui sont : le calcul des besoins et la planification des approvisionnements, la définition et la mise en place d’un système logistique reliant l’entreprise et ses fournisseurs. » Autrement dit, les achats fixent le cadre contractuel de l’acquisition d’un bien ou du service depuis l’expression de son besoin jusqu'à la conclusion du contrat (des capacités techniques et commerciales). Les approvisionnements prennent en charge la fourniture du produit et l’ensemble des engagements (des compétences logistiques et organisationnelles). 1. Les missions de la fonction achats : La fonction achat constitue une fonction stratégique au sein de l’entreprise car elle s’occupe de fournir les différents produits et services dont l’entreprise a besoin pour réaliser ses différentes activités. C’est pour cela qu’elle doit anticiper les besoins et les faire évoluer en fonction des informations disponibles. Elle a aussi l’obligation de négocier en trouvant le prix le plus bas pour le niveau de qualité requis. La négociation achat est cruciale car elle a un impact direct sur la rentabilité globale de l’entreprise, plus les coûts d’achat diminuent plus la rentabilité augmente. 2. La fonction achat : L'acte d'achat est le résultat de plusieurs tâches opérationnelles exécutées de façon chronologique. Le processus achats peut se décomposer en six phases essentielles : la définition du besoin, la recherche de fournisseurs, le lancement d'appel d'offres, l'analyse des offres, la négociation et la contractualisation. Chaque phase doit être abordée avec rigueur et méthodologie. Tout au long de ce processus, l'acheteur se doit d'être à l'écoute de ses prescripteurs internes afin de cerner leurs besoins. Il doit 1 Olivier Bruel : Auteur de l’ouvrage « Politique d’achat et gestion des approvisionnements » des éditons Dunod, Paris publié en 2005 est ancien directeur des Achats et de la Supply Chain d'un groupe industriel, spécialiste et professeur associé au Groupe HEC où il est coordinateur du Département Management des Opérations et des Systèmes d'Information.
  • 5. 5 également suivre et gérer de manière efficace les relations avec ses fournisseurs e anticiper les éventuels risques. 3. Le processus des achats : Le processus d’achat se définit comme l’ensemble des actions ordonnées qui permettent à partir d’un besoin exprimé, de fournir un produit apte à satisfaire les besoins de l’utilisateur. L’acheteur doit tout d’abord déterminer le ou les besoins au sein de son entreprise. Ensuite il procède à consulter les fournisseurs disponibles afin de choisir un cercle réduit de fournisseurs avec lesquels les négociations seront menées pour sélectionner celui qui correspond le mieux à la demande. Le choix final dépend de la qualité du fournisseur. L’acheteur doit donc vérifier que tous les paramètres sont respectées pour alimenter sa base de données, affaire par affaire, et noter chaque performance, tout en laissant une possibilité aux nouveaux entrants de pouvoir candidater selon le cycle suivant : Les documents au cours de ce processus :  Le bon de commande est le document commercial de base. Il est manuscrit ou numérique (après saisie ou généré automatiquement).  Le bon de réception accompagne la livraison des marchandises. Il atteste de la réception et du contrôle de la livraison.  La facture est le document comptable établi par le fournisseur. Elle est envoyée quelques jours après ou elle accompagne le bon de réception. II) Les outils achats : Analyser les besoins du marchéet déterminer la stratégie Préselection des fournisseurs Consultation des fournisseurs formellement Négociation contractuelle Gestion de l'exécution des contrats Pilotage de la performance
  • 6. 6 1. Les logiciels de pilotage : Le logiciel de pilotage le plus en vogue dans les achats est... Excel ! En effet, plus de 60 % des acheteurs recourent quotidiennement à la célèbre application de Microsoft pour concevoir des tableaux de bord et autres comptes rendus d'activité2.. Son principal avantage est la relative simplicité d'utilisation d'un tableur. En revanche, une telle solution ne répond pas aux besoins parfois complexes d'une direction achats, notamment en termes de saisie, de partage et d'actualisation des informations. De même, les ERP et les logiciels de Business Intelligence permettent d'extraire un certain nombre de données et d'analyser les dépenses de l'entreprise. Cependant, les informations restituées, principalement d'ordre comptable, ne sont pas directement exploitables par les acheteurs et leur interprétation se révèle compliquée. Pour surmonter ces difficultés, il existe néanmoins des logiciels dédiés à la fonction achats. 2. Les logiciels de consolidation des données achats : Qui achète quoi et à quel prix ? Les logiciels de consolidation des données permettent à une direction achats de connaître avec précision la nature et le montant des dépenses de l'entreprise. Cela paraît évident pour un néophyte et pourtant, dans les faits, les acheteurs ont souvent bien du mal à déterminer les volumes d'achats par famille, par structure ou par zone géographique. Autant de données indispensables pour déployer toute stratégie achats. L'utilisation d'un logiciel de consolidation des données («Spend Analysis») permet de résoudre ce problème récurrent. En quelques clics, l'entreprise connaît, à partir des factures fournisseurs, le montant des achats selon la classification qu'elle aura défini. Les données sont consolidées dans des tableaux qui pourront être ensuite analysés par les acheteurs. Attention, toutefois, les logiciels de Spend Analysis ne détectent pas les erreurs de facturation et possèdent une marge d'erreur importante, en particulier dans le domaine du hors production où les petites factures erronées sont nombreuses. 3. Les logiciels de pilotage achats : Environ 32 % des entreprises déclarent utiliser un logiciel de pilotage dédié à la fonction achats3. Ces applications permettent de centraliser les données, de partager les informations et d'analyser les dépenses de l'entreprise. Ils fournissent toute une batterie d'indicateurs et de statistiques par famille d'achats ou par collaborateur (nombre d'appels d'offres, historique des contacts, etc.). Ils permettent ainsi d'analyser la performance de chaque acheteur (économies générées, respect des plannings, etc.) et d'apporter des correctifs si nécessaire. Le déploiement d'un logiciel de pilotage est donc le signe d'une professionnalisation accrue de la fonction achats dans l'entreprise. 4. L'e-achat : Comme son nom l'indique, l'e-achat revient à utiliser un certain nombre d'applications et de technologies liées à Internet. Il recouvre le processus achats en lui-même (e- sourcing) mais également le processus d'approvisionnement (e-procurement). 2 Source : enquête Demos / Décision Achats 2010 3 Source étude Demos / Décision Achats 2010
  • 7. 7 5. L'e-sourcing Les logiciels d'e-sourcing sont composés de plusieurs modules qui suivent, peu ou prou, toutes les étapes d'un processus achats traditionnel. Par exemple, un module paramétré par l'entreprise permettra à tout acheteur de définir son besoin selon une méthodologie prédéfinie par la direction achats. On distingue également les modules d'e-RFI (Request for Information), qui permettent à un acheteur de demander des informations à leurs fournisseurs, des modules d'e- RFQ (Request for Quotation), autrement dit des modules d'appel d'offres en ligne. Mais les applications les plus connues de l'e-sourcing restent les modules d'enchères en ligne, plus couramment appelées enchères inversées. D'une efficacité redoutable, ces modules permettent de mettre en compétition, en direct et dans un temps limité, des fournisseurs. A charge pour ces derniers de proposer l'offre, basée sur un indice et pas nécessairement sur un prix, la plus basse. 6. L'e-procurement : Les plateformes d'e-procurement permettent d'automatiser la gestion des approvisionnements. Toutes les demandes d'achats, qui émanent des collaborateurs, sont ainsi formalisées via un module dédié. Les prescripteurs choisissent les produits et les services qu'ils souhaitent acheter dans les catalogues de l'entreprise. Des systèmes d'autorisation et de validation peuvent être mis en place, en particulier s'il s'agit de produits ou de services non référencés par la direction achats. Des logiciels de rapprochement et de contrôle des factures permettent de prévenir tout problème de paiement. 7. La conduite du changement : Quelle que soit la solution déployée, la conduite du changement est une étape incontournable pour assurer la réussite de tout projet, en particulier dans l'univers des achats. Une erreur courante est de souhaiter implémenter une suite logicielle complète, sans se préoccuper de la maturité achats de l'entreprise, des connaissances et de l'état d'esprit de ses acheteurs. La première règle consiste donc à partir de l'existant et des processus-clés de l'entreprise, et non de l'offre du marché. Il faut toutefois veiller à fixer des objectifs réalistes car la résistance au changement est toujours très présente lors de l'adoption d'un nouveau logiciel. Informatiser ses achats revient à définir une nouvelle méthodologie, standard et partagée par tous les acheteurs de l'entreprise. Au-delà de l'aspect purement technologique, les SI achats représentent donc une véritable révolution d'un point de vue organisationnel et managérial. Pour réussir un tel projet, il est donc nécessaire d'établir un plan de déploiement et surtout d'adoption du logiciel achats. Celui-ci doit être progressif. Dans un premier temps, l'objectif est de faire adopter par le plus grand nombre les modules de base du SI achats. Dans un deuxième temps, des acheteurs plus expérimentés et volontaires testent des fonctionnalités plus avancées, par exemple les enchères inversées si l'entreprise ne les pratiquait pas jusqu'à alors. Enfin, dans un troisième temps, ce plan peut prévoir l'utilisation de la plupart des modules du logiciel par l'ensemble des acheteurs.
  • 8. 8 Le déploiement d'un SI achats est généralement confié à une équipe projet dont le rôle est d'informer, d'impliquer et de former, au final, les acheteurs. Sans oublier les fournisseurs, qui seront amenés à utiliser certaines fonctionnalités. En effet, si les fournisseurs ne sont pas bien préparés, le déploiement du projet et l'adoption du logiciel ont toutes les chances de ne pas aboutir. Par ailleurs, l'implication du top management ou du management intermédiaire est un facteur de succès souvent sous- estimé. L'implication d'un membre du comité de direction est indéniablement un plus, à condition que celle-ci soit constante.
  • 9. 9 Deuxième partie : La gestion du module achat dans Odoo I) Présentation du module achat : 1) Les fonctionnalités du module achat dans odoo : Le module Achats permet de générer des demandes d'achat automatiques (sur calcul d'approvisionnements) et manuelles. Il intègre un processus de validation.  Génération des achats avec des demandes de devis préformatés intégrant les données fournisseurs  Cycles de validation des demandes avec un contrôle hiérarchique  Gestion des fournisseurs par défaut, avec ordre de préférence  Visualisation de l'historique par produits, fournisseurs...  Listes de prix fournisseurs  Gestion des délais, modes de livraison, de facturation, conditions  Réception totale, partielle  Gestion des limites de volumes d'achats/règles de réapprovisionnement ... Les fonctionnalités présentées ne sont ni exhaustives, ni figées. Un des atouts de l'offre OpenERP / Odoo est son adaptabilité à la diversité des besoins des entreprises notamment à travers le paramétrage de chaque module selon les besoins de chaque service ou département de l’organisation. L’Open ERP Odoo permet de gérer l'ensemble du processus achat : de la cotation à la validation de la commande. Ce processus achat est complètement intégré à l'outil : il est par exemple possible de lancer une commande à partir des stocks, du calcul MRP, ou manuellement. La commande peur avoir un cycle de validation complètement personnalisable, avec une gestion des droits par utilisateur. 2) Fonctionnement du module achat dans Odoo: L’Open ERP Odoo permet de gérer l'ensemble du processus achat : de la cotation à la validation de la commande. Ce processus achat est complètement intégré à l'outil : il est par exemple possible de lancer une commande à partir des stocks, du calcul MRP, ou manuellement. La commande peur avoir un cycle de validation complètement personnalisable, avec une gestion des droits par utilisateur. Processus standard d'une commande Fournisseur : Brouillon ----> Devis ----> Validation ----> Achats Une commande est définie par :  Une référence, créée automatiquement  Une date (par défaut la date du jour)  Un magasin  Un fournisseur  Des lignes d'achat. Le module Achats d'Open ERP Odoo permet également de visualiser les stocks de produits à partir de la fenêtre des achats, et de gérer les unités de conversion entre les unités d'achats, de stocks ou de ventes.
  • 10. 10 Il inclut des vues de type Calendrier, avec drag and drop, et Graph, présentant les montants commandés par partenaire (fournisseur). L’Open ERP Odoo propose trois méthodes de gestion de la facture à partir d'un achat : o Manuelle : A partir de la confirmation de la commande : From order A partir de la validation de la réception des produits : From Picking o Par défaut, L’Open ERP Odoo utilise la méthode From order (facture brouillon dès la confirmation de la commande), et sait gérer des réceptions et facturations partielles. En cas de fabrication interne, on peut forcer l'attribution des marchandises d'une liste de colisage à un ou plusieurs ordre(s) de fabrication. Dans la fiche Produit, trois cases à cocher permettent de fixer les règles d'assignation des produits à des lots. II) Illustration du processus achat dans Odoo : 1. Création d’une fiche fournisseur : On commence tout d’abord par créer une fiche pour chaque fournisseur auprès duquel l’entreprise s’approvisionne. Pour ce faire, on clique sur le module achat qui se trouve dans la barre en haut, puis sur fournisseurs (barre à gauche) où on saisit le nom et toutes les informations relatives au fournisseur (téléphone, fax, courrier …) comme suit : Comme l’indique l’illustration ci-dessus odoo permet de gérer l’ensemble des données relatives à chaque fournisseur ce qui facilite la gestion des achats, de la comptabilité (car on insère les comptes TVA dans la rubrique ventes et achats ainsi que les conditions de paiement qui figurent dans la rubrique comptabilité). L’ensemble de ces données sont très utile pour le suivi de la commande, depuis la demande de prix jusqu’à la livraison dans les entrepôts de l’entreprise. Après le remplissage de l’ensemble des informations relatives au fournisseur, on clique sur sauvegarder :
  • 11. 11 On revient à la rubrique fournisseur pour voir qu’il figure parmi nos fournisseurs : Il est le deuxième dans la liste. Notre fournisseur a été créé. 2. L’appel d’offre : Pour lancer un appel d’offre on clique sur le menu achat, puis sur appel d’offre qui s’affiche en anglais « Purchase agreements » et ensuite sur créer :
  • 12. 12 Après avoir remplis les champs relatifs aux types des produits dont on a besoin, la date limite de l’appel d’offre, la date de livraison, le fournisseur, les quantités souhaitées… on clique sur confirmer : Maintenant on doit valider et sauvegarder notre appel d’offre afin qu’on puisse l’envoyer au fournisseur par la suite :
  • 13. 13 Une fois sauvegardé, l’appel d’offre s’affiche comme suit : Un courrier électronique est envoyé par mail au fournisseur pour l’informer de l’appel d’offre lancé par notre société, ce dernier doit nous répondre afin qu’on puisse passer un devis. Un devis est un bon de commande dans l’état brouillon qui n’est pas encore validé par un responsable. Voilà la réponse du fournisseur : 27/01/2017 22:29 De : europecomputerperformance@outlook.com A : chaoutiasmae@electrologistics.com Bonsoir Madame Asmae,
  • 14. 14 Les produits pour lesquels vous avez pris contact avec nous sont actuellement disponibles et peuvent être livrés dans 3 jours. Pour le prix du Logitech clavier sans fil K230 le prix est de 150 dh Hors taxes et celui du Lenovo Yoga Tablet 2 Pro le prix est de 7000 dh Hors taxes. Salutations Bernard olivier, directeur des ventes Les prix sont conformes aux attentes de la société, on passe à la création d’un devis. 3. Création d’un devis : On clique sur le menu demande de prix, le système affiche la liste des devis ultérieurement crées. Si aucun devis n’a été créé l’interface va être vide.  L’entête : L’entête correspond aux données générales qui concernent le devis : - Le fournisseur et son contact, le contact, la description de la commande, la date de la commande… Pour ajouter les articles souhaités, on clique sur ‘ajouter un élément’. Il est possible d’ajouter d’autant d’articles qu’on désire : On a remplis les champs des données de l’appel d’offre. - Enregistrement du devis :
  • 15. 15 Une fois que tous les champs sont remplis, puis on clique sur ‘sauvegarder’. Le devis est alors enregistré dans l’état brouillon. Cela veut dire qu’il n’est pas encore envoyé au responsable pour la validation. Ce dernier peut soit valider le devis ou le supprimer. Il en résulte dans le système :  Un numéro de devis unique (séquence) a automatiquement été généré.  Une base de workflow permet de suivre l’état du devis (bon de commande d’achat brouillon)  Un montant total du devis  Envoi du devis au responsable pour validation : Afin de soumettre le devis à la validation du responsable de service, on clique sur ‘envoyer’. Une fois le devis est envoyé, il n’est plus possible de le modifier ou de le supprimer par l’émetteur. Le devis est soumis à la validation du responsable du service achat qui a deux choix possibles :  Soit il refuse le devis : Le devis est alors renvoyé à l’émetteur. Il peut ensuite le modifier pour l’envoyer à nouveau au responsable du service ou il peut l’annuler en le supprimant.  Soit il valide le devis : Le statut du devis change et devient un ‘bon de commande’. Dans notre exemple, le responsable a validé le devis, il s’affiche comme suit :
  • 16. 16 Par la suite, on peut modifier le prix HT annoncé par le fournisseur… une fois le devis est confirmé, il ne va plus figurer dans la liste de demande prix, il se trouvera dans le menu ‘Bon de commande’.
  • 17. 17 Notre bon de commande est le premier dans la liste, référence P00006. On clique sur le bon de commande et il s’affiche comme suit :
  • 18. 18 On peut schématiser le processus achat de notre exemple comme suit : Bon de commande d’achat brouillon Envoie au responsable Soumission au Directeur général Rejet ValidationBon de commande
  • 19. 19 4. Les articles : Les produits commandés s’affiche dans la rubrique ‘articles’. Cette rubrique affiche les caractéristiques des articles ainsi que leurs prix, fournisseurs… nos articles commandés sont : Voilà un des articles qu’on a commandé tout à l’heure :
  • 20. 20 5. Variantes d’articles : Afin de configurer l’ensemble des caractéristiques qui peuvent être attribué à chacun des articles commandé, la rubrique variantes d’articles nous aide à établir ces variantes liées à chacun des produits et de paramétrer ou modifier les informations relatives à chacun des articles. Pour notre cas le menu variante d’article de notre produit s’affiche comme suit : On peut aussi mettre à jour le stock disponible ou lancer une demande d’approvisionnement si le seuil de réapprovisionnement est atteint. 6. Les règles de réapprovisionnement : Il existe plusieurs façons d’effectuer cette tâche, on a choisis de paramétrer cette fonction à partir de la rubrique variantes d’articles. On peut aller au module inventaire puis à règles de réapprovisionnement. Certes ça sera plus pratique dans notre cas d’y procéder de la rubrique variantes d’articles pour notre article commandé tout à l’heure.
  • 21. 21 Une fois sauvegardé, les règles de réapprovisionnement s’appliquent à l’article. On trouve le minimum des quantités qu’on doit recevoir et le maximum dans la barre en haut : Si on veut afficher les bons de commandes qui dépassent 19200dh sous forme de tableau de bord, on procède comme suit : On clique sur ‘bon de commande’ puis sur recherche avancé puis sur filtres puis sur ajouter un filtre personnalisé puis sur total et ensuite sur supérieur ou égal à.
  • 22. 22 On peut visualiser l’ensemble des achats effectués :
  • 23. 23 Conclusion L’Open ERP Odoo 10 offre une gestion optimale des achats, il permet de synchroniser l’ensemble des flux physiques, informationnels et financiers de l’entreprise. Il suppose une intégration des principaux processus de cette dernière afin de mieux servir le client qui est au cœur du modèle économique aujourd’hui. Odoo est un ERP « open source » donc il est gratuit en principe, il n’y a pas de coût de licence c’est pour cela que son implémentation revient moins cher. En revanche, il faut prendre en considération les coûts d’assistance technique, de formation, de maintenance. Le principal handicap qu’on trouve lors de l’implémentation d’un ERP quel que soit son type est la résistance des travailleurs envers ce dernier. La mise en œuvre d’un ERP entraine souvent des changements profonds dans les habitudes de travail d’un grand nombre de salariés, c’est pour cela que l’on estime que le coût de l’ERP représente souvent moins de 30% du coût total de sa mise en place. D’où la nécessité de mener une réflexion sur une stratégie de conduite de changement avant de mette en place un ERP afin de pouvoir intégrer les salariés dans cette démarche et les motiver à l’utiliser efficacement.
  • 24. 24 Bibliographie Bruel oliver, Politique des achats et gestion des approvisionnements, Edition Dunod, Paris, 2008. Perroutin et al, Manuel des achats : processus, management, audit. Edition Eyrolles, Paris, 2007. Webographie www.odoo.com https://universite-abdelmalek-saadi-tanger.odoo.com www.wikipédia.org