Mener un projet de dématérialisation de factures : les 10 étapes incontournables!

1. 27/03/2014 Christine FORET Manager Senior Consultant 27/03/2014 Christine FORET Manager Senior Consultant Le spécialiste de l’ECM *Enterprise Content Management Projet de dématérialisation de factures 10 points clés!

2. La société 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 2 A propos de Sollan Société franco-anglaise fondée en 2001. Spécialiste du secteur de l’Enterprise Content Management (ECM). Présence en France, UK (siège), Pologne, Espagne et Belgique. 60 collaborateurs

3. 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 3 Références

4. Sommaire 1. Contexte et enjeux 2. Procédés autorisés 3. Principaux impacts … 10 points clés! 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 4 Projet de dématérialisation de factures 10 points clés

5. Préambule 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 5 Dématérialisation Dématérialisation d’un document ou d’un processus physique = remplacement, partiel ou total, par sa contrepartie numérique. • Numérisation d’originaux papier. • Production/acquisition de documents nativement numériques. • Dématérialisation des processus métiers. La dématérialisation de factures peut donc s’appliquer : • Aux supports qui véhiculent les données de facturation. • Aux flux d’informations. • Aux processus métiers.

6. Préambule 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 6 Preuve des engagements Quittance Justificatif en cas d’exportation. Régime de la TVA Permet la comptabilisation d'une charge Un document spécifique poursuivant plusieurs finalités (opérationnelle, juridique, fiscale)

7. 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 7 Un contexte favorable au déploiement des projets 10 points clés ! Evolution du marché • Marché en expansion et effet réseau • Mouvement d’entraînement initié par donneurs d’ordres • Niveau de maturation des entreprises Facteurs technologiques/solutions • Maturité des solutions • Adaptation des offres aux besoins des entreprises… • Nouveaux modèles de tarification/démocratisation Contexte conjoncturel et structurel Politique de rationalisation Réduction des coûts de traitement Optimisation de la productivité Stratégies de différentiation face à concurrence Contexte règlementaire/politique Assouplissement et législations incitatives: Loi 13 mars 2000, LME de 2008, Dir. 2010/45/UE, LFR 2012-1510, Instruction fiscale 18/10/2013…. Etat , collectivités territoriales : Décret 12/2011, Arrêté 03/08/11 (PESV2), Dir. UE 03/2014 commande publique (e-fact obligatoire - 2017/20) Projets de dématérialisation de factures

8. ERP COMPTABILITE FINANCES 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 8 Dématérialisation pièces justificatives Factures fournisseurs e-Parapheur Workflow Viseur/Signataire Signature électronique Signataire Comptable public Comptable public PortailDGFiP Archivage à valeur probatoire _ originaux papier _ originaux électro Scan/LAD-RAD Dématérialisation Fiscale Ex : Dématérialisation des factures de dépenses et passage PESV2 (Aller) Intégration des données de facturation GED Dossiers Pièces de factures ++Validation et automatisation des traitements comptables Génération des • Mandats • Titres • Bordereaux Pièces justificatives ++ Arrêté 03/08/11 : date limite remplacement des protocoles existants par PESV2 = 01/01/15 1. Contexte

9. 1. Contexte 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 9 Principaux enjeux Mise en conformité, qualité et traçabilité Optimisation des processus de traitement Réduction des coûts administratifs Création de valeur et différentiation

10. 1. Contexte 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 10 Nouvelles caractéristiques des projets Une approche plus globale • Fin de l’approche en silos et recherche de complémentarité fonctionnelle • Expansion géographique Des procédés combinés • Acquisition /émission multi-canal • SCAN, LAD, Vidéocodage, fichier structuré/non-structuré, e-Signature. • Workflow métiers, GED, e-archivage, etc. Volonté de rationalisation/mutualisation Combinaison des modes d’exploitation (internalisé, externalisé ou mixte)

11. Sommaire 1. Contexte et Enjeux 2. Procédés autorisés 3. Principaux impacts … 10 points clés! 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 11 Projet de dématérialisation de factures 10 points clés

12. 10 points clés ! 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 12 Procédés de facturation autorisés depuis janvier 2013 Facturation papier et facturation sous toute forme électronique autre que EDI et Signature électronique avancée. • Piste d'audit fiable entre la facture et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement. • Contrôles documentés et permanents. Facturation par voie électronique, via : • La procédure de signature électronique avancée. • L'échange de données informatisées (fichier structuré). Dans tous les cas, le dispositif doit assurer: • l'authenticité de l'origine (de l’émetteur) • l'intégrité du contenu • la lisibilité de la facture depuis la date de son émission jusqu’à celle de l’expiration du délai de conservation. Transposition de la Directive 2010/45/UE : LFR 2012-1510 et Instruction Fiscale 18 octobre 2013

14. Points d’impacts 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 14 Principaux points d’impacts Financier Organisation Métiers Juridique Technique Ecosystème

16. 10 points clés ! 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 16 Enjeux : Prioriser les objectifs Permet des choix fonctionnels pertinents. Permet d’anticiper le moyen terme et de prioriser les investissements. Permet de légitimer les arbitrages. Quels objectifs qualitatifs et quantitatifs ? Quelles contraintes de planning ? Quelles contraintes en termes d’investissements financiers, temps, hommes ?

17. 10 points clés ! 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 17 Cartographier l’existant et anticiper les risques Permet d’évaluer l’ampleur et le potentiel du projet. Permet de lotir et de calibrer la démarche (court, moyen, long terme) Ce qui est faisable

18. 10 points clés ! 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 18 Identifier le degré de dématérialisation pertinent Quel degré de dématérialisation retenir ? en-tête – Pied de page de facture ? A la ligne/au champ ? Fichier structuré ? Fichier non- structuré ? Quel niveau d’intégration automatique à l’ERP comptable?

19. 10 points clés ! 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 19 Connaître le contexte légal du projet Intégrer les contraintes juridiques et leurs impacts technico-fonctionnels. Préserver les intérêts de l’entreprise. Le cadre légal peut avoir un impact sur : • La nature des solutions retenues • Le déploiement • Le contenu des documents • Les contrats • Les processus

20. 10 points clés ! 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 20 Scénarios de mise en œuvre et solutions 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 20 Arbitrer les moyens techniques et modes d’exploitation les mieux adaptés. Mesurer les impacts financiers. Identifier l’architecture opérationnelle la plus adaptée, selon: Les besoins fonctionnels et technique/sécurité La nature de l’organisation cible Les volumétries concernées La répartition dans le temps des volumes « papier vs électro » Analyse technico-fonctionnelle ET économique comparative des solutions Solution sur site Solution externaliséeSolution mixte

21. 10 points clés ! 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 21 Scénarios de mise en œuvre et solutions 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 21 Différents profils acteurs, peuvent intervenir en propre ou en attelage Editeurs (LAD, RAD, OCR, workflow de validation, etc.) Opérateurs de services (Plateforme, FAH, ASP, Saas) Opérateurs EDI Tiers archiveurs, TDT SSII/Intégrateurs Cabinets de conseil

22. 10 points clés ! 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 22 Définir l’organisation cible et conduire le changement L’introduction de la dématérialisation des documents requière un réexamen de l’organisation et des processus. • Etat des impacts organisationnels au regard de la solution cible. • Matrice Fonctions/Activités en solution cible. • Matrice Responsabilité/Flux. • Formalisation des nouvelles procédures. Conduite du changement : prendre en compte la dimension humaine de la mutation • Evaluer la nature et la profondeur de la conduite du changement dans le cadre du projet (Cible, rythme, direction, dispositif, méthode). • Dimensionner les actions et les moyens alloués. • Etablir un plan de conduite du changement. • Mesurer son efficacité. Anticiper le passage en fonctionnement courant

23. 10 points clés ! 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 23 Anticiper sa stratégie de déploiement Permet de concrétiser les potentiels de gains et d’optimiser le RSI. Permet de mieux négocier ses contrats prestataires. Permet de mieux dimensionner ses besoins.

24. 10 points clés ! Evaluer le coût de traitement des factures Mode de traitement retenu Coût de traitement moyen d’une facture Gains constatés Processus « papier » 14 € Processus SCAN/LAD Worklow validation 10,5 € - 25% Processus « électronique » Acquisition, validation, intégration 7,6 € - 27% 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 24 Une information souvent sous-estimée…. Pourcentages constatés de réduction des coûts selon les niveaux de dématérialisation retenus.

25. 10 points clés ! 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 25 Mesurer et optimiser votre ROI 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 25 Coûts d'acquisition de la solution Implémentation Coûts additionnel de déploiement Total investissement/an Nouveau format d'intégration Integration - Management de projet Formation Déploiement nouvelle entité Implémentation EDI Implémentation PDF signé Implémentation Portail fournisseurs Implémentation workflow de validation Métiers Investissements Calcul de RSI Côuts récurrents Total coûts récurrents/an Maintenance Annuelle Workflow … Abonnement annuel Déploiement fournisseurs Coûts internes incompressibles Coûts total traitement factures Gains investissement total/an RSI =(gains-Investissement)/investissement Coûts traitement factures papier en solution cible Coûts traitement factures EDI en solution cible Coûts traitement factures Signées en solution cible Coûts actuels traitement factures fournisseurs Données et hypothèses : • Volumétries et coûts actuels du traitement. • Répartition des flux papier vs électroniques. • Périmètre de déploiement. • Coûts d’acquisition de la solution. • Coûts en fonctionnement courant. • Couts internes incompressibles.

26. 10 points clés ! 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 26 … pour appréhender les différentes dimensions du projet Financier Organisation Métiers Juridique Technique Ecosystème

27. SOLLAN France 54, rue Emile Zola, 93100 Montreuil | www.sollan.com Tél : +33 (0)1 48 51 15 40 Fax : +33 (0)1 48 51 15 48 @ : contact@sollan.com SOLLAN France 54, rue Emile Zola, 93100 Montreuil | www.sollan.com Tél : +33 (0)1 48 51 15 40 Fax : +33 (0)1 48 51 15 48 @ : contact@sollan.com Sollan FranceSollan France

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