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Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Bienvenu(e)s à la web conférence
ENODIA HABITAT
« Performance de la Direction
Administrative & Financière »
23 juin2015
2
• Fondée en 2005, ENODIA intervient en
qualité d’auditeur ou d’expert-comptable
et conseil, sous l’impulsion de ses 3
associés valorisant leurs expériences au
service d’un niveau d’exigence élevé.
• Des compétences pluridisciplinaires et
une expérience acquise sur le terrain mise
à disposition des entreprises du secteur
Foncier / Logement social, en particulier
entités d’HLM (OPH, ESH…).
• Une capacité reconnue à apporter les
meilleures pratiques des entreprises les
plus performantes, fondée sur une
implication forte auprès des instances
professionnelles : Institut du
Benchmarking/ Académie et APDC.
Contact : David Leclercq - Président ENODIA
d.leclercq@enodia.fr – 06.71.68.57.15
• Audits légaux : logement social, aménagement, foncière épargne solidaire, partenariats public privé
• Rapprochement de SEM et d’organismes de logement social : rachat, fusion.
• Assistance à la clôture des comptes: planning de clôture, dossier de contrôle informatisé, suivi de la production comptable.
• Audits et analyses financières d’associations, d’OPH et ESH.
• Audit d’acquisition: audit comptable, financier, fiscal, protocole de cession, garantie de passif.
• Mise en place de procédures, renforcement de la gouvernance.
• Mise en place de Tbd: leviers de performance, indicateurs clés, objectifs managériaux.
• Architecteur applicative cible d’une foncière, aide au choix de solutions IT.
Qui sommes-nous ?Exemplesde
réalisations
24/06/2015 – page 3Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015
Vilogia en quelques chiffres
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Agenda
“Mieux vaut anticiper ….. que subir”
Bonnes pratiques d’organisation de la DAF
Accélération de la production des comptes et clôture mensuelle
Pour aller plus loin
Témoignage OPH Calais (webinaire du 12 mai)
Annexe – Publications / Conférences ENODIA
4
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Mieux vaut anticiper … que subir
• Les sociétés de logement ont largement progressé dans la production de l’information financière,
en particulier sur un plan qualitatif : Contrôle de la MIILOS, Dossier Individuel de Situation,
données financières transmises à la Caisse des dépôts, Audit des CAC, Contrôles Fiscaux… ayant
nécessité la mise en place de processus structurés.
• Pourtant toutes les sociétés de logement ne sont pas encore parvenues à répondre pleinement à
ces exigences, alors même que les opérations de restructuration s’accélèrent (fusion,
acquisition…) et que l’environnement réglementaire est toujours en forte évolution….
• Les DAF des OPH et ESH doivent anticiper ces évolutions … pour ne pas les subir.
• Mettre en place une organisation agile et efficiente !
• Produire une information financière répondant toujours à une forte exigence qualitative…
mais aussi plus fréquemment et plus rapidement : UN VRAI CHALLENGE POUR LA
COMPTABILITE !
• Parvenir à équilibrer les opérations d’investissements malgré des subventions devenues plus
difficiles à obtenir par la recherche du loyer d’équilibre et de tous les leviers de
performance : LE CONTRÔLE DE GESTION AU CŒUR DU DISPOSITIF DE PERFORMANCE (un
prochain webinaire)
• Mettre en place un contrôle interne efficient pour réellement maîtriser les opérations : LE
CONTRÔLE INTERNE AU SERVICE DE LA GOURVERNANCE DES ESH / OPH (un prochain
webinaire)
5
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Nature des exigences de la MIILOS (ANCOLS)
• La Mission interministérielle d’inspection du logement social (Miilos), devenue ANCOLS en 12/2014,
est un organisme de contrôle placé sous la double autorité du ministre chargé du logement et du
ministre chargé de l’économie représentés au sein d’un comité directeur. Elle effectue des contrôles
systématiques sur place pour évaluer la gestion des différents organismes. L’activité de la Mission est
régie par des dispositions législatives et réglementaires du code de la construction et de l’habitation.
• Les thèmes abordés par le MIILOS concernant plus spécifiquement la DAF sont les suivants :
• la bonne application des règles et des principes de la comptabilité générale et l’interprétation
faite des dispositions spécifiques au secteur HLM,
• la juste couverture des charges et des risques générés par les différentes activités,
• le fondement et l’équilibre économique des flux financiers enregistrés, notamment dans les
groupes HLM,
• l’appréciation des niveaux de rentabilité dégagés, notamment au regard des obligations
inhérentes à l’exercice de la mission d’intérêt économique général, la qualité de l’information
financière communiquée aux instances de gouvernance.
6
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Nature des exigences de la MIILOS (ANCOLS)
Illustration des zones de risques identifiées :
• Des opérations de couverture des risques financiers non autorisées préalablement par les instances de
gouvernance ;
• Des paiements aux fournisseurs réalisés dans des délais excessifs ;
• L’octroi de prêts à des salariés opéré dans des conditions irrégulières ;
• Le non-respect de la règle d’équilibre entre les amortissements techniques et les amortissements
financiers ;
• Des retards inexpliqués dans les clôtures des opérations locatives ;
• Des dispositifs de valorisation des coûts internes établis sur une base forfaitaire ou fondés sur une
méthode contestable
• Un défaut d’adossement de la provision pour gros entretien à un plan de travaux prévisionnel crédible
pouvant mettre en cause son maintien au passif ;
• Des incohérences significatives dans la tenue des fiches de situation financière et comptable rendant la
comptabilité de programme parfois inexploitable ;
• Des défaillances dans la mise en œuvre de la procédure d’alerte incombant aux commissaires aux
comptes
(source : rapport ANCOLS 2013)
7
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Les axes de travail de ce webinaire
• Quelle organisation efficace pour une DAF dans le logement social ?
• Comment rapprocher le contrôle de gestion et la comptabilité par la
clôture mensuelle ?
Pour aller plus loin, présentation en fin d’intervention d’autres axes de
travail (Tdb du Codir, piste d’audit fiable, mise en place d’un contrôle interne
efficace, dématérialisation des flux …)
8
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Les bonnes pratiques d’organisation de la DAF
9
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Quelle organisation efficace d’une DAF
dans le logement social ?
• Les missions de la Direction Financière d’une société de logement :
• Pilotage de la performance : définition du business plan à partir des objectifs
stratégiques, production des Tdb Métier, reporting DG, élaboration et suivi du
budget
• Accompagnement de la DG dans les opérations de croissance : audit d’acquisition,
évaluation
• Gestion comptable et fiscale
• Mise en place des financements et gestion de la trésorerie
• Quelques questions à se poser :
• Quelle organisation efficace pour réaliser au mieux ces missions ?
• Quelles sont les nouvelles tendances ? Et les pièges à éviter ?
• Des étapes intermédiaires sont-elles nécessaires ?
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
L’organisation classique d’une DAF ESH/ OPH
en comptabilité commerciale
Directeur du Système d’Information
Service Informatique
Formations
Centre de
compétences
Assistance et
formation
Stratégie du SI
et référentiels
financiers
Projets
Référentiels du SI
Direction Générale
Service marchés
Achats frais généraux
Direction des Achats /
marchés
DAF
Directeur Comptable
Comptabilité
Directeur du Contrôle de Gestion
Contrôle de Gestion
Production et
Contrôle interne
comptables
Gestion
administrative et
financière
Gestion Fiscale
Comptabilité Générale /
Fiscalité
Production du reporting
Programmation et pilotage
budgétaire
Suivi exécution budgétaire
Synthèse / Reporting
Directeur de la Trésorerie
Trésorerie
Exploitation
Investissements
Exploitation
Comptabilité Tiers
Gestion de la Trésorerie
Suivi des engagements
Mise en place des cautions
et garanties
Relations bancaires
11
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Favoriser la recherche de performance
par un Contrôle de gestion proche du métier
Directeur
Pilotage de la performance
Economique et Financière
Référentiel de Gestion
Déclinaison du plan
stratégique sur les
registres économique
et financier
Animation du cycle de
gestion (court moyen
terme)
Reporting center /
Consolidation /
Analyse
Contrôle Financier
Pilotage des objectifs annuels y
c élaboration des indicateurs
clés
Animation des plans de
performance transverses
Accompagnement de la
Direction Générale dans la prise
de décision
Soutien et accompagnement
des centres de résultat dans le
développement de leur
performance
Performance Opérationnelle
DAF
Directeur du Contrôle de Gestion
Contrôle de Gestion
Production du reporting
Programmation et pilotage
budgétaire
Suivi exécution budgétaire
Synthèse / Reporting
Garant du schéma de
gestion et de son
évolution
Déploiement du
schéma de gestion
dans le système
d’information
Fiabilisation des
données de gestion
DAF
Comptabilité Contrôle de Gestion
Comptabilité
Générale /
Fiscalité
Synthèse /
Reporting
Trésorerie /
Financement
Exploitation
Comptabilité
Tiers
12
Un contrôle de gestion au service de la Direction
Générale, disposant de relais dans les entités
(Directions, Filiales, Sites…), axé sur 3 missions
clés :
• Le référentiel commun avec la comptabilité
• Le contrôle financier : mise sous contrôle de
l’organisation
• La recherche de la performance en soutien
aux métiers
Transformation du
Contrôle de gestion
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Ouvrir la fonction Trésorerie / Financement à l’accompagnement
des opérations de développement / croissance externe
DAF
DAF
Comptabilité Contrôle de Gestion
Comptabilité
Générale /
Fiscalité
Synthèse /
Reporting
Trésorerie /
Financement
Exploitation
Comptabilité
Tiers
Une fonction trésorerie / financements,
dont la mission évolue sensiblement :
de la gestion de trésorerie quotidienne
à la négociation et la mise en place des
financements requis pour accompagner
les projets de développement.
Transformation de la
fonction Trésorerie /
Financements
Exploitation
Gestion de la Trésorerie
Suivi des engagements
Mise en place des cautions
et garanties
Relations bancaires
Directeur Trésorerie
Trésorerie / Financement
Gestion de la
Trésorerie
Reporting cash
(suivi & animation
du BFR)
Suivi des
engagements
Mise en place des
cautions et
garanties
Relations bancaires
Exploitation
Structuration,
négociation et
mise en place de
financements
structurés en lien
avec les équipes
de réponses à
appel d’offres
(acquisitions,
cessions, fusions…)
(selon mission
équipe
développement)
Financements /
Investissements
*
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Spécialiser les fonctions selon le métier :
Illustration pour la comptabilité
14
Une comptabilité spécialisée
autour de 3 pôles , en soutien
également aux opérations de
structuration
Directeur Comptable
Comptabilité
Compta
auxiliaire
Copro
Gestion
Locative
Exploitation
des centres de
profits
Exploitation
Experts DIS
FSFC
Expert
Promotion &
Production /
Référent
Compta
promo
Compta
promo /
secteurs
Investissements
Production
des comptes
/ des états
financiers
(bilan,
compte de
résultat)
Gestion et
optimisation
Fiscale
Evaluation
d’entreprise
Audit
d’acquisition
Compta
générale /
Fiscalité
Spécialisation de la
fonction comptable
Comptabilité
Production et
Contrôle interne
comptables
Gestion
administrative et
financière
Gestion Fiscale
Comptabilité Générale /
Fiscalité
Investissements
Exploitation
Comptabilité Tiers
DAF
Comptabilité Contrôle de Gestion
Comptabilité
Générale /
Fiscalité
Synthèse /
Reporting
Trésorerie /
Financement
Exploitation
Comptabilité
Tiers
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Développement d’un data center au service de la performance
15
Data Cruncher
Data Center
- MOA Système de gestion: centralisation des
besoins
- Production des données de gestion pour
l’entreprise : industrialisation des outils d’aide à
la décision, Tdb, reporting…
- « Certification des données »
= Unification de l’accès à l’information +
rationalisation des indicateurs
DAF
Comptabilité Contrôle de Gestion
Comptabilité
Générale /
Fiscalité
Synthèse /
Reporting
Trésorerie /
Financement
Exploitation
Comptabilité
Tiers
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Proposition d’organisation d’une DAF
dans le logement social
DAF
Directeur Comptable
Comptabilité
Compta
auxiliaire
Copro
Gestion Locative
Exploitation des
centres de
profits
Exploitation
Experts DIS
FSFC
Expert
Promotion &
Production /
Référent
Compta
promo
Compta
promo /
secteurs
Investissements
Production
des comptes /
des états
financiers
(bilan, compte
de résultat)
Gestion et
optimisation
Fiscale
Evaluation
d’entreprise
Audit
d’acquisition
Compta
générale /
Fiscalité
Directeur Trésorerie Financement
Trésorerie / Financement
Gestion de la
Trésorerie
Reporting cash (suivi
& animation du BFR)
Suivi des
engagements
Mise en place des
cautions et garanties
Relations bancaires
Exploitation
Structuration,
négociation et mise
en place de
financements
structurés en lien
avec les équipes de
réponses à appel
d’offres (acquisitions,
cessions, fusions…)
(selon mission équipe
développement)
Financements /
Investissements
Directeur du Contrôle de gestion
Pilotage de la performance Economique et
Financière
Référentiel de
Gestion
Déclinaison du
plan stratégique
sur les registres
économique et
financier
Animation du
cycle de gestion
(court moyen
terme) et
Reporting
center /
Consolidation /
Analyse
Contrôle
Financier
Pilotage des objectifs
annuels
Animation des plans
de performance
transverses
Accompagnement de
la Direction Générale
dans la prise de
décision
Soutien et
accompagnement des
centres de résultat
dans le
développement de leur
performance
économique et
financière
Performance
Opérationnelle
Garant du
schéma de
gestion et de
son évolution
Déploiement du
schéma de
gestion dans le
système
d’information
Fiabilisation
des données de
gestion
16
*
* A noter que certaines sociétés de logement privilégient un rattachement de la fonction trésorerie à la
Direction Générale pour des raisons de contrôle interne.
Data cruncher
Data center
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Organisation de 3ème type
DAF
Contrôle financier
Performance
opérationnelle
Réel :
reporting /
fiscal
Prévision :
Plan /
Budget
Trésorerie / Financement
Exploitati
on
Financements
/
Investissemen
ts
Data center
Référentiel
de Gestion
Data
crunching
17
MOA
Evaluation
Audit
acquisition
*
* Variante : positionnement de cette mission au sein de la DSI
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Notre conviction
La performance de la DAF emporte une transversalité des processus clés, de
nature à faciliter une meilleure implication des compétences disponibles au
service de la mesure de la performance des sociétés de logement :
• une comptabilité pleinement en responsabilité de la production du
réalisé tant mensuel (au travers le reporting) que annuel (au travers la
clôture des comptes et la production du rapport financier), maîtrisant
parfaitement une réglementation fiscale toujours aussi complexe,
source de risques mais également d’opportunités
• un contrôle de gestion garant du référentiel de gestion de l’ESH / OPH
(clé analytique, objets de gestion, indicateurs…), de l’analyse métier
des résultats et de la prévision / reprévision annuelle et pluri annuelle
en étroite collaboration avec la comptabilité, et clairement axé sur la
recherche de performance
• une fonction centralisée et unifiée de Datacenter
18
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
« Performance de la Direction
Administrative & Financière »
Les valeurs et l’organisation
chez Vilogia
19
24/06/2015 – page 20Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015
Les 5 composantes du Secrétariat
Général:
Direction des Engagements
Business Plan
Gestion active et couverture de la Dette
Plan Stratégique de Patrimoine
Juridique & Assurances
Comptabilité, Fiscalité & Trésorerie
Contrôle de Gestion
Logistique et Accueil
Audit, Risques & CIL
COMEX
COS
DSI
BI (New 2015)
DAF en 2014:= Direction Stratégie Financière (DSF)
Missions du Secrétariat Général
REGULATEUR DE L’ACTIVITE
Conformité juridique & comptable, fiscale
Hygiène & sécurité des locaux
Audit & risques
FACILITATEUR
Ouvrir des chemins sécurisés ≠ dresser des
obstacles
Pilotage économique
Optimisation financière
Organigramme simplifié 2015
Comité d’audit
Conseil
d’administration
Comité d’engagements
20
24/06/2015 – page 21Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015
Responsable : Eric CASPERS (Cindy COUPEZ-LEGLAY, Assistante de Direction)
Gestion Immobilière Nord : Lionel VANDIONNANT
Gestion Immobilière Secteurs et Ile de France : Karine HACHE - Bras droit: Syvie
BECUWE
Développement Immobilier (National) : Edouard FRANCHOMME - Bras droits:
Anthony PENIN & Bérangère BAUDUIN
Gestion des Copropriétés (National): Laure ENGELBRECHT
Secteur Aquitaine (intégration SAEMCIB): Francine LAURIER
Trésorerie d’exploitation et placements: Sabine DRECQ
Direction Administrative et Financière
National: Secteurs et Ile de France
Juridique & Assurances
Comptabilité, Fiscalité & Trésorerie
Contrôle de Gestion
Logistique et Accueil
Audit, Risques & CIL
Les 5 composantes du Secrétariat
Général:
Trois filières d’excellence identifiées pour la comptabilité:
- Gestion Immobilière
- Promotion Immobilière
- Copropriétés
21
24/06/2015 – page 22Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015
Les valeurs au sein de la DAF:
Primauté au respect des collaborateurs
---------------------------------
Vouloir manager, c’est aimer les
relations humaines et les gens
"Les deux choses les plus importantes n'apparaissent pas au bilan de
l'entreprise: sa réputation et ses Hommes" Henry Ford, Ma vie, mon oeuvre,
Payot
Bienveillance ou voir le grand chez
l’autre
« Travailler en meute »
22
24/06/2015 – page 23Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015
Principes généraux de l’encadrement
Une organisation pensée comme dans un cabinet comptable:
- Senior Manager ou Responsable Comptable Senior : Karine et Edouard
- En charge de l’animation de la filière d’excellence et des réunions de formation / information / retour d’expérience
- Garant de la cohérence nationale
- Taille d’équipe large
- Manager 4, 3, 2 ou Responsable Comptable: Laure et lionel
- En charge de l’animation d’une filière d’excellence locale
- Référent local
- Taille d’équipe moyenne
- Manager ou manager 1 ou Responsable Comptable Junior:
- En charge de l’animation d’une filière d’excellence locale
- Référent local
- Manager local par délégation sur les équipes de l’autre filière d’excellence sur son territoire
- Taille d’équipe réduite
- Bras droit ou adjoint au responsable comptable: ex Anthony
et Bérangère,,,
- Seconde son manager
- Le remplace durant ses absences par délégation
- Susceptible de manager un collaborateur maxi
- Singulier ou pluriel en fonction de la taille de l’équipe et de l’expertise
Préférence à la valorisation des
talents internes
Les responsables deviendront:
- Moins manager (équipe < 14 pers)
- Plus expert comptable de leur
filière d’excellence
Idéal:
- Disposer à terme de
responsables comptables ayant
été sur chaque filière
d’excellence pour leur offrir un
bagage à 360° porteur de valeur
- Ex horizontaux:
- Lionel V et Laure E permutent
leurs filières
- Karine H et Edouard F
permutent leurs filières
- Les bras droits permutent leurs
missions (Anthony et
Bérangère)
24/06/2015 – page 23
Des organisations valables pour une
année (clôture N / clôture N+1) pour
les affectations des moyens pour
suivre le développement de Vilogia et
les chantiers d’amélioration
23
24/06/2015 – page 24Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015
Depuis 2015 : une séparation et un mariage…
1. Gestionnaires et comptables deviennent deux filières d’excellence séparées
2. Besoin de travailler ces interfaces (Promotion, Gestion Immobilière, Copropriétés)
Interface à animerBertrand DUPRAT
Laetitia LEDEZ
24/06/2015 – page 24
24
24/06/2015 – page 25Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015
24/06/2015 – page 25
Contribution au Rapport de Gestion du Président des Conseils d’administrations avec
le contrôle de Gestion et le droits des sociétés
Indicateurs QlickViews sur le circuit d’enregistrement, validation et paiement des
fournisseurs
Rapports Financiers annuels
Document Individuel de Situation (DIS)
Etats Réglementaires (ER)
CAC:
- Situation au 30/06/N
- Préfinal au 31/10/N
- Revue intérimaire (Novembre N)
- Final au 31/12/N
Les principaux livrables
25
24/06/2015 – page 26Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015
La conduite du changement, pas à pas – Le message aux équipes
Stress positif
seulement
Etre vigilant au Burn-out
1 – Vos managers
2 - Mon téléphone
portable:
06.09.33.76.18
24/24 ou 7/7
26
24/06/2015 – page 27Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015
:
La conduite du changement, pas à pas – La mesure de la performance
Réflexions demain sur la nouvelle répartition des
missions:
Objectifs:
- S’appuyer sur des données « objectivables » pour vendre la nouvelle répartition
d’activité et la suivre (indicateurs globaux, territoire, personne)
- Parvenir à concilier, partage de nouvelles missions à valeur ajouté (la promesse) et
effort collectif (le COS du 26/1 sur les CDD ATA)
Comment:
- L’explication
- Le consensus et la négociation
- La valorisation des équipes dans lors des réunions « filières d’excellence »
- Comprendre ce que sont l’intelligence émotionnelle et collective
Des outils:
- Proposer une grille permettant de repérer les briques individuelles de mission (qui
propose la grille pour la prochaine réunion?)
- Réactiver les binômes actifs (permanent) et passifs (lors des absences) mais au
niveau des briques individuelles de mission
27
24/06/2015 – page 28Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015
24/06/2015 – page 28
Nos enjeux et défis:
24/06/2015 – page 28
28
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
L’accélération de la production des comptes
et la clôture mensuelle
29
Rapprocher le contrôle de gestion et la comptabilité autour de la
clôture mensuelle : finalité et enjeux
Pourquoi tendre vers un arrêté ou une clôture mensuelle ?
Deux regards complémentaires d’une même réalité : la comptabilité garante du réalisé (tenant compte des
estimations du contrôle de gestion) et de son analyse dans le cadre du rapport financier annuel, le contrôle
de gestion garant du suivi des prévisions et de l’analyse « business » le rapprochement de ces
regards est possible au travers l’arrêté mensuel pour simplifier sensiblement des processus
aujourd’hui très indépendants et lourds pour les opérationnels.
Il s’agit là d’un enjeu fort de performance pour la Direction Financière, qui vise à produire des comptes
plus régulièrement mais aussi plus rapidement (l’un de va pas sans l’autre) tout en maintenant un haut
degré de qualité de production de l'information.
Bénéfices attendus :
Répondre à une double exigence réglementaire et opérationnelle dans des délais courts permettant au
management de disposer rapidement et selon une périodicité rapprochée d’indicateurs financiers et de
gestions fiables : la comptabilité participe alors pleinement à la prise de décision, produisant les
indicateurs financiers clés (chiffre d’affaires, taux d’impayés, coût des opérations de construction….)
Mobiliser les équipes sur un thème transversal au sein de la DAF et participe clairement à une
meilleure valorisation des métiers de la DAF.
30
Produire chaque mois les comptes d’un ESH / OPH :
c’est possible
Lutter contre le « chez nous, ce n’est pas possible »
Une société de logement social habituée à produire ses comptes une fois par an pour les seuls motifs
réglementaires et de communication financière (Cour des comptes, MIILOS, CDC…) trouvera à juste titre
complexe de produire chaque mois des comptes en 5 jours ouvrés (sans qu’il s’agisse d’une clôture
complète), et chaque année pour le 31 janvier au plus tard (15 jours étant consacrés à la revue par les
Commissaires aux comptes) pourtant, c’est possible.
Quels sont les leviers et outils pour y parvenir ?
Une organisation et des responsabilités clairement définies
Recourir à l’arrêté mensuel pour "banaliser" les opérations de clôture et mettre en œuvre régulièrement des pratiques
optimisées car « jouées » chaque mois la comptabilité s’organisant progressivement autour de l’arrêté mensuel
Imposer une date limite « deadline » de production des comptes, considéré comme un objectif prioritaire : des jalons
de production des comptes doivent établis chaque mois et chaque année pour la clôture annuelle.
Emporter l’adhésion de la Direction Générale : ce ne peut pas être un seul projet de la DAF, car l’implication des
opérationnels est essentielle (ex. les chargés d’opérations pour l’estimation des factures à recevoir ou l’avancement et le
coût prévisionnel des opérations)
Disposer de relais clairement identifiés dans les activités opérationnelles pour préciser la nature des informations
attendues et en faciliter la « remontée « régulière, par exemple : appréciation des risques financiers par exemple
Impliquer au plus tôt le Commissaires aux Comptes pour valider les options retenues : règles d’estimation des
provisions par exemple,
Responsabiliser les comptables à travers de contrôle précis des comptes : tous les comptes doivent être affectés à
un comptable qui est désigné responsable de leur analyse et de leur justification
31
Des outils précis de planification des tâches de clôture, calés avec les processus d’un
ESH / OPH
1. Un découpage en cycles, cohérent avec la cartographie des processus d’un ESH
/OPH
2. Un planning de clôture détaillé et optimisé : mensuel et annuel
Elément de pilotage indispensable tant pour la clôture mensuelle que annuelle des
comptes.
Clé de voute du projet de réduction des délais pour définir un planning cible à partir d’un
existant
3. L’établissement d’une convention de clôture mensuelle et annuelle :
Définition des règles comptables par cycle : recours éventuel à des informations
prévisionnelles et statistiques
Maîtrise des aspects fiscaux, comptables et financiers
4. La mise en place d’outils de qualité comptable :
Dossier de contrôle
Dossier permanent
32
Produire chaque mois les comptes d’un ESH / OPH :
c’est possible
Pourquoi et quel découpage par cycle ?
L’approche purement comptable du compte de résultat et du bilan ne permet pas
aisément une bonne compréhension des résultats d’une société de logement de
nombreuses spécificités techniques justifient une appréhension par cycle de
l’ensemble des comptes (bilan et compte de résultat) associés à un même
processus
Exemple : appréhender globalement la gestion locative pour apprécier
concomitamment le chiffre d’affaires, le taux de vacance et le taux d’impayé.
Le découpage en cycles est pleinement « calé » avec le découpage des activités
d’un ESH / OPH pour :
disposer d’une meilleure compréhension des risques clés à couvrir
faciliter les échanges avec les correspondants métier
33
Un découpage en cycles, cohérent avec la cartographie des
processus d’un ESH /OPH
Chaînedevaleurd’une
foncièresocial
11 22 33 44 55 66 77 88 99
Processus stratégiques Processus métiers
Processus
supports
4
Activités principales
Un découpage en cycles, cohérent avec la cartographie des
processus d’un ESH /OPH
Gestion des
financements
Processus stratégiques
Processus métiers
Processus supports
Gestion de
patrimoine
Maîtrise d’ouvrage
(yc marchés)
Gestion technique
Gestion locative
Commercialisation /
promotion
Ressources humaines / Paie
Achats
Gestion financière / comptabilité / fiscalité
Juridique
Trésorerie
1 2
4 5
6
7
8
9
3
Gouvernance
0
10
Informatique
12
11
Commandes
Administration
personnel
Paie
Contentieux
Assurances
11
Chaînedevaleurd’une
foncièresocial
4
A Etats financiers
B Cycle Immobilisations
C Cycle Stocks
D Cycle Clients / gestion locative
E Cycle autres comptes de tiers
F Cycle financement bancaire
G Cycle capitaux propres, subventions et provisions pour risques et
H Cycle achats / comptes fournisseurs
I Cycle impôts et taxes
J Cycle personnel
K Cycle charges et produits exceptionnels
L Cycle Annexes Légales
Un découpage en cycles, cohérent avec la cartographie des
processus d’un ESH /OPH
Gestion des
financements
Processus stratégiques
Processus métiers
Processus supports
Gestion de
patrimoine
Maîtrise d’ouvrage (yc
marchés)
Gestion technique
Gestion locative
Commercialisation /
promotion
Ressources humaines / Paie
Achats
Gestion financière / comptabilité / fiscalité
Juridique
Trésorerie
Gouvernance
Informatique
Planning type d’une clôture au 31/3
36
• Traitement des opérations de clôture comptable par cycle, en les positionnant dans le planning au plus
tôt, dans le respect du chemin critique imposé par le PERT.
• Il en résulte un ordonnancement « naturel » propre au secteur du logement, présenté dans le planning
joint : Tréso/Financement Subventions Fournisseurs …
Tâches clés par cycle
37
Optimisation de ce planning de clôture
38
Un travail d’optimisation des traitements de clôture est possible sous réserve :
• d’une « industrialisation » de la clôture, permise par les arrêtés mensuels
• d’un « reengineering » de l’ordonnancement des opérations de clôture
Présentation ici d’un planning optimisé pour une clôture annuelle au 31/1 N
La réduction des délais de clôture conduit les commissaires aux comptes à intervenir
alors que les opérations d'arrêté ne sont pas encore totalement finalisées.
Convention de clôture
39
Cette convention précise les règles comptables pour l’arrêté mensuel d’une part, et pour la
clôture d’autre part, largement facilités par une pré-clôture au 30/6 et/ou au 31/10, règles
soumises préalablement à votre Commissaire aux comptes.
Convention de clôture
40
Mise en place d’outils de qualité comptable
41
Pourquoi de tels outils ? Ils participent pleinement d’un dispositif de production régulière des comptes pour :
• formaliser a priori tous les contrôles à réaliser mise en place d’un dossier de clôture
• sécuriser l’archivage des donnes dites permanentes mise en place d’un dossier permanent
Ce dossier est établi en cohérence avec le découpage par cycle, exemple ci-après pour les immobilisations.
Il précise les travaux réalisés chaque mois, lors de la pré-clôture (ex. au 31/10) ou dans le cadre de la clôture
annuelle.
Référence
B-T
Exercice
31/12/2014
Revue analytique du cycle N / N-1 Fait ?
Qui réalise ? Mensuel Annuel Commentaire / Matérialisation (1)
I IMMOBILISATIONS INCORPORELLES ET CORPORELLES
1) IMMOBILISATIONS-VALEUR BRUTE
-Rapprocher les immobilisations corporelles de FSFC X
-Obtenir le détail de l'ensemble des dépenses d'investissement de l'année par opération X
-Par sondage, justifier ces dépenses avec les marchés des travaux
et des comptes définitifs, situation des travaux, factures diverses
- S'assurer que les procédures applicables à la passation des marchés
ont bien été respectées
-Analyser les transferts du compte 23 au compte 21 en les rapprochant
des PV de réception.
-Procéder à un sondage sur les mises en service et les premiers quittancements
afin de s'assurer que l'intégralité des logements a bien été quittancé
- Analyser les déclarations 940-941 et 943 des LASM
- S'assurer que la TVA collectée au titre de la LASM a bien été immobilisée à la
clôture de l'exercice
- Etablir un état des variations des immobilisations corporelles
-Par opération, vérifier que les composants ont bien été ventillés suivant les
délibérations du Conseil d'Administration lors du changement des méthodes
conformément aux règles comptables émises par le Conseil National de la Comptabilité
- Vérifier que les composants remplacés ont bien fait l'objet d'une extourne sur la valeur
d'origine et que les amortissements comptables et financiers ont bien été retraités
dans la balance générale et dans l'état du passif
CYCLE IMMOBILISATIONS / TRAVAUX A REALISER
Retour sommaire
Respecter l'ordre indiqué ci-dessous pour votre classement de documents.
Date Fait par
Comptes concernés 2 - 675 - 681 - 775 - 781
Ce dossier permet à
partir de la balance
générale d’automatiser
la production des feuilles
de travail par cycle avec
comparatif N / N-1.
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Retour d’expérience VILOGIA
42
24/06/2015 – page 43Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015
1.1 Une équipe en mode projet pluridisciplinaire
Comptables
Contrôle de Gestion
Juristes
Droits des sociétés
Paie
Comptes / Bilan, Compte
de Résultat, Annexe
Littéraire
Rapport Financier
Rapport de Gestion Conventions
réglementées
PPT / SIGRapport LSF
Contrôle
interne/méthodes
RSE
2015
1.2 Des plannings avec des jalons et un SIG pour des contrôles réciproques
Contrôle de GestionComptablesDroits des sociétés
Focus sur la clôture des comptes 2014
Des « documents » présents ou à imaginer/anticiper:
- Contrats, Factures, Prêts, Subventions, couvertures de taux
- Des engagements donnés ou reçus (bien ou mal valorisés)
- Des charges à payer lorsque les factures ne sont pas arrivées
- Des relevés bancaires
- Des paies, des charges sociales et fiscales
- Des litiges juridiques ou prudhommaux
- Des circularisations bancaires et juridiques
Un contrôleur ou Commissaire aux Comptes:
- Choisi après un AO pour six ans
- Indépendant et engageant sa responsabilité
- Rassurant pour les actionnaires et banquiers
24/06/2015 – page 44Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015
2. Que comprend une clôture des comptes?
Restitution EY
Jeudi 19 mars
COS
Jeudi 26 mars
Comité d’audit
Mercredi 1er
avril
Conseils d’administration
Mercredi 1er avril au lundi 13
avril
AGO - Approbation des
comptes
4 juin 2015
Le CA doit arrêter
les comptes 45
jours avant l’AGO
Une année civile d’activité:
- 12 mois du 1er janvier au 31 décembre
- Prise en compte d’évènements significatifs postérieurs à la date d’arrêt des comptes (31/12/2014)
Des logiciels:
Plus ou moins interfacés : Ikos, Gecop, Gesprojet, Paie, GR
immo, Salvia (Financement, Patrimoine, ER)
De nombreux livrables:
- Notes de contexte, notes de synthèse
- Restitution des travaux du CAC, puis Rapports officiels (Général et Spécial)
- Rapport Financier (collectif)
- SIG et activité (CG)
- PPT Rapports officiel des
CA
24/06/2015 – page 45Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015
CINQ Sociétés gérées avec suivi CAC et production d’un rapport financier pour chacune:
- Avec EY: Vilogia SA, Vilogia Services, Vilogia Premium , AG Vilogia (et curateur cette année)
- Avec EY et KPMG: Primo
Des clôtures intermédiaires contrôlées par le CAC pour « prendre de l’avance en fiabilité »:
- 30/6 et 31/10 (Pré-final) + revue intérimaire du contrôle interne en novembre
3. Avancement du Process de Clôture des comptes
Un process de clôture en 3 étapes :
- Pour tous les comptables en région et au Siège
- Un planning sur 8 semaines
- Des travaux anticipés pour les opérations
ANRU:
Un passage au crible par les CAC des comptes :
- Sur les comptes du 2 mars au 13 mars par EY
- Sur les comptes les 23/24 mars pour KPMG pour le co-commissariat Primo
Restitution EY sur les comptes en présence des managers
comptables, du CG, Trésorerie et LP
Jeudi 19 mars
Un contrôle par les CAC des Rapports Financiers et des conventions réglementées :
- Du jeudi 26 mars au mardi 31 mars – 4 jours de contrôle des rapports de gestion, tableaux financiers et annexe littéraire
Constitution des Rapports Financiers (Rapports de Gestion, Tableaux Financiers et Annexe Littéraire) et PPT de Restitution
pour le COS, le Comité d’audit et les 5 CA :
- Du lundi 16 mars au mercredi 25 mars
COS
Jeudi 26 mars
Comité d’audit
Mercredi 1er
avril
Conseils d’administration
Mercredi 1er avril au lundi 13
avril
Particularités de l’année: réorganisation, liquidation de l’AG Vilogia et l’intégration de la Sem de
bègles
Dates Quand
Revue des démolitions par
EY
2/2 au 6/2
Respect du calendrier de clôture pour pouvoir réaliser les ppt et rapports de gestion dans les
temps et adresser 8 jours avant
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Pour aller plus loin
46
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Pour aller plus loin
Nos prochains webinaires
et actions de formations
Mise en place d’un contrôle interne efficace
Tableau de bord du Codir
Dématérialisation des flux (factures entrantes, work flow
BAP…)
Spécificités comptables et fiscales
Piste d’audit “fiable”
Analyse financière des ESH /OPH
47
Construction du Tdb du CODIR :
stratégie d’entreprise et indicateurs de performance
Focus sur la gestion locative (logement)
– Identification des relations de cause à effet
– Formalisation des leviers de performance
– Identification des indicateurs de performance
Vision stratégique /
business plan
Sélection des indicateurs
de performance
Tableau de bord DG :
illustration
1
2
3
Finance
Clients
Orga
interne
RH
Organisation
des mutations
Augmenter les
loyers / m2
Mise en place
dispositif loyer
plafond
Recouvrement
« en place »
Augmenter
Nombre
logements loués
Recouvrement
loyers
APLSatisfaire le
locataire
Améliorer la circulation
de l’information
Capitaliser sur les
expériences passées
Régularisation
charges
est à l’origine de
a une influence sur
Hausses suite
réhabilitations Augmenter les
loyers Turnover
Augmenter les
loyers IRL
Recouvrement
« sorti »
Pré contentieux
Contentieux
Réduction
vacance
Développement
compétences
48
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Le contrôle interne : pragmatisme et efficacité
Pourquoi le contrôle interne est-il mal perçu ?
49
Un réel déficit d’image auprès des opérationnels
Trop souvent vu seulement comme une contrainte…du papier à remplir, des questionnaires pas
toujours compréhensibles, et si éloignés de la réalité…
Une certaine bureaucratie et une lourdeur administrative dans le traitement des contrôles
Sans être utile pour le métier : maîtrise de l’activité, satisfaction client…quelle valeur ajoutée ? À quoi
ca me sert ?
Sans lien réel avec l’opérationnel
Déconnexion entre la gestion des risques et le contrôle interne
Pas assez porté par les Hommes (responsabilité individuelle, compétence…)
Trop orienté respect des règles et risques financiers ?
Pas assez orienté aide au pilotage et au développement de la performance ?
Empilement de référentiels et de contrôles plus ou moins cohérents (SMQ, COSO/LSF)
Insuffisamment appuyé sur les fonctions transverses : Contrôle de gestion, RH et surtout le SYSTÈME
de MANAGEMENT de l’ENTREPRISE (et sa gouvernance)
Soutenus par des outils éparses
Des coûts de mise en œuvre et de suivi excessifs au regard des résultats obtenus
Remplissage de questionnaires parfois en oubliant le SENS !
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Témoignage OPH Calais
Webinaire du 12 mai 2015
50
51
Contact : Fabrice Alexandre Directeur Financier
de l’OPH de Calais - falexandre@oph-calais.fr
Témoignage de Fabrice Alexandre
DAF de l’OPH de Calais
• L’OPH de Calais gère environ 7 300 logements sociaux pour 192 membres du personnel
comprenant 100 salariés de droit privé et 92 fonctionnaires de la Fonction Publique
Territoriale au 1er janvier 2014. Très actif sur son territoire, l’OPH de Calais participe
activement aux opérations de renouvellement urbain.
• Le Conseil d’Administration de l’OPH de Calais a décidé de changer son régime
budgétaire et comptable à compter du 1er janvier 2015, contraint dès lors de respecter
les obligations liées à une comptabilité de commerce, en ce compris la nomination d’un
Commissaire aux comptes.
• La Direction Générale de l’Office ainsi que notre Direction Administrative et Financière
sont naturellement largement mobilisées dans cette mise en œuvre autour de plusieurs
projets clés …
52
Témoignage de Fabrice Alexandre
DAF de l’OPH de Calais
• Internalisation des fonctions précédemment assurées par le TPG : Un gros travail sur la
mise à disposition de terminaux de paiement en agence a permis de développer le
paiement carte bancaire décentralisé (le paiement internet devrait prochainement être
mis en place). De même la refonte de la procédure de paiement des factures a permis
de fiabiliser les délais de paiement auprès de nos partenaires, notamment les petites
entreprises.
• Rénovation de notre système d’information de gestion autour d’une solution
progicielle intégrée : Afin de satisfaire aux obligations liées au passage en comptabilité
commerciale, le changement d’outil informatique était pour l’OPH absolument
indispensable.
• Refonte de l’organigramme avec une Trésorière et un Contrôleur interne : Ces
nouvelles fonctions placées sous l’autorité du Directeur Général permettent de
sécuriser l’ensemble du dispositif mis en place.
• Mise en place de procédures de contrôle interne : Ce travail a permis de passer en
revue une centaine de process avec un objectif de sécurisation et d’efficience.
• Structuration des pratiques comptables et développement du contrôle de gestion : Le
travail se fait en partenariat avec le Commissaire aux Comptes pour qu’au-delà de
l’obligation réglementaire, la mission du CAC soit un levier d’amélioration de l’OPH.
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Annexe
Quelques publications et conférences ENODIA
dédiées à la performance de la DAF
53
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Publications et conférences ENODIA
(y compris avec le soutien de l’Institut du Benchmarking)
PERFORMANCE DE LA DAF
54
7/201312/2013
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Publications et conférences ENODIA
(y compris avec le soutien de l’Institut du Benchmarking)
FAST CLOSE / OPTIMISATION CLOTURE
55
2002
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Publications et conférences ENODIA
(y compris avec le soutien de l’Institut du Benchmarking)
OPTIMISATION DU BFR
56
2012
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Publications et conférences ENODIA
(y compris avec le soutien de l’Institut du Benchmarking)
CENTRES DE SERVICES PARTAGES POUR LA DAF
57
2011
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Publications et conférences ENODIA
(y compris avec le soutien de l’Institut du Benchmarking)
ACHATS / COMPTA FOURNISSEURS / DEMAT FACTURES
58
XX - 2012
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Publications et conférences ENODIA
(y compris avec le soutien de l’Institut du Benchmarking)
Tdb Fonction comptable / CFCI
59
3/20155/2009
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Publications et conférences ENODIA
(y compris avec le soutien de l’Institut du Benchmarking)
EVOLUTION DU METIER COMPTABLE
60
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
ENODIA HABITAT
61
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
L’INSTITUT DU BENCHMARKING
62
Performance de la Direction Financière OPH / ESH
Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA
Merci pour votre écoute
Un grand merci à VILOGIA
(Merci Eric)
L’équipe ENODIA est à votre service
Contact : David Leclercq
d.leclercq@enodia.fr – 06.71.68.57.15

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Webinar performance Performance de la Direction Administrative & Financière

  • 1. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Bienvenu(e)s à la web conférence ENODIA HABITAT « Performance de la Direction Administrative & Financière » 23 juin2015
  • 2. 2 • Fondée en 2005, ENODIA intervient en qualité d’auditeur ou d’expert-comptable et conseil, sous l’impulsion de ses 3 associés valorisant leurs expériences au service d’un niveau d’exigence élevé. • Des compétences pluridisciplinaires et une expérience acquise sur le terrain mise à disposition des entreprises du secteur Foncier / Logement social, en particulier entités d’HLM (OPH, ESH…). • Une capacité reconnue à apporter les meilleures pratiques des entreprises les plus performantes, fondée sur une implication forte auprès des instances professionnelles : Institut du Benchmarking/ Académie et APDC. Contact : David Leclercq - Président ENODIA d.leclercq@enodia.fr – 06.71.68.57.15 • Audits légaux : logement social, aménagement, foncière épargne solidaire, partenariats public privé • Rapprochement de SEM et d’organismes de logement social : rachat, fusion. • Assistance à la clôture des comptes: planning de clôture, dossier de contrôle informatisé, suivi de la production comptable. • Audits et analyses financières d’associations, d’OPH et ESH. • Audit d’acquisition: audit comptable, financier, fiscal, protocole de cession, garantie de passif. • Mise en place de procédures, renforcement de la gouvernance. • Mise en place de Tbd: leviers de performance, indicateurs clés, objectifs managériaux. • Architecteur applicative cible d’une foncière, aide au choix de solutions IT. Qui sommes-nous ?Exemplesde réalisations
  • 3. 24/06/2015 – page 3Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015 Vilogia en quelques chiffres
  • 4. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Agenda “Mieux vaut anticiper ….. que subir” Bonnes pratiques d’organisation de la DAF Accélération de la production des comptes et clôture mensuelle Pour aller plus loin Témoignage OPH Calais (webinaire du 12 mai) Annexe – Publications / Conférences ENODIA 4
  • 5. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Mieux vaut anticiper … que subir • Les sociétés de logement ont largement progressé dans la production de l’information financière, en particulier sur un plan qualitatif : Contrôle de la MIILOS, Dossier Individuel de Situation, données financières transmises à la Caisse des dépôts, Audit des CAC, Contrôles Fiscaux… ayant nécessité la mise en place de processus structurés. • Pourtant toutes les sociétés de logement ne sont pas encore parvenues à répondre pleinement à ces exigences, alors même que les opérations de restructuration s’accélèrent (fusion, acquisition…) et que l’environnement réglementaire est toujours en forte évolution…. • Les DAF des OPH et ESH doivent anticiper ces évolutions … pour ne pas les subir. • Mettre en place une organisation agile et efficiente ! • Produire une information financière répondant toujours à une forte exigence qualitative… mais aussi plus fréquemment et plus rapidement : UN VRAI CHALLENGE POUR LA COMPTABILITE ! • Parvenir à équilibrer les opérations d’investissements malgré des subventions devenues plus difficiles à obtenir par la recherche du loyer d’équilibre et de tous les leviers de performance : LE CONTRÔLE DE GESTION AU CŒUR DU DISPOSITIF DE PERFORMANCE (un prochain webinaire) • Mettre en place un contrôle interne efficient pour réellement maîtriser les opérations : LE CONTRÔLE INTERNE AU SERVICE DE LA GOURVERNANCE DES ESH / OPH (un prochain webinaire) 5
  • 6. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Nature des exigences de la MIILOS (ANCOLS) • La Mission interministérielle d’inspection du logement social (Miilos), devenue ANCOLS en 12/2014, est un organisme de contrôle placé sous la double autorité du ministre chargé du logement et du ministre chargé de l’économie représentés au sein d’un comité directeur. Elle effectue des contrôles systématiques sur place pour évaluer la gestion des différents organismes. L’activité de la Mission est régie par des dispositions législatives et réglementaires du code de la construction et de l’habitation. • Les thèmes abordés par le MIILOS concernant plus spécifiquement la DAF sont les suivants : • la bonne application des règles et des principes de la comptabilité générale et l’interprétation faite des dispositions spécifiques au secteur HLM, • la juste couverture des charges et des risques générés par les différentes activités, • le fondement et l’équilibre économique des flux financiers enregistrés, notamment dans les groupes HLM, • l’appréciation des niveaux de rentabilité dégagés, notamment au regard des obligations inhérentes à l’exercice de la mission d’intérêt économique général, la qualité de l’information financière communiquée aux instances de gouvernance. 6
  • 7. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Nature des exigences de la MIILOS (ANCOLS) Illustration des zones de risques identifiées : • Des opérations de couverture des risques financiers non autorisées préalablement par les instances de gouvernance ; • Des paiements aux fournisseurs réalisés dans des délais excessifs ; • L’octroi de prêts à des salariés opéré dans des conditions irrégulières ; • Le non-respect de la règle d’équilibre entre les amortissements techniques et les amortissements financiers ; • Des retards inexpliqués dans les clôtures des opérations locatives ; • Des dispositifs de valorisation des coûts internes établis sur une base forfaitaire ou fondés sur une méthode contestable • Un défaut d’adossement de la provision pour gros entretien à un plan de travaux prévisionnel crédible pouvant mettre en cause son maintien au passif ; • Des incohérences significatives dans la tenue des fiches de situation financière et comptable rendant la comptabilité de programme parfois inexploitable ; • Des défaillances dans la mise en œuvre de la procédure d’alerte incombant aux commissaires aux comptes (source : rapport ANCOLS 2013) 7
  • 8. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Les axes de travail de ce webinaire • Quelle organisation efficace pour une DAF dans le logement social ? • Comment rapprocher le contrôle de gestion et la comptabilité par la clôture mensuelle ? Pour aller plus loin, présentation en fin d’intervention d’autres axes de travail (Tdb du Codir, piste d’audit fiable, mise en place d’un contrôle interne efficace, dématérialisation des flux …) 8
  • 9. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Les bonnes pratiques d’organisation de la DAF 9
  • 10. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Quelle organisation efficace d’une DAF dans le logement social ? • Les missions de la Direction Financière d’une société de logement : • Pilotage de la performance : définition du business plan à partir des objectifs stratégiques, production des Tdb Métier, reporting DG, élaboration et suivi du budget • Accompagnement de la DG dans les opérations de croissance : audit d’acquisition, évaluation • Gestion comptable et fiscale • Mise en place des financements et gestion de la trésorerie • Quelques questions à se poser : • Quelle organisation efficace pour réaliser au mieux ces missions ? • Quelles sont les nouvelles tendances ? Et les pièges à éviter ? • Des étapes intermédiaires sont-elles nécessaires ?
  • 11. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA L’organisation classique d’une DAF ESH/ OPH en comptabilité commerciale Directeur du Système d’Information Service Informatique Formations Centre de compétences Assistance et formation Stratégie du SI et référentiels financiers Projets Référentiels du SI Direction Générale Service marchés Achats frais généraux Direction des Achats / marchés DAF Directeur Comptable Comptabilité Directeur du Contrôle de Gestion Contrôle de Gestion Production et Contrôle interne comptables Gestion administrative et financière Gestion Fiscale Comptabilité Générale / Fiscalité Production du reporting Programmation et pilotage budgétaire Suivi exécution budgétaire Synthèse / Reporting Directeur de la Trésorerie Trésorerie Exploitation Investissements Exploitation Comptabilité Tiers Gestion de la Trésorerie Suivi des engagements Mise en place des cautions et garanties Relations bancaires 11
  • 12. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Favoriser la recherche de performance par un Contrôle de gestion proche du métier Directeur Pilotage de la performance Economique et Financière Référentiel de Gestion Déclinaison du plan stratégique sur les registres économique et financier Animation du cycle de gestion (court moyen terme) Reporting center / Consolidation / Analyse Contrôle Financier Pilotage des objectifs annuels y c élaboration des indicateurs clés Animation des plans de performance transverses Accompagnement de la Direction Générale dans la prise de décision Soutien et accompagnement des centres de résultat dans le développement de leur performance Performance Opérationnelle DAF Directeur du Contrôle de Gestion Contrôle de Gestion Production du reporting Programmation et pilotage budgétaire Suivi exécution budgétaire Synthèse / Reporting Garant du schéma de gestion et de son évolution Déploiement du schéma de gestion dans le système d’information Fiabilisation des données de gestion DAF Comptabilité Contrôle de Gestion Comptabilité Générale / Fiscalité Synthèse / Reporting Trésorerie / Financement Exploitation Comptabilité Tiers 12 Un contrôle de gestion au service de la Direction Générale, disposant de relais dans les entités (Directions, Filiales, Sites…), axé sur 3 missions clés : • Le référentiel commun avec la comptabilité • Le contrôle financier : mise sous contrôle de l’organisation • La recherche de la performance en soutien aux métiers Transformation du Contrôle de gestion
  • 13. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Ouvrir la fonction Trésorerie / Financement à l’accompagnement des opérations de développement / croissance externe DAF DAF Comptabilité Contrôle de Gestion Comptabilité Générale / Fiscalité Synthèse / Reporting Trésorerie / Financement Exploitation Comptabilité Tiers Une fonction trésorerie / financements, dont la mission évolue sensiblement : de la gestion de trésorerie quotidienne à la négociation et la mise en place des financements requis pour accompagner les projets de développement. Transformation de la fonction Trésorerie / Financements Exploitation Gestion de la Trésorerie Suivi des engagements Mise en place des cautions et garanties Relations bancaires Directeur Trésorerie Trésorerie / Financement Gestion de la Trésorerie Reporting cash (suivi & animation du BFR) Suivi des engagements Mise en place des cautions et garanties Relations bancaires Exploitation Structuration, négociation et mise en place de financements structurés en lien avec les équipes de réponses à appel d’offres (acquisitions, cessions, fusions…) (selon mission équipe développement) Financements / Investissements *
  • 14. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Spécialiser les fonctions selon le métier : Illustration pour la comptabilité 14 Une comptabilité spécialisée autour de 3 pôles , en soutien également aux opérations de structuration Directeur Comptable Comptabilité Compta auxiliaire Copro Gestion Locative Exploitation des centres de profits Exploitation Experts DIS FSFC Expert Promotion & Production / Référent Compta promo Compta promo / secteurs Investissements Production des comptes / des états financiers (bilan, compte de résultat) Gestion et optimisation Fiscale Evaluation d’entreprise Audit d’acquisition Compta générale / Fiscalité Spécialisation de la fonction comptable Comptabilité Production et Contrôle interne comptables Gestion administrative et financière Gestion Fiscale Comptabilité Générale / Fiscalité Investissements Exploitation Comptabilité Tiers DAF Comptabilité Contrôle de Gestion Comptabilité Générale / Fiscalité Synthèse / Reporting Trésorerie / Financement Exploitation Comptabilité Tiers
  • 15. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Développement d’un data center au service de la performance 15 Data Cruncher Data Center - MOA Système de gestion: centralisation des besoins - Production des données de gestion pour l’entreprise : industrialisation des outils d’aide à la décision, Tdb, reporting… - « Certification des données » = Unification de l’accès à l’information + rationalisation des indicateurs DAF Comptabilité Contrôle de Gestion Comptabilité Générale / Fiscalité Synthèse / Reporting Trésorerie / Financement Exploitation Comptabilité Tiers
  • 16. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Proposition d’organisation d’une DAF dans le logement social DAF Directeur Comptable Comptabilité Compta auxiliaire Copro Gestion Locative Exploitation des centres de profits Exploitation Experts DIS FSFC Expert Promotion & Production / Référent Compta promo Compta promo / secteurs Investissements Production des comptes / des états financiers (bilan, compte de résultat) Gestion et optimisation Fiscale Evaluation d’entreprise Audit d’acquisition Compta générale / Fiscalité Directeur Trésorerie Financement Trésorerie / Financement Gestion de la Trésorerie Reporting cash (suivi & animation du BFR) Suivi des engagements Mise en place des cautions et garanties Relations bancaires Exploitation Structuration, négociation et mise en place de financements structurés en lien avec les équipes de réponses à appel d’offres (acquisitions, cessions, fusions…) (selon mission équipe développement) Financements / Investissements Directeur du Contrôle de gestion Pilotage de la performance Economique et Financière Référentiel de Gestion Déclinaison du plan stratégique sur les registres économique et financier Animation du cycle de gestion (court moyen terme) et Reporting center / Consolidation / Analyse Contrôle Financier Pilotage des objectifs annuels Animation des plans de performance transverses Accompagnement de la Direction Générale dans la prise de décision Soutien et accompagnement des centres de résultat dans le développement de leur performance économique et financière Performance Opérationnelle Garant du schéma de gestion et de son évolution Déploiement du schéma de gestion dans le système d’information Fiabilisation des données de gestion 16 * * A noter que certaines sociétés de logement privilégient un rattachement de la fonction trésorerie à la Direction Générale pour des raisons de contrôle interne. Data cruncher Data center
  • 17. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Organisation de 3ème type DAF Contrôle financier Performance opérationnelle Réel : reporting / fiscal Prévision : Plan / Budget Trésorerie / Financement Exploitati on Financements / Investissemen ts Data center Référentiel de Gestion Data crunching 17 MOA Evaluation Audit acquisition * * Variante : positionnement de cette mission au sein de la DSI
  • 18. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Notre conviction La performance de la DAF emporte une transversalité des processus clés, de nature à faciliter une meilleure implication des compétences disponibles au service de la mesure de la performance des sociétés de logement : • une comptabilité pleinement en responsabilité de la production du réalisé tant mensuel (au travers le reporting) que annuel (au travers la clôture des comptes et la production du rapport financier), maîtrisant parfaitement une réglementation fiscale toujours aussi complexe, source de risques mais également d’opportunités • un contrôle de gestion garant du référentiel de gestion de l’ESH / OPH (clé analytique, objets de gestion, indicateurs…), de l’analyse métier des résultats et de la prévision / reprévision annuelle et pluri annuelle en étroite collaboration avec la comptabilité, et clairement axé sur la recherche de performance • une fonction centralisée et unifiée de Datacenter 18
  • 19. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA « Performance de la Direction Administrative & Financière » Les valeurs et l’organisation chez Vilogia 19
  • 20. 24/06/2015 – page 20Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015 Les 5 composantes du Secrétariat Général: Direction des Engagements Business Plan Gestion active et couverture de la Dette Plan Stratégique de Patrimoine Juridique & Assurances Comptabilité, Fiscalité & Trésorerie Contrôle de Gestion Logistique et Accueil Audit, Risques & CIL COMEX COS DSI BI (New 2015) DAF en 2014:= Direction Stratégie Financière (DSF) Missions du Secrétariat Général REGULATEUR DE L’ACTIVITE Conformité juridique & comptable, fiscale Hygiène & sécurité des locaux Audit & risques FACILITATEUR Ouvrir des chemins sécurisés ≠ dresser des obstacles Pilotage économique Optimisation financière Organigramme simplifié 2015 Comité d’audit Conseil d’administration Comité d’engagements 20
  • 21. 24/06/2015 – page 21Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015 Responsable : Eric CASPERS (Cindy COUPEZ-LEGLAY, Assistante de Direction) Gestion Immobilière Nord : Lionel VANDIONNANT Gestion Immobilière Secteurs et Ile de France : Karine HACHE - Bras droit: Syvie BECUWE Développement Immobilier (National) : Edouard FRANCHOMME - Bras droits: Anthony PENIN & Bérangère BAUDUIN Gestion des Copropriétés (National): Laure ENGELBRECHT Secteur Aquitaine (intégration SAEMCIB): Francine LAURIER Trésorerie d’exploitation et placements: Sabine DRECQ Direction Administrative et Financière National: Secteurs et Ile de France Juridique & Assurances Comptabilité, Fiscalité & Trésorerie Contrôle de Gestion Logistique et Accueil Audit, Risques & CIL Les 5 composantes du Secrétariat Général: Trois filières d’excellence identifiées pour la comptabilité: - Gestion Immobilière - Promotion Immobilière - Copropriétés 21
  • 22. 24/06/2015 – page 22Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015 Les valeurs au sein de la DAF: Primauté au respect des collaborateurs --------------------------------- Vouloir manager, c’est aimer les relations humaines et les gens "Les deux choses les plus importantes n'apparaissent pas au bilan de l'entreprise: sa réputation et ses Hommes" Henry Ford, Ma vie, mon oeuvre, Payot Bienveillance ou voir le grand chez l’autre « Travailler en meute » 22
  • 23. 24/06/2015 – page 23Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015 Principes généraux de l’encadrement Une organisation pensée comme dans un cabinet comptable: - Senior Manager ou Responsable Comptable Senior : Karine et Edouard - En charge de l’animation de la filière d’excellence et des réunions de formation / information / retour d’expérience - Garant de la cohérence nationale - Taille d’équipe large - Manager 4, 3, 2 ou Responsable Comptable: Laure et lionel - En charge de l’animation d’une filière d’excellence locale - Référent local - Taille d’équipe moyenne - Manager ou manager 1 ou Responsable Comptable Junior: - En charge de l’animation d’une filière d’excellence locale - Référent local - Manager local par délégation sur les équipes de l’autre filière d’excellence sur son territoire - Taille d’équipe réduite - Bras droit ou adjoint au responsable comptable: ex Anthony et Bérangère,,, - Seconde son manager - Le remplace durant ses absences par délégation - Susceptible de manager un collaborateur maxi - Singulier ou pluriel en fonction de la taille de l’équipe et de l’expertise Préférence à la valorisation des talents internes Les responsables deviendront: - Moins manager (équipe < 14 pers) - Plus expert comptable de leur filière d’excellence Idéal: - Disposer à terme de responsables comptables ayant été sur chaque filière d’excellence pour leur offrir un bagage à 360° porteur de valeur - Ex horizontaux: - Lionel V et Laure E permutent leurs filières - Karine H et Edouard F permutent leurs filières - Les bras droits permutent leurs missions (Anthony et Bérangère) 24/06/2015 – page 23 Des organisations valables pour une année (clôture N / clôture N+1) pour les affectations des moyens pour suivre le développement de Vilogia et les chantiers d’amélioration 23
  • 24. 24/06/2015 – page 24Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015 Depuis 2015 : une séparation et un mariage… 1. Gestionnaires et comptables deviennent deux filières d’excellence séparées 2. Besoin de travailler ces interfaces (Promotion, Gestion Immobilière, Copropriétés) Interface à animerBertrand DUPRAT Laetitia LEDEZ 24/06/2015 – page 24 24
  • 25. 24/06/2015 – page 25Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015 24/06/2015 – page 25 Contribution au Rapport de Gestion du Président des Conseils d’administrations avec le contrôle de Gestion et le droits des sociétés Indicateurs QlickViews sur le circuit d’enregistrement, validation et paiement des fournisseurs Rapports Financiers annuels Document Individuel de Situation (DIS) Etats Réglementaires (ER) CAC: - Situation au 30/06/N - Préfinal au 31/10/N - Revue intérimaire (Novembre N) - Final au 31/12/N Les principaux livrables 25
  • 26. 24/06/2015 – page 26Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015 La conduite du changement, pas à pas – Le message aux équipes Stress positif seulement Etre vigilant au Burn-out 1 – Vos managers 2 - Mon téléphone portable: 06.09.33.76.18 24/24 ou 7/7 26
  • 27. 24/06/2015 – page 27Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015 : La conduite du changement, pas à pas – La mesure de la performance Réflexions demain sur la nouvelle répartition des missions: Objectifs: - S’appuyer sur des données « objectivables » pour vendre la nouvelle répartition d’activité et la suivre (indicateurs globaux, territoire, personne) - Parvenir à concilier, partage de nouvelles missions à valeur ajouté (la promesse) et effort collectif (le COS du 26/1 sur les CDD ATA) Comment: - L’explication - Le consensus et la négociation - La valorisation des équipes dans lors des réunions « filières d’excellence » - Comprendre ce que sont l’intelligence émotionnelle et collective Des outils: - Proposer une grille permettant de repérer les briques individuelles de mission (qui propose la grille pour la prochaine réunion?) - Réactiver les binômes actifs (permanent) et passifs (lors des absences) mais au niveau des briques individuelles de mission 27
  • 28. 24/06/2015 – page 28Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015 24/06/2015 – page 28 Nos enjeux et défis: 24/06/2015 – page 28 28
  • 29. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA L’accélération de la production des comptes et la clôture mensuelle 29
  • 30. Rapprocher le contrôle de gestion et la comptabilité autour de la clôture mensuelle : finalité et enjeux Pourquoi tendre vers un arrêté ou une clôture mensuelle ? Deux regards complémentaires d’une même réalité : la comptabilité garante du réalisé (tenant compte des estimations du contrôle de gestion) et de son analyse dans le cadre du rapport financier annuel, le contrôle de gestion garant du suivi des prévisions et de l’analyse « business » le rapprochement de ces regards est possible au travers l’arrêté mensuel pour simplifier sensiblement des processus aujourd’hui très indépendants et lourds pour les opérationnels. Il s’agit là d’un enjeu fort de performance pour la Direction Financière, qui vise à produire des comptes plus régulièrement mais aussi plus rapidement (l’un de va pas sans l’autre) tout en maintenant un haut degré de qualité de production de l'information. Bénéfices attendus : Répondre à une double exigence réglementaire et opérationnelle dans des délais courts permettant au management de disposer rapidement et selon une périodicité rapprochée d’indicateurs financiers et de gestions fiables : la comptabilité participe alors pleinement à la prise de décision, produisant les indicateurs financiers clés (chiffre d’affaires, taux d’impayés, coût des opérations de construction….) Mobiliser les équipes sur un thème transversal au sein de la DAF et participe clairement à une meilleure valorisation des métiers de la DAF. 30
  • 31. Produire chaque mois les comptes d’un ESH / OPH : c’est possible Lutter contre le « chez nous, ce n’est pas possible » Une société de logement social habituée à produire ses comptes une fois par an pour les seuls motifs réglementaires et de communication financière (Cour des comptes, MIILOS, CDC…) trouvera à juste titre complexe de produire chaque mois des comptes en 5 jours ouvrés (sans qu’il s’agisse d’une clôture complète), et chaque année pour le 31 janvier au plus tard (15 jours étant consacrés à la revue par les Commissaires aux comptes) pourtant, c’est possible. Quels sont les leviers et outils pour y parvenir ? Une organisation et des responsabilités clairement définies Recourir à l’arrêté mensuel pour "banaliser" les opérations de clôture et mettre en œuvre régulièrement des pratiques optimisées car « jouées » chaque mois la comptabilité s’organisant progressivement autour de l’arrêté mensuel Imposer une date limite « deadline » de production des comptes, considéré comme un objectif prioritaire : des jalons de production des comptes doivent établis chaque mois et chaque année pour la clôture annuelle. Emporter l’adhésion de la Direction Générale : ce ne peut pas être un seul projet de la DAF, car l’implication des opérationnels est essentielle (ex. les chargés d’opérations pour l’estimation des factures à recevoir ou l’avancement et le coût prévisionnel des opérations) Disposer de relais clairement identifiés dans les activités opérationnelles pour préciser la nature des informations attendues et en faciliter la « remontée « régulière, par exemple : appréciation des risques financiers par exemple Impliquer au plus tôt le Commissaires aux Comptes pour valider les options retenues : règles d’estimation des provisions par exemple, Responsabiliser les comptables à travers de contrôle précis des comptes : tous les comptes doivent être affectés à un comptable qui est désigné responsable de leur analyse et de leur justification 31
  • 32. Des outils précis de planification des tâches de clôture, calés avec les processus d’un ESH / OPH 1. Un découpage en cycles, cohérent avec la cartographie des processus d’un ESH /OPH 2. Un planning de clôture détaillé et optimisé : mensuel et annuel Elément de pilotage indispensable tant pour la clôture mensuelle que annuelle des comptes. Clé de voute du projet de réduction des délais pour définir un planning cible à partir d’un existant 3. L’établissement d’une convention de clôture mensuelle et annuelle : Définition des règles comptables par cycle : recours éventuel à des informations prévisionnelles et statistiques Maîtrise des aspects fiscaux, comptables et financiers 4. La mise en place d’outils de qualité comptable : Dossier de contrôle Dossier permanent 32 Produire chaque mois les comptes d’un ESH / OPH : c’est possible
  • 33. Pourquoi et quel découpage par cycle ? L’approche purement comptable du compte de résultat et du bilan ne permet pas aisément une bonne compréhension des résultats d’une société de logement de nombreuses spécificités techniques justifient une appréhension par cycle de l’ensemble des comptes (bilan et compte de résultat) associés à un même processus Exemple : appréhender globalement la gestion locative pour apprécier concomitamment le chiffre d’affaires, le taux de vacance et le taux d’impayé. Le découpage en cycles est pleinement « calé » avec le découpage des activités d’un ESH / OPH pour : disposer d’une meilleure compréhension des risques clés à couvrir faciliter les échanges avec les correspondants métier 33 Un découpage en cycles, cohérent avec la cartographie des processus d’un ESH /OPH
  • 34. Chaînedevaleurd’une foncièresocial 11 22 33 44 55 66 77 88 99 Processus stratégiques Processus métiers Processus supports 4 Activités principales Un découpage en cycles, cohérent avec la cartographie des processus d’un ESH /OPH Gestion des financements Processus stratégiques Processus métiers Processus supports Gestion de patrimoine Maîtrise d’ouvrage (yc marchés) Gestion technique Gestion locative Commercialisation / promotion Ressources humaines / Paie Achats Gestion financière / comptabilité / fiscalité Juridique Trésorerie 1 2 4 5 6 7 8 9 3 Gouvernance 0 10 Informatique 12 11 Commandes Administration personnel Paie Contentieux Assurances 11
  • 35. Chaînedevaleurd’une foncièresocial 4 A Etats financiers B Cycle Immobilisations C Cycle Stocks D Cycle Clients / gestion locative E Cycle autres comptes de tiers F Cycle financement bancaire G Cycle capitaux propres, subventions et provisions pour risques et H Cycle achats / comptes fournisseurs I Cycle impôts et taxes J Cycle personnel K Cycle charges et produits exceptionnels L Cycle Annexes Légales Un découpage en cycles, cohérent avec la cartographie des processus d’un ESH /OPH Gestion des financements Processus stratégiques Processus métiers Processus supports Gestion de patrimoine Maîtrise d’ouvrage (yc marchés) Gestion technique Gestion locative Commercialisation / promotion Ressources humaines / Paie Achats Gestion financière / comptabilité / fiscalité Juridique Trésorerie Gouvernance Informatique
  • 36. Planning type d’une clôture au 31/3 36 • Traitement des opérations de clôture comptable par cycle, en les positionnant dans le planning au plus tôt, dans le respect du chemin critique imposé par le PERT. • Il en résulte un ordonnancement « naturel » propre au secteur du logement, présenté dans le planning joint : Tréso/Financement Subventions Fournisseurs …
  • 37. Tâches clés par cycle 37
  • 38. Optimisation de ce planning de clôture 38 Un travail d’optimisation des traitements de clôture est possible sous réserve : • d’une « industrialisation » de la clôture, permise par les arrêtés mensuels • d’un « reengineering » de l’ordonnancement des opérations de clôture Présentation ici d’un planning optimisé pour une clôture annuelle au 31/1 N La réduction des délais de clôture conduit les commissaires aux comptes à intervenir alors que les opérations d'arrêté ne sont pas encore totalement finalisées.
  • 39. Convention de clôture 39 Cette convention précise les règles comptables pour l’arrêté mensuel d’une part, et pour la clôture d’autre part, largement facilités par une pré-clôture au 30/6 et/ou au 31/10, règles soumises préalablement à votre Commissaire aux comptes.
  • 41. Mise en place d’outils de qualité comptable 41 Pourquoi de tels outils ? Ils participent pleinement d’un dispositif de production régulière des comptes pour : • formaliser a priori tous les contrôles à réaliser mise en place d’un dossier de clôture • sécuriser l’archivage des donnes dites permanentes mise en place d’un dossier permanent Ce dossier est établi en cohérence avec le découpage par cycle, exemple ci-après pour les immobilisations. Il précise les travaux réalisés chaque mois, lors de la pré-clôture (ex. au 31/10) ou dans le cadre de la clôture annuelle. Référence B-T Exercice 31/12/2014 Revue analytique du cycle N / N-1 Fait ? Qui réalise ? Mensuel Annuel Commentaire / Matérialisation (1) I IMMOBILISATIONS INCORPORELLES ET CORPORELLES 1) IMMOBILISATIONS-VALEUR BRUTE -Rapprocher les immobilisations corporelles de FSFC X -Obtenir le détail de l'ensemble des dépenses d'investissement de l'année par opération X -Par sondage, justifier ces dépenses avec les marchés des travaux et des comptes définitifs, situation des travaux, factures diverses - S'assurer que les procédures applicables à la passation des marchés ont bien été respectées -Analyser les transferts du compte 23 au compte 21 en les rapprochant des PV de réception. -Procéder à un sondage sur les mises en service et les premiers quittancements afin de s'assurer que l'intégralité des logements a bien été quittancé - Analyser les déclarations 940-941 et 943 des LASM - S'assurer que la TVA collectée au titre de la LASM a bien été immobilisée à la clôture de l'exercice - Etablir un état des variations des immobilisations corporelles -Par opération, vérifier que les composants ont bien été ventillés suivant les délibérations du Conseil d'Administration lors du changement des méthodes conformément aux règles comptables émises par le Conseil National de la Comptabilité - Vérifier que les composants remplacés ont bien fait l'objet d'une extourne sur la valeur d'origine et que les amortissements comptables et financiers ont bien été retraités dans la balance générale et dans l'état du passif CYCLE IMMOBILISATIONS / TRAVAUX A REALISER Retour sommaire Respecter l'ordre indiqué ci-dessous pour votre classement de documents. Date Fait par Comptes concernés 2 - 675 - 681 - 775 - 781 Ce dossier permet à partir de la balance générale d’automatiser la production des feuilles de travail par cycle avec comparatif N / N-1.
  • 42. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Retour d’expérience VILOGIA 42
  • 43. 24/06/2015 – page 43Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015 1.1 Une équipe en mode projet pluridisciplinaire Comptables Contrôle de Gestion Juristes Droits des sociétés Paie Comptes / Bilan, Compte de Résultat, Annexe Littéraire Rapport Financier Rapport de Gestion Conventions réglementées PPT / SIGRapport LSF Contrôle interne/méthodes RSE 2015 1.2 Des plannings avec des jalons et un SIG pour des contrôles réciproques Contrôle de GestionComptablesDroits des sociétés Focus sur la clôture des comptes 2014
  • 44. Des « documents » présents ou à imaginer/anticiper: - Contrats, Factures, Prêts, Subventions, couvertures de taux - Des engagements donnés ou reçus (bien ou mal valorisés) - Des charges à payer lorsque les factures ne sont pas arrivées - Des relevés bancaires - Des paies, des charges sociales et fiscales - Des litiges juridiques ou prudhommaux - Des circularisations bancaires et juridiques Un contrôleur ou Commissaire aux Comptes: - Choisi après un AO pour six ans - Indépendant et engageant sa responsabilité - Rassurant pour les actionnaires et banquiers 24/06/2015 – page 44Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015 2. Que comprend une clôture des comptes? Restitution EY Jeudi 19 mars COS Jeudi 26 mars Comité d’audit Mercredi 1er avril Conseils d’administration Mercredi 1er avril au lundi 13 avril AGO - Approbation des comptes 4 juin 2015 Le CA doit arrêter les comptes 45 jours avant l’AGO Une année civile d’activité: - 12 mois du 1er janvier au 31 décembre - Prise en compte d’évènements significatifs postérieurs à la date d’arrêt des comptes (31/12/2014) Des logiciels: Plus ou moins interfacés : Ikos, Gecop, Gesprojet, Paie, GR immo, Salvia (Financement, Patrimoine, ER) De nombreux livrables: - Notes de contexte, notes de synthèse - Restitution des travaux du CAC, puis Rapports officiels (Général et Spécial) - Rapport Financier (collectif) - SIG et activité (CG) - PPT Rapports officiel des CA
  • 45. 24/06/2015 – page 45Performance des DAF Enodia 23 JUIN 2015 CINQ Sociétés gérées avec suivi CAC et production d’un rapport financier pour chacune: - Avec EY: Vilogia SA, Vilogia Services, Vilogia Premium , AG Vilogia (et curateur cette année) - Avec EY et KPMG: Primo Des clôtures intermédiaires contrôlées par le CAC pour « prendre de l’avance en fiabilité »: - 30/6 et 31/10 (Pré-final) + revue intérimaire du contrôle interne en novembre 3. Avancement du Process de Clôture des comptes Un process de clôture en 3 étapes : - Pour tous les comptables en région et au Siège - Un planning sur 8 semaines - Des travaux anticipés pour les opérations ANRU: Un passage au crible par les CAC des comptes : - Sur les comptes du 2 mars au 13 mars par EY - Sur les comptes les 23/24 mars pour KPMG pour le co-commissariat Primo Restitution EY sur les comptes en présence des managers comptables, du CG, Trésorerie et LP Jeudi 19 mars Un contrôle par les CAC des Rapports Financiers et des conventions réglementées : - Du jeudi 26 mars au mardi 31 mars – 4 jours de contrôle des rapports de gestion, tableaux financiers et annexe littéraire Constitution des Rapports Financiers (Rapports de Gestion, Tableaux Financiers et Annexe Littéraire) et PPT de Restitution pour le COS, le Comité d’audit et les 5 CA : - Du lundi 16 mars au mercredi 25 mars COS Jeudi 26 mars Comité d’audit Mercredi 1er avril Conseils d’administration Mercredi 1er avril au lundi 13 avril Particularités de l’année: réorganisation, liquidation de l’AG Vilogia et l’intégration de la Sem de bègles Dates Quand Revue des démolitions par EY 2/2 au 6/2 Respect du calendrier de clôture pour pouvoir réaliser les ppt et rapports de gestion dans les temps et adresser 8 jours avant
  • 46. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Pour aller plus loin 46
  • 47. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Pour aller plus loin Nos prochains webinaires et actions de formations Mise en place d’un contrôle interne efficace Tableau de bord du Codir Dématérialisation des flux (factures entrantes, work flow BAP…) Spécificités comptables et fiscales Piste d’audit “fiable” Analyse financière des ESH /OPH 47
  • 48. Construction du Tdb du CODIR : stratégie d’entreprise et indicateurs de performance Focus sur la gestion locative (logement) – Identification des relations de cause à effet – Formalisation des leviers de performance – Identification des indicateurs de performance Vision stratégique / business plan Sélection des indicateurs de performance Tableau de bord DG : illustration 1 2 3 Finance Clients Orga interne RH Organisation des mutations Augmenter les loyers / m2 Mise en place dispositif loyer plafond Recouvrement « en place » Augmenter Nombre logements loués Recouvrement loyers APLSatisfaire le locataire Améliorer la circulation de l’information Capitaliser sur les expériences passées Régularisation charges est à l’origine de a une influence sur Hausses suite réhabilitations Augmenter les loyers Turnover Augmenter les loyers IRL Recouvrement « sorti » Pré contentieux Contentieux Réduction vacance Développement compétences 48
  • 49. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Le contrôle interne : pragmatisme et efficacité Pourquoi le contrôle interne est-il mal perçu ? 49 Un réel déficit d’image auprès des opérationnels Trop souvent vu seulement comme une contrainte…du papier à remplir, des questionnaires pas toujours compréhensibles, et si éloignés de la réalité… Une certaine bureaucratie et une lourdeur administrative dans le traitement des contrôles Sans être utile pour le métier : maîtrise de l’activité, satisfaction client…quelle valeur ajoutée ? À quoi ca me sert ? Sans lien réel avec l’opérationnel Déconnexion entre la gestion des risques et le contrôle interne Pas assez porté par les Hommes (responsabilité individuelle, compétence…) Trop orienté respect des règles et risques financiers ? Pas assez orienté aide au pilotage et au développement de la performance ? Empilement de référentiels et de contrôles plus ou moins cohérents (SMQ, COSO/LSF) Insuffisamment appuyé sur les fonctions transverses : Contrôle de gestion, RH et surtout le SYSTÈME de MANAGEMENT de l’ENTREPRISE (et sa gouvernance) Soutenus par des outils éparses Des coûts de mise en œuvre et de suivi excessifs au regard des résultats obtenus Remplissage de questionnaires parfois en oubliant le SENS !
  • 50. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Témoignage OPH Calais Webinaire du 12 mai 2015 50
  • 51. 51 Contact : Fabrice Alexandre Directeur Financier de l’OPH de Calais - falexandre@oph-calais.fr Témoignage de Fabrice Alexandre DAF de l’OPH de Calais • L’OPH de Calais gère environ 7 300 logements sociaux pour 192 membres du personnel comprenant 100 salariés de droit privé et 92 fonctionnaires de la Fonction Publique Territoriale au 1er janvier 2014. Très actif sur son territoire, l’OPH de Calais participe activement aux opérations de renouvellement urbain. • Le Conseil d’Administration de l’OPH de Calais a décidé de changer son régime budgétaire et comptable à compter du 1er janvier 2015, contraint dès lors de respecter les obligations liées à une comptabilité de commerce, en ce compris la nomination d’un Commissaire aux comptes. • La Direction Générale de l’Office ainsi que notre Direction Administrative et Financière sont naturellement largement mobilisées dans cette mise en œuvre autour de plusieurs projets clés …
  • 52. 52 Témoignage de Fabrice Alexandre DAF de l’OPH de Calais • Internalisation des fonctions précédemment assurées par le TPG : Un gros travail sur la mise à disposition de terminaux de paiement en agence a permis de développer le paiement carte bancaire décentralisé (le paiement internet devrait prochainement être mis en place). De même la refonte de la procédure de paiement des factures a permis de fiabiliser les délais de paiement auprès de nos partenaires, notamment les petites entreprises. • Rénovation de notre système d’information de gestion autour d’une solution progicielle intégrée : Afin de satisfaire aux obligations liées au passage en comptabilité commerciale, le changement d’outil informatique était pour l’OPH absolument indispensable. • Refonte de l’organigramme avec une Trésorière et un Contrôleur interne : Ces nouvelles fonctions placées sous l’autorité du Directeur Général permettent de sécuriser l’ensemble du dispositif mis en place. • Mise en place de procédures de contrôle interne : Ce travail a permis de passer en revue une centaine de process avec un objectif de sécurisation et d’efficience. • Structuration des pratiques comptables et développement du contrôle de gestion : Le travail se fait en partenariat avec le Commissaire aux Comptes pour qu’au-delà de l’obligation réglementaire, la mission du CAC soit un levier d’amélioration de l’OPH.
  • 53. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Annexe Quelques publications et conférences ENODIA dédiées à la performance de la DAF 53
  • 54. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Publications et conférences ENODIA (y compris avec le soutien de l’Institut du Benchmarking) PERFORMANCE DE LA DAF 54 7/201312/2013
  • 55. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Publications et conférences ENODIA (y compris avec le soutien de l’Institut du Benchmarking) FAST CLOSE / OPTIMISATION CLOTURE 55 2002
  • 56. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Publications et conférences ENODIA (y compris avec le soutien de l’Institut du Benchmarking) OPTIMISATION DU BFR 56 2012
  • 57. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Publications et conférences ENODIA (y compris avec le soutien de l’Institut du Benchmarking) CENTRES DE SERVICES PARTAGES POUR LA DAF 57 2011
  • 58. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Publications et conférences ENODIA (y compris avec le soutien de l’Institut du Benchmarking) ACHATS / COMPTA FOURNISSEURS / DEMAT FACTURES 58 XX - 2012
  • 59. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Publications et conférences ENODIA (y compris avec le soutien de l’Institut du Benchmarking) Tdb Fonction comptable / CFCI 59 3/20155/2009
  • 60. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Publications et conférences ENODIA (y compris avec le soutien de l’Institut du Benchmarking) EVOLUTION DU METIER COMPTABLE 60
  • 61. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA ENODIA HABITAT 61
  • 62. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA L’INSTITUT DU BENCHMARKING 62
  • 63. Performance de la Direction Financière OPH / ESH Webinaire 23 juin 2015 – Copyrignt ENODIA Merci pour votre écoute Un grand merci à VILOGIA (Merci Eric) L’équipe ENODIA est à votre service Contact : David Leclercq d.leclercq@enodia.fr – 06.71.68.57.15