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Faire une GED sous Drupal
Simon Göger
Chef de projet technique @ actency
1
Présentation
► une GED c’est quoi ?
► Les composants indispensables
► La réponse avec Drupal
► La réponse avec d’autres solutions
► Comparaison
► Les avantages de Drupal
► Cas client
2
► une GED c’est quoi ?
► Les composants indispensables
► La réponse avec Drupal
► La réponse avec d’autres solutions
► Comparaison
► Les avantages de Drupal
► Cas client
3
une GED c’est
quoi ?
Gestion Électronique des Documents (GED)
Système informatique permettant d’organiser des documents:
- PDF
- Word
- Excel
DAM (Digital Asset Management) - GED de media:
- Images
- Vidéos
- Audio
4
Pourquoi une GED ?
• Gain de temps & productivité:
• Classer un document physique: $20
• Retrouver un document physique mal classé: $120
• Reproduire un document physique perdu: $220
• 7.5 % de tous les documents physique sont perdus ou mal
classés.
• Mobilité / Accessibilité:
• Documents disponibles depuis partout
• Potentiellement sur tout support (PC, tablette, smartphone,
etc.)
5
Chiffres de Jean-Christophe Dichant, Marketing Manager pour IBM Software France
► une GED c’est quoi ?
► Les composants indispensables
► La réponse avec Drupal
► La réponse avec d’autres solutions
► Comparaison
► Les avantages de Drupal
► Cas client
6
Les composants
indispensables
4 étapes majeures
- Acquisition des documents
- Stockage
- Classement
- Diffusion
7
► une GED c’est quoi ?
► Les composants indispensables
► La réponse avec Drupal
► La réponse avec d’autres solutions
► Comparaison
► Les avantages de Drupal
► Cas client
8
La réponse avec
Drupal
9
Acquisition Stockage Classement Diffusion
10
Acquisition Stockage Classement Diffusion
• Acquisition
• imports : feeds, module custom
• synchronisation/interface avec systèmes tiers :
Services, CMIS API , module custom
• indexation de documents : Apache SolR
11
Acquisition Stockage Classement Diffusion
• Stockage
• Versioning & diff: core
• Archivage : taxonomie
• Workflow: workflow, Maestro
12
Acquisition Stockage Classement Diffusion
• Classement
• Métadonnées : taxonomie core
• Aller plus loin: contrib (Taxonomy
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13
Acquisition Stockage Classement Diffusion
• Diffusion
• gestion des permissions :
• Core
• Taxonomy Access
• + modules contrib
• recherche :
• Apache SolR
• Facet API
• Apache Solr Views
► une GED c’est quoi ?
► Les composants indispensables
► La réponse avec Drupal
► La réponse avec d’autres
solutions
► Comparaison
► Les avantages de Drupal
► Cas client
14
La réponse avec
d’autres solutions
15
16
2 types de versions
► Community
► Enterprise
► une GED c’est quoi ?
► Les composants indispensables
► La réponse avec Drupal
► La réponse avec d’autres solutions
► Comparaison
► Les avantages de Drupal
► Cas client
17
Comparaison
Alfresco Knowledge Tree Drupal
Contrôle de versions
Contrôle d’accès
Workflow
Wiki, FAQ, contributions
Intégration avec MS
Office / Google doc
WebDAV
Catégorisation
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18
Comparatif
► une GED c’est quoi ?
► Les composants indispensables
► La réponse avec Drupal
► La réponse avec d’autres solutions
► Comparaison
► Les avantages de Drupal
► Cas client
19
Les avantages
de Drupal
 Garantie de support et d’évolutivité
 506 agences référencé sur drupal.org
 970 255 membres
 Situation actuelle
 1,5 millions de sites d’entreprises (1,6 % du web)
 22 322 modules prêt à l’emploi, dont 431 pour la gestion de fichiers
20
Drupal
Contrôle de versions
Contrôle d’accès
Workflow
Wiki, FAQ, contributions
Intégration avec MS
Office / Google doc
WebDAV
Catégorisation
Recherche fulltext
eCommerce
RSE
Site vitrine
Agrégateur de flux 21
22
► une GED c’est quoi ?
► Les composants indispensables
► La réponse avec Drupal
► La réponse avec d’autres solutions
► Comparaisons
► Les avantages de Drupal
► Cas client
23
Cas client
24
Une gestion documentaire décentralisée:
► Documents stockés sur un serveur de façon non structuré
► Pas d’assurance que ces documents soit ceux de référence pour toute l’association
► Pas de possibilité d’y accéder sans être connecté au réseau d’entreprise
Avant le projet
Cas 1: GED intégrée dans l’intranet collaboratif de MSF
25
► Lieu de stockage centralisé et recherche facilité: Facet API
► Mise à jour des documents de référence facilitée
► Gestion de permissions: core
► Connexion par LDAP depuis le monde entier: LDAP
Après le projet
Cas 1: GED intégrée dans l’intranet collaboratif de MSF
26
Cas 2: GED pour un constructeur automobile
27
Une médiathèque limitée:
► Pas de possibilité de partage de documents
► Pas de métadonnées
► Aucune catégorisation pour de la communication locale / des concessionnaires
Avant le projet
28
► Documents importé depuis service tiers: Feeds + Feeds XPath Parser
► Catégorisation par métadonnées: Taxonomie
► Recherche facilité: Facet API, Apache SolR
Après le projet
Cas 2: GED pour un constructeur automobile
29
30
Cas 3: Grande GED pour une marque de prêt-à-porter
31
Gestion manuelle des PDF
► Documents accessibles de façon non structuré
► Téléchargement de l’intégralité des documents tout les jours
► Pas de possibilité d’y accéder sans être connecté au réseau d’entreprise
► Un répertoire par rôle
Avant le projet
32
► Documents classés par métadonnées: taxonomie Drupal
► Import automatique 1 fois / jour: module custom
► Historisation des documents: versionning Drupal
► Indexation Apache SolR pour une recherche par mots clés au sein des documents: Apache SolR
► Par jour: 6 000 PDF, 2h
► Par mois: 180 000 PDF
► Par an: 2 160 000 PDF
► Permissions gérées de façon hiérarchique: module custom
► Délégation de permissions: module custom
Après le projet
Cas 3: Grande GED pour une marque de prêt-à-porter
33
34
Directeur
Manager 1 Manager 2
Salarié A Salarié B Salarié C
Cas 3: Grande GED pour une marque de prêt-à-porter
Permissions
hiérarchiques
35
Directeur
Manager 1 Manager 2
Salarié A Salarié B Salarié C
Cas 3: Grande GED pour une marque de prêt-à-porter
Délégations
36
Peut-on toujours utiliser Drupal ?
37
Drupal
Solution
spécialisée
38
En savoir plus,
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DrupalCamp Paris 2013 : Faire une GED sous Drupal

  • 1. Faire une GED sous Drupal Simon Göger Chef de projet technique @ actency 1
  • 2. Présentation ► une GED c’est quoi ? ► Les composants indispensables ► La réponse avec Drupal ► La réponse avec d’autres solutions ► Comparaison ► Les avantages de Drupal ► Cas client 2
  • 3. ► une GED c’est quoi ? ► Les composants indispensables ► La réponse avec Drupal ► La réponse avec d’autres solutions ► Comparaison ► Les avantages de Drupal ► Cas client 3 une GED c’est quoi ?
  • 4. Gestion Électronique des Documents (GED) Système informatique permettant d’organiser des documents: - PDF - Word - Excel DAM (Digital Asset Management) - GED de media: - Images - Vidéos - Audio 4
  • 5. Pourquoi une GED ? • Gain de temps & productivité: • Classer un document physique: $20 • Retrouver un document physique mal classé: $120 • Reproduire un document physique perdu: $220 • 7.5 % de tous les documents physique sont perdus ou mal classés. • Mobilité / Accessibilité: • Documents disponibles depuis partout • Potentiellement sur tout support (PC, tablette, smartphone, etc.) 5 Chiffres de Jean-Christophe Dichant, Marketing Manager pour IBM Software France
  • 6. ► une GED c’est quoi ? ► Les composants indispensables ► La réponse avec Drupal ► La réponse avec d’autres solutions ► Comparaison ► Les avantages de Drupal ► Cas client 6 Les composants indispensables
  • 7. 4 étapes majeures - Acquisition des documents - Stockage - Classement - Diffusion 7
  • 8. ► une GED c’est quoi ? ► Les composants indispensables ► La réponse avec Drupal ► La réponse avec d’autres solutions ► Comparaison ► Les avantages de Drupal ► Cas client 8 La réponse avec Drupal
  • 10. 10 Acquisition Stockage Classement Diffusion • Acquisition • imports : feeds, module custom • synchronisation/interface avec systèmes tiers : Services, CMIS API , module custom • indexation de documents : Apache SolR
  • 11. 11 Acquisition Stockage Classement Diffusion • Stockage • Versioning & diff: core • Archivage : taxonomie • Workflow: workflow, Maestro
  • 12. 12 Acquisition Stockage Classement Diffusion • Classement • Métadonnées : taxonomie core • Aller plus loin: contrib (Taxonomy manager, etc.)
  • 13. 13 Acquisition Stockage Classement Diffusion • Diffusion • gestion des permissions : • Core • Taxonomy Access • + modules contrib • recherche : • Apache SolR • Facet API • Apache Solr Views
  • 14. ► une GED c’est quoi ? ► Les composants indispensables ► La réponse avec Drupal ► La réponse avec d’autres solutions ► Comparaison ► Les avantages de Drupal ► Cas client 14 La réponse avec d’autres solutions
  • 15. 15
  • 16. 16 2 types de versions ► Community ► Enterprise
  • 17. ► une GED c’est quoi ? ► Les composants indispensables ► La réponse avec Drupal ► La réponse avec d’autres solutions ► Comparaison ► Les avantages de Drupal ► Cas client 17 Comparaison
  • 18. Alfresco Knowledge Tree Drupal Contrôle de versions Contrôle d’accès Workflow Wiki, FAQ, contributions Intégration avec MS Office / Google doc WebDAV Catégorisation Recherche fulltext 18 Comparatif
  • 19. ► une GED c’est quoi ? ► Les composants indispensables ► La réponse avec Drupal ► La réponse avec d’autres solutions ► Comparaison ► Les avantages de Drupal ► Cas client 19 Les avantages de Drupal
  • 20.  Garantie de support et d’évolutivité  506 agences référencé sur drupal.org  970 255 membres  Situation actuelle  1,5 millions de sites d’entreprises (1,6 % du web)  22 322 modules prêt à l’emploi, dont 431 pour la gestion de fichiers 20
  • 21. Drupal Contrôle de versions Contrôle d’accès Workflow Wiki, FAQ, contributions Intégration avec MS Office / Google doc WebDAV Catégorisation Recherche fulltext eCommerce RSE Site vitrine Agrégateur de flux 21
  • 22. 22
  • 23. ► une GED c’est quoi ? ► Les composants indispensables ► La réponse avec Drupal ► La réponse avec d’autres solutions ► Comparaisons ► Les avantages de Drupal ► Cas client 23 Cas client
  • 24. 24 Une gestion documentaire décentralisée: ► Documents stockés sur un serveur de façon non structuré ► Pas d’assurance que ces documents soit ceux de référence pour toute l’association ► Pas de possibilité d’y accéder sans être connecté au réseau d’entreprise Avant le projet Cas 1: GED intégrée dans l’intranet collaboratif de MSF
  • 25. 25 ► Lieu de stockage centralisé et recherche facilité: Facet API ► Mise à jour des documents de référence facilitée ► Gestion de permissions: core ► Connexion par LDAP depuis le monde entier: LDAP Après le projet Cas 1: GED intégrée dans l’intranet collaboratif de MSF
  • 26. 26
  • 27. Cas 2: GED pour un constructeur automobile 27 Une médiathèque limitée: ► Pas de possibilité de partage de documents ► Pas de métadonnées ► Aucune catégorisation pour de la communication locale / des concessionnaires Avant le projet
  • 28. 28 ► Documents importé depuis service tiers: Feeds + Feeds XPath Parser ► Catégorisation par métadonnées: Taxonomie ► Recherche facilité: Facet API, Apache SolR Après le projet Cas 2: GED pour un constructeur automobile
  • 29. 29
  • 30. 30
  • 31. Cas 3: Grande GED pour une marque de prêt-à-porter 31 Gestion manuelle des PDF ► Documents accessibles de façon non structuré ► Téléchargement de l’intégralité des documents tout les jours ► Pas de possibilité d’y accéder sans être connecté au réseau d’entreprise ► Un répertoire par rôle Avant le projet
  • 32. 32 ► Documents classés par métadonnées: taxonomie Drupal ► Import automatique 1 fois / jour: module custom ► Historisation des documents: versionning Drupal ► Indexation Apache SolR pour une recherche par mots clés au sein des documents: Apache SolR ► Par jour: 6 000 PDF, 2h ► Par mois: 180 000 PDF ► Par an: 2 160 000 PDF ► Permissions gérées de façon hiérarchique: module custom ► Délégation de permissions: module custom Après le projet Cas 3: Grande GED pour une marque de prêt-à-porter
  • 33. 33
  • 34. 34 Directeur Manager 1 Manager 2 Salarié A Salarié B Salarié C Cas 3: Grande GED pour une marque de prêt-à-porter Permissions hiérarchiques
  • 35. 35 Directeur Manager 1 Manager 2 Salarié A Salarié B Salarié C Cas 3: Grande GED pour une marque de prêt-à-porter Délégations
  • 36. 36
  • 37. Peut-on toujours utiliser Drupal ? 37 Drupal Solution spécialisée
  • 38. 38 En savoir plus, Visitez notre site, téléchargez nos supports www.actency.fr www.twitter.com/actency www.facebook.com/actency Notre book de références www.actency.fr/book Notre Factsheet Drupal www.actency.fr/drupal