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DrupalCamp Paris 2013 : Faire une GED sous Drupal

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Présentation de la session de Simon Göger @ DrupalCamp Paris 2013 : "Faire une GED sous Drupal"

DrupalCamp Paris 2013 : Faire une GED sous Drupal

  1. 1. Faire une GED sous Drupal Simon Göger Chef de projet technique @ actency 1
  2. 2. Présentation ► une GED c’est quoi ? ► Les composants indispensables ► La réponse avec Drupal ► La réponse avec d’autres solutions ► Comparaison ► Les avantages de Drupal ► Cas client 2
  3. 3. ► une GED c’est quoi ? ► Les composants indispensables ► La réponse avec Drupal ► La réponse avec d’autres solutions ► Comparaison ► Les avantages de Drupal ► Cas client 3 une GED c’est quoi ?
  4. 4. Gestion Électronique des Documents (GED) Système informatique permettant d’organiser des documents: - PDF - Word - Excel DAM (Digital Asset Management) - GED de media: - Images - Vidéos - Audio 4
  5. 5. Pourquoi une GED ? • Gain de temps & productivité: • Classer un document physique: $20 • Retrouver un document physique mal classé: $120 • Reproduire un document physique perdu: $220 • 7.5 % de tous les documents physique sont perdus ou mal classés. • Mobilité / Accessibilité: • Documents disponibles depuis partout • Potentiellement sur tout support (PC, tablette, smartphone, etc.) 5 Chiffres de Jean-Christophe Dichant, Marketing Manager pour IBM Software France
  6. 6. ► une GED c’est quoi ? ► Les composants indispensables ► La réponse avec Drupal ► La réponse avec d’autres solutions ► Comparaison ► Les avantages de Drupal ► Cas client 6 Les composants indispensables
  7. 7. 4 étapes majeures - Acquisition des documents - Stockage - Classement - Diffusion 7
  8. 8. ► une GED c’est quoi ? ► Les composants indispensables ► La réponse avec Drupal ► La réponse avec d’autres solutions ► Comparaison ► Les avantages de Drupal ► Cas client 8 La réponse avec Drupal
  9. 9. 9 Acquisition Stockage Classement Diffusion
  10. 10. 10 Acquisition Stockage Classement Diffusion • Acquisition • imports : feeds, module custom • synchronisation/interface avec systèmes tiers : Services, CMIS API , module custom • indexation de documents : Apache SolR
  11. 11. 11 Acquisition Stockage Classement Diffusion • Stockage • Versioning & diff: core • Archivage : taxonomie • Workflow: workflow, Maestro
  12. 12. 12 Acquisition Stockage Classement Diffusion • Classement • Métadonnées : taxonomie core • Aller plus loin: contrib (Taxonomy manager, etc.)
  13. 13. 13 Acquisition Stockage Classement Diffusion • Diffusion • gestion des permissions : • Core • Taxonomy Access • + modules contrib • recherche : • Apache SolR • Facet API • Apache Solr Views
  14. 14. ► une GED c’est quoi ? ► Les composants indispensables ► La réponse avec Drupal ► La réponse avec d’autres solutions ► Comparaison ► Les avantages de Drupal ► Cas client 14 La réponse avec d’autres solutions
  15. 15. 15
  16. 16. 16 2 types de versions ► Community ► Enterprise
  17. 17. ► une GED c’est quoi ? ► Les composants indispensables ► La réponse avec Drupal ► La réponse avec d’autres solutions ► Comparaison ► Les avantages de Drupal ► Cas client 17 Comparaison
  18. 18. Alfresco Knowledge Tree Drupal Contrôle de versions Contrôle d’accès Workflow Wiki, FAQ, contributions Intégration avec MS Office / Google doc WebDAV Catégorisation Recherche fulltext 18 Comparatif
  19. 19. ► une GED c’est quoi ? ► Les composants indispensables ► La réponse avec Drupal ► La réponse avec d’autres solutions ► Comparaison ► Les avantages de Drupal ► Cas client 19 Les avantages de Drupal
  20. 20.  Garantie de support et d’évolutivité  506 agences référencé sur drupal.org  970 255 membres  Situation actuelle  1,5 millions de sites d’entreprises (1,6 % du web)  22 322 modules prêt à l’emploi, dont 431 pour la gestion de fichiers 20
  21. 21. Drupal Contrôle de versions Contrôle d’accès Workflow Wiki, FAQ, contributions Intégration avec MS Office / Google doc WebDAV Catégorisation Recherche fulltext eCommerce RSE Site vitrine Agrégateur de flux 21
  22. 22. 22
  23. 23. ► une GED c’est quoi ? ► Les composants indispensables ► La réponse avec Drupal ► La réponse avec d’autres solutions ► Comparaisons ► Les avantages de Drupal ► Cas client 23 Cas client
  24. 24. 24 Une gestion documentaire décentralisée: ► Documents stockés sur un serveur de façon non structuré ► Pas d’assurance que ces documents soit ceux de référence pour toute l’association ► Pas de possibilité d’y accéder sans être connecté au réseau d’entreprise Avant le projet Cas 1: GED intégrée dans l’intranet collaboratif de MSF
  25. 25. 25 ► Lieu de stockage centralisé et recherche facilité: Facet API ► Mise à jour des documents de référence facilitée ► Gestion de permissions: core ► Connexion par LDAP depuis le monde entier: LDAP Après le projet Cas 1: GED intégrée dans l’intranet collaboratif de MSF
  26. 26. 26
  27. 27. Cas 2: GED pour un constructeur automobile 27 Une médiathèque limitée: ► Pas de possibilité de partage de documents ► Pas de métadonnées ► Aucune catégorisation pour de la communication locale / des concessionnaires Avant le projet
  28. 28. 28 ► Documents importé depuis service tiers: Feeds + Feeds XPath Parser ► Catégorisation par métadonnées: Taxonomie ► Recherche facilité: Facet API, Apache SolR Après le projet Cas 2: GED pour un constructeur automobile
  29. 29. 29
  30. 30. 30
  31. 31. Cas 3: Grande GED pour une marque de prêt-à-porter 31 Gestion manuelle des PDF ► Documents accessibles de façon non structuré ► Téléchargement de l’intégralité des documents tout les jours ► Pas de possibilité d’y accéder sans être connecté au réseau d’entreprise ► Un répertoire par rôle Avant le projet
  32. 32. 32 ► Documents classés par métadonnées: taxonomie Drupal ► Import automatique 1 fois / jour: module custom ► Historisation des documents: versionning Drupal ► Indexation Apache SolR pour une recherche par mots clés au sein des documents: Apache SolR ► Par jour: 6 000 PDF, 2h ► Par mois: 180 000 PDF ► Par an: 2 160 000 PDF ► Permissions gérées de façon hiérarchique: module custom ► Délégation de permissions: module custom Après le projet Cas 3: Grande GED pour une marque de prêt-à-porter
  33. 33. 33
  34. 34. 34 Directeur Manager 1 Manager 2 Salarié A Salarié B Salarié C Cas 3: Grande GED pour une marque de prêt-à-porter Permissions hiérarchiques
  35. 35. 35 Directeur Manager 1 Manager 2 Salarié A Salarié B Salarié C Cas 3: Grande GED pour une marque de prêt-à-porter Délégations
  36. 36. 36
  37. 37. Peut-on toujours utiliser Drupal ? 37 Drupal Solution spécialisée
  38. 38. 38 En savoir plus, Visitez notre site, téléchargez nos supports www.actency.fr www.twitter.com/actency www.facebook.com/actency Notre book de références www.actency.fr/book Notre Factsheet Drupal www.actency.fr/drupal

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