Présentation de la session de Simon Göger @ DrupalCamp Paris 2013 : "Faire une GED sous Drupal"

1. Faire une GED sous Drupal
Simon Göger
Chef de projet technique @ actency
1

2. Présentation
► une GED c’est quoi ?
► Les composants indispensables
► La réponse avec Drupal
► La réponse avec d’autres solutions
► Comparaison
► Les avantages de Drupal
► Cas client
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3. ► une GED c’est quoi ?
► Les composants indispensables
► La réponse avec Drupal
► La réponse avec d’autres solutions
► Comparaison
► Les avantages de Drupal
► Cas client
3
une GED c’est
quoi ?

4. Gestion Électronique des Documents (GED)
Système informatique permettant d’organiser des documents:
- PDF
- Word
- Excel
DAM (Digital Asset Management) - GED de media:
- Images
- Vidéos
- Audio
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5. Pourquoi une GED ?
• Gain de temps & productivité:
• Classer un document physique: $20
• Retrouver un document physique mal classé: $120
• Reproduire un document physique perdu: $220
• 7.5 % de tous les documents physique sont perdus ou mal
classés.
• Mobilité / Accessibilité:
• Documents disponibles depuis partout
• Potentiellement sur tout support (PC, tablette, smartphone,
etc.)
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Chiffres de Jean-Christophe Dichant, Marketing Manager pour IBM Software France

6. ► une GED c’est quoi ?
► Les composants indispensables
► La réponse avec Drupal
► La réponse avec d’autres solutions
► Comparaison
► Les avantages de Drupal
► Cas client
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Les composants
indispensables

7. 4 étapes majeures
- Acquisition des documents
- Stockage
- Classement
- Diffusion
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8. ► une GED c’est quoi ?
► Les composants indispensables
► La réponse avec Drupal
► La réponse avec d’autres solutions
► Comparaison
► Les avantages de Drupal
► Cas client
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La réponse avec
Drupal

9. 9
Acquisition Stockage Classement Diffusion

10. 10
Acquisition Stockage Classement Diffusion
• Acquisition
• imports : feeds, module custom
• synchronisation/interface avec systèmes tiers :
Services, CMIS API , module custom
• indexation de documents : Apache SolR

11. 11
Acquisition Stockage Classement Diffusion
• Stockage
• Versioning & diff: core
• Archivage : taxonomie
• Workflow: workflow, Maestro

12. 12
Acquisition Stockage Classement Diffusion
• Classement
• Métadonnées : taxonomie core
• Aller plus loin: contrib (Taxonomy
manager, etc.)

13. 13
Acquisition Stockage Classement Diffusion
• Diffusion
• gestion des permissions :
• Core
• Taxonomy Access
• + modules contrib
• recherche :
• Apache SolR
• Facet API
• Apache Solr Views

14. ► une GED c’est quoi ?
► Les composants indispensables
► La réponse avec Drupal
► La réponse avec d’autres
solutions
► Comparaison
► Les avantages de Drupal
► Cas client
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La réponse avec
d’autres solutions

15. 15

16. 16
2 types de versions
► Community
► Enterprise

17. ► une GED c’est quoi ?
► Les composants indispensables
► La réponse avec Drupal
► La réponse avec d’autres solutions
► Comparaison
► Les avantages de Drupal
► Cas client
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Comparaison

18. Alfresco Knowledge Tree Drupal
Contrôle de versions
Contrôle d’accès
Workflow
Wiki, FAQ, contributions
Intégration avec MS
Office / Google doc
WebDAV
Catégorisation
Recherche fulltext
18
Comparatif

19. ► une GED c’est quoi ?
► Les composants indispensables
► La réponse avec Drupal
► La réponse avec d’autres solutions
► Comparaison
► Les avantages de Drupal
► Cas client
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Les avantages
de Drupal

20.  Garantie de support et d’évolutivité
 506 agences référencé sur drupal.org
 970 255 membres
 Situation actuelle
 1,5 millions de sites d’entreprises (1,6 % du web)
 22 322 modules prêt à l’emploi, dont 431 pour la gestion de fichiers
20

21. Drupal
Contrôle de versions
Contrôle d’accès
Workflow
Wiki, FAQ, contributions
Intégration avec MS
Office / Google doc
WebDAV
Catégorisation
Recherche fulltext
eCommerce
RSE
Site vitrine
Agrégateur de flux 21

22. 22

23. ► une GED c’est quoi ?
► Les composants indispensables
► La réponse avec Drupal
► La réponse avec d’autres solutions
► Comparaisons
► Les avantages de Drupal
► Cas client
23
Cas client

24. 24
Une gestion documentaire décentralisée:
► Documents stockés sur un serveur de façon non structuré
► Pas d’assurance que ces documents soit ceux de référence pour toute l’association
► Pas de possibilité d’y accéder sans être connecté au réseau d’entreprise
Avant le projet
Cas 1: GED intégrée dans l’intranet collaboratif de MSF

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► Lieu de stockage centralisé et recherche facilité: Facet API
► Mise à jour des documents de référence facilitée
► Gestion de permissions: core
► Connexion par LDAP depuis le monde entier: LDAP
Après le projet
Cas 1: GED intégrée dans l’intranet collaboratif de MSF

26. 26

27. Cas 2: GED pour un constructeur automobile
27
Une médiathèque limitée:
► Pas de possibilité de partage de documents
► Pas de métadonnées
► Aucune catégorisation pour de la communication locale / des concessionnaires
Avant le projet

28. 28
► Documents importé depuis service tiers: Feeds + Feeds XPath Parser
► Catégorisation par métadonnées: Taxonomie
► Recherche facilité: Facet API, Apache SolR
Après le projet
Cas 2: GED pour un constructeur automobile

29. 29

30. 30

31. Cas 3: Grande GED pour une marque de prêt-à-porter
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Gestion manuelle des PDF
► Documents accessibles de façon non structuré
► Téléchargement de l’intégralité des documents tout les jours
► Pas de possibilité d’y accéder sans être connecté au réseau d’entreprise
► Un répertoire par rôle
Avant le projet

32. 32
► Documents classés par métadonnées: taxonomie Drupal
► Import automatique 1 fois / jour: module custom
► Historisation des documents: versionning Drupal
► Indexation Apache SolR pour une recherche par mots clés au sein des documents: Apache SolR
► Par jour: 6 000 PDF, 2h
► Par mois: 180 000 PDF
► Par an: 2 160 000 PDF
► Permissions gérées de façon hiérarchique: module custom
► Délégation de permissions: module custom
Après le projet
Cas 3: Grande GED pour une marque de prêt-à-porter

33. 33

34. 34
Directeur
Manager 1 Manager 2
Salarié A Salarié B Salarié C
Cas 3: Grande GED pour une marque de prêt-à-porter
Permissions
hiérarchiques

35. 35
Directeur
Manager 1 Manager 2
Salarié A Salarié B Salarié C
Cas 3: Grande GED pour une marque de prêt-à-porter
Délégations

36. 36

37. Peut-on toujours utiliser Drupal ?
37
Drupal
Solution
spécialisée

38. 38
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