Conférence BNI MM Diffusion, bureautique et solutions documentaires

1. M.M.DIFFUSION
Présentation n°3 / BNI InnovAscq
Gestion électronique documentaire
2/09/2016

2. D’hier à aujourd’hui

3. Et demain ?
 L’association de systèmes d’impression performants et
de solutions logicielles adaptées est déterminante pour
garantir votre efficacité :
 Gestion électronique documentaire,
 Gestion des multi fonctions,
 Accounting,
 Applications mobiles.

4. Gestion électronique documentaire - principe
 Le coût réel inhérent au document ne vient pas de sa
production mais de sa gestion.
 A chaque fois qu’une action est entreprise sur le
document, que ce soit pour l’indexer, le stocker, le
distribuer, le chercher ou le réutiliser, du temps est
investi.
 MMDiffusion propose des applications permettant de
rendre la gestion documentaire efficace en contrôlant
la production, la distribution et la gestion des
documents.

5. Gestion électronique documentaire – applications
 Solutions Métiers pour les avocats, les notaires et les
experts comptables : numérisation et classement d’un
nouveau document directement dans un dossier client
sélectionné : réduction des manipulations et de
l’archivage temporaire.
 Sharpdesk : Océrisation et Composer.
 LDAP : navigation rapide au travers du carnet
d'adresses pour une distribution rapide des documents
numérisés.

6. Gestion électronique documentaire – applications
Gestion complète des documents à l'aide d'une seule
application à partir de votre PC
•Possibilité de classer, trier, rechercher, stocker et
partager facilement des documents ,
•Outil 'composer' pour compiler plusieurs fichiers en un
seul document ,
•Distribution des documents par de simples opérations
"glisser - déposer",
•Puissant moteur d'indexation local ,
•Interface intuitive avec affichage des vues miniatures des
documents ,
•Possibilité d'annoter les documents ,
•Reconnaisance Optique des Caractères pour transformer
les documents numérisés en fichiers textes modifiables.

7. Gestion électronique documentaire – applications

8. Gestion électronique documentaire
 Un processus de circulation et de stockage de documents
inefficace génère des dépenses importantes et inutiles pour une
entreprise.
 Les coûts liés au classement, au stockage des documents papier,
au salaire de la personne qui perd du temps à trouver un
document pendant son travail...
 Par exemple, si votre organisation utilise un processus papier
pour sa comptabilité «Fournisseur», un collaborateur doit
photocopier les factures, classer les duplicatas et transférer les
originaux auprès de ses collègues pour validation. Ce processus
manuel prend parfois trop de temps : soit parce que les factures
se perdent en route, soit parce que les signataires sont absents.
 Désormais, au lieu d'un système de gestion « papier », imaginez
plutôt...

9. Gestion électronique documentaire
 Vous scannez les factures & documents à réception, ces
documents conservant leur valeur probatoire.
 Les documents circulent entre vos services pour être signés,
tamponnés, classés, lu...
 Vous voyez les actions de chacun... Tout peut être traité en
quelques instants !
 Ainsi, les factures des fournisseurs sont payées dans les
temps et votre société peut se pérenniser sans soucis de
relations clients ou fournisseurs !

10. Des questions sur les gains réels ?
 Accessibilité des documents pour tous les collaborateurs :
 En un endroit unique,
 Un seul exemplaire du document,
 Sans un bon système de GED, un collaborateur passe en moyenne 18
minutes par jour à la recherche d’un document.
 Coût du stockage physique :
 Le stockage de document papier nécessite de la place, des fournitures, des
armoires….
 La recherche de document papier est de plus en plus longue et
contraignante au fur et à mesure du temps,
 Dans une GED, le document est disponible immédiatement et l’espace
requis est quasi nul.
 Aucune contrainte de format :
 Format office, images, PDF, vidéo…, la GED enregistre toutes les extensions
existantes.
 Recherche indexée :
 Grâce à l’océrisation.

11. Des questions sur les gains réels ?
 Sécurité et accès aux documents sensibles :
 Accès autorisé à certains dossiers par profil de collaborateur, contrôle
d’accès sur plage horaire, limitation des actions sur les documents.
 Plan de Reprise d’Activité :
 Incendie, cambriolage, inondation : que sont devenus vos documents ?
 La sauvegarde numérique réalisée grâce à la GED vous permet de
redémarrer instantanément votre activité
 Quand l’audit se passe bien :
 Les services fiscaux et autres organismes de contrôle sont en droit de
vous réclamer tous les documents commerciaux conformément aux
réglementations en matière de conservation légale.
 La GED vous permet de satisfaire à ces exigences beaucoup plus
facilement et de rendre les audits plus sûrs et moins chronophages.
 Accès aux documents depuis :
 Partout / PC portable, smart phone….

12. GED

13. MMDiffusion, le choix de la différence
Vos préoccupations sont les nôtres, nous nous engageons
chaque jour à faire de vous un client satisfait !
Merci de votre attention !