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INFO PRATIQUE N° V :
LES DOCUMENTS A CONSERVER
LES REGISTRES DES ASSOCIATIONS
A – LES DOCUMENTS A CONSERVER
Préambule :
Co...
III – Les documents à conserver pendant au
moins six ans
Le délai de 6 ans est celui pendant lequel les
services fiscaux o...
B – LES REGISTRES DES ASSOCIATIONS …
Suite
1 Le registre obligatoire … suite
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ARCHIVES D’ASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS
Source : Les archives d...
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  1. 1. La FFN met tout en œuvre pour rédiger des documents conformes au droit en vigueur. Ils ne constituent pas à eux seuls un avis professionnel ou juridique. L’utilisation de ces documents ne saurait engager la responsabilité de la FFN. 14 rue Scandicci – 93508 PANTIN Cedex Tél. 01 41 83 87 70 – Fax. 01 41 83 87 69 E-mail : ffn@ffnatation.fr La conservation des documents au sein d’une association Préambule Comme toute personne physique ou morale, une association se doit de conserver un certain nombre de documents sur des durées plus ou moins longues. L’administration bénéficie, à l’égard des associations, d’un droit de communication qui autorise les agents des impôts à prendre connaissance et, éventuellement, copie de documents que détiennent certaines personnes ou organismes ; il leur permet d’obtenir des renseignements susceptibles d’être utilisés pour contrôler la situation fiscale de tiers ou, le cas échéant, du contribuable lui- même. L’exercice de ce droit n’est soumis à aucune formalité particulière (mais les agents des impôts adressent souvent un avis de passage). La présente fiche fait donc un état des lieux non exhaustif de la durée de conservation des documents qu’une association peut être amenée à détenir au cours de son existence. Les documents à conserver toute la durée de vie de l’association 1 - La tenue d’un registre spécial Les modifications apportées aux statuts doivent être consignées sur un registre spécial coté et paraphé par la personne habilitée à représenter l’association. L’usage veut qu’il s’agisse d’un registre au sens matériel, c’est-à- dire d’un document comportant des pages reliées de façon indissociable. Il ne semble pas possible d’utiliser des feuilles volantes, même regroupées dans un classeur. Ce registre doit être tenu, au siège du groupement, aussi longtemps que l’association existe. Les modifications et changements doivent y être portés « de suite et sans aucun blanc », avec indication de la date des récépissés de déclaration modificative. Doivent, aussi, être portés sur ce registre : · Les changements de dirigeants ; · Les nouveaux établissements fondés ; · Le changement d’adresse du siège social ; · Les acquisitions ou aliénations des immeubles de l’association. Ce registre devra être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu’elles en feront la demande, cette présentation se faisant au siège de l’association. Il ne faut surtout pas confondre ce registre obligatoire avec ceux dans lesquels l’association peut, sans que ce soit une obligation, reporter les délibérations de ses organes collégiaux (assemblée générale, conseil d’administration…). 2 - Les autres documents à conserver En plus de la tenue et de la conservation du registre spécial, l’association doit conserver, pendant toute la durée de sa vie, différents documents : · Les statuts, les statuts modifiés, le règlement intérieur ; · Les coordonnées des membres élus ; . Les bulletins d’adhésion ; · L’extrait du Journal Officiel dans lequel a été publié la déclaration de constitution ; · Tous les récépissés de déclaration, délivrés par les services préfectoraux lors de chaque dépôt ; · Le registre des procès-verbaux des délibérations des assemblées générales, du conseil d’administration ou du bureau, s’il existe ; · Les baux, les factures de travaux ou réparations importantes. Fiche actualisée le 27/02/2015
  2. 2. La FFN met tout en œuvre pour rédiger des documents conformes au droit en vigueur. Ils ne constituent pas à eux seuls un avis professionnel ou juridique. L’utilisation de ces documents ne saurait engager la responsabilité de la FFN. 14 rue Scandicci – 93508 PANTIN Cedex Tél. 01 41 83 87 70 – Fax. 01 41 83 87 69 E-mail : ffn@ffnatation.fr Les délais de conservation des documents dans l’association 1 - Document civil et commercial Type de document Durée de conservation Texte de référence Contrat conclu dans le cadre d'une relation commerciale 5 ans Art. L.110-4 du Code de Commerce Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans Art. L.137-2 du Code de la Consommation Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation Art. L.134-2 du Code de la Consommation Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans Art. 2227 du Code Civil Correspondance commerciale 5 ans Art. L.110-4 du Code de Commerce Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...) 5 ans Art. L.110-4 du Code de Commerce Document de transport de marchandises 5 ans Art. L.110-4 du Code de Commerce Déclaration en douane 3 ans Art. 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992 Police d’assurance 2 ans à partir de la résiliation du contrat Art. L.114-1 du code des assurances Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) 5 ans à partir de la fin de la protection Art. 2224 du code civil Dossier d’un avocat 5 ans à partir de la fin du mandat Art. 2225 du code civil 2 – Pièce comptable Type de document Durée de conservation Texte de référence Livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d'inventaire...) 10 ans à partir de la clôture de l'exercice Art. L.123-22 du Code de Commerce Pièce justificative : bon de commande, bon de livraison ou de réception, facture client et fournisseur... 10 ans à partir de la clôture de l'exercice Art. L.123-22 du Code de Commerce
  3. 3. La FFN met tout en œuvre pour rédiger des documents conformes au droit en vigueur. Ils ne constituent pas à eux seuls un avis professionnel ou juridique. L’utilisation de ces documents ne saurait engager la responsabilité de la FFN. 14 rue Scandicci – 93508 PANTIN Cedex Tél. 01 41 83 87 70 – Fax. 01 41 83 87 69 E-mail : ffn@ffnatation.fr 3 - Documents fiscaux Type d'impôt Durée de conservation Texte de référence Impôt sur le revenu et sur les sociétés 6 ans art. L.102 B du livre des procédures fiscales Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel 6 ans art. L.102 B du livre des procédures fiscales Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) 6 ans art. L.102 B du livre des procédures fiscales Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public) 6 ans art. L.102 B du livre des procédures fiscales Cotisation foncière des entreprises (CFE) et cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) 6 ans art. L.102 B du livre des procédures fiscales Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...) 6 ans art. L.102 B du livre des procédures fiscales
  4. 4. La FFN met tout en œuvre pour rédiger des documents conformes au droit en vigueur. Ils ne constituent pas à eux seuls un avis professionnel ou juridique. L’utilisation de ces documents ne saurait engager la responsabilité de la FFN. 14 rue Scandicci – 93508 PANTIN Cedex Tél. 01 41 83 87 70 – Fax. 01 41 83 87 69 E-mail : ffn@ffnatation.fr 4 - Gestion du personnel Type de document Durée de conservation Texte de référence Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) 5 ans Art. L.3243-4 du Code du Travail Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié Art. R.1221-26 du Code du Travail Document concernant les contrats de travail, les salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte, régime de retraite… 5 ans Art. 2224 du Code Civil Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans Art. L.244-3 du Code de la Sécurité Sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans Art. D.3171-16 du Code du Travail Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation 1 an Art. D.3171-16 du Code du Travail Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail. Vérification et contrôle au titre de l'hygiène, de la sécurité et des conditions de travail (CHSCT). Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie 5 ans Art. D.4711-3 du Code du Travail Source Cette fiche a été réalisée avec l’aide du site du service public : www.service-public.fr
  5. 5. INFO PRATIQUE N° V : LES DOCUMENTS A CONSERVER LES REGISTRES DES ASSOCIATIONS A – LES DOCUMENTS A CONSERVER Préambule : Comme toute personne physique ou morale, une association se doit de conserver un certain nombre de documents sur des durées plus ou moins longues. La présente fiche fait donc un état des lieux non exhaustif de la durée de conservation des documents qu’une association peut être amenée à détenir au cours de son existence. I – Les documents à conserver toute la durée de la vie de l’association - Les statuts, les statuts modifiés, le règlement intérieur, - Les coordonnées des membres élus, - L’extrait du Journal Officiel dans lequel a été publiée la déclaration de constitution - Le registre spécial ou le classeur dont la tenue est obligatoire pour la transcription des modifications statutaires, ainsi que les changements de l’administration de l’association, - Tous les récépissés de déclaration, délivrés par les servies préfectoraux lors de chaque dépôt, - Le registre des procès-verbaux des délibérations des assemblées générales, du conseil d’administration ou du bureau, s’il existe, - Les baux, les factures de travaux ou réparations importantes. II – Les documents à conserver au moins pendant 10 ans L’article L123-22 du Code du Commerce mentionne que « … les documents comptables et les pièces justificatives sont conservées pendant 10 ans » Si l’association réalise des opérations de nature commerciale de façon régulière ou non, ou emploie du personnel, l’administration peut alors vérifier sa comptabilité dans les mêmes conditions que s’il s’agissait d’une société commerciale. Le droit commercial impose l’obligation de conservation pendant dix ans des livres de commerce (livre-journal, livre des inventaires), du livre du personnel dont les tenues sont obligatoires (art. L 143-5 du Code du travail), ainsi que toutes pièces justificatives. Il est par conséquent conseillé aux associations de conserver les dossiers d’inscriptions des adhérents durant au moins 10 ans car ces derniers constituent des pièces justificatives pour la comptabilité de l’association. Autre exemple, dans l’hypothèse où l’association a effectué des travaux (gros ouvrages), par exemple, construction d’un local, équipements sportifs, … elle doit conserver les factures des travaux afin de pouvoir revendiquer la garantie décennale auprès de l’architecte, de l’entrepreneur et de toute personne liée au maître d’œuvre (art. 1792 et 2270 du Code civil et loi n° 78-12 du 4 janvier 1978)
  6. 6. III – Les documents à conserver pendant au moins six ans Le délai de 6 ans est celui pendant lequel les services fiscaux ont un droit de communication sur : - toutes les pièces comptables et déclarations faites à l’occasion des activités de l’association soumises à l’impôt sur les sociétés, les avis d’imposition, les feuilles d’impôts locaux, - les souches de billetterie, les factures de l’imprimerie. A noter qu’en cas de crédit de TVA (TVA pouvant être remboursée par l’Etat), les services fiscaux peuvent vérifier les exercices comptables depuis l’origine du crédit, qui peut être supérieur à six ans. Cette obligation de conservation est applicable quel que soit le support utilisé pour la conservation des documents, y compris lorsqu’il est magnétique. IV- Les documents à conserver au moins pendant 5 ans Ces principaux documents sont : - Le livre de paie qui doit être conservé par l’employeur pendant 5 ans à dater de sa clôture, - Le double des bulletins de paie, - Les quittances de loyer, - Les factures de gaz et d’électricité V – Les documents à conserver au moins pendant 3 ans Il s’agit notamment : - Des factures d’eau - Des factures de téléphones - Les souches de chéquiers bancaires et postaux B – LES REGISTRES DES ASSOCIATIONS 1 Le registre obligatoire Toute association déclarée, quel que soit son domaine d’activité, a l’obligation de tenir un registre que la loi du 1er juillet 1901 dénomme « registre spécial » (loi du 1er juillet 1901, art. 5 – décret du 16 août 1901, art. 6). Les associations doivent y consigner les modifications statutaires et les changements d’administrateurs. Selon le terme utilisé par la loi, il doit s’agir d’un « registre » c’est-à-dire d’un document dont les feuillets sont reliés de façon indissociable. Chaque feuillet du registre doit être coté et paraphé par le (la) président(e). Remarque : Malgré l’évolution des techniques de saisie et traitement de textes informatiques, une association ne saurait utiliser comme « registre » spécial, des feuillets mobiles, même enliassés par la suite dans un classeur. Toutefois, en pratique, il est admis que le texte des informations à transcrire soit d’abord dactylographié sur des feuilles volantes, lesquelles sont ensuite collées sur le registre. Aucune décision n’a formellement condamné, ni expressément admis, cette méthode, qu’il semble néanmoins préférable d’écarter. Ces restrictions, en apparence surannées, sont dictées par le souci de conférer à ce registre une pleine valeur probante et d’éviter toute substitution de document. Le contenu : Sur ce registre doivent figurer : - le procès verbal de l’assemblée générale constitutive, - les statuts, - le récépissé de déclaration de création établi par la Préfecture ou la Sous-préfecture. - l’insertion au Journal Officiel
  7. 7. B – LES REGISTRES DES ASSOCIATIONS … Suite 1 Le registre obligatoire … suite - les changements de personnes chargées de l’administration de l’association (Conseil d’Administration, bureau) - les modifications apportées aux statuts - le changement d’adresse du siège social - les récépissés délivrés par la Préfecture et/ou la Sous-préfecture lors du dépôt des déclarations modificatives. 2- Le registre des délibérations Ce document n’est pas obligatoire, il est nécessaire. En effet, en pratique, pour toute association déclarée, il permet, dans les relations ave les tiers (administrations, collectivités publiques, organismes bancaires …) de justifier de la réalité et de la régularité des décisions prises par des organes collégiaux (assemblée générale, conseil d’administration, bureau) en produisant des extraits de délibérations. Par ailleurs, la tenue des procès-verbaux présente un intérêt évident pour la gestion interne de l’association : d’une part, ils constituent sa « mémoire », d’autre part, il s’agit d’un moyen de preuve fondamental permettant d’apprécier la réalité du fonctionnement statutaire de l’association, la régularité formelle des réunions et la légalité des décisions des organes collégiaux. Remarque : 1. En l’absence de tout document, une association est dans l’impossibilité de prouver la régularité de ses assemblées et de ses décisions ; sur ce constat, certains tribunaux, saisis par des membres qui s’estimaient lésés par des décisions prises en assemblées sans consignation par des procès- verbaux, n’ont pas hésité à annuler plusieurs assemblées générales. 2. Aucune obligation n’existe quant au support matériel de ce registre. Et en l’absence d’informations précises à ce sujet dans les statuts, il est possible d’utiliser des classeurs à feuillets mobiles, sous réserve que ceux-ci soient tenus de façon chronologique, sans blanc ni rature ni surcharge. Par ailleurs, ces procès-verbaux doivent être localisé, datés et signés par le président et éventuellement un autre membre de l’association, attestant ainsi de leur régularité. 3. Il n’est pas nécessaire de retranscrire in extenso l’ensemble des propos qui ont pu être tenus pendant la réunion. Le contenu du procès-verbal sera le suivant : - nom de l’association, - nom de l’organe appelé à délibérer (assemblée générale, conseil d’administration, bureau) - lieu de la réunion - date et heure - mode de convocation et sa date d’envoi -indication des membres présents et éventuellement des mandats dont ils disposent et donc des membres représentés, cette indication permet d’indiquer que le quorum des membres a été atteint ou non et donc si la réunion a pu délibérer valablement - nom du (de la) président(e) de séance, - résumé des débats et des inventions - les résolutions soumises au vote - le résultat des votes faisant apparaître les votes positifs, les négatifs, les abstentions, les bulletins blancs et les bulletins nuls, - l’heure de clôture de la séance, - le nom et la qualité des personnes signant le procès-verbal.
  8. 8. ARCHIVES D’ASSOCIATION TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques / Direction des Archives de France, Paris, La Documentation fran€aise, 2001. Typologie de documents Sort final Communi- cabilit€ Observations / r€f€rences des textes l€gaux Sort final : choix de conservation ou d’•limination - (C : Conserver ; E : Eliminer). Communicabilit• recommand•e par les Archives municipales de Lyon : application des d€lais r€glementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n• 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable imm€diatement , 50, 75, 100,… : nombre d’ann•es au terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents €liminables ‚ terme). L’association peut toutefois faire un autre choix de communicabilit•. Archives municipales de Lyon 1 / 8 ADMINISTRATION ET ORGANISATION Cr€ation de l’association : Proc€s-verbal de l’assembl‚e g‚n‚rale constitutive C 0 Lettre de convocation C 0 Liste des dirigeants nomm‚s ƒ titre provisoire C 0 Statuts de l’association C 0 Statuts modifi‚s par ordre chronologique (une collection) C 0 D€claration de l’association (copie du dossier d€pos€ en pr€fecture) : C 0 Loi de 1901, article 5 ; d€cret du 16 aoƒt 1901, articles 3 et 6 Copie de la demande d’insertion au Journal officiel C 0 R‚c‚piss‚ de la d‚claration C 0 Exemplaire du Journal officiel o• figure la d‚claration de l’association C 0 Registre des modifications statutaires C 0 D€cret du 16 aoƒt 1901, article 6 Assembl€es g€n€rales : Registre des proc€s-verbaux C 0 ou 50* * Si informations relatives ‚ la vie priv€e Comptes rendus d’assembl‚e g‚n‚rale, intervention de membres, feuilles d’‚margement, rapport moral, rapport financier, projet de budget, avis du commissaire aux comptes, v‚rification du quorum pour les votes, envois de pouvoirs C 0 ou 50* * Si informations relatives ‚ la vie priv€e Conseil d’administration : Un exemplaire de chaque convocation C 0 Listes successives des membres par ordre chronologique C 0 Proc€s-verbaux des s‚ances (1 exemplaire) C 0 ou 50* * Si informations relatives ‚ la vie priv€e Rapports pr‚sent‚s (1 exemplaire) C 0 ou 50* * Si informations relatives ‚ la vie priv€e Feuilles de pr‚sence C 0 Le bureau ou l’ex€cutif : 0 Peut ƒtre confondu avec le conseil d’administration Liste des membres ‚lus au bureau avec leur fiche d’‚tat civil, leur date de nomination et des sp‚cimens de leur signature C 50
  9. 9. ARCHIVES D’ASSOCIATION TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques / Direction des Archives de France, Paris, La Documentation fran€aise, 2001. Typologie de documents Sort final Communi- cabilit€ Observations / r€f€rences des textes l€gaux Sort final : choix de conservation ou d’•limination - (C : Conserver ; E : Eliminer). Communicabilit• recommand•e par les Archives municipales de Lyon : application des d€lais r€glementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n• 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable imm€diatement , 50, 75, 100,… : nombre d’ann•es au terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents €liminables ‚ terme). L’association peut toutefois faire un autre choix de communicabilit•. Archives municipales de Lyon 2 / 8 Courrier : Collection chronologique du courrier arriv‚e et d‚part C 0 R‚glement int€rieur : un exemplaire de chaque r€glement C 0 Pas obligatoire R€glements successifs (un exemplaire) Membres : Listes annuelles des membres ou listes des membres tenues ƒ jour C 0 Registre d’adh‚sion (s’il existe) C 0 FINANCES Cotisations et droits d’entr€e : Bar€mes successifs des cotisations (un exemplaire) C 0 Circulaires d’appel ƒ cotisation, de rappel aux adh‚rents 3 + E NC Liste des adh‚rents ayant vers‚ un droit d’entr‚e (quand celui-ci existe) 3 + E NC Apports (dons, donations, legs) Dons manuels : Liste des dons manuels re„us C 0 Demandes d’autorisations pr‚fectorales pour qu„te sur la voie publique C 0 Courriers d’appel ƒ g‚n‚rosit‚ et leur r‚ponse ou r‚sultat (1 exemplaire) C 0 Double des re„us pour d‚duction fiscale 3 + E NC Donations et legs : Acte notari‚ C 75 Dossier d’autorisation administrative C 0 Dons d’entreprise (parrainage, m€c€nat) Parrainage : Contrat stipulant les obligations des deux parties C 0 Peut n’ƒtre qu’un simple courrier Trace du paiement de la TVA C 0 Dossiers de demandes de parrainage rest‚es infructueuses 3 + E NC
  10. 10. ARCHIVES D’ASSOCIATION TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques / Direction des Archives de France, Paris, La Documentation fran€aise, 2001. Typologie de documents Sort final Communi- cabilit€ Observations / r€f€rences des textes l€gaux Sort final : choix de conservation ou d’•limination - (C : Conserver ; E : Eliminer). Communicabilit• recommand•e par les Archives municipales de Lyon : application des d€lais r€glementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n• 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable imm€diatement , 50, 75, 100,… : nombre d’ann•es au terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents €liminables ‚ terme). L’association peut toutefois faire un autre choix de communicabilit•. Archives municipales de Lyon 3 / 8 M€c€nat : Convention entre le m‚c…ne et l’association C 0 Dossier pr‚paratoire de la convention 10 + E NC Manifestations de soutien : fƒtes, kermesses, spectacles, repas, voyages, etc. : Budget pr‚visionnel complet de la manifestation (1 exemplaire) C 0 Compte de r‚sultat C 0 Autorisations administratives C 0 Spectacles : d‚claration et paiement des droits d’auteurs ƒ la SACEM ou ƒ la SACD C 0 Spectacles : autorisation de la DDASS pour la participation de mineurs de moins de 16 ans au spectacle 10 + E NC Vide-greniers : registre cot‚ et paraph‚ par le commissaire de police ou le maire indiquant le nom et les coordonn‚es des exposants C 0 Lotos (valeur sup‚rieure ƒ 2500 F) : formulaire sp‚cial ƒ remplir ƒ la pr‚fecture 10 + E NC Affiches, cartons d’invitation (quelques exemplaires de chaque) C 0 Subventions : Double de la lettre de demande de subvention C 0 Pi€ces jointes en appui de la demande : - Budget pr‚visionnel 3 + E* NC * Conserver si ces documents ne sont pas archiv€s en tant que tels - Comptes de r‚sultat 3 + E* NC * Conserver si ces documents ne sont pas archiv€s en tant que tels - Bilan 3 + E* NC * Conserver si ces documents ne sont pas archiv€s en tant que tels - Statuts 3 + E* NC * Conserver si ces documents ne sont pas archiv€s en tant que tels
  11. 11. ARCHIVES D’ASSOCIATION TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques / Direction des Archives de France, Paris, La Documentation fran€aise, 2001. Typologie de documents Sort final Communi- cabilit€ Observations / r€f€rences des textes l€gaux Sort final : choix de conservation ou d’•limination - (C : Conserver ; E : Eliminer). Communicabilit• recommand•e par les Archives municipales de Lyon : application des d€lais r€glementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n• 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable imm€diatement , 50, 75, 100,… : nombre d’ann•es au terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents €liminables ‚ terme). L’association peut toutefois faire un autre choix de communicabilit•. Archives municipales de Lyon 4 / 8 Pi€ces annexes ƒ la demande de subvention et renseignant sur l’activit‚ de l’association : - articles de presse C 0 - listes des partenaires C 0 - recommandations C 0 Prestations en nature : Convention pass‚e avec la collectivit‚ pour l’occupation de locaux, l’emploi de mat‚riel, de personnes C 0 COMPTABILITE Loi du 1er mars 1984, d•cret d’application du 1er mars 1985 ; approbation par le Conseil national de la comptabilit€ de l’extension du plan comptable g€n€ral aux associations. Bilan, compte de r‚sultat l’accompagnant, documents pr‚sent‚s ƒ l’approbation des membres de l’association lors de l’assembl‚e g‚n‚rale C 0 Projets du budget pour les ann‚es ƒ venir 10 + E NC Livre journal (enregistrement dans l’ordre chronologique des recettes et des d‚penses) 10 + E NC Biens meubles : factures 30 + E NC Notes de frais, factures, re„us, relev‚s bancaires, relev‚s de comptes, factures de cartes bancaires, avis d’op‚ration 10 + E NC Soldes d’op‚rations mensuels 10 +E NC Plans de tr‚sorerie ‚tablis mensuellement et annuellement 10 + E NC D€lais de conservation fournis par des organismes bancaires LOCAUX Associations ne poss€dant pas de local : Listes successives des si…ges sociaux avec adresse de l’un des membres qui en tient lieu C 0
  12. 12. ARCHIVES D’ASSOCIATION TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques / Direction des Archives de France, Paris, La Documentation fran€aise, 2001. Typologie de documents Sort final Communi- cabilit€ Observations / r€f€rences des textes l€gaux Sort final : choix de conservation ou d’•limination - (C : Conserver ; E : Eliminer). Communicabilit• recommand•e par les Archives municipales de Lyon : application des d€lais r€glementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n• 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable imm€diatement , 50, 75, 100,… : nombre d’ann•es au terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents €liminables ‚ terme). L’association peut toutefois faire un autre choix de communicabilit•. Archives municipales de Lyon 5 / 8 Dossier de demandes de pr…t de salle ƒ titre gracieux ou payant ayant abouti 5 + E NC Dossier de demandes de pr…t de salle ƒ titre gracieux ou payant n’ayant pas abouti 1 + E NC Association poss€dant un local prƒt€, lou€ ou achet€ : Convention de pr„t d’une salle ou de mise ƒ disposition d’une salle par les collectivit‚s C 0 Contrat de location C 0 Acte d’achat (acte notari‚) C 75 Am€nagement et entretien du local : Code civil, article 1286 (responsabilit€ du fait des b…timents) Factures d’acquisition du mobilier 10 + E NC Contrats d’entretien des appareils 10 + E NC A €liminer apr†s la r€forme des appareils Contrat d’entretien avec la soci‚t‚ de nettoyage ou la personne assurant l’entretien Dur€e du contrat + E NC Dossier d’assurance du local 30 + E NC Pi…ces comptables en rapport avec le dossier d’assurance 5 + E NC Expertises li‚es au renouvellement du contrat d’assurance, rapports ‚ventuels de la commission de s‚curit‚ C 0 Sinistres et contentieux C 75 Grosses factures d’entretien 30 + E NC Dossiers d’installation de la ligne t‚l‚phonique C 0 Paiement des taxes : Taxe pay‚es lors de l’accession ƒ la propri‚t‚ C 0 Taxes fonci€res et locatives 30 + E NC Double des avis d’imposition 5 + E NC .
  13. 13. ARCHIVES D’ASSOCIATION TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques / Direction des Archives de France, Paris, La Documentation fran€aise, 2001. Typologie de documents Sort final Communi- cabilit€ Observations / r€f€rences des textes l€gaux Sort final : choix de conservation ou d’•limination - (C : Conserver ; E : Eliminer). Communicabilit• recommand•e par les Archives municipales de Lyon : application des d€lais r€glementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n• 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable imm€diatement , 50, 75, 100,… : nombre d’ann•es au terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents €liminables ‚ terme). L’association peut toutefois faire un autre choix de communicabilit•. Archives municipales de Lyon 6 / 8 ASSURANCES Contrats d’assurance C 0 Paiement annuel de la prime d’assurance C 0 D‚claration de sinistre et copie du d‚p†t de plainte en cas de vol C 0 PERSONNEL B€n€voles : Justificatifs pour remboursement de frais 10 + E NC Salari€s : Pour associations comportant beaucoup de salari€s se reporter pour renseignements compl€mentaires : instruction interminist€rielle d’aoƒt 1993 pour le tri et la conservation aux archives communales des documents post€rieurs ‚ 1982 produits par les services et €tablissements publics des communes ; circulaire FP 13n•1821 du 20 octobre 1993 relative aux instructions pour le tri et la conservation des dossiers de personnel Etats du personnel C 0 Contrats de travail dans le cadre de mesures relatives ƒ l’emploi (TUC, CES, TIL, emplois jeunes, etc.) C 50 Contrats de travail C 50 D‚claration unique d’embauche C 50 Dossiers individuels de personnel : documents d’‚tat civil (extraits), dipl†mes (copies), formation, contrat de travail, DUE, inscription ƒ la caisse de retraite compl‚mentaire, accidents de travail C 50 Communicabilit€ : 120 ans ‚ compter de la date de naissance de l’employ€ Livre de paie C 50 D‚claration annuelle des donn‚es sociales (DADS) C 50 Etat r‚capitulatif annuel des cotisations sociales ƒ l’URSSAF, l’ASSEDIC et ƒ la caisse de retraite compl‚mentaire C 50 Etat r‚capitulatif de la taxe sur les salaires, la participation au financement de la formation professionnelle continue, (associations employant plus de 10 salari‚s), paiement de la taxe d’apprentissage (associations passibles de l’imp†t sur les soci‚t‚s) C 50
  14. 14. ARCHIVES D’ASSOCIATION TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques / Direction des Archives de France, Paris, La Documentation fran€aise, 2001. Typologie de documents Sort final Communi- cabilit€ Observations / r€f€rences des textes l€gaux Sort final : choix de conservation ou d’•limination - (C : Conserver ; E : Eliminer). Communicabilit• recommand•e par les Archives municipales de Lyon : application des d€lais r€glementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n• 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable imm€diatement , 50, 75, 100,… : nombre d’ann•es au terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents €liminables ‚ terme). L’association peut toutefois faire un autre choix de communicabilit•. Archives municipales de Lyon 7 / 8 Documents relatifs ƒ la paie : bulletins de salaire, heures suppl‚mentaires, avantages en nature 5 + E NC Indemnit‚s ayant le caract€re de dommages et int‚r…ts 30 + E NC CONTROLES FINANCIERS Commissaire aux comptes : rapports et pi€ces annexes C 0 Associations concern€es : associations habilit€es ‚ recevoir des donations ou des legs, associations para-administratives Chambres r‚gionales des comptes ou de la Cour des comptes : rapports et pi€ces annexes C 0 Concerne associations cit€es ci-dessus. Ces contr‡les concernent en principe plusieurs exercices (3 g€n€ralement) et peuvent remonter jusqu’‚ 5 ans en arri†re. Texte de r€f€rence : Code des juridictions financi†res, d€cret du 11 f€vrier 1985, article 38. Commission nationale de campagne et des financements publics : rapports et pi€ces annexes C 0 Concerne uniquement associations li€es ‚ des partis politiques lors des campagnes €lectorales. Texte de r€f€rence : loi 88-277 du 11 mars 1988. IMPOTS Avis d’imposition aux imp†ts commerciaux 30 + E NC Taxes : voir LOCAUX COMMUNICATION Plaquette de pr‚sentation de l’association (1 exemplaire) C 0 Journal de l’association (1 collection) C 0 Communiqu‚s de presse C 0 Affiches et des tracts (3 exemplaires) C 0 Revue de presse C 0 RELATIONS AVEC D’AUTRES ASSOCIATIONS Correspondance C 0 Production en cas de publication, d’exposition (3 exemplaires) C 0 R‚compenses en cas de concours C 0
  15. 15. ARCHIVES D’ASSOCIATION TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques / Direction des Archives de France, Paris, La Documentation fran€aise, 2001. Typologie de documents Sort final Communi- cabilit€ Observations / r€f€rences des textes l€gaux Sort final : choix de conservation ou d’•limination - (C : Conserver ; E : Eliminer). Communicabilit• recommand•e par les Archives municipales de Lyon : application des d€lais r€glementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n• 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable imm€diatement , 50, 75, 100,… : nombre d’ann•es au terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents €liminables ‚ terme). L’association peut toutefois faire un autre choix de communicabilit•. Archives municipales de Lyon 8 / 8 DISSOLUTION Dossier de l’assembl‚e g‚n‚rale extraordinaire de dissolution C 0 R‚c‚piss‚ de la pr‚fecture C 0 Dossier de fermeture des comptes C 0 Dossier de r‚siliation des contrats C 0

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