Depuis quelques années, le processus de traitement des factures fournisseurs fait l’objet de nombreuses évolutions réglementaires. Si certaines impactent directement les services comptables et n’offrent pas d’autres choix que de les mettre en œuvre, d’autres sont de véritables opportunités pour simplifier les processus et anticiper la transition vers la facture électronique. ITESOFT et son partenaire FIDAL, premier cabinet d'avocats d'affaires en France, vous proposent un webinaire de 45 minutes pour apprendre à incorporer ces évolutions dans vos décisions stratégiques. Au programme : Généralisation progressive de la facture électronique en France et dans le monde L'archivage des factures papier et électronique EDI Fiscal, factures signées, Factur-X Piste d'Audit Fiable : comment la documenter ? Copie fiable et suppression du papier Rappel sur la loi Macron

1. Traitement des Factures Fournisseurs : Evolutions réglementaires
Eric BRETECHE, Product Marketing Manager
Thibault HENIQUE, Avocat associé – Directeur du Bureau de Nantes
29/01/2019 1

2. NOTRE MÉTIER
2
Editeur de solutions pour la dématérialisation
et l’automatisation des processus métier

3. UNE PLATEFORME DE DÉMATERIALISATION UNIQUE
3
• Dématérialisation des informations et
documents
• Digitalisation, automatisation et pilotage
des processus
• Compliance et détection de fraude
• Rapidité de mise en œuvre
• Pérennité des investissements

4. 4
NOS DOMAINES D’ACTIVITÉ
Expérience
client
Relation
fournisseur
Excellence
opérationnelle
Traitement des factures fournisseur
Demande d’achat
Portail Fournisseur
Processus P2P
Gestion des bons de transport
Arrivée/départ de collaborateurs
Gestion d’arrêtés de compte
Gestion des contrats
Gestion des entretiens annuels
Demande d’Investissements
Gestion des essais cliniques
Fiches de conformité
Contractualisation en ligne
Ouverture de compte, adhésion
Demande de prestations
Gestion de sinistres
Vie du contrat
Gestion des obligations règlementaires
Digital Mailroom & flux entrants

5. 5
ITESOFT EN QUELQUES CHIFFRES
Fondée
en 1984
Solutions utilisées
dans
35pays
25,8
millions de CA 2017
650
Clients
=
1milliard
de documents traités
211
employés filiales
UK, US, France,
Allemagne
80 %
du marché
Européen couvert
Côté sur le comp. C
de Euronext PARIS
Air Liquide, Assurance Maladie,
Capgemini, EDF, Generali, GMF,
La Banque Postale, La Poste, LMG, SFR,
Société Générale, Mitsubishi Electric,
Pepsico, Swisslife, Valeo…
CA investi
en R&D
17 %
Australie, Benelux,
Brésil, Suisse
et Maghreb

6. 6
ILS NOUS FONT CONFIANCE…

7. 7
TRAITEMENT DES FACTURES
FOURNISSEURS

8. 8
POST AUDIT CLEARANCE
2 GRANDS MODELES DANS LE MONDE
Fournisseur Client Fournisseur Client
Etat Etat

9. 9
FRANCE : SECTEUR PUBLIC VS SECTEUR PRIVE
Fournisseurs
Clients
Secteur privé
Clients
Secteur public
Etat
(CPP 2017)
Format pivot
Formats divers
Formats divers

10. POST AUDIT (EX : FRANCE)
10
ClientFournisseur
EDI « Fiscal »
PDF signé électroniquement
Papier, PDF simple
Authenticité de l’origine, intégrité du contenu , lisibilité de la facture

11. 11
ÉVOLUTION DES FORMATS DE
FACTURES
11
Source : 2018 Payables Insight Report
36 %
34 %
15 %
15 %
Papier
Email / PDF
EDI /XML
Portail Fournisseur
Web Upload

12. SYSTÈME DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS
VALIDATION
SYSTÈMES
I.T.
ERPs
Procurement
APPROBATION
Scan,
Email,
EDI,
Portail
Aj
IMPUTATION
STRAIGHT THROUGH PROCESSING
Factures avec commande
WORKFLOWS COMPTABLES
Factures sans commande
CAPTURE
COLLABORATION FOURNISSEUR
PILOTAGE DE LA PERFORMANCE
12
Extraction
&
Validation
Echange de
données et
règles de
gestion
ARCHIVAGE

13. 13
POURQUOI DÉMATERIALISER LE
TRAITEMENT DES FACTURES ?
• Réduire les coûts de traitement
• Augmenter la productivité des équipes
• Maîtriser les délais de paiement
• Assurer la conformité réglementaire
• Donner de la visibilité sur le processus
• Réduire les erreurs, les paiements en double
et les cas de fraude
• Améliorer la relation avec les fournisseurs
13

14. 14
STREAMLINE FOR INVOICES
Ré-inventer l’automatisation du Processus P2P
14
Service Managé de Capture
Eliminer la charge non métier
Performance de lecture
Tous les formats
Automatisation avancée
Meilleures pratiques
Personnalisation
Intégration SI
Solution d’Entreprise complète
Analytics moderne
Conformité
Portail fournisseur
Demande d’achat

15. 15
EVOLUTIONS REGLEMENTAIRES

16. MODELE DE CONTRÔLE FISCAL -
TVA
16
• POST-AUDIT : Audit après émission de la facture
– Les factures doivent être conservées et mise à disposition.
– Nécessite la capacité de garantir l'authenticité et l'intégrité des factures durant la période
d’archivage.
• CLEARANCE : vérification de la facturation en temps réel par l’administration fiscale
Clearance
Post-Audit
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17. 17
Modèles de CLEARANCE dans le
monde
17
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18. Caractéristiques communes
18
1. L’émission de la facture :
• La facture doit être :
 Émise dans un format spécifique
 Envoyée à l’administration fiscale ou à un agent autorisé via une plate-forme déterminée
 Généralement, signée avec une clé privée
2. Contrôle sur l’émission de la facture :
 Vérification de la facture au sein de la plate-forme
 Identification de la facture (code d’identification unique)
 Généralement, une attestation de contrôle est renvoyée
Système de
Clearance
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19. Caractéristiques communes
19
3. Validation par l’acheteur:
 L’acheteur est soit obligé ou encouragé à vérifier que la facture :
 Respectent les exigences
 Est authentique et intègre
 Le contrôle s’effectue ,généralement, simultanément et directement sur la plate-forme
4. Validation par l’administration :
 Lorsque le contrôle s’effectue via la plate-forme,
– l’administration valide ou non la facture contrôlée
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Système de
Clearance

20. Brésil vs Russie
20
• Brésil :
• Les factures électroniques doivent être signées électroniquement via un certificat digital
délivré par un agent autorisé
• La facture électronique doit être transmise à l’administration fiscale
• L’administration valide la facture en émettant un code d’autorisation
• Le fournisseur communique par la suite la facture au client
• Le client doit par la suite vérifier la facture
VS
• Russie :
• Les factures électroniques doivent être signées électroniquement et certifiées par un agent
russe autorisé
• La facture électronique et la confirmation de réception de la facture électronique doivent être
transmis via une l’une des plate-formes accrédités EDEO (Electronic Document Exchange
Operator)
• Le fournisseurs, l’acheteur et l’opérateur de la plate-forme ont tous l’obligation de conserver
les documents
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Système de
Clearance

21. Italie : 1er janvier 2019
21
• Émission d’une facture électronique obligatoire via le système SDI (Sistema di Interscambio) pour :
 les entreprises résidentes en Italie
 les relations B2B et B2C en Italie
• La facture électronique en format XML doit être transmise par voie télématique au SDI
• Pour chaque fichier correctement reçu, le SDI effectue des contrôles avant de transmettre la facture au
destinataire (dans un délai de 5 jours)
 Si le système valide la facture : la facture est notifié au bénéficiaire et un accusé de notification est
envoyé à l’émetteur
 Sinon un « récépissé de refus » est envoyé
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Système de
Clearance

22. France : CHORUS PRO
22
• Facturation électronique pour les fournisseurs du secteur public
• Dépôt ou saisie d’une facture via la plate-forme Chorus Pro
• Suivi du traitement des factures via la plate-forme
• Prestataires et fournisseurs doivent obligatoirement émettre des factures électroniques selon le calendrier
suivant :
 A compter du 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
 A compter du 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire ;
 A compter du 1er janvier 2019 pour les petites et moyennes entreprises ;
 A compter du 1er janvier 2020 pour les micro entreprises.
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Système de
Clearance

23. France : Facturation électronique -
accord préalable
23
• L’ordonnance de l’article 222 de la loi Macron n’a pas encore été publiée, de sorte qu’aucune
obligation d’acceptation des factures électroniques n’existe à l’heure actuelle.
• En l’état actuel des textes, la transmission et la mise à disposition des factures électroniques
sont soumises à l’acceptation du destinataire.
• L’acceptation préalable du recours à la transmission des factures par voie électronique peut
être matérialisée dans un document formel s’il en existe un.
• Ce document peut être par exemple, un contrat d’interchange entre entreprises qui ont
recours à la dématérialisation des factures ou un contrat de services avec un prestataire de
facturation par voie électronique qui tient lieu d’acceptation, le contrat liant les parties.
• L'acceptation peut également se faire de manière tacite, par exemple lorsque l'acquéreur ou le
preneur traite ou acquitte la facture reçue ou, à défaut, par l’octroi au destinataire des factures
d’un délai raisonnable pour exiger une facture papier (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10 n° 180 et
190).
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24. 24
Rappel des principes applicables
en matière de support de facture
24
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25. 25
• Liberté de choix du support facture
• Obligation de mettre en place des contrôles
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26. Liberté du choix du support
facture
26
Depuis le 01/01/2013
• Principe de liberté de choix dans le mode de transmission des
factures.
• Egalité de traitement entre les factures papiers et les factures
électroniques.
Facture papier Facture électronique=
Authenticité de
l’origine
Intégrité du
contenu
Lisibilité de la
facture
Si
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27. 27
Liberté du choix du support
facture
Message
structuré
EDI
(conforme
ou non)
Courier
électronique
+ PDF
Word
Excel
Signature
électronique
qualifiée ou
non
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Qu’est-ce qu’une
facture
électronique

28. Authenticité de l’origine
Intégrité du contenu
Lisibilité de la facture
Liberté du choix du support
facture
28
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Ces principes doivent être assurés à compter de l’émission
jusqu’à la fin de la période de conservation de la facture.

29. 29
• C’est l’assurance de l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture.
• Elle doit être assurée par le fournisseur et par son client (double contrôle), y compris lorsque le
fournisseur a donné un mandat de facturation à un tiers ou à son client.
Liberté du choix du support facture
Authenticité de l’origine
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Liberté du choix du support
facture

30. 30
• L’intégralité des mentions, obligatoires ou non, figurant sur la facture d’origine ne doivent pas
être modifiées.
• Cette garantie renvoie à l’obligation légale de conserver les factures sous leur forme et contenu
originels.
Liberté du choix du support facture
Intégrité du contenu
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Liberté du choix du support
facture

31. Liberté du choix du support
facture
31
• La facture doit pouvoir être lue sans difficulté par l’utilisateur et par l’administration fiscale, sur
papier ou sur écran.
Lisibilité de la facture
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32. Liberté du choix du support
facture
32
• Les garanties d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité peuvent être assurées par l’émetteur et le
récepteur au moyen de l’un des trois procédés admis par la réglementation :
• EDI « fiscal ».
• Signature électronique « qualifiée ».
• Contrôles permanents établissant une piste d’audit fiable.
• Les parties sont en principe libres de choisir la méthode de sécurisation qu’elles préfèrent.
• La méthode de sécurisation peut être différente chez l’émetteur et le récepteur.
• Un même assujetti peut utiliser plusieurs procédés différents suivant ses flux de factures à l’émission
et à la réception.
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Comment assurer
le respect de ces
principes

33. Conclusion
33
Conclusion
Obligation de réaliser une
PAF
Pas d’obligation de réaliser une
PAF
Facture papier Facture électronique avec
signature électronique
« qualifiée »
EDI fiscal
Courrier électronique + PDF,
Word, Excel
Facture électronique avec
signature électronique
« non qualifiée »
EDI non fiscal
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34. Obligation de mettre en place des contrôles documentés
et permanents constituant une piste d’audit fiable
34
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35. 35
Contenu de la piste d’audit fiable

36. Exigences de l’administration
fiscale
36
• Selon l’administration, « il appartient à chaque assujetti de déterminer, en fonction de sa propre
organisation, l’ampleur et les moyens des contrôles qu’il doit mettre en place pour garantir
l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises et reçues ».
• Les paramètres à prendre en compte sont :
• La taille de l’entreprise.
• La nature de son activité.
• Ses systèmes d’information.
• La volumétrie des factures.
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Contrôles variables
suivant les
entreprises

37. Exigences de l’administration
fiscale
37
– Les contrôles peuvent être :
• Manuels et réalisés sur papier.
• Électroniques et intégrés au système d’information. Lorsque les contrôles sont dématérialisés, ils
doivent être conservés et présentés à l’administration sous cette forme. L’administration est
toutefois libre de demander que les documents lui soient présentés sous format papier.
• A la fois manuels et automatisés / papiers et électroniques.
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Ces formes de contrôle
peuvent coexister au sein
d’une même entreprise.
Forme des
contrôles

38. Exigences de l’administration
fiscale
38
• Les contrôles doivent être décrits, présentés et expliqués par l’entreprise.
• La documentation doit démontrer que les contrôles mis en place par l’entreprise sont effectifs et
réels.
• La documentation doit permettre à l’administration d’appréhender facilement les contrôles mis en
place d’un contrôle fiscal.
• Les documents doivent expliquer les acteurs des contrôles et leurs tâches respectives : qui contrôle
les documents et données, à quel moment et selon quelles modalités ?
• Les documents relatifs aux contrôles doivent être élaborés au moment de la mise en place de la piste
d’audit par l’entreprise et doivent retracer toutes les étapes du processus de facturation.
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Documentation des
contrôles

39. Exigences de l’administration
fiscale
39
• La documentation doit présenter toutes les étapes du circuit de l’information depuis l’évènement qui est
à l’origine du processus jusqu’à la facture émise ou reçue.
• Les agents de l’administration peuvent en prendre copie lors de la réalisation des contrôles.
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L’exigence de l’administration est variable suivant la
taille de l’entreprise :
• Une description orale est suffisante dans
une TPE.
• Une description synthétique dans une PME
(sous-entendue écrite).
• Une description détaillée dans une grande
entreprise.
Documentation des
contrôles

40. Exigences de l’administration
fiscale
40
• Cartographier ses flux de facturation à l’émission et à la réception.
• Qualifier ses processus de facturation au regard de la règlementation facture (factures papier,
factures électroniques avec ou sans signature, EDI fiscal).
• Vérifier l’existence de contrôles et procédures internes pour l’émission et l’enregistrement des
factures fournisseurs :
• Ces contrôles sont ils manuels ou automatiques ?
• Le système d’information a-t-il été audité sous le prisme de la piste d’audit ?
• Quelles sont les traces de ces contrôles ?
• Une preuve des contrôles est-elle conservée sous format papier ou informatique ?
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Cheminement
préconisé par
l’administration
fiscale

41. En synthèse
41
Pourquoi? Montrer que les
contrôles mis en place
par l’entreprise sont
effectifs et réels
Présenter à
l’Administration fiscale
une documentation
adéquate lors d’un
contrôle
Permettre à l’entreprise
d’avoir une vue claire et
détaillée sur ses
processus de contrôles
internes
Aquelmoment?
En principe, ces
contrôles doivent exister
au moins depuis le 1er
janvier 2014 de manière
pertinente et efficace
Etre en mesure de
retracer toutes les
étapes du processus de
facturation depuis
l’évènement qui est à
l’origine du processus
de facturation jusqu’à
l’archivage de cette
facture
Sousquelleforme?
L’ampleur de la
documentation dépend
de(s):
1. la diversité des flux
2. la volumétrie des
factures
3. moyens humains et
financiers employés
pour réaliser ces
contrôles
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42. Enjeux
42
• Anticiper les contrôles de l’administration en matière de facturation.
• Eviter les sanctions :
– Remise en cause de la TVA déduite (à la réception)
– Factures fictives/ de complaisance (à l’émission avec solidarité du client) –
amendes de 50%
– Amendes relatives aux mentions obligatoires sur factures (à l’émission) –
amendes de 15 €
– Procès-verbal de carence
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43. 43
Modalités de conservation et
d’archivage des factures et de la
documentation
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44. Délai de conservation
44
• Factures :
– Au plan fiscal, les factures, quelque soit leur support, doivent être conservées
pendant 6 ans à compter de leur établissement (10 ans au plan comptable).
• Documentation PAF :
– L’ensemble des documents et informations constitutifs des contrôles internes ainsi que
la documentation piste d’audit doit également être conservé pendant 6 ans à
compter de l’établissement de la facture.
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45. Modalités de conservation des
factures papier
45
• Conservation sur support papier :
• Les factures conservées sous forme papier doivent être stockées sur le territoire français.
• Le lieu de stockage doit être situé dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de
l'administration.
• Conservation sur support informatique après numérisation.
• La facture d’origine (celle émise et transmise dans son format initial), reste la pièce justificative
pour la déduction de la TVA.
• L’archivage numérique de cette facture est considérée comme la copie identique de cette
facture et peut être considérée comme une pièce justificative valable pour la déduction de la
TVA à la condition que les modalités de numérisation des factures papiers soient respectées.
• Dans l’hypothèse ou le contribuable présente à l’administration une facture numérisée qui ne
remplit pas ces conditions, ce dernier est alors tenu de la présenter sous forme papier.
• Si le contribuable n’est plus en possession de la facture papier, l’administration n’est pas en
mesure de s’assurer de l’authenticité de la facture et assimile cette hypothèse à un défaut de
facture.
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46. Modalités de conservation des
factures papier
46
• Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique
doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique, le résultat de cette
numérisation devant être la copie conforme à l’original en image et en contenu, y compris
s’agissant des couleurs en cas de mise en place d’un code couleur.
• Par mesure de tolérance, l’administration admet qu’une numérisation ne respectant pas le code
couleur est toutefois acceptée, mais uniquement dans les cas où les couleurs ne sont pas porteuses
de sens.
• L’application de cette tolérance doit pouvoir être explicitée à l’administration (par exemple,
l’administration fiscale précise que les couleurs du logo de l’entreprise ne sont pas porteuses de
sens).
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Numérisation des
factures papiers

47. Modalités de conservation des
factures papier
47
• Les dispositifs de traitement sur l’image sont interdits.
• Dans l’hypothèse où l’assujetti a recours à la compression de fichier, cette compression doit s’opérer
sans perte.
© FIDAL Formations
Numérisation des
factures papiers

48. Modalités de conservation des
factures papier
48
• Chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO
19005-3) et être assorti :
• Soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de
sécurité (RGS) de niveau une étoile.
• Soit d’une empreinte numérique.
• Soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel
général de sécurité (RGS) de niveau une étoile.
• Soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de
certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List – TSL).
• Chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de
dater les différentes opérations réalisées.
© FIDAL Formations
Numérisation des
factures papiers

49. Cas particulier des factures papier
transmises par PDF
49
• Une facture créée sur papier, puis numérisée pour être envoyée et reçue de façon électronique sera
considérée comme une facture électronique, et l’émetteur sera dispensé de conserver la facture
papier, sous réserve de sécuriser et de conserver la facture numérisée conformément aux conditions
prévues par l’article A 102 B-2 du LPF pour la numérisation des factures papier.
• Le récepteur de la facture, considéré pour sa part comme ayant reçu une facture électronique, devra
conserver la facture ainsi reçue uniquement sous format dématérialisé.
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Pays hors UE
sous
conditions*

50. Conservation des documents
constitutifs des contrôles PAF
50
• Modalités de numérisation
• Le document numérisé doit être la copie conforme à l'original en image et en contenu : les couleurs sont
reproduites à l'identique, notamment en cas de mise en place d'un code couleur (lorsque les couleurs
sont porteuses de sens).
• Le document numérisé conservé sous format PDF (Portable Document Format) doit être assorti d'une
signature électronique conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile.
• Le document numérisé n'est retenu comme pièce justificative des contrôles mentionnées au 1°du VII de
l'article 289 du CGI que s'il fait apparaître tout ajout, remarque ou information qui auraient été annotés
sur un document papier.
• Ainsi, en cas de modification ou de correction des données portées sur un document numérisé, seul le
document corrigé et numérisé à nouveau est retenu comme pièce constitutive des contrôles établissant la
piste d'audit fiable.
• Dans le cas où le contribuable présente un document numérisé qui ne remplit pas les conditions posées
précédemment, le contribuable est alors tenu de le présenter sous forme papier.
© FIDAL Formations
Pays hors UE
sous
conditions*