FIDDAYS 7-2 Caisses enregistreuses : Comment être en règle et optimiser sa gestion ? N°7 - Salle A - 8h00 / 9h00 JDC - Romain WOLF - Directeur National des Ventes - Solutions d'Encaissement/Gestion & Détection Intrusion - Vidéosurveillance JDC - Patrick GIORGINI - Directeur Agences FIDAQUITAINE - Muriel DAUDIGNON - Expert-comptable

1. Fidaquitaine © 3/07/2018
Caisses enregistreuses :
Comment être en règle et
optimiser sa gestion ?
N°7

2. FIDAQUITAINE - Confidentiel 2

3. CAISSES ENREGISTREUSES :
COMMENT ÊTRE EN RÈGLE ET
OPTIMISER SA GESTION ?
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4. En Europe l’évasion fiscale est estimée à 1 000 milliards d’euros, dont plus de
100 milliards d’euros pour la France.
C’est principalement la fraude à la TVA qui est mise en cause.
La sécurisation des recettes est donc apparue comme un élément
déterminant de la lutte contre la fraude fiscale.
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Préambule :

5. Au 1er janvier 2018, toute entreprise assujettie à la TVA en France qui utilise
une caisse enregistreuse doit répondre à l’ensemble des obligations
suivantes* :
 L'identification des processus et des données d'encaissement,
 La signature électronique de l'enregistrement des données d'encaissement,
 La traçabilité des opérations d'encaissement,
 L'inaltérabilité des données (impossibilité d'effacer une facture validée),
 La restitution des données d'encaissement en vue de contrôles.
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Préambule :
* Article 286-I-3 bis du CGI

6. OBLIGATIONS LEGALES
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7. Les caisses enregistreuses sont de 3 types :
 autonomes (non reliées à un système centralisé) mais dotées de procédés de
mémorisation et de calcul
 systèmes de caisse reliés entre eux, générant ou pas l’écriture comptable
 systèmes de caisse reliés informatiquement qui mettent à jour la comptabilité, la
gestion des stocks (ERP).
Les balances comptoir qui ont une fonction mémorisation des encaissements sont
visées par le dispositif.
NB : une caisse à bande papier sans mémoire n’est pas concernée
Et pour cause : elle est intangible !
Mais conservation des bandes impérative…
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La sécurisation des recettes encaissées

8. Pour les trois types de caisse précités, l’administration doit pouvoir accéder :
- aux données d’origine enregistrées initialement
- ainsi qu’au détail daté :
ANNEE MOIS JOUR HEURE MINUTE
des opérations et des corrections apportées
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La sécurisation des recettes encaissées

9. Le livre de caisse ou ticket Z ou main courante ou le logiciel d’encaissement
doit détailler :
 nature de l’opération : article vendu
 recettes encaissées selon le mode de paiement : distinguer espèces chèques cartes
bleues
 recettes encaissées par taux de TVA : HT, TVA, TTC
 le nombre de paniers : CA par client
Attention : la main courante sous format excel est proscrite car modifiable !
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La sécurisation des recettes encaissées

10. Obligatoire : effectuer chaque fin de journée le contrôle des existants en
caisse avec le solde du livre comptable. Il peut être opportun de le
recontrôler à l’ouverture le matin !
L’administration peut procéder à un contrôle inopiné dans les locaux de
l’entreprise du solde des existants en caisse
Le solde de la caisse ne peut être négatif : une caisse négative peut
engendrer un rejet de comptabilité ou une taxation d’office
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Le journal de caisse : obligations comptables
et fiscales

11. Contrôler que l’équation suivante est correcte :
Fonds de caisse d’ouverture
+ chiffre d’affaires de la journée en espèces
- achats/sorties d’espèces de la journée
= Espèces physiques de fin de journée
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Le journal de caisse : obligations comptables
et fiscales

12. Astuce : remettre en banque tous les jours les recettes chèques et espèces
pour garder un même fonds de caisse
Rechercher la cause des erreurs de caisse :
- Cartes de fidélité (lors de la remise : paiement partiel par exemple)
- Tickets restaurants (pas de rendu monnaie)
- Inversion de chiffres
- Erreur sur le mode de paiement
- Erreur sur le rendu de monnaie
- Sorties de caisse non saisies
- Vol dans la caisse !
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Le journal de caisse : obligations comptables
et fiscales

13. Les justificatifs doivent être édités quotidiennement ou sauvegardés
informatiquement selon le cas, validés, conservés, archivés.
CONSERVATION OBLIGATOIRE DU TICKET Z ET DU DÉTAIL DES VENTES PAR ARTICLES, DES
BANDES DE CAISSE ENREGISTREUSE OU DE LA MAIN COURANTE PENDANT 6 ANS
Attention aux conditions de conservation des supports rouleaux thermiques
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Le journal de caisse : obligations comptables
et fiscales

14. LES DIFFÉRENTS CERTIFICATS
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15. Le logiciel de caisse de votre commerce peut être certifié de deux manières :
La certification de l'éditeur par un acteur externe (généralement l'AFNOR NF 525) :
 Le logiciel de l'éditeur est "certifié conforme" par un acteur de la certification
 Elle est onéreuse, mais protège l'éditeur et l'utilisateur en cas de non-
conformité constatée lors d'un contrôle.
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Les certificats

16. Le logiciel de caisse de votre commerce peut être certifié de deux manières :
L'auto certification du logiciel par l'éditeur (émission d’une attestation) :
 C'est une certification faite par le développeur du logiciel (cela concerne
notamment les « logiciels maison »)
 Elle engage la responsabilité de l'éditeur en cas de non-conformité constatée
lors d'un contrôle mais protège l'utilisateur.
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Les certificats

17. QUI EST CONCERNÉ PAR LES
DISPOSITIONS RELATIVES AUX CAISSES
ENREGISTREUSES ?
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18. Sont concernés :
 Les commerçants (personnes physiques ou morales) qui réalisent des
opérations avec des particuliers. Cela concerne également les sites de ventes
en ligne (e-commerce).
 Qui utilisent un système de caisse ou la fonction caisse d’un logiciel de
comptabilité ou de gestion.
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Qui est concerné :

19. Echappent à cette obligation :
 Les commerçants (personnes physiques ou morales) qui réalisent des
opérations avec des professionnels.
 Les Non assujettis à TVA
 Les commerçants qui utilisent une caisse manuelle (« papier»)
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Qui est concerné :

20. ABSENCE DE CERTIFICATION : QUELS
SONT LES RISQUES ?
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21. En cas de non-conformité du logiciel de caisse, vous vous exposez à :
 Une amende de 7 500 € par caisse enregistreuse non conforme*.
 L'obligation (en plus de l'amende) de régulariser votre système dans les 60
jours suivant la constatation de l'infraction.
* Article 1770 duodecies du CGI
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NF 525 : Non certification : les risques !

22. EN CONCLUSION !
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23. La Norme NF 525 a pour objectif :
 D’empêcher la fraude (dissimulation de chiffre d'affaires),
 De simplifier les contrôles de l’administration fiscale,
 De protéger le commerçant contre la suspicion de fraude (car un logiciel aux
normes signifie une caisse honnête, tracée et sécurisée).
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EN CONCLUSION : La NF 525

24. PRESENTATION JDC
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https://fr.slideshare.net/Fidaquitaine/fiddays-caisses-enregistreuses-jdc-sa

25. FIDAQUITAINE - Confidentiel
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