SlideShare une entreprise Scribd logo
La FFN met tout en œuvre pour rédiger des documents conformes
au droit en vigueur. Ils ne constituent pas à eux seuls un avis
professionnel ou juridique. L’utilisation de ces documents ne
saurait engager la responsabilité de la FFN.
14 rue Scandicci – 93508 PANTIN Cedex
Tél. 01 41 83 87 70 – Fax. 01 41 83 87 69
E-mail : ffn@ffnatation.fr
La conservation des documents au sein
d’une association
Préambule
Comme toute personne physique ou morale, une association se doit de conserver un certain
nombre de documents sur des durées plus ou moins longues.
L’administration bénéficie, à l’égard des associations, d’un droit de communication qui autorise les
agents des impôts à prendre connaissance et, éventuellement, copie de documents que détiennent
certaines personnes ou organismes ; il leur permet d’obtenir des renseignements susceptibles
d’être utilisés pour contrôler la situation fiscale de tiers ou, le cas échéant, du contribuable lui-
même. L’exercice de ce droit n’est soumis à aucune formalité particulière (mais les agents des
impôts adressent souvent un avis de passage).
La présente fiche fait donc un état des lieux non exhaustif de la durée de conservation des
documents qu’une association peut être amenée à détenir au cours de son existence.
Les documents à conserver toute la durée de vie de l’association
1 - La tenue d’un registre spécial
Les modifications apportées aux statuts doivent être consignées sur un registre spécial coté et paraphé par la
personne habilitée à représenter l’association. L’usage veut qu’il s’agisse d’un registre au sens matériel, c’est-à-
dire d’un document comportant des pages reliées de façon indissociable. Il ne semble pas possible d’utiliser des
feuilles volantes, même regroupées dans un classeur.
Ce registre doit être tenu, au siège du groupement, aussi longtemps que l’association existe. Les modifications
et changements doivent y être portés « de suite et sans aucun blanc », avec indication de la date des
récépissés de déclaration modificative.
Doivent, aussi, être portés sur ce registre :
· Les changements de dirigeants ;
· Les nouveaux établissements fondés ;
· Le changement d’adresse du siège social ;
· Les acquisitions ou aliénations des immeubles de l’association.
Ce registre devra être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu’elles en feront la
demande, cette présentation se faisant au siège de l’association.
Il ne faut surtout pas confondre ce registre obligatoire avec ceux dans lesquels l’association peut, sans que ce
soit une obligation, reporter les délibérations de ses organes collégiaux (assemblée générale, conseil
d’administration…).
2 - Les autres documents à conserver
En plus de la tenue et de la conservation du registre spécial, l’association doit conserver, pendant toute la
durée de sa vie, différents documents :
· Les statuts, les statuts modifiés, le règlement intérieur ;
· Les coordonnées des membres élus ;
. Les bulletins d’adhésion ;
· L’extrait du Journal Officiel dans lequel a été publié la déclaration de constitution ;
· Tous les récépissés de déclaration, délivrés par les services préfectoraux lors de chaque dépôt ;
· Le registre des procès-verbaux des délibérations des assemblées générales, du conseil d’administration ou du
bureau, s’il existe ;
· Les baux, les factures de travaux ou réparations importantes.
Fiche actualisée le 27/02/2015
La FFN met tout en œuvre pour rédiger des documents conformes
au droit en vigueur. Ils ne constituent pas à eux seuls un avis
professionnel ou juridique. L’utilisation de ces documents ne
saurait engager la responsabilité de la FFN.
14 rue Scandicci – 93508 PANTIN Cedex
Tél. 01 41 83 87 70 – Fax. 01 41 83 87 69
E-mail : ffn@ffnatation.fr
Les délais de conservation des documents dans l’association
1 - Document civil et commercial
Type de document Durée de
conservation
Texte de référence
Contrat conclu dans le cadre
d'une relation commerciale
5 ans Art. L.110-4 du Code de Commerce
Garantie pour les biens ou
services fournis au
consommateur
2 ans Art. L.137-2 du Code de la
Consommation
Contrat conclu par voie
électronique (à partir de 120
€)
10 ans à partir
de la livraison
ou de la
prestation
Art. L.134-2 du Code de la
Consommation
Contrat d'acquisition ou de
cession de biens immobiliers
et fonciers
30 ans Art. 2227 du Code Civil
Correspondance commerciale 5 ans Art. L.110-4 du Code de Commerce
Document bancaire (talon de
chèque, relevé bancaire...)
5 ans Art. L.110-4 du Code de Commerce
Document de transport de
marchandises
5 ans Art. L.110-4 du Code de Commerce
Déclaration en douane 3 ans Art. 16 du règlement européen
n°2913/92 du Conseil du 12 octobre
1992
Police d’assurance 2 ans à partir
de la
résiliation du
contrat
Art. L.114-1 du code des assurances
Document relatif à la
propriété intellectuelle (dépôt
de brevet, marque, dessin et
modèle)
5 ans à partir
de la fin de la
protection
Art. 2224 du code civil
Dossier d’un avocat 5 ans à partir
de la fin du
mandat
Art. 2225 du code civil
2 – Pièce comptable
Type de document Durée de
conservation
Texte de référence
Livre et registre comptable
(livre journal, grand livre,
livre d'inventaire...)
10 ans à partir
de la clôture de
l'exercice
Art. L.123-22 du Code de Commerce
Pièce justificative : bon de
commande, bon de livraison
ou de réception, facture
client et fournisseur...
10 ans à partir
de la clôture de
l'exercice
Art. L.123-22 du Code de Commerce
La FFN met tout en œuvre pour rédiger des documents conformes
au droit en vigueur. Ils ne constituent pas à eux seuls un avis
professionnel ou juridique. L’utilisation de ces documents ne
saurait engager la responsabilité de la FFN.
14 rue Scandicci – 93508 PANTIN Cedex
Tél. 01 41 83 87 70 – Fax. 01 41 83 87 69
E-mail : ffn@ffnatation.fr
3 - Documents fiscaux
Type d'impôt Durée de conservation Texte de
référence
Impôt sur le revenu et
sur les sociétés
6 ans art. L.102 B du livre
des procédures
fiscales
Bénéfices industriels et
commerciaux (BIC),
bénéfices non
commerciaux (BNC) et
bénéfices agricoles (BA)
en régime réel
6 ans art. L.102 B du livre
des procédures
fiscales
Impôts sur les sociétés
pour l’EIRL, des sociétés
à responsabilité limitée
(exploitations agricoles,
sociétés d’exercice
libéral)
6 ans art. L.102 B du livre
des procédures
fiscales
Impôts directs locaux
(taxes foncières,
contribution à
l'audiovisuel public)
6 ans art. L.102 B du livre
des procédures
fiscales
Cotisation foncière des
entreprises (CFE) et
cotisation sur la valeur
ajoutée des entreprises
(CVAE)
6 ans art. L.102 B du livre
des procédures
fiscales
Taxes sur le chiffre
d'affaires (TVA et taxes
assimilées, impôt sur
les spectacles, taxe sur
les conventions
d'assurance...)
6 ans art. L.102 B du livre
des procédures
fiscales
La FFN met tout en œuvre pour rédiger des documents conformes
au droit en vigueur. Ils ne constituent pas à eux seuls un avis
professionnel ou juridique. L’utilisation de ces documents ne
saurait engager la responsabilité de la FFN.
14 rue Scandicci – 93508 PANTIN Cedex
Tél. 01 41 83 87 70 – Fax. 01 41 83 87 69
E-mail : ffn@ffnatation.fr
4 - Gestion du personnel
Type de document Durée de
conservation
Texte de référence
Bulletin de paie (double
papier ou sous forme
électronique)
5 ans Art. L.3243-4 du Code du
Travail
Registre unique du personnel 5 ans à partir du
départ du salarié
Art. R.1221-26 du Code du
Travail
Document concernant les
contrats de travail, les
salaires, primes, indemnités
et soldes de tout compte,
régime de retraite…
5 ans Art. 2224 du Code Civil
Document relatif aux charges
sociales et à la taxe sur les
salaires
3 ans Art. L.244-3 du Code de la
Sécurité Sociale et art. L.169
A du livre des procédures
fiscales
Comptabilisation des jours
de travail des salariés sous
convention de forfait
3 ans Art. D.3171-16 du Code du
Travail
Comptabilisation des
horaires des salariés, des
heures d'astreinte et de leur
compensation
1 an Art. D.3171-16 du Code du
Travail
Observation ou mise en
demeure de l'inspection du
travail. Vérification et
contrôle au titre de l'hygiène,
de la sécurité et des
conditions de travail
(CHSCT). Déclaration
d'accident du travail auprès
de la caisse primaire
d'assurance maladie
5 ans Art. D.4711-3 du Code du
Travail
Source
Cette fiche a été réalisée avec l’aide du site du service public : www.service-public.fr

Contenu connexe

Similaire à Conservation des documents au sein d'une association

Les aspects légaux de la gestion d’un bureau d’assurances Paperless
Les aspects légaux de la gestion d’un bureau d’assurances PaperlessLes aspects légaux de la gestion d’un bureau d’assurances Paperless
Les aspects légaux de la gestion d’un bureau d’assurances Paperless
Denis Gouzee
 
Electronique
ElectroniqueElectronique
Electronique
Denis Gouzee
 
Idcc 1431 accord cppni
Idcc 1431 accord cppniIdcc 1431 accord cppni
Idcc 1431 accord cppni
Société Tripalio
 
Idcc 1534 accord instances paritaires
Idcc 1534 accord instances paritairesIdcc 1534 accord instances paritaires
Idcc 1534 accord instances paritaires
Léo Guittet
 
Idcc 1431 avenant cppni
Idcc 1431 avenant cppniIdcc 1431 avenant cppni
Idcc 1431 avenant cppni
Société Tripalio
 
Actualités en matière de contrôles fiscaux 2019
Actualités en matière de contrôles fiscaux 2019Actualités en matière de contrôles fiscaux 2019
Actualités en matière de contrôles fiscaux 2019
Forums financiers de Wallonie
 
La facture signée : c'est démodé !
La facture signée : c'est démodé !La facture signée : c'est démodé !
La facture signée : c'est démodé !
Aproged
 
Idcc 1539 avenant cppni
Idcc 1539 avenant cppniIdcc 1539 avenant cppni
Idcc 1539 avenant cppni
Société Tripalio
 
Idcc 700 707 1492 1495 accord cppni
Idcc 700 707 1492 1495 accord cppniIdcc 700 707 1492 1495 accord cppni
Idcc 700 707 1492 1495 accord cppni
Léo Guittet
 
La nouvelle convention fiscale belgo chinoise 28.03.14
La nouvelle convention fiscale belgo chinoise 28.03.14La nouvelle convention fiscale belgo chinoise 28.03.14
La nouvelle convention fiscale belgo chinoise 28.03.14
Jacques Malherbe
 
Extrait de la Revue Lamy Droit des Affaires
Extrait de la Revue Lamy Droit des AffairesExtrait de la Revue Lamy Droit des Affaires
Extrait de la Revue Lamy Droit des Affaires
Nathalie Delatour
 
SuisseID Forum 2014 | Bases légales de la signature électronique
SuisseID Forum 2014 | Bases légales de la signature électroniqueSuisseID Forum 2014 | Bases légales de la signature électronique
SuisseID Forum 2014 | Bases légales de la signature électronique
Trägerverein SuisseID
 
Rapport IGF sur la taxe à 3% sur les revenus distribués
Rapport IGF sur la taxe à 3% sur les revenus distribués Rapport IGF sur la taxe à 3% sur les revenus distribués
Rapport IGF sur la taxe à 3% sur les revenus distribués
Société Tripalio
 
L’impact de la réforme du droit des obligations sur les contrats digitaux
L’impact de la réforme du droit des obligations sur les contrats digitauxL’impact de la réforme du droit des obligations sur les contrats digitaux
L’impact de la réforme du droit des obligations sur les contrats digitaux
Haas Avocats
 
earlegal #9 - Archivage et destruction de documents : comment s'y prendre ?
earlegal #9 - Archivage et destruction de documents : comment s'y prendre ?earlegal #9 - Archivage et destruction de documents : comment s'y prendre ?
earlegal #9 - Archivage et destruction de documents : comment s'y prendre ?
Lexing - Belgium
 
Idcc 3205 accord cppni
Idcc 3205 accord cppniIdcc 3205 accord cppni
Idcc 3205 accord cppni
Société Tripalio
 
Présentation de Eddy Topalian - Conventions réglementées
Présentation de Eddy Topalian - Conventions réglementéesPrésentation de Eddy Topalian - Conventions réglementées
Présentation de Eddy Topalian - Conventions réglementées
Comsoce
 
Les obligations de l’employeur
Les obligations de l’employeurLes obligations de l’employeur
Les obligations de l’employeur
proetco
 
Signature électronique. Découvrez la nouvelle édition du guide de la signatur...
Signature électronique. Découvrez la nouvelle édition du guide de la signatur...Signature électronique. Découvrez la nouvelle édition du guide de la signatur...
Signature électronique. Découvrez la nouvelle édition du guide de la signatur...
FNTC
 
2010 12 09 maîtrisez vos documents électroniques by competitic
2010 12 09 maîtrisez vos documents électroniques by competitic2010 12 09 maîtrisez vos documents électroniques by competitic
2010 12 09 maîtrisez vos documents électroniques by competitic
COMPETITIC
 

Similaire à Conservation des documents au sein d'une association (20)

Les aspects légaux de la gestion d’un bureau d’assurances Paperless
Les aspects légaux de la gestion d’un bureau d’assurances PaperlessLes aspects légaux de la gestion d’un bureau d’assurances Paperless
Les aspects légaux de la gestion d’un bureau d’assurances Paperless
 
Electronique
ElectroniqueElectronique
Electronique
 
Idcc 1431 accord cppni
Idcc 1431 accord cppniIdcc 1431 accord cppni
Idcc 1431 accord cppni
 
Idcc 1534 accord instances paritaires
Idcc 1534 accord instances paritairesIdcc 1534 accord instances paritaires
Idcc 1534 accord instances paritaires
 
Idcc 1431 avenant cppni
Idcc 1431 avenant cppniIdcc 1431 avenant cppni
Idcc 1431 avenant cppni
 
Actualités en matière de contrôles fiscaux 2019
Actualités en matière de contrôles fiscaux 2019Actualités en matière de contrôles fiscaux 2019
Actualités en matière de contrôles fiscaux 2019
 
La facture signée : c'est démodé !
La facture signée : c'est démodé !La facture signée : c'est démodé !
La facture signée : c'est démodé !
 
Idcc 1539 avenant cppni
Idcc 1539 avenant cppniIdcc 1539 avenant cppni
Idcc 1539 avenant cppni
 
Idcc 700 707 1492 1495 accord cppni
Idcc 700 707 1492 1495 accord cppniIdcc 700 707 1492 1495 accord cppni
Idcc 700 707 1492 1495 accord cppni
 
La nouvelle convention fiscale belgo chinoise 28.03.14
La nouvelle convention fiscale belgo chinoise 28.03.14La nouvelle convention fiscale belgo chinoise 28.03.14
La nouvelle convention fiscale belgo chinoise 28.03.14
 
Extrait de la Revue Lamy Droit des Affaires
Extrait de la Revue Lamy Droit des AffairesExtrait de la Revue Lamy Droit des Affaires
Extrait de la Revue Lamy Droit des Affaires
 
SuisseID Forum 2014 | Bases légales de la signature électronique
SuisseID Forum 2014 | Bases légales de la signature électroniqueSuisseID Forum 2014 | Bases légales de la signature électronique
SuisseID Forum 2014 | Bases légales de la signature électronique
 
Rapport IGF sur la taxe à 3% sur les revenus distribués
Rapport IGF sur la taxe à 3% sur les revenus distribués Rapport IGF sur la taxe à 3% sur les revenus distribués
Rapport IGF sur la taxe à 3% sur les revenus distribués
 
L’impact de la réforme du droit des obligations sur les contrats digitaux
L’impact de la réforme du droit des obligations sur les contrats digitauxL’impact de la réforme du droit des obligations sur les contrats digitaux
L’impact de la réforme du droit des obligations sur les contrats digitaux
 
earlegal #9 - Archivage et destruction de documents : comment s'y prendre ?
earlegal #9 - Archivage et destruction de documents : comment s'y prendre ?earlegal #9 - Archivage et destruction de documents : comment s'y prendre ?
earlegal #9 - Archivage et destruction de documents : comment s'y prendre ?
 
Idcc 3205 accord cppni
Idcc 3205 accord cppniIdcc 3205 accord cppni
Idcc 3205 accord cppni
 
Présentation de Eddy Topalian - Conventions réglementées
Présentation de Eddy Topalian - Conventions réglementéesPrésentation de Eddy Topalian - Conventions réglementées
Présentation de Eddy Topalian - Conventions réglementées
 
Les obligations de l’employeur
Les obligations de l’employeurLes obligations de l’employeur
Les obligations de l’employeur
 
Signature électronique. Découvrez la nouvelle édition du guide de la signatur...
Signature électronique. Découvrez la nouvelle édition du guide de la signatur...Signature électronique. Découvrez la nouvelle édition du guide de la signatur...
Signature électronique. Découvrez la nouvelle édition du guide de la signatur...
 
2010 12 09 maîtrisez vos documents électroniques by competitic
2010 12 09 maîtrisez vos documents électroniques by competitic2010 12 09 maîtrisez vos documents électroniques by competitic
2010 12 09 maîtrisez vos documents électroniques by competitic
 

Plus de Dominique Gayraud

Vie associative organiser son ag pendant la crise sanitaire mai juin 2021. bi...
Vie associative organiser son ag pendant la crise sanitaire mai juin 2021. bi...Vie associative organiser son ag pendant la crise sanitaire mai juin 2021. bi...
Vie associative organiser son ag pendant la crise sanitaire mai juin 2021. bi...
Dominique Gayraud
 
Mise en oeuvre de l'action sociale dans la fonction publique territoriale
Mise en oeuvre de l'action sociale dans la fonction publique territorialeMise en oeuvre de l'action sociale dans la fonction publique territoriale
Mise en oeuvre de l'action sociale dans la fonction publique territoriale
Dominique Gayraud
 
calendrier_des_reunions_cos_2021
calendrier_des_reunions_cos_2021calendrier_des_reunions_cos_2021
calendrier_des_reunions_cos_2021
Dominique Gayraud
 
Association fiche memo-nouveau-plan-comptable-les-principaux-changements 2020
Association fiche memo-nouveau-plan-comptable-les-principaux-changements 2020Association fiche memo-nouveau-plan-comptable-les-principaux-changements 2020
Association fiche memo-nouveau-plan-comptable-les-principaux-changements 2020
Dominique Gayraud
 
Autre livret_d_accueil_(maj_05.2018)
 Autre livret_d_accueil_(maj_05.2018) Autre livret_d_accueil_(maj_05.2018)
Autre livret_d_accueil_(maj_05.2018)
Dominique Gayraud
 
Bulletin documentaire du 15 au 28 juin 2018
Bulletin documentaire du 15 au 28 juin 2018Bulletin documentaire du 15 au 28 juin 2018
Bulletin documentaire du 15 au 28 juin 2018
Dominique Gayraud
 
Assemblee generale association delai convocation modalites
Assemblee generale association delai convocation modalitesAssemblee generale association delai convocation modalites
Assemblee generale association delai convocation modalites
Dominique Gayraud
 
Note information le_cpf_reprise_dif cdg 24
Note information le_cpf_reprise_dif cdg 24Note information le_cpf_reprise_dif cdg 24
Note information le_cpf_reprise_dif cdg 24
Dominique Gayraud
 
Note information le_cpf cdg 24
Note information le_cpf cdg 24Note information le_cpf cdg 24
Note information le_cpf cdg 24
Dominique Gayraud
 
Samu avant Naomi, d'autres cas tragiques
Samu avant Naomi, d'autres cas tragiquesSamu avant Naomi, d'autres cas tragiques
Samu avant Naomi, d'autres cas tragiques
Dominique Gayraud
 
La gestion organique des associations. blog
La gestion organique des associations. blogLa gestion organique des associations. blog
La gestion organique des associations. blog
Dominique Gayraud
 
Livret associations 3me edition
Livret associations 3me editionLivret associations 3me edition
Livret associations 3me edition
Dominique Gayraud
 
Livret association
Livret associationLivret association
Livret association
Dominique Gayraud
 
Livret associations 3me edition
Livret associations 3me editionLivret associations 3me edition
Livret associations 3me edition
Dominique Gayraud
 
Les ressources associations conseil d'administration et bureau associations m...
Les ressources associations conseil d'administration et bureau associations m...Les ressources associations conseil d'administration et bureau associations m...
Les ressources associations conseil d'administration et bureau associations m...
Dominique Gayraud
 
Fm bureau association loi 1901
Fm bureau association loi 1901Fm bureau association loi 1901
Fm bureau association loi 1901
Dominique Gayraud
 
Fm administrateur association li 1901
Fm administrateur association li 1901Fm administrateur association li 1901
Fm administrateur association li 1901
Dominique Gayraud
 
Droit des associations mai 2018
Droit des associations mai 2018Droit des associations mai 2018
Droit des associations mai 2018
Dominique Gayraud
 
Droit des associations mai 2018 ag jaune
Droit des associations mai 2018 ag jauneDroit des associations mai 2018 ag jaune
Droit des associations mai 2018 ag jaune
Dominique Gayraud
 
Conseil d'administration association loi 1901
Conseil d'administration association loi 1901Conseil d'administration association loi 1901
Conseil d'administration association loi 1901
Dominique Gayraud
 

Plus de Dominique Gayraud (20)

Vie associative organiser son ag pendant la crise sanitaire mai juin 2021. bi...
Vie associative organiser son ag pendant la crise sanitaire mai juin 2021. bi...Vie associative organiser son ag pendant la crise sanitaire mai juin 2021. bi...
Vie associative organiser son ag pendant la crise sanitaire mai juin 2021. bi...
 
Mise en oeuvre de l'action sociale dans la fonction publique territoriale
Mise en oeuvre de l'action sociale dans la fonction publique territorialeMise en oeuvre de l'action sociale dans la fonction publique territoriale
Mise en oeuvre de l'action sociale dans la fonction publique territoriale
 
calendrier_des_reunions_cos_2021
calendrier_des_reunions_cos_2021calendrier_des_reunions_cos_2021
calendrier_des_reunions_cos_2021
 
Association fiche memo-nouveau-plan-comptable-les-principaux-changements 2020
Association fiche memo-nouveau-plan-comptable-les-principaux-changements 2020Association fiche memo-nouveau-plan-comptable-les-principaux-changements 2020
Association fiche memo-nouveau-plan-comptable-les-principaux-changements 2020
 
Autre livret_d_accueil_(maj_05.2018)
 Autre livret_d_accueil_(maj_05.2018) Autre livret_d_accueil_(maj_05.2018)
Autre livret_d_accueil_(maj_05.2018)
 
Bulletin documentaire du 15 au 28 juin 2018
Bulletin documentaire du 15 au 28 juin 2018Bulletin documentaire du 15 au 28 juin 2018
Bulletin documentaire du 15 au 28 juin 2018
 
Assemblee generale association delai convocation modalites
Assemblee generale association delai convocation modalitesAssemblee generale association delai convocation modalites
Assemblee generale association delai convocation modalites
 
Note information le_cpf_reprise_dif cdg 24
Note information le_cpf_reprise_dif cdg 24Note information le_cpf_reprise_dif cdg 24
Note information le_cpf_reprise_dif cdg 24
 
Note information le_cpf cdg 24
Note information le_cpf cdg 24Note information le_cpf cdg 24
Note information le_cpf cdg 24
 
Samu avant Naomi, d'autres cas tragiques
Samu avant Naomi, d'autres cas tragiquesSamu avant Naomi, d'autres cas tragiques
Samu avant Naomi, d'autres cas tragiques
 
La gestion organique des associations. blog
La gestion organique des associations. blogLa gestion organique des associations. blog
La gestion organique des associations. blog
 
Livret associations 3me edition
Livret associations 3me editionLivret associations 3me edition
Livret associations 3me edition
 
Livret association
Livret associationLivret association
Livret association
 
Livret associations 3me edition
Livret associations 3me editionLivret associations 3me edition
Livret associations 3me edition
 
Les ressources associations conseil d'administration et bureau associations m...
Les ressources associations conseil d'administration et bureau associations m...Les ressources associations conseil d'administration et bureau associations m...
Les ressources associations conseil d'administration et bureau associations m...
 
Fm bureau association loi 1901
Fm bureau association loi 1901Fm bureau association loi 1901
Fm bureau association loi 1901
 
Fm administrateur association li 1901
Fm administrateur association li 1901Fm administrateur association li 1901
Fm administrateur association li 1901
 
Droit des associations mai 2018
Droit des associations mai 2018Droit des associations mai 2018
Droit des associations mai 2018
 
Droit des associations mai 2018 ag jaune
Droit des associations mai 2018 ag jauneDroit des associations mai 2018 ag jaune
Droit des associations mai 2018 ag jaune
 
Conseil d'administration association loi 1901
Conseil d'administration association loi 1901Conseil d'administration association loi 1901
Conseil d'administration association loi 1901
 

Conservation des documents au sein d'une association

  • 1. La FFN met tout en œuvre pour rédiger des documents conformes au droit en vigueur. Ils ne constituent pas à eux seuls un avis professionnel ou juridique. L’utilisation de ces documents ne saurait engager la responsabilité de la FFN. 14 rue Scandicci – 93508 PANTIN Cedex Tél. 01 41 83 87 70 – Fax. 01 41 83 87 69 E-mail : ffn@ffnatation.fr La conservation des documents au sein d’une association Préambule Comme toute personne physique ou morale, une association se doit de conserver un certain nombre de documents sur des durées plus ou moins longues. L’administration bénéficie, à l’égard des associations, d’un droit de communication qui autorise les agents des impôts à prendre connaissance et, éventuellement, copie de documents que détiennent certaines personnes ou organismes ; il leur permet d’obtenir des renseignements susceptibles d’être utilisés pour contrôler la situation fiscale de tiers ou, le cas échéant, du contribuable lui- même. L’exercice de ce droit n’est soumis à aucune formalité particulière (mais les agents des impôts adressent souvent un avis de passage). La présente fiche fait donc un état des lieux non exhaustif de la durée de conservation des documents qu’une association peut être amenée à détenir au cours de son existence. Les documents à conserver toute la durée de vie de l’association 1 - La tenue d’un registre spécial Les modifications apportées aux statuts doivent être consignées sur un registre spécial coté et paraphé par la personne habilitée à représenter l’association. L’usage veut qu’il s’agisse d’un registre au sens matériel, c’est-à- dire d’un document comportant des pages reliées de façon indissociable. Il ne semble pas possible d’utiliser des feuilles volantes, même regroupées dans un classeur. Ce registre doit être tenu, au siège du groupement, aussi longtemps que l’association existe. Les modifications et changements doivent y être portés « de suite et sans aucun blanc », avec indication de la date des récépissés de déclaration modificative. Doivent, aussi, être portés sur ce registre : · Les changements de dirigeants ; · Les nouveaux établissements fondés ; · Le changement d’adresse du siège social ; · Les acquisitions ou aliénations des immeubles de l’association. Ce registre devra être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu’elles en feront la demande, cette présentation se faisant au siège de l’association. Il ne faut surtout pas confondre ce registre obligatoire avec ceux dans lesquels l’association peut, sans que ce soit une obligation, reporter les délibérations de ses organes collégiaux (assemblée générale, conseil d’administration…). 2 - Les autres documents à conserver En plus de la tenue et de la conservation du registre spécial, l’association doit conserver, pendant toute la durée de sa vie, différents documents : · Les statuts, les statuts modifiés, le règlement intérieur ; · Les coordonnées des membres élus ; . Les bulletins d’adhésion ; · L’extrait du Journal Officiel dans lequel a été publié la déclaration de constitution ; · Tous les récépissés de déclaration, délivrés par les services préfectoraux lors de chaque dépôt ; · Le registre des procès-verbaux des délibérations des assemblées générales, du conseil d’administration ou du bureau, s’il existe ; · Les baux, les factures de travaux ou réparations importantes. Fiche actualisée le 27/02/2015
  • 2. La FFN met tout en œuvre pour rédiger des documents conformes au droit en vigueur. Ils ne constituent pas à eux seuls un avis professionnel ou juridique. L’utilisation de ces documents ne saurait engager la responsabilité de la FFN. 14 rue Scandicci – 93508 PANTIN Cedex Tél. 01 41 83 87 70 – Fax. 01 41 83 87 69 E-mail : ffn@ffnatation.fr Les délais de conservation des documents dans l’association 1 - Document civil et commercial Type de document Durée de conservation Texte de référence Contrat conclu dans le cadre d'une relation commerciale 5 ans Art. L.110-4 du Code de Commerce Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans Art. L.137-2 du Code de la Consommation Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation Art. L.134-2 du Code de la Consommation Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans Art. 2227 du Code Civil Correspondance commerciale 5 ans Art. L.110-4 du Code de Commerce Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...) 5 ans Art. L.110-4 du Code de Commerce Document de transport de marchandises 5 ans Art. L.110-4 du Code de Commerce Déclaration en douane 3 ans Art. 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992 Police d’assurance 2 ans à partir de la résiliation du contrat Art. L.114-1 du code des assurances Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) 5 ans à partir de la fin de la protection Art. 2224 du code civil Dossier d’un avocat 5 ans à partir de la fin du mandat Art. 2225 du code civil 2 – Pièce comptable Type de document Durée de conservation Texte de référence Livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d'inventaire...) 10 ans à partir de la clôture de l'exercice Art. L.123-22 du Code de Commerce Pièce justificative : bon de commande, bon de livraison ou de réception, facture client et fournisseur... 10 ans à partir de la clôture de l'exercice Art. L.123-22 du Code de Commerce
  • 3. La FFN met tout en œuvre pour rédiger des documents conformes au droit en vigueur. Ils ne constituent pas à eux seuls un avis professionnel ou juridique. L’utilisation de ces documents ne saurait engager la responsabilité de la FFN. 14 rue Scandicci – 93508 PANTIN Cedex Tél. 01 41 83 87 70 – Fax. 01 41 83 87 69 E-mail : ffn@ffnatation.fr 3 - Documents fiscaux Type d'impôt Durée de conservation Texte de référence Impôt sur le revenu et sur les sociétés 6 ans art. L.102 B du livre des procédures fiscales Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel 6 ans art. L.102 B du livre des procédures fiscales Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) 6 ans art. L.102 B du livre des procédures fiscales Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public) 6 ans art. L.102 B du livre des procédures fiscales Cotisation foncière des entreprises (CFE) et cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) 6 ans art. L.102 B du livre des procédures fiscales Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...) 6 ans art. L.102 B du livre des procédures fiscales
  • 4. La FFN met tout en œuvre pour rédiger des documents conformes au droit en vigueur. Ils ne constituent pas à eux seuls un avis professionnel ou juridique. L’utilisation de ces documents ne saurait engager la responsabilité de la FFN. 14 rue Scandicci – 93508 PANTIN Cedex Tél. 01 41 83 87 70 – Fax. 01 41 83 87 69 E-mail : ffn@ffnatation.fr 4 - Gestion du personnel Type de document Durée de conservation Texte de référence Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) 5 ans Art. L.3243-4 du Code du Travail Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié Art. R.1221-26 du Code du Travail Document concernant les contrats de travail, les salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte, régime de retraite… 5 ans Art. 2224 du Code Civil Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans Art. L.244-3 du Code de la Sécurité Sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans Art. D.3171-16 du Code du Travail Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation 1 an Art. D.3171-16 du Code du Travail Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail. Vérification et contrôle au titre de l'hygiène, de la sécurité et des conditions de travail (CHSCT). Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie 5 ans Art. D.4711-3 du Code du Travail Source Cette fiche a été réalisée avec l’aide du site du service public : www.service-public.fr