journée du 2 octobre

1. Journée d’étude du 2/10/2015
Association des Archivistes Français
SOLUTIONS DE GDAE
Analyse des profils de
métadonnées

2. Groupe de travail
• Frédérique Fleisch
• Anne Poncet
• Charlotte Maday
• Marianne Aptel
• Walid Brahim
avec la participation de Michel Cottin, Sylvie
Dessolin-Baumann, Frederic Grevin, Arnaud
Jules

3. Remerciements
• Aux organismes et sociétés qui ont bien voulu nous
communiquer les profils de métadonnées mis en œuvre
dans le cadre de cette journée d’études
• À ceux qui ont publié les leurs en particulier l’ONU, le
gouvernement du Québec et nos confrères d’E-Domec
• Aux auteurs du livre blanc AFNOR – AAF –ADBS -SCC –
ILNAS- ISO 30300 – 30301 : Métadonnées pour les
documents d’activité, principes directeurs, vue conceptuelle
et modalités (2013)

4. Sommaire
• Scope et objet de l’analyse
• Méthodologie de l’analyse
• Difficultés, limites et suites à donner
• Résultats

5. Scope et objet de l’analyse 1/2
• Périmètre de l’analyse :
– 11 profils de métadonnées analysés11 profils de métadonnées analysés:
• 3 publiés/publics, inspirés d’ISO15489 et ISO23081 :
– ONU : United Nations Archives and Records Management Section
(ARMS) Standard on Recordkeeping Metadata , 2004
– Gouvernement du Québec, Profils de métadonnées
gouvernementaux, Dossiers et documents, version 2.0, BANQ 2009
– Commission Européenne- Edomec , d’après l’article de M. Hallin in
Livre blanc AFNOR AAF ADBS SCC ILNAS APROGED, 2013
• 8 anonymes dont 4 solutions françaises ( solutions de GDAE mises en
œuvre , dont une institution européenne, et 7 solutions présentées lors de
la JE)
– 66 métadonnées ou groupes de métadonnées identifiés:66 métadonnées ou groupes de métadonnées identifiés:
• 26 métadonnées de contexte, de contenu, d'apparence et de structure
utilisées pour la création ou la capture du document d’activité,
• 23 métadonnées liées au cycle de vie et à la gestion du document
d’activité,
• 16 métadonnées « mixtes »

6. Scope et objet de l’analyse 2/2
• Identifier les métadonnées (descriptives, de classement, de capture et de
gestion) les plus utilisées dans des contextes et à des fins variées,
• Définir un profil standard (minimal) pouvant être utilisé pour des besoins
gestion des documents d’activités
• Croiser avec les exigences des normes dont ISO 15489 et ISO 23081, et
avec les profils publiés

7. METHODOLOGIE : Tableau d’analyse des différents profils et
métadonnées
• Profils
étudiés
• obligatoire/
facultative /
non
mentionnée
dans le
profil étudié
• scores
Métadonnées relevées

8. Difficultés, limites et suites à donner
• Sauf exception, les différents profils ne proposent pas une catégorisation des
métadonnées, les listes sont souvent présentées « à plat » , sans lien avec les deux
catégories établies par l’ISO23081, elles mêmes peu détaillées. De plus , certaines
métadonnées nous paraissent pouvoir entrer dans les 2 catégories, selon le moment du cycle
de vie .
• Par ailleurs, les différents profils n’utilisent pas la même appellation et
certaines dénominations sont ambiguës. D’où une certaine redondance possible entre
certaines MD identifiées . Enfin plusieurs solutions concernent à la fois la gestion papier et
numérique.
• Certains profils ne regroupent pas nécessairement les métadonnées par groupes
(notion d’éléments/ sous éléments dans le profil des Nations Unies, ou de « groupe de
métadonnées / métadonnées d’enrichissement » avec la distinction MD de dossier
/document dans le profil du Québec)
• Le temps alloué (2 semaines) n’a pas permis d’effectuer une analyse plus approfondie et de
lever ces difficultés. Le travail sur la catégorisation(en lien avec els exigences de
normes ISO, du code civil en France…), le regroupement ,la hiérarchisation
(élément/ sous élément)s et un nommage univoque (assorti de définitions)
seront donc à reprendre et poursuivre en s’appuyant sur les profils les plus aboutis sur ces
points (ONU et Gouvernement du Québec) . Ce travail sera poursuivi au sein de la
Commission de Normalisation AFNOR CN46-11, notamment dans le cadre de la
révision (en cours) de l’ISO 23081

9. Resultats
Nombre de métadonnées par profil étudié

10. Métadonnées classées par nombre de citations 1/3

11. Métadonnées classées par nombre de citations 2/3

12. Métadonnées classées par nombre de citations 3/3

13. Top 9
Score obligatoire Score Facultatif Score total
Identité producteur doc 10 1 11
Horodate / Date
d'enregistrement 8 1 9
Type de document 7 2 9
Niveau de
confidentialité 5 4 9
Titre du document 7 2 9
Localisation 7 2 9
Service / organisme
de l'auteur 6 2 8
Numéro Identifiant
unique 7 1 8
Disposition/sort final 8 0 8

14. CONCLUSIONS
• Les profils français fonctionnent avec en moyenne 25 métadonnées
contre seulement 20 métadonnées, en moyenne pour les profils
québécois.
• Les métadonnées permettant selon le Code Civil français d’assurer la
valeur probante sont bien présentes dans le « TOP9 » : Identité
producteur / Horodate Date d'enregistrement / Service / organisme de
l'auteur .
• Toutefois un lien plus systématique au processus (fonction,
classification business process) renforcerait le caractère probant
• Les MD d’authentification avancées (signature électronique et calcul
d’empreinte) semblent peu représentées (avec un score respectivement
de 3 et 1)