La conférence de 2012 organisée par Swiss Life aborde la dématérialisation et l'archivage pour optimiser la gestion de 20 km de dossiers archivés. Deux scénarios sont proposés pour améliorer l'archivage, l'un axé sur la dématérialisation et l'autre sur un modèle hybride. La numérisation des dossiers et l'indexation basique sont mises en avant pour réduire les coûts de consultation, passant de 11,66 € HT à environ 5,36 € HT pour les dossiers numériques.

1. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Jeudi 22 mars 2012
Dématérialisation et Archivage :
le ROI comme levier de décision ?
Présentée par M. RICHOU Franck,
société SWISSLIFE
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2. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Jeudi 22 mars 2012
Depuis plus de 110 ans, Swiss Life est un intervenant majeur sur les marchés de l’assurance
vie et de la santé-prévoyance en France.
Swiss Life France est le 2ème assureur privé sur le marché de la santé individuelle, et se place
aussi 4ème assureur sur le marché de la prévoyance des indépendants et sur celui de leur
retraite.
En 2011, Swiss Life a examiné l’intérêt de dématérialiser tout ou partie de ses archives
physiques pour répondre à la double problématique de ses 20 kms de dossiers archivés
(documents physiques conservés chez ses archiveurs) et d’une utilisation de la GED en
constante progression (actuellement environ 30% des documents entrants et l'objectif
d'atteindre les 100%).
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3. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Jeudi 22 mars 2012
Volumes fin 2011 :
• Iron Mountain : 12 kml Augmentation des volumes de 10% / an
• Archiv System : 8 kml
La saisie et la conservation des dossiers représentent environ 70 % des coûts de fonctionnement
Quelques éléments du calcul de ROI :
Coûts de fonctionnement de l'existant (conservation + consultation) :
- Immobilier interne (surfaces d'archivage "locales")
- Archiveurs (dossiers physiques)
- Personnel des services archives (interfaces entre utilisateurs et archiveurs)
- …
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4. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Jeudi 22 mars 2012
Prospectives et scénarii proposés :
Scénario 1 : Optimisation de l’archivage papier, s’appuyant notamment sur la dématérialisation (nouveaux
versements + consultation du stock) :
Scénario 2 : Archivage hybride : papier et électronique à valeur probante:
Comparaison des scenarii avec les variantes possibles et inclusion du scénario opérationnel
sans changement
SC1
SC1 variante 2
sans changement
SC2 variante 1
SC2 variante 2
SC opérationnel
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5. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Jeudi 22 mars 2012
Exemple de gain :
Actuellement, la gestion des demandes de consultation quotidiennes mobilise 2 ETP sur le site de Levallois,
soit environ 7,49 € HT / demande.
Les coûts de recherche, transport, réintégration… chez notre archiveur s’élèvent à 4,17 € HT / demande.
Le coût de consultation (hors stockage) d’un dossier « physique » se chiffre donc à 11,66 € HT.
Proposition : numérisation "à la demande" et indexation "basique" au dossier
Moyenne de 40 pages par dossier => 2 solutions :
- numérisation de tout le dossier (sans tri) : 4,42 € HT (2,02 € pour 10 pages)
- numérisation d’une partie des pièces (avec tri) : 7,22 € HT (2,72 € pour 10 pages)
Une fois numérisés, les dossiers sont stockés en archivage dormant et leur image peut être réutilisée autant de
fois que nécessaire (évite les sorties "multiples"). Par ailleurs, l'intervention du service archives sera limitée
(saisie de la demande dans un 1er temps…).
Le coût de consultation (hors stockage et évolution GED) d’un dossier « numérique » serait d'environ :
0,94 + 4,42 = 5,36 € HT !
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6. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Jeudi 22 mars 2012
MERCI
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