Certifier son système d’archivage marque NF 461, le plus dur est de s’y mettre !!!

Certifier son système d’archivage
marque NF 461, le plus dur est de s’y
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mettre !!!
Retour d’expérience
SAE interne de la société EVER TEAM
Christian DUBOURG – Directeur
20/11/2014

Agenda
1. EVER TEAM en bref
2. NF Z42013, ISO 14641-1 et marque NF 461
3. Le processus de certification
4. Le SAE interne de la société EVER TEAM
5. Calendrier du projet certification
6. Q&A

EVER TEAM en bref
1er éditeur européen de solutions intégrées de
gestion de contenu d’entreprise
+ 20 ans d’expertise en gestion de Documents et de
Contenu
Plus de 1300 clients en EMEA
65% du CA à l’international

Archivage
EverSuite spectre fonctionnel
EverSuite
Content Analytics
Recherche multi-sources & valorisation
Workflow GED
Socle EverSuite
EverSuite
Case Management
EverSuite
Content
Management
EverSuite
Compliance

Normes et référentiel
NF Z42013, ISO 14641-1 et marque NF 461

Normes NF Z42-013
Piliers de l’archivage électronique en France
AFNOR normalisation
CN 171
Spécifications relatives à la conception
et à l'exploitation de systèmes informatiques
en vue d'assurer la conservation et l'intégrité
des documents stockés dans ces systèmes
• Définit les piliers d’un SAE : Intégrité, sécurité,
pérennité
• Précise les niveaux d’exigences associées.

Normes ISO 14641-1
la version internationale de la NF Z42-013
ISO TC 171 / SC 1
Electronic archiving -
Specifications concerning the design and
the operation of an information system
for electronic information preservation.
• ISO 14641-1 = NFZ42-013 – CNIL +
English

Marque NF 461
la certification SAE - Système d’Archivage Electronique
AFNOR Certification
« Les présentes règles de certification précisent les conditions d'application des
Règles Générales de la marque NF à un système d’archivage électronique (SAE)
et aux activités d’archivage électronique correspondantes garantissant, pour le
moins, aux documents archivés leur fidélité, intégrité, pérennité et traçabilité
pour que ceux-ci puissent conserver leur valeur d’origine »

Marque NF 461
Le processus de certification

Un SAE certifié, pourquoi ?
3 bonnes raisons pour passer la certification

Processus de certification
Prérequis

Dossier d’admission

Audit d’admission – Evaluation, rapport

Audit d’admission - Décision

Audit d’admission – Décision et Certificat

Audit annuel et audit de reconduction

Le SAE interne certifié
SAE EVER TEAM certifié depuis le 31/07/2014

Périmètre du SAE EVER TEAM
Famille Finance/comptabilité
Périodicité
(A)nnuel,
(M)ensuel,
(V)ariable
Format Indexation
plein texte
des contenus
Délai fiscal Délai
commercia
l
Grand livre clients
fournisseurs
A PDF texte X 6 ans 10 ans
Grand livre
général
Balance clients
fournisseurs
Balance générale A PDF texte X 6 ans 10 ans
Journaux des
achats
Journaux des
ventes
Fichier des
Ecritures
comptables
A XML
X
6 ans 10 ans
Factures Clients M / V PDF
X 6 ans 10 ans
Pièces
justificatives TVA
M Scan PDF X 6 ans
Journaux et
documentation du
SAE
V PDF X NA NA
Extraction entités : produits, comptes, clients, dates, …
Navigation à facette combinée avec la recherche plein texte
Rebond d’un document à un autre
Vocation probatoire conforme NF Z42-013 et ISO 14641-1

Journalisation des opérations
 Les journaux NF Z42-013
 Processus de journalisation du SAE
 Format des journaux générés et archivés
 Chaînage des journaux
 Vérifier l’intégrité des documents mentionnés
dans les journaux
 Vérifier l’intégrité des journaux
Tout savoir via le bulletin technique disponible sur
le site web EVER-TEAM
http://www.ever-team.com/fr/bulletins-techniques.html

Documentation du SAE
 01.DDTS – Dossier de Description Technique du Système
 02.PA – Politique d’Archivage
 02.1.PA – Politique d’Archivage
 02.2.PA - Convention de Service
 03.Guides
 03.1 – Guide Utilisateur
 03.2 – Guide Administrateur
 03.3 – Guide Auditeur
 03.4 - Guide Exploitant
 04.Matériels
 05.Méthodes
 06.Guides Produit EverSuite Compliance NFZ42-013
 07.Référentiel Normatif
 08.Rapports d’Audit
 09.Anomalies
 09.Enquêtes Utilisateurs

Calendrier du projet certification
 12/2013 – Etude de périmètre et fomalisation de la Politique
d’Archivage  1 mois
 02/2014 – Mise en place du SAE sur base du progiciel EverSuite
Compliance  15 jours
 03/2014 - Constitution de la documentation du SAE et du dossier
de pré-audit  2 mois
 05/2014 – Pré-audit du SAE par un cabinet externe : Laurent Prevel
Consultants  5 jours
 06/2014 – Constitution du dossier de demande d’admission
 5 jours
 07/2014 – Audit d’admission par AFNOR CERTIFICATION
 5 jours sur 2 sites
 31/07/2014 – Obtention du Certificat

Q&A
Vos questions !!!

Merci de votre attention
Pour en savoir plus

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Notes de l'éditeur