CFAO Concilier securité et simplicite

1. CFAO AES West Africa
6 Octobre 2016
CFAO AES / AFAI

2. CFAO AES West Africa
Motiver un réseau sur du back office
● Une Cible atteignable :
réduire les délais de dédouanement d’une semaine
 Améliorer la disponibilité client final
 Réduire les cours de route
 Réduire les stocks
● Un Moteur : la réduction du BFR  Centre d’intérêt des managers
 Le projet BACK YOUR CASH ( BYC )
2

3. CFAO AES West Africa
Le projet BYC
● Réduire le délai de mise à disposition des liasses documentaires
 Réduire le temps de constitution des liasses
 Réduire le temps de transport des liasses
● Cadencer les opérations de dédouanement à destination
 Le « au plus tôt » ce n’est qu’un concept
 Séquencer tout le processus
 Définir le planning des séquences
● Editer un manuel pratique du dédouanement
● Mesurer la performance
3

4. CFAO AES West Africa
Les sujets sélectionnés
1 – Améliorer le transfert des liasses documentaires
● Envois en express
 145 destinataires dans 36 pays
 Réactivité lente
 Pas de tracing (si c’est parti, cela va arriver !)
 Frein au dédouanement  impact sur le BFR
2 - Un ICP / les livraisons de pièces de dépannage en délai garanti.
● Mise en place d’un formulaire pré rempli adressé à 24 SAV dans 24 pays
 Retours aléatoires
 Saisie manuelle (problème de fiabilité)
 Manque de ressource  peu de motivation
4

5. CFAO AES West Africa
Contraintes
● Environnement :
 4 Bureaux d’achats utilisant 2 logiciels de supply chain
 Pas de ressource disponible à la DSI centrale
 Pas de motivation «supérieure» pour le back office
● Origine des documents :
 Sources internes
– Pas d’interférence avec les logiciels de facturation
– Formats multiples
 Sources externes
– Nombreuses et dispersées
– Pas connectables
– Formats multiples
5

6. CFAO AES West Africa
Deux voies
● La face Nord
 Développer de nouvelles fonctionnalités pour
– Gérer des documents tiers
– Générer des indicateurs synthétique
 Intégrer des données complémentaires dans les SI existants
– Risques liés à l’intégration de données extérieures
– Complexe : 2 systèmes à interfacer x par 4 bureau d’achats
– Gestion de l’historisation des pièces jointes
● La nouvelle voie :
 Utiliser un cloud sécurisé
 Considérer les SI centraux comme des tiers pour le cloud
6

7. CFAO AES West Africa
Conduite du changement 1/2
● Expression des besoins et contraintes
 Encadrer le workflow  un seul CIRCUIT possible
 Manager le work flow
– Authentifier les utilisateurs (nombreux pays et filiales, turnover…)
– Gérer en temps réel les permissions des utilisateurs (les filiales ne voient que les
dossiers et documents qui les concernent)
– Contrôler les délais de traitement par les utilisateurs (BYC)
– Recueillir en temps réel un feed-back des utilisateurs sur la qualité des expéditions
 Alimenter automatiquement depuis les SI centraux
– Parsing des documents pdf
 Assurer la sécurité / confidentialité des flux documentaires
 Coupler les échanges avec les partenaires extérieurs et douanes
 Minimiser la mobilisation de moyens par la DSI
– Lors des développements
– Au déploiement et lors des mises à jour
7

8. CFAO AES West Africa
Conduite du changement 2/2
● Les parties prenantes
 Pilotage fonctionnel du projet  l’approche « métier » prime
 Participation des exploitants siège à la définition de l’application
 Ressources DSI engagées pour spécifier le format des données
interfacées depuis les SI centraux et leur automatisation
 Communication vers les utilisateurs dans le cadre du projet BYC
● Architecture
 Le cloud sécurisé CFAO intervient comme une zone tampon entre les
exploitants siège et l’ensemble des partenaires intranet et extranet
● Déploiement progressif :
 Déploiement sur 2 pays africains (Sénégal, Côte d’Ivoire) puis vers
l’ensemble des pays + ADV au siège
 Application + manuel d’aide multilingue (français et anglais)
8