Enssib 21 mars 2017 - Réinventer l'aménagement des espaces en bibliothèque universitaire
1. Réinventer
l’aménagement des
espaces en Bibliothèque
: le cas de la BUPMC
www.upmc.fr
stage 17E1 - Réinventer l'aménagement des espaces en bibliothèque universitaire
ENSSIB – 22/03/2017
2. Plan
1 - Introduction : les espaces - Retour sur l'histoire
du chantier de Jussieu
2 - Le chantier des bibliothèques
3 - Repenser les services dans les nouveaux
espaces des bibliothèques
4 - Bilan et résultat : des services designés pour
les espaces et les usagers
3. 1 - Introduction : les espaces - Retour
sur l'histoire du chantier de Jussieu
20 ans de travaux sur le « gril
D'Albert »
Un chantier colossal
Un maître d'ouvrage qui n'est pas
l'université et plusieurs maîtres
d‘œuvre qui se partagent le site
Campus en transition -> espaces à
repenser -> vie étudiante, atrium ->
quelle place pour les bibliothèques ?
7. 3 - Repenser les services dans les
nouveaux espaces des bibliothèques
Comment repenser les services dans un chantier de
bibliothèque tel que celui de Jussieu ?
3-1 : Evolution progressive des fonctions et des organigrammes
3-2 : Travail en mode projet : les Groupes de Travail
3-3 : Les Espaces
8. • A la BUPMC : 2 secteurs avec chacun une identité disciplinaire
spécifique : Sciences et Médecine
• Un secteur Médecine multi-sites, au plus près des besoins des
hospitaliers
• Un secteur Sciences totalement rénové avec des bibliothèques
d’envergure
• Nouvelles Bibliothèques -> Nouvelles fonctions -> Nouvelles fiches
de poste -> Nouvelle organisation
• Evolution pas à pas, au fur et à mesure des ouvertures de
bibliothèques, puis adaptation de l’organigramme
3-1 : Evolution progressive des fonctions
et des organigrammes
9. • Au niveau de la Direction : des chargés de missions
transformés en Pôles de Compétences
• Pôle Service aux usagers
• Pôle Formation (1er pôle créé à titre expérimental en 2013)
• Pôle Collections
• Pôle Action Culturelle
• 1 chargé de mission maintenu : le chargé de mission chantier
et bâtiments -> continuité)
Avantage du système des Pôles : services pensés en lien avec des équipes de
terrain – équipes spécialisées, développant de nouvelles sphères de
compétences, et intégrant des personnels divers(Bib, IGE,…)
3-1 : Evolution progressive des fonctions
et des organigrammes
10. • Les noms des différents groupes de travail :
–Collections et nouveaux espaces
–La BUPMC dans son environnement
–Organisation du travail
–Services aux publics
3-2 : Travail en mode projet :
les Groupes de Travail
11. • Un nouveau système de fonctionnement instauré avec
l’ouverture de la Grande Bibliothèque d’Enseignement
en 2015 : le « système matriciel »
• Système matriciel :
• les nouvelles fiches de poste prévoient un double rattachement : un
rattachement hiérarchique et un rattachement fonctionnel ; une dominante
et une mineure
• Articulation entre Pôle et bibliothèque de section : avantages réciproques :
le terrain bénéficie de la vision globale portée par les pôles; les pôles sont
d’avantage inscrits dans les problématiques de terrain
3-1 : Evolution progressive des fonctions et
des organigrammes
12. • Pour préparer l’ouverture des nouvelles bibliothèques et
penser les espaces et les services : mise en place de
groupes de travail
• Idée : penser les futures bibliothèques de façon transversale - les participants
aux GT ne doivent pas faire partie de la Direction mais venir des sections -
plusieurs GT dont un consacré aux nouveaux services - ce n'est pas le chargé
de mission service qui pilote le groupe – Projets conçus et développés par le
GT
• Remontée des groupes à un comité de pilotage (Membres de la Direction
concernés par le projet : Directrice et adjointe + chargé de mission + chefs de
service concernés en fonction du thème du comité de pilotage + responsable et
suppléant du groupe de travail concerné) --> Décisions prises en comité de
pilotage
3-2 : Travail en mode projet :
les Groupes de Travail
13. 3-3 : Les Espaces
• Espaces conçus et pensés en association avec l'équipe de
Direction et le Chargé de mission chantier
• Pour chaque type d'espace, rôle d'expertise et d'accompagnement du
Chargé de mission chantier qui est allé au devant des équipes
concernées pour collecter leurs attentes et besoins et les relayer afin
que les espaces correspondent aux pratiques
• Pilotage et restructuration de certains espaces pour favoriser nouveaux
services (ex : formation -> salles de pédagogie innovantes)
14. 3-3 : Les Espaces
• Les points de vigilance sur ce type de projet de
construction/aménagement de nouvelle bibliothèque :
• Anticiper au maximum : rétroplanning, méthode projet : plus on anticipe,
meilleur sera le pilotage – Conserver une marge de souplesse via la
méthode projet
• Ne pas sous-estimer la partie technique : le dialogue et les ajustements
entre partenaires de l’université et prestataires extérieurs prend du temps
et nécessite la mobilisation des bons interlocuteurs
• L’idéation collective est une bonne chose… La réappropriation par les
services compétents est toutefois indispensable
15. 4 - Bilan et résultat : des services
designés pour les espaces et les usagers
Revue de détail des nouveaux services :
3-1 : Les services et services en ligne liés aux travaux du groupe de travail
« Services aux publics »
3-2 : Les services qui se sont développés en s’appuyant sur les espaces
16. 3-2 Services en ligne : Buresa - réservation des
salles de travail
Calendrier de déploiement
installé à la BDL depuis janvier 2016 et au L1 depuis juin 2016
en cours d’installation dans les 3 bibliothèques de recherche
Problèmes matériels et réseau -> Glissement du calendrier de
développement
Quelques premiers retours statistiques
15 905 réservations effectuées en 129 jours
123 réservations par jour en moyenne
75% de ces réservations sont honorées
17. ADCARTE. 4 avenue Jean Monnet - 37160 DESCARTES. Tél 02 47 92 95 01. www.capmonetique.com Une société du Groupe CAPMONETIQUE.
Id’Access
La réservation de salles
3 modes de réservation possibles
- Par l’usager :
- En ligne via l’interface web de gestion de réservation et de consultation d’occupation des salles
- Directement à l’entrée de la salle via un lecteur avec écran tactile
- Par le personnel :
- En ligne depuis l’interface web de supervision des salles
Le Sytème retenu pour la
réservation de salles : ADCarte
18. ADCARTE. 4 avenue Jean Monnet - 37160 DESCARTES. Tél 02 47 92 95 01. www.capmonetique.com Une société du Groupe CAPMONETIQUE.
Id’Access
La réservation de salles
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Id’Access
La réservation de salles
La réservation de salles
22. Des armoires pour le prêt en autonomie
Un service fondé sur la carte d’étudiant
Une meilleure traçabilité
La capacité de favoriser une meilleure rotation
du parc des portables
Un service déployé pour les 3 bibliothèques de
la GBE
Armoires intelligentes pour le prêt de
portables
24. Affluences
Une application en pleine progression
Une application pour Smartphone
Plus de 80 000 téléchargements
Plus de 70 établissements déployés
•
25. Quelques services testés et lancés
d’abord en Médecine
Prêt d’Ipads
Un service dédié à l’autoformation des étudiants dans la
perspective de l’iECN
Prêt d’une semaine réservé aux étudiants du D1 au D4
Rendez-vous avec un Bibliothécaire
Un service lancé en mai 2016
Un formulaire de prise de rendez-vous sur le site de la
BUPMC
Une équipe de coordinateurs répartis entre sciences et
médecine dans un second temps
27. La page Facebook de la BUPMC
Trois grandes étapes
Une gestion essentiellement individuelle pour une publication
sporadique
L’adoption de la charte éditoriale de l’UPMC à la rentrée 2015
Un réseau de contributeurs mis en place à la fin de l’année 2015
Un décollage réussi
Une plus grande variété des thématiques abordées
Une plus grande régularité des posts
Des chiffres de suivi améliorés
28. Renforcement des services aux chercheurs :
les publications et l’open access
La bibliométrie
• Mise en place d’une cellule bibliométrie au
sein de la BUPMC, en lien avec la DEAP
et la DGRTT. Et SU
HAL-UPMC
• 45 714 dépôts, dont 17 470 en texte
intégral. Environ 10 000 dépôts/an
• Depuis septembre 2013, prise en charge
du dépôt rétrospectif des articles en texte
intégral
• Coût important : 2 ETP
29. Les services qui se sont développés en
s’appuyant sur les espaces
41. FIN
Merci de votre attention
@Mgorsse
Crédits Slides et contenus : Anne-Catherine Fritzinger, Thierry Calma, Emmanuel Jaslier, Myriam Gorsse
Crédits photos : Pierre Kitmacher, Steelcase, Myriam Gorsse
Notes de l'éditeur
Public : évoquer les chiffres, mais aussi la diversité des statuts (doctorant, PU, chercheurs du CNRS, etc). Besoins diversifiés en fonction de l’avancement dans la carrière.
Contexte politique et institutionnel : LRU puis loi pour l’enseignement supérieur et la recherche de 2013
Public : évoquer les chiffres, mais aussi la diversité des statuts (doctorant, PU, chercheurs du CNRS, etc). Besoins diversifiés en fonction de l’avancement dans la carrière.
Contexte politique et institutionnel : LRU puis loi pour l’enseignement supérieur et la recherche de 2013
Pas d'enquête particulièrement réalisée auprès des utilisateurs par les groupes de travail mais auparavant --> Enquête LIBQUAL et petit-déjeuner offert par la BUPMC avec membres de la direction et bénévoles pour discuter avec les étudiants sur ce qu'ils pensent des BU et leurs souhaits, évolutions,... pour les futures bibliothèques ou amélioration du quotidien.
Pas d'enquête particulièrement réalisée auprès des utilisateurs par les groupes de travail mais auparavant --> Enquête LIBQUAL et petit-déjeuner offert par la BUPMC avec membres de la direction et bénévoles pour discuter avec les étudiants sur ce qu'ils pensent des BU et leurs souhaits, évolutions,... pour les futures bibliothèques ou amélioration du quotidien.
Pas d'enquête particulièrement réalisée auprès des utilisateurs par les groupes de travail mais auparavant --> Enquête LIBQUAL et petit-déjeuner offert par la BUPMC avec membres de la direction et bénévoles pour discuter avec les étudiants sur ce qu'ils pensent des BU et leurs souhaits, évolutions,... pour les futures bibliothèques ou amélioration du quotidien.
Pas d'enquête particulièrement réalisée auprès des utilisateurs par les groupes de travail mais auparavant --> Enquête LIBQUAL et petit-déjeuner offert par la BUPMC avec membres de la direction et bénévoles pour discuter avec les étudiants sur ce qu'ils pensent des BU et leurs souhaits, évolutions,... pour les futures bibliothèques ou amélioration du quotidien.
Public : évoquer les chiffres, mais aussi la diversité des statuts (doctorant, PU, chercheurs du CNRS, etc). Besoins diversifiés en fonction de l’avancement dans la carrière.
Contexte politique et institutionnel : LRU puis loi pour l’enseignement supérieur et la recherche de 2013
Arrivée du bibliomètre au 1er février. Détachement INRIA. Poste ouvert en BAP E. Difficultés de recrutement.
Limites de HAL :
Lourd à renseigner
Inutile en termes de bibliométrie
Malgré hotline Roméo Sherpa
Envisager solution Dispace : gère à la fois les data et les publications en OA. Réservoir dans lequel on pourra basculer nos articles.
Pas d'enquête particulièrement réalisée auprès des utilisateurs par les groupes de travail mais auparavant --> Enquête LIBQUAL et petit-déjeuner offert par la BUPMC avec membres de la direction et bénévoles pour discuter avec les étudiants sur ce qu'ils pensent des BU et leurs souhaits, évolutions,... pour les futures bibliothèques ou amélioration du quotidien.
Février 2015 et fin d’année 2015 :
Ouverture de 2 nouvelles bibliothèques (Enseignement / Recherche )
Financements COMUE Sorbonne Universités
Bibliothèques équipées de salles de formation innovantes permettant d’insérer les nouvelles technologies au cœur des processus pédagogiques… et d’avoir des lieux ou se retrouver avec nos publics
Pas d'enquête particulièrement réalisée auprès des utilisateurs par les groupes de travail mais auparavant --> Enquête LIBQUAL et petit-déjeuner offert par la BUPMC avec membres de la direction et bénévoles pour discuter avec les étudiants sur ce qu'ils pensent des BU et leurs souhaits, évolutions,... pour les futures bibliothèques ou amélioration du quotidien.
Nouveaux formats innovants : Jeux à réalité alternée et enquêtes scientifiques
Des processus d’idéation en bibliothèque
Serious Game Jam… et conception collaborative d’un prototype de scénario pour un jeu vidéo éducatif sur les compétences informationnelles
Team building / Partenariat BUPMC / INSA Lyon : co-construction de projets innovants au sein des 2 équipes - Accueil d'une stagiaire en commun afin de mettre en place 2 game jams - But : motiver les équipes, faire coopérer des collègues d'établissements différents. Pendant la game jam, utilisation du Lego serious play, de jeux de cadavres exquis, d'un jeu de roulette, etc...
Lego Serious Play