Roadshow Bibliotheeksysteem juni-september 2018

Roadshow EBS
juni-sept 2018
@ Hasselt, De Krook, Oostende, Permeke, Priem

Agenda
1. Kader gemeenschappelijke basisinfrastructuur
2. Stand van zaken Provinciaal Bibliotheeksysteem
3. Aanpak GDPR
4. Demo Wise
5. Stand van zaken Eengemaakt Bibliotheeksysteem
6. Principes Eengemaakt Bibliotheeksysteem
7. Migratievolgorde
8. Opstart migratiegolf 1
9. Vragen over het Eengemaakt Bibliotheeksysteem?

1. Kader gemeenschappelijke basisinfrastructuur

Gemeenschappelijke basisinfrastructuur
● Provinciale bibliotheeksystemen
● Eengemaakt bibliotheeksysteem
● Bibliotheekwebsites (Catalogus, Mijn Bibliotheek, Website)
● Open Vlacc
● Basispakket verrijkende content
Niet: digitale collecties (Gopress, Fundels, e-boeken, …) ,
Bibster, … (waar elke bibliotheek apart kan op intekenen)

2018
Antwerpen
22-29 jan 2018
Infosessie in Antwerpen 6/11
Opleidingen in Antwerpen
Limburg
11 dec 2018
Infosessie in Genk 23/10
Opleidingen in Sint-Truiden en Overpelt
W-Vl
27 nov 2018
Infosessie in Roeselare 18/9
Opleidingen in Oostende en Waregem
VGC
20 nov 2018
Infosessie in Brussel 6/9
Opleidingen in Brussel
Vl-Br
13 nov 2018
Infosessie in Leuven 20/9
Opleidingen in Brussel

2019
PBS Limburg
maart 2019
PBS O-Vl
september 2019
O-Vl
12 ma 2019
Infosessie in Gent 15/1/19
Opleidingen in Gent, Aalst en/of Sint-Niklaas

2020
PBS W-Vl
maart 2020
VGC
september 2020

2021
PBS Antwerpen
september 2021
PBS Vl-Br
2021

Uitgangspunten
De gemeenschappelijke basisinfrastructuur is
● voorwaardescheppend, schaalvergrotend en kostenefficiënt
● modulair en ‘best of breed’ opgebouwd
● een enabler voor innovatie en samenwerking
● zo gestandaardiseerd, planmatig en duurzaam mogelijk,
zodat de verwachtingen en het beheer realistisch blijven
● biedt een kader voor gemeentelijke autonomie
● gedreven door business, niet door technologie
● de (eind)gebruiker staat centraal (gebruikersonderzoek,
value proposition design, ...)

Inspraakmodel
● Consortiumgroep (alle deelnemers)
● Stuurgroep (beslissers)
● Werkgroepen per dienst of domein (experten)
● Connect en Co op 2 oktober in de Zoo van Antwerpen

Stuurgroep GBI
Provincie Antwerpen:
Koen Jacobs (Antwerpen)
Diane Nys (Kontich)
Rens Creusen (Turnhout)
Steven Duyck (Westerlo)
Thomas Van Hoevelen (Mechelen)
Brusselse bibliotheken:
Leen Lekens (Muntpunt)
Patrick Vanhoucke (VGC)
Provincie Limburg:
Gunter Broekmans (Beringen)
Steven Van Hissenhoven (Bilzen)
Geertje De Scheemaeker (Genk)
Stefan Paulissen (Lanaken)
Annemie Arras (Bree)
Provincie Oost-Vlaanderen:
Vincent Deldaele (Lovendegem)
An Van De Vijver (Nazareth)
Carole Gheysen (Gent)
Provincie Vlaams-Brabant:
Annemie Pijcke (Hoeilaart)
Tim Lerno (Londerzeel)
Els De Broyer (Halle)
Machteld Lintermans (Vilvoorde)
Dieter Deplancke (Leuven)
Provincie West-Vlaanderen:
Koen Calis (Brugge)
Matthias Zwaenepoel (Koksijde)
Carol Vanhoutte (Kortrijk)
Martine Vandermaes (Oostende)
Sara Clauw (Roeselare)
Katelijne Vercaemer (Zedelgem)
Bart Verschaeve (Zonnebeke)
VVBAD:
Bruno Vermeeren (VVBAD)
Cultuurconnect:
Bart Beuten
Johan Mijs

Experten EBS
http://www.cultuurconnect.be/diensten/eengemaakt-
bibliotheeksysteem/team

Ga naar www.menti.com met code 24 10 95
Wat eet je het liefst?
Spaghetti Pizza

Roadshow Hasselt Roadshow Gent
Roadshow Oostende Roadshow Antwerpen

De overdracht van PBS Limburg naar
Cultuurconnect ...
● Vubis-servers in het Provinciehuis
● Domeincontroller en mailmerge server bij CIPAL
● Netwerktoegang via CIPAL-netwerk
● Softwareondersteuning door Infor
● Hardwareondersteuning door Realdolmen
● Netwerkondersteuning door CIPAL
● Alle meldingen via helpdesk Cultuurconnect:
helpdesklimburg@cultuurconnect.be
https://helpdesk.cultuurconnect.be
tijdens de kantooruren 02 213 10 58
permanentie (wd 17-20u, za 9-16u, zo zo 9-13u) 02 213 10 03

De overdracht van PBS Oost-Vlaanderen
naar Cultuurconnect ...
● Vubis-servers bij Proximus
● Alle ondersteuning door Cevi
helpdeskovinob@cultuurconnect.be

De overdracht van PBS West-Vlaanderen
naar Cultuurconnect ...
● Vubis-servers bij Cevi
● Alle ondersteuning door Cevi
helpdeskwinob@cultuurconnect.be

Team Vubis
● Team voor de ondersteuning van alle Vubis PBS-en:
Limburg, Oost-Vlaanderen en West-Vlaanderen
● versterkt met Hilde Vandeput van BHL voor PBS Limburg
David De BaeckeNiki Priem (P) Regine Peers

De overdracht van PBS Vlaams-Brabant naar
Cultuurconnect ...
● Aleph-servers bij KULeuven
● Alle ondersteuning door Libis
helpdeskvlaamsbrabant@cultuurconnect.be

Team Aleph
Katie Pieters (P) Guy Cools
● Team voor de ondersteuning van PBS Vlaams-Brabant
● Eventueel ook nog Toon Cappuyns (die vooral op EBS
werkt)

De overdracht van PBS-Antwerpen naar
Cultuurconnect ...
● Brocade-servers bij CIPAL
● Alle ondersteuning (inclusief permanentie) door CIPAL
● Meldingen voor helpdesk Cultuurconnect:
helpdeskantwerpen@cultuurconnect.be

Team Brocade
● Team voor de ondersteuning van PBS Antwerpen
● Eventueel ook nog Toon Cappuyns (die vooral op EBS
werkt)
Kris De Winter (P) Daniëlle SchrauwenNini Vranken

Geen overdracht van bibliotheeksysteem
van VGC naar Cultuurconnect ...
● Bibliotheeksysteem Vubis blijft onder beheer van VGC
● VGC stapt in in EBS en de Cultuurconnect helpdesk
● Jeroen Cortvriendt (VGC) werkt deeltijds mee in projectteam
EBS

Cultuurconnect helpdesk
Stefaan Aesseloos

Wat vind je van de ondersteuning van Cultuurconnect voor het
PBS?
● score op 10

Communicatie
● Algemene info GDPR
● FAQ GDPR over PBS, Mijn Bibliotheek, Bibliotheekwebsites
en EBS
○ Basisinformatie
○ Technische en organisatorische maatregelen
Communicatie via
● Cultuurconnect website
● PBS en EBS-nieuwsbrieven
● PBS addendum verwerkersovereenkomst (oktober)
● EBS contract en verwerkersovereenkomst (oktober)

Basisinformatie
● Wat is de toepassing in kwestie?
● Welke persoonsgegevens worden verwerkt en voor welke
doeleinden?
○ Moment van verstrekken van de gegevens?
○ Welke gegevens worden verwerkt?
○ Voor welke doeleinden worden de gegevens verwerkt?
○ Waar worden de gegevens bewaard?
○ Wie heeft toegang tot de gegevens?
○ Verwerkingsverantwoordelijke, verwerker en
subverwerker

Technische en organisatorische maatregelen
● Fysieke beveiliging van de omgeving
● Beveiliging van de netwerken
● Logische beveiliging van de toegang
● Bewaartermijnen
● Logging, opsporing en analyse van de toegang
● Toezicht, nazicht en onderhoud
● Rechten van de betrokkene
● Toestemming

Ben je bezig met GDPR?
● ja, dit is een hoge prioriteit van het bestuur
● ja, er zijn wat werkzaamheden aan de gang om een en
ander in kaart te brengen
● nee, dit lijkt minder prioritair voor het bestuur

Wat is je eerste indruk van Wise?
● in drie woorden

5. Stand van zaken Eengemaakt
Bibliotheeksysteem

Planning
EBS is gepland in 7 fasen van 6 maanden:
● Fase 1 (inrichting en proof of concept): een testfase waarbij
het systeem zwaar aan de tand wordt gevoeld met de
proefconversies van alle in Vlaanderen gebruikte systemen,
gevolgd door een go of no-go beslissing
● Fase 2-7: 6 migratiegolven die telkens een volledig
provinciaal bibliotheeksysteem omzetten naar het nieuwe
systeem. Elke golf bestaat uit inventarisatie, configuratie,
testconversies, opleiding en een acceptatieprocedure. In
elke golf kunnen ook een aantal bibliotheken worden
omgezet die niet zijn aangesloten op een provinciaal
systeem.

Team Eengemaakt Bibliotheeksysteem
Productmanagement
Implementatie- en servicemanagement
Johan Mijs Lisbeth Vandoorne
Charlotte
Tournicourt
Katie Pieters Niki Priem
Steven
Vandenoortgaete
Toon CappuynsGuy Cools
+ Jeroen Cortvriendt (VGC)
+ Katrien De Troyer (opleiding)

Ik ben voldoende op de hoogte over de vorderingen van EBS
● ja
● nee
Ik volg het nieuws over EBS vooral via
● de EBS nieuwsbrief
● de Cultuurconnect website
● een roadshow
● collega’s
● ik volg het nieuws niet

Roadshow Hasselt Roadshow Gent
Roadshow Oostende Roadshow Antwerpen
wegens technisch probleem
niet beschikbaar

6. Principes Eengemaakt Bibliotheeksysteem

4 Basisprincipes in EBS
● Catalogus as a service
● Persoonsbestand as a service
● Samenwerken in EBS
● Naar unieke pasnummers (en exemplaarnummers)

Catalogus as a service
● 1 catalogus, 1 regelgeving, 1 titel (geen dubbels)
● Open Vlacc altijd master
● Inhoudelijke ontsluiting (onderwerpen, genres,...) gebeurt
met de indexen van Open Vlacc. Andere onderwerpen
toekennen kan in een apart veld.
● Streven naar Open Vlacc titel voor alle titels in collectie van
5 of meer bibliotheken
● Minimale invoer
● Gewone invoer mogelijk
● Nieuwe invoer in EBS is ook een service (alle aangesloten
bibliotheken kunnen de titel gebruiken!)
● De titelbeschrijving suggereert de plaatsing
● Toekomst: vernieuwing Open Vlacc

VLACC
Titel gevonden in Open Vlacc

VLACC
Titel eerst ingevoerd in EBS

VLACC
Titel eerst ingevoerd in EBS - variant

Minimale invoer in Wise
Deze sceenshot is niet definitief

Volledige invoer in Wise

Wat vind je van catalogus as a service?
● ik werk vandaag al zo
● ik zie de efficiëntiewinst, maar ik zal het catalogiseren toch
missen
● ik zie geen efficiëntiewinst

Personenbestand as a service
● 1 personenbestand, 1 persoon (geen dubbels) heeft 1
abonnement
● Inschrijven via e-id (indien machtiging)
● Rijksregister master
● Up to date gegevens via koppeling met MAGDA (only once-
principe)
● Je ziet enkel persoonsgegevens van klanten van jouw
bibliotheek of samenwerkingsverband
● Bij inschrijving van een klant die al in het personenbestand
zit, suggereert het systeem die te gebruiken

3 4 2
Molenstraat 5 Molestraat 5 Kerkstraat 34
e-id e-id e-id

3 4 2
Kerkstraat 34
RIJKSREGISTER
e-id e-id e-id

Klant zoeken in Wise

Nieuwe klant toevoegen in Wise

Deze screenshot is niet definitief
Nieuwe klant toevoegen in Wise

Ik wil de eID zoveel mogelijk gebruiken als lidkaart
● ja
● nee

Samenwerkingsvormen
● groep 0: geen samenwerking
● groep 1: 1x contributie betalen
● groep 2: 1 reglement
● groep 3: 1 financiële organisatie met transport
● groep 4: 1 regiobibliotheek
● samen ‘collectioneren’

3 4 2
Kerkstraat 34
GROEP 0: geen samenwerking
e-id e-id e-id

3 4 2
Kerkstraat 34
GROEP 1: 1x contributie
e-id
e-id

3 3 2
Kerkstraat 34
GROEP 2: 1 reglement
e-id
e-id

3 3 2
Kerkstraat 34
GROEP 3: 1 financiële organisatie met transport
e-id
e-id

3 3 2
Kerkstraat 34
GROEP 1: 1x contributie
e-id

3 2
Kerkstraat 34
3
GROEP 4: 1 regiobibliotheek
1 reserveringsnetwerk
optie: 1 abonnement
(productkoppeling)
optie: 1 bericht
optie: floating
e-id
e-id

Samen collectioneren : een voor allen
● catalografie kan in elke groep in 1 bibliotheek gebeuren
● bestellen kan in elke groep in 1 bibliotheek gebeuren:
○ 1 bibliotheek bestelt een deel van de collectie van de
andere bibliotheken (werkafspraak)
○ 1 bibliotheek bestelt de volledige collectie van de andere
bibliotheken
● routecollecties

In welke groep zou je willen samenwerken in je wildste
dromen?
● groep 1: 1x contributie
● groep 4: regiobibliotheek
Welke samenwerking zie je bij aansluiting in EBS al haalbaar?
● groep 1: 1x contributie
● groep 4: regiobibliotheek

Naar unieke identificatie van personen
● doelstelling op termijn: een persoon is met zijn pas uniek
identificeerbaar
● e-id is altijd uniek identificeerbaar
● noodzakelijk bij samenwerking
● niet nodig indien geen samenwerking (‘herken enkel klanten
van je eigen bibliotheek’)
● huidige passen kunnen worden behouden, tenzij
samenwerking
● nieuwe unieke ranges voorzien door Cultuurconnect

123412341234

12341234567890123412345678901235

1234
e-id e-id

Naar unieke identificatie van exemplaren
● doelstelling op termijn: een exemplaar is met zijn
exemplaarnummer uniek identificeerbaar
● noodzakelijk bij samenwerking
● niet nodig indien geen samenwerking (‘herken enkel
exemplaren van je eigen bibliotheek’)
● huidige exemplaarnummers kunnen worden behouden,
tenzij samenwerking
● nieuwe unieke ranges voorzien door Cultuurconnect

12341234 1234

0123501234 1234
123456789 123456789

● overleg over migratiestraat met OCLC|HKA (zomer)
● brief naar bestuur en bibliotheek (begin oktober)
○ wat is EBS?
○ plaats in de volgorde
○ korte uitleg over samenwerkingsopties
○ richtlijnen voor hardware- en netwerkvereisten
● overeenkomst Gemeenschappelijke Basisinfrastructuur
(oktober)

● kostprijs
○ 0,24 per inwoner vanaf 1e van de maand volgend op
inproductiename
○ Cultuurconnect neemt de kosten voor de aansluiting op
zich
○ Lokale kosten zijn voor de bibliotheek
● onderhoud, opkuisregels per systeem
● kick-off sessie voor eerste migratiegolf op 28 september:
functionele analyse en overleg
○ werking en reglement in kaart brengen
○ “hete hangijzers” (speciale collecties, gelijktijdige verhuis,
fusie, ...)

Hoe kijk je aan tegen de migratie naar EBS?
● ik sta te springen om eraan te beginnen!
● ik weet het nog niet zo goed ...
● ik heb er geen zin in
Wat wil je verder nog kwijt over de roadshow?
● [vrije tekst]

katie.pieters@cultuurconnect.be
johan.mijs@cultuurconnect.be
www.cultuurconnect.be
volg ons

Roadshow Bibliotheeksysteem juni-september 2018

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (20)

Similaire à Roadshow Bibliotheeksysteem juni-september 2018

Similaire à Roadshow Bibliotheeksysteem juni-september 2018 (20)

Plus de Cultuurconnect

Plus de Cultuurconnect (20)

Roadshow Bibliotheeksysteem juni-september 2018

Notes de l'éditeur