Procédure alfresco

1. 1
Installation – Paramétrage - Utilisation
Laëtitia HOREL
Procédure surl’installation,le paramétrage etl’utilisationd’Alfresco:GED libre.

2. 2
I°/ Présentation d’Alfresco ......................................3
II°/ Installation d’Alfresco........................................4
Prérequis.................................................................................................................................. 4
Processus d’installation............................................................................................................. 4
1ère
étape : Lancer l’exécutable............................................................................................... 4
2ème
étape : Paramétrages des composants :............................................................................ 5
3ème
étape : Sélection du dossier par défaut............................................................................. 5
4ème
étape : Paramétrage du port du serveur de base de données :........................................... 6
5ème
étape : Paramétrage du Tomcat....................................................................................... 6
6ème
étape : Paramétrage du port FTP ..................................................................................... 7
7ème
étape : Mot de passe à renseigner................................................................................... 7
8ème
étape : Paramétrage du port de sharepoint...................................................................... 8
9ème
étape : Paramétrage du protocoleLibreOffice ................................................................... 8
10ème
étape : Démarrage des serveurs..................................................................................... 9
11ème
étape : Fin de l’installation............................................................................................10
III°/ Fonctionnalités................................................10
a) Gestion des comptes.....................................................................................................11
b) Tableau de bord principal de l’utilisateur........................................................................13
c) Gestion des sites ...........................................................................................................15
d) Gestion des documents .................................................................................................17
e) Gestion des Workflow ...................................................................................................19
f) Gestion de l’administration............................................................................................21
Conclusion...............................................................22

3. 3
INSTALLATION ET PARAMETRAGE D’ALFRESCO
I°/ Présentationd’Alfresco
Alfresco est un outil collaboratif en ligne permettant à ses utilisateurs de travailler de
concert. Etant unSGClibre (Systèmede Gestionde Contenu),Alfresco est capable de gérer tous les
documents et les informations qui lui sont transmis.
Il faitappel à ce qu’onappelle « desflux de travail » (Workflowsenanglais)permettantde suivre pas
à pas l’avancementd’unetâche.L’intégrationdupackoffice àAlfrescodonne lieuàuntravail efficace
et rapide.
Fonctionnant sous Windows et Linux, Alfresco se repose principalement sur une interface web (ici
Tomcat) et sur les protocoles SMB/FTP pour le transfert de données.Il fait également appel à de
nombreusestechnologiestellesque le serveurde base de données (postgreSQL), le protocole IMAP
pour l’utilisationdesmailssurOutlook,Thunderbird…Javaestaussi unélément incontournable dans
l’utilisation de ce GED. Pour résumé, Alfresco se dessine en trois parties : Applications, Dépôts et
Stockage de données et utilise principalement les technologies suivantes :
 Web
 CIFS/SMB : Server Message Block => Protocole de partage de ressources
 IMAP : Internet Message Access Protocole => Récupération des mails.
 FTP : File Transfert Protocol => Protocole de communication dans l’échange de fichiers.
 NFS : Network File System => Protocole d’accès de fichiers via le réseau
 WebDAV : Facilite la gestion de données grâce à des serveurs distants
 CMIS : Content Management Interoperability Services => Améliore l’interopérabilité des
systèmes de gestion de contenu.

4. 4
II°/ Installationd’Alfresco
Prérequis
- Votre machine doitavoirunminimumde 4Go de Ram. Cependant,8Go est
fortementconseillé.
- Pourdébuterl’installation,il fautdansunpremiertempstéléchargerle logiciel surle
site internetsuivant:https://wiki.alfresco.com/wiki/Community_file_list_5.0.d
Pourtoute aide relative àl’installationouàl’utilisationd’Alfresco,rendez-voussurle lien
suivant:https://wiki.alfresco.com/wiki/Main_Page.
Lorsque l’exécutableesttéléchargé, l’installationpeut commencer.
Processus d’installation
1ère étape : Lancer l’exécutable.

5. 5
Deux modess’offrentànous:
 Soitl’installationfacile,oùtousles paramètres sontpardéfaut.
 Soitl’installation avancéeoùchaque paramètre estconfigurable manuellement.
Afinde montrertousles paramètres disponibles,j’aidoncchoisi ici l’installationavancée.
2èmeétape : Paramétrages descomposants :
En fonctionde l’utilisationde votre site Alfresco,il estpossible d’enleveretd’ajoutercertains
composants,tel que Javaou LibreOffice.Il estcependantpréférable,pourpalliertoutéventualité
d’amélioration dusite,de laissercocherpardéfautlescomposantsdéjàprésents.
3ème étape : Sélectiondudossierpardéfaut

6. 6
4ème étape : Paramétragedu portdu serveurde basede données :
Par défaut,lavaleurduport est5432. Cependant,vouspouvezle modifiersi ce dernierestdéjà
utilisé.
5ème étape : Paramétragedu Tomcat.
Tomcat faitpartie d’Apache.C’estunserveurhttpdoncresponsable dufonctionnementweb
de notre site collaboratif.

7. 7
La valeurdudomaine est127.0.0.1, ce qui veut dire que le domaine de notre serveurestlamachine
sur laquelleestinstallé Alfresco.Cette valeurestàchangersi vousavezun serveurde domaine autre
que votre machine local.Si vousavezégalementd’autre serveurwebprésent,il seradoncobligatoire
de changer lesportspar défaut.
6ème étape : Paramétragedu portFTP
Par défaut,le portest21. A l’identiquedesautresserveurs,si vousenposséderdéjàunutilisantce
port,il faudraalorsmodifiercette valeur.
7ème étape : Mot depasse à renseigner

8. 8
8ème étape : Paramétragedu portde sharepoint
Ce protocole permetaupack office (word,excel,powerpoint…) d’interagiravecle site.
A modifiersi vousle souhaiter.
9ème étape : Paramétragedu protocoleLibreOffice
A l’identiqueduprotocole Sharepoint,celui-ci permetàlibre office d’interagiravecAlfresco.

9. 9
10ème étape : Démarragedesserveurs.
Il est possible de choisirounonde démarrerlesserveurs HTTPetSQL au démarrage de lamachine
serveur.
Si vous choisissezle démarrage manuel,il seranécessaire de lancerle gestionnaired’Alfrescoafinde
faire fonctionnerlesserveurs. (Voirl’interfaceci-dessus)

10. 10
11ème étape : Fin de l’installation
L’installationvase terminerviacette dernière étape.Il faut compterentre 5 à 10 minutes,en
fonctionde l’équipementutilisé pourlamise enplace de cette solution.
III°/ Fonctionnalités
Puisque l’installation est terminée, vous allez pouvoir faire la connaissance avec le côté web de
l’application. Si vous avez sélectionné l’option à la toute fin de l’installation, votre navigateur web
ouvrira une nouvelle fenêtre. Cette interface vous permettra de gérer votre site Alfresco.

11. 11
a) Gestiondescomptes
Afin d’accéder aux paramètres des comptes du site web, Il est nécessaire de se rendre dans les
« Outils admin » depuis le tableau de bord via le compte administrator. (voir l’image ci-dessous)
Nousarriveronsdoncà la fenêtre suivante :
Afinde connaître lesdifférentesoptionsqu’il s’offre àvous,voici unrécapitulatif sousforme de
tableau.
Remarque : En plus de gérer des utilisateurs, il est possible de créer et gérer des groupes d’utilisateur.

12. 12
Critères Oui Non Ambigu Remarques
Peut-oncréer uncompte ? X
L’administrateur d’Alfresco peut créer des utilisateurs mais ces derniers n’ont pas les
droits pour le faire.
Peut-ons’identifier ? X
Peut-onmodifierses
préférences?
X
Importancede lacasse pour
le login
X Majuscules et minuscules ne sont pas prises en compte
Importancede lacasse pour
le mot depasse
X
Redéfinitiondumotde passe X
Administrateur et utilisateurs peuvent changer leur mot de passe, à condition de
connaître l’ancien. L’administrateur pourra quant à lui, réinitialiser le mot de passe des
autres utilisateurs sans autorisations de leurs parts.
Définitiond’uneadresse
email
X Autant l’utilisateur que l’administrateur peut changer son adresse email.
Choixdelalangue X
Choixduthème / de la
couleur
X
Statut des données
personnelles(privé/public)
X
Y a-t-il uneaide? X L’aide est disponible pour tous, mais en anglais.
Y a t-il unegestiondes
contacts ?
X
Il est possible de faire une recherche d’utilisateur et il est également possible de créer
une liste de contactsi la page « Gestion de données » est activée.
Le paramétragedu compte
est-il exhaustif?
Lors de la création du compte, trop peu d’informations sont demandées. Cependant, c’est
lorsque l’on est dans le profil que de nombreux paramètres sont possibles.

13. 13
b) Tableaudebordprincipal del’utilisateur
Les modulesd’Alfresco,égalementappelés« Dashlets » permettent d’avoir une meilleure visibilité
de votre activité sur le site. On en dénombre au total 15 :
« Mes activités », « Documents édités par moi », « Mes documents », « Mes espaces de réunion »,
« Mon profil », « Mes sites », « Mes tâches », « Mes espaces documentaires », « Mon calendrier »,
« Flux d’actualité Alfresco », « Mes discussions », « Flux RSS », « Recherche sauvegardée »,
« Recherche de sites, vue web »
Afin de les rajouter, il faut se rendre dans les paramètres du site via le tableau de bord de votre
utilisateur (ici, mon compte est celui de l’administrator:
Dans la nouvelle fenêtre, nous retrouverons alors tous les dashlets que l’on peut rajouter à notre
page d’accueil en cliquant sur le bouton « Ajouter des dashlets ». En fonction de la disposition
actuelle dusite,vousaurezàglisser les onglets dans les colonnes présentes dessous. Voici un petit
aperçu de la fenêtre :

14. 14
Afind’avoirune idée surlescritèresde personnalisation,voici untableaudétaillé.
Critères Oui Non Ambigu Remarques
Personnalisationdutableaudebord
(choixdesmodules)
X Les modules portent également le nom de Dashlets.
Possibilitéd’ajouterdespluginspourde
nouvellesfonctionnalités
X
Sachant qu’Alfresco est open source, il est possible de développer et d’ajouter
ces propres dashlets.
Personnalisationdelatailledes différents
modules
X
Il est seulement possible de la changer verticalement mais pas
horizontalement.
Possibilitéd’atteindrelesdonnées
essentiellesdirectementàtraversle
tableaude bord
X Grâce aux dashlets, nous avons la liste de nos documents,
Possibilitédechangerlaformedes
lignes/colonnesdutableaudebord
X Seul le thème et la longueur peuvent être changés.
Y a-t-il latechnologieRSS ? X
Les fluxRSS sont-ilsaffichés? X Afin de les afficher,il est nécessaire d’ajouter le Dashlets du Flux RSS.
Peut-onajouterdesfluxRSS selonle
besoin?
X
Ajoutez autant de fois le nombre de flux que vous voulezafficher.Il est
possible de changer le lien du flux dans les paramètres du Dashlet via le
tableau de bord (styletsur la ligne du flux)
Peut-onvoirses activitésfacilement? X En ajoutant également le dashlet adéquat.
Peut-onlisterfacilementl’ensembledeses
sites?
X En ajoutant également le dashlet adéquat
Peut-onavoirune vuedétailléed’unsite
en particulier?
X
Partagede planningavecd’autres
utilisateurs
X

15. 15
c) Gestiondessites
Grâce à Alfresco, il est possible de créer autant de site souhaité. Mais pourquoi ? Dans une
entreprise par exemple, il est, pour certaines personnes, plus aisé de créer des sites pour chaque
département de l’entreprise. Ou chaque site peut avoir une fonctionnalité bien définie. Dans
Alfresco, chaque utilisateur peut créer le sien pour avoir sa propre plateforme. Cependant, pour
éviter cela, il faut se rendre dans les fichiers sources d’Alfresco pour en changer les valeurs.
Néanmoins, un utilisateur peut avoir une vue sur l’ensemble des sites sur lesquels il a des droits
dessus, que ce soit de modérateur, de créateur ou que de simple visionneur.
Vial’onglet« Sites»,il seraalorspossible de créer, rechercher, d’ajouter ou supprimer un site à ses
favoris :
L’onglet « Mes sites » renvoie sur la liste des sites sur lequel vous avez accès.
Pour la création d’un site, c’est simple, cliquez sur « Créer un site » et la page ci-dessous s’ouvre :
Vous pourrez choisir le nom, le type de site, et si
vous voulez qu’il soit public ou privé.

16. 16
Voici une grille d’évaluation des capacités de la gestion de site d’Alfresco :
Critères Oui Non Ambigu Remarques
Classementdessitespar préférence X Vous pouvez cependant les rajouter en tant que favoris.
Personnalisationd’unsite X
Il est possible de changer le thème, et d’ajouter des pages tels que le calendrier ou le
blog.
Personnalisationdutableaudebord
du site
X Ce sont les dashlets utilisés qui vontjouer sur la présentation du tableau de bord.
Présencede latechnologiedesflux
RSS
X
Les fluxRSS sont disponibles via les Dashlets mais on peut également changer l’URL
du flux dans la configuration de n’importe quel dashlet.
Présenced’unwiki personnalisable
pourchaquesite
X Il faut cependant le rajouter viala personnalisation du site.
Présenced’unblogpourchaquesite X Il faut cependant le rajouter viala personnalisation du site.
Présenced’unfluxde discussions
pourchaquesite
X Il faut cependant le rajouter viala personnalisation du site.
Présenced’uncalendrier pour
chaquesite
X Il faut cependant le rajouter viala personnalisation du site.

17. 17
d) Gestiondesdocuments
La gestiondesdocumentsestune vue d’ensemble de touttype de fichierque vous avez mis en ligne
sur lessiteswebs.Que ce soit,image,texte, vidéo,toutestvisibleetmodifiable depuis cette page. Il
estégalementpossiblede créerdesdocumentsgrâce àla technologiede Google Docs ou de modèle
préalablement créés. Alfresco propose même une création de fichiers TXT, HTML et XML ,
directement intégré dans son interface.
Deux onglets sont disponible pour la visibilité de vos documents : « Mes fichiers » et « Fichiers
partagés »
Comme de nombreux gestionnaires,il estpossible de triervosdocumentsparNom, Date de création
ou type en passant par l’onglet « Type ».
Vous pouvez changer l’affichage grâce à « Options ».
Via la case « Actions », vous aurez également accès à d’autres fonctionnalités sur le
document sélectionné :

18. 18
Voustrouverezci-dessousuntableaud’évaluationsurlesdifférentesfonctionnalitésde lagestionde documents :
Critères Oui Non Ambigu Remarques
Peut-onaccéderfacilementaux
fichiers?
X
Depuis le tableau de bord, l’onglet « Mes documents » et « Mes partages » sont
présents.
Peut-onclassifierlesfichiers? X Par type, nom, date de création, etc…
Peut-oncréer descatégories? X Il est cependant possible de créer des dossiers pour simuler une catégorie.
Y a-t-il unegestiondesdroitspour
lesfichiers?
X
Il y a des droits utilisateurs et de groupes, modifiable depuis la colonne « Actions »
dans l’onglet « Mes Documents »
Peut-onajouter
/modifier/supprimerdesfichiers?
X
Tout dépend des droits attribué à l’utilisateur. Si c’est un gestionnaire, collaborateur
ou contributeur, il pourra. S’il n’est que simple lecteur, il ne sera pas autoriser à le
faire.
Peut-ontéléchargerlesfichiers
présents?
X
Peut-oncommenterles fichiers? X On peut également le partager, le rajouter dans ses favoriset l’aimer.
Le système destockageest-il fiable
?
X
Tous les documents sont enregistrés dans la base de données. Tout dépend de la
fiabilité du serveur.

19. 19
e) GestiondesWorkflow
Un flux de travail, de son nom français, est une modélisation de l’avancement d’une tâche à
accomplir par différents acteurs, impliqué dans la réalisation d’un processus métier.
En clair, il permet de suivre l’état d’une tâche, via validation ou non à chaque étape tout en
respectantlesdélaisimposés. C’est un outil puissant collaboratif pour mener à bien une tâche tout
en informant les acteurs de son avancement.
Disponiblevial’onglet« Tâches»,il serapossible de créer et de vérifier l’avancement du Workflow.
Lors de la création, différents Workflow existent tel qu’une nouvelle tâche à un collègue ou à un
groupe, en mode partagé... De nombreux paramètres sont demandés lors de la création du Flux,
comme l’assignation d’un ou plusieurs acteurs, d’une date d’échéance, ou de la priorité.

20. 20
Vous trouverez un tableau d’évaluation ci-dessous, développant les critères de mise en place d’un Workflow.
Critères Oui Non Ambigu Remarques
La priseen main dela partieworkflow
est-ellefacile?
X
Il est facilede les créer mais il est difficile d’en choisir son type. Les explications
ne sont pas claires.
Il est possibled'affecterunetâcheà un
autre utilisateur
X
Une gestiondesprioritésestdisponible X Élevée/Moyenne/Basse
Une descriptiondes tâchesest disponible X
Une notificationparmail est disponible X
Il est possiblededéfinirladated'une
tâche en fonctiond'uneautretâche
X
Il est possibled'obtenirundiagrammedu
workflow
X Il est possible de voir un schéma du processus.
Il est possibled'affecterunetâcheà
plusieursutilisateurs
X
Oui mais il faut choisir « Réviser et valider (par un ou plusieurs relecteurs) »
lors de la création du Workflow.
Il est possiblededemandervalidation
d'unetâche à d'autresutilisateurs
X
Oui et non. Ceux qui valident sont ceux à qui le Workflow est attribué. Un flux
assigné à une personne ne peut pas être validé par un tiers.

21. 21
f) Gestiondel’administration
Tableaud’évaluation
Critères Oui Non Ambigu Remarques
La priseen main dela partieadministrativeest-
ellefacile?
X
L’administrateura-t-il accèsauxautres partiesdu
site ?
X Même s’il n’est pas le créateur du site, il peut devenir gestionnaire et
aller dans toutes les parties du site.
Y a-t-il unegestionde l’application(ajout,
suppression,modification
X
Y a t-il unegestiondes utilisateurs?(ajout,
suppression,modification)
X
Peut-ondésactiverun compteutilisateur? X On peut simplement le supprimer.
Y a t-il unegestiondes groupes ?(ajout,
suppression,modification)
X
Y a t-il unegestiondes taches? (ajout,
suppression,modification)
X De tâche de réplication
Peut-ontemporairementstopperlesite ? X On peut juste le supprimer
Peut-onajouterdesdroitsd’administration
personnalisés?
Peut-onavoirdesstatistiquessur lesite ? X
Peut-onavoirdesstatistiquessur lesutilisateurs? X On peut voirle nombre d’octet utilisé sur le site mais aucune
statistique n’est proposée.

22. 22
Conclusion
Alfrescoestunoutil collaboratif puissantmettantenplace de technologiestellesque lesFlux
RSS, Google Doc, ou les Workflow afin de faciliter le travail commun. Etant un produit freeware, sa
personnalisation et son ajout de fonctionnalité peut s’avérer utile pour toute entreprise ayant des
besoins particuliers. Simple d’utilisation, il a cependant quelques lacunes au niveau de certains
paramètrescomme lescomptesutilisateursetleurgestion,laclarté entre lesdifférentssiteswebqui
peuvent être créé.
Néanmoins,il reste pourmoi unoutil assezcomplet,simple et rapide à mettre en place qui pourrait
remplacer la version de Sharepoint qui, elle est payante.